| Innokylä

Toimintaympäristö

Toimintamalli on hyödyksi erilaisille ja erikokoisille tapahtumille ja kaikenlaisille kulttuuritoimijoille.

Tavoiteltu muutos

Toimintamalli kehittää talkootoiminnasta uudenlaisen harrastamisen mallin, joka houkuttelee myös nuoria. Siinä huomioidaan talkoolaisten osaaminen ja kiinnostuksen kohteet, vahvistetaan taitoja ja tuetaan polkuja kohti opintoja ja työelämää. Toimintamalli tarjoaa uusia tehtäviä ja mahdollisuuden osallistua myös sisältöjen ja tuotannon suunnitteluun, mikä lisää osallisuutta ja hyvinvointia sekä madaltaa osallistumisen kynnystä. Työpajojen ja kehittäjäryhmän kautta asukkaiden ääni kuuluu tapahtumissa aiempaa vahvemmin, saavutettavuus paranee ja syntyy pidempikestoisia toimijuuksia. Toimintamalli kasvattaa talkoolaisten määrää, vahvistaa verkostoja ja yhteistyötä kulttuuritoimijoiden välillä sekä tarjoaa osallistujille merkityksellisiä kokemuksia, rohkeutta ja uusia mahdollisuuksia.

Muutoksen mittaaminen

Toimintamallissa saatuja tuloksia mitataan määrällisesti, eli vapaaehtoisten lukumäärällä tai talkootunneilla. Mikäli toimintaa on ollut aikaisemmin, voidaan lukuja verrata aikaisempien tapahtumien lukuihin ja tarkastella kehitystä.

Laadullisia tuloksia arvioidaan osallistujien ja toimijoiden kanssa käytyjen keskustelujen perusteella sekä palautelomakkeilla.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Osallistujat
Toimintamalli sopii erityisen hyvin ihmisille, joille kulttuuritapahtumiin osallistuminen tai yhteisöihin kiinnittyminen ei ole itsestään selvää. Mukaan kutsutaan nuoria, työttömiä, yksinäisiä, koulupudokkaita, itsensä työllistäjiä, maahanmuuttajataustaisia ja osatyökykyisiä – eli heitä, joilla voi olla haasteita työmarkkinoille pääsyssä tai jotka kaipaavat merkityksellistä tekemistä ja uusia sosiaalisia kontakteja.

Toimintamalli madaltaa kynnystä tulla mukaan: osallistua voi omista lähtökohdistaan ja omalla panoksellaan, vaikka pienelläkin. Vapaaehtoistyöstä muodostuu osallistujille uusi harrastus ja yhteisö, jossa oma osaaminen saa näkyä ja siitä saa palautetta, kiitosta ja uusia mahdollisuuksia. Samalla kertyy kokemusta, rohkeutta ja verkostoja, jotka tukevat myös työelämävalmiuksia. Osallistujat kokevat, että tapahtumia tehdään yhdessä.

Ammattilaiset
Toimintamallista hyötyvät erityisesti tapahtumien ja festivaalien järjestäjät, kulttuuritoimijat, tuottajat sekä kuntien kulttuuri- ja vapaa-aikatyöntekijät. Malli tarjoaa konkreettisia tapoja monipuolistaa vapaaehtoisjoukkoa, lisätä osallisuutta ja kehittää tapahtumia yhdessä osallistujien kanssa.

Ammattilaiset saavat käyttöönsä työkalun, jonka avulla he voivat houkutella uusia vapaaehtoisia, tukea yhteisöllisyyttä ja vahvistaa alueen kulttuurielämää. Samalla siirretään arvokasta hiljaista tietoa ja luodaan tapahtumille kestävämpi pohja. Moninaisempi tekijäjoukko tuottaa moninaisempia tapahtumia, jonka kautta myös yleisöpohja voi laajentua.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Kulttuurivapaaehtoistyöstä osallisuuden ja harrastamisen toimintamalli kehittää ja monipuolistaa kulttuuritapahtumien vapaaehtoistoimintaa osallisuuden näkökulmasta. Vapaaehtois- ja talkootyöllä on pitkät perinteet suomalaisissa kulttuurielämässä ja tapahtumissa. Toimintamalli tunnistaa vapaaehtoistyön merkityksen, uudistaen sitä vastaamaan nykypäivän tarpeita niin talkoolaisten kuin järjestäjienkin näkökulmasta. Toimintamallilla halutaan houkutella uusia ja moninaisempia ihmisiä mukaan tapahtumien tekemiseen, jotta myös hiljainen tieto siirtyy olemassa olevien vapaaehtoisten ikääntyessä.

Vapaaehtoistyö kulttuurin parissa voi olla osallistujille yhteisöllinen ja merkitystä lisäävä harrastus. Ytimessä on että jokainen ovi osallistua omista lähtökohdistaan ja vahvuuksistaan käsin. Toimintamalli voi toimia reittinä oppimiseen, verkostoitumiseen ja työelämätaitojen kartuttamiseen. Mallin mukaisesti vapaaehtoisille tarjotaan koulutuksia, kokemusta ja paikkoja vaikuttaa.

Toimintamallia on kehitetty ja pilotoitu kahdessa keskisuuressa kulttuuritapahtumassa, joissa toisessa vapaaehtoisten määrä yli kaksinkertaistui ja toisessa talkootunnit kasvoivat 23 %. Osallistujat ovat vahvasti kokeneet, että heidän työpanoksensa on merkityksellinen ja että tapahtumia tehdään aidosti yhdessä. Toimintamalli on lisännyt yhteistyötä alueen eri kulttuuritoimijoiden ja vapaaehtoisten välillä luoden oman toimivan verkoston.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Millaisia vapaaehtoisia toiminnassa on mukana?
Arvioi nykyisten vapaaehtoisten monimuotoisuutta. Millaisia taustoja, ikäryhmiä tai osaamisia he edustavat? Tunnista samalla, keitä puuttuu – mitä ihmisryhmiä ei vielä tavoiteta? Näiden tietojen pohjalta voit suunnitella toimia, joilla laajennetaan osallistujapohjaa.
Tehtävälistan tarkastelu ja uudelleenmuotoilu
Puhdista vapaaehtoisten tehtävälista. Pohdi, millaisiin tehtäviin oikeasti tarvitaan apua ja missä erilaisista osaamisista voisi olla hyötyä. On hyvä huomioida, että talkooporukan laajentaminen vaatii usein monenlaisia tehtäviä, jotka innostavat erilaisia ihmisiä. Selkeä kohderyhmämäärittely helpottaa osallistujatavoitteisiin pääsyä.
Hyödynnä tapahtumatuotannon koko kirjo
Tunnista tapahtumatuotannon monenlaiset tehtävät. Voisiko vapaaehtoisia hyödyntää esimerkiksi markkinoinnissa, sosiaalisen median ylläpitämisessä, esiintymisessä tai muussa sisällöntuotannossa? Pilotoinnissa eräs kohderyhmä innostui esitystekniikassa avustamisesta, kun siihen yhdistettiin ammattilaisen vetämä työpaja.
Viestintä eri kohderyhmille
Yksi viestintätapa ei sovi kaikille. Mieti, millaiset visuaaliset ja kielelliset ratkaisut puhuttelevat eri ryhmiä: halutaanko asiallista, rentoa vai leikittelevää tyyliä? Mitä näkökulmia nostetaan esiin millekin kohderyhmälle? Kohdennettu viestintä tehostaa tavoittavuutta.

Viestintään liittyy myös markkinointikanavien valinta. Mistä tavoitat minkäkin kohderyhmän? Somen lisäksi kohderyhmän voi tavoittaa esimerkiksi perinteisellä printtimedialla, digimainonnalla, tiedottamalla uutiskirjeissä, suoramarkkinoinnilla, verkostojen kautta, ulkomainonnalla tai henkilökohtaisella kohtaamisella ja kutsulla. Hyödynnä myös arkiset viestintäkanavat, kuten WhatsApp ja erilaiset Facebook-ryhmät.

Vinkki! Toimintamallin pilotoinnissa saimme monia ilmoittautumisia myös vapaaehtoistyö-sivustojen kautta, kuten vapaaehtoistyo.fi ja lahella.fi .

Kohtaaminen
Jalkautukaa rohkeasti kertomaan toiminnasta eri yhteyksiin, kuten oppilaitoksiin, harrastusmessuille, kulttuuripajoihin, Ohjaamoon ja Omatoriin. Pilotoinnissa havaittiin, että kun vapaaehtoistoiminta esitettiin harrastuksena, osallistumiskynnys madaltui. Henkilökohtainen kutsu ja aito kiinnostus ihmisten osaamisesta tuottivat sitoutuneita talkoolaisia.

Kannusta tulemaan mukaan kaverin kanssa! Tämän on todettu madaltavan kokeilukynnystä.

Vinkki! Kyselyjen perusteella yksi innostava tekijä osallistujille oli mahdollisuus osallistua joustavasti omien resurssien mukaan. Tapahtumat ja kulttuuritoiminnot ovat usein intensiivisiä, lyhyitä kokonaisuuksia, joten pitkäaikaista sitoutumista ei välttämättä vaadita. Osa vapaaehtoisista halusi osallistua jo ennen tapahtumaa, mikä toimi hyvin, sillä tuotantovaiheessa on runsaasti tehtävää.

Koulutukset avaavat ovia
Vapaaehtoisille järjestetyt maksuttomat koulutukset toimivat hyvänä sisäänheittona. Kun ne toteutettiin ennen tapahtumaa, ne tukivat myös ryhmäytymistä. Koulutuksiin ja tapahtumaan osallistumista voi ajatella yhtenä pakettina, eli teorian ja käytännön harjoitteluna.

Koulutukset tukevat osallistujien osaamista myös vapaaehtoistoiminnan jälkeen, ovat hyödyksi esimerkiksi työnhaussa ja kasvattavat verkostoja. Kun vapaaehtoiset kohtaavat alan ammattilaisia, luovan alan kenttä tulee tutummaksi ja syntyy mahdollisuus rekrytoitumiseen.

Pilotoinnissa koulutuksia oli mietitty jonkin verran ennakkoon, mutta varsinaiset koulutukset valikoituivat osallistujien omien toiveiden pohjalta.

Vinkki! Jos koulutuksiin ei ole erillistä rahoitusta, mieti, voisiko niitä järjestää yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa tai hyödyntää omaa henkilöstöä kouluttajina.

Talkooaikataulun suunnittelu
Kun rakennat talkooaikataulua, ota mahdollisimman hyvin huomioon vapaaehtoisten toiveet tehtävistä ja aikatauluista. Näitä voit kartoittaa esimerkiksi erilaisilla kyselyillä.
Viestintä ryhmässä
Luo vapaaehtoisille oma viestintäkanava, esimerkiksi WhatsAppiin. Mahdollista rento keskustelu, mutta varmista, että tärkeä tieto jaetaan myös sähköpostitse ja merkitään näkyvästi.
Hyvä ilmapiiri
Tapahtuman tai aktiivisen toiminnan aikana on tärkeää pitää yllä kannustavaa, turvallista ja iloista ilmapiiriä. Suhtaudu jokaisen vapaaehtoisen ehdotuksiin ja työtapaan mielenkiinnolla. Opeta ja ohjaa lempeydellä.

Kannusta aiemmin mukana olleita jakamaan hiljaista tietoa uusille vapaaehtoisille. Kokeneet voivat toimia tukena uusille – ilman hierarkkista asetelmaa.
Muista kiittää
Vapaaehtoisten työ ansaitsee tunnustuksen. Kiitos voi olla esimerkiksi ruokatarjoilu, yhteinen illanvietto tai personoitu pieni lahja. Muista, että ilmainen osallistuminen kulttuuritoimintaan, kuten konsertin kuuleminen tai esityksen näkeminen, voi olla monelle vapaaehtoiselle tärkein motivaattori tulla auttamaan.

Vinkki! Tarjoa koulutuksista ja vapaaehtoisena toimimisesta todistukset halukkaille. Todistuksella voi olla merkitystä osallistujan jatkokouluttautumisessa, työnhaussa tai tulevaisuuden vapaaehtoistöissä.

----

MUITA TAPOJA VAIKUTTAA VAPAAEHTOISENA

Sisällönsuunnittelun työpaja
Kutsu vapaaehtoisia mukaan ideoimaan tapahtuman tai toiminnan sisältöjä. Pilotoinnissa järjestettiin kolmen tunnin työpaja, jossa hyödynnettiin luovia menetelmiä ja kehitettiin sisältöideoita eri asiakashahmojen kautta. Moninainen osallistujajoukko tuotti runsaasti arvokasta sisältöä tuotantotiimin käyttöön.

Kehittäjäryhmä
Kokoa pienryhmä eri taustoista tulevista vapaaehtoisista ja tarjoa heille maksuton osallistuminen tapahtumaan. Ryhmä kokoontuu ennen ja jälkeen tapahtuman tuottajan johdolla. Aluksi käydään läpi odotuksia ja tavoitteita, lopuksi arvioidaan tapahtuman onnistumista ja kehittämiskohteita. Ryhmä voi antaa myös suoraa palautetta tuotannon eri osa-alueista.

---

Vinkki! Alueelle voi luoda kulttuurivapaaehtoisten verkoston johonkin viestintäkanavalle, kuten WhatsAppiin. Ryhmässä alueen kulttuuritoimijat ja kulttuurivapaaehtoiset voivat tavoittaa toisensa matalallakynnyksellä.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Vapaaehtoisten lisääminen ja moninaistaminen vaatii ennenkaikkea henkilöstöresurssia. Toimintamallin pilotoinnissa havaittiin että kohtaaminen ja osallistujan vahvuuksien kuunteleminen olivat keskeinen osa onnistumista.

Kulttuuritoimijoilla voi olla pinttynyt ajattelu siitä ettei "omia vapaaehtoisia" haluta jakaa toisten alueen toimijoiden kanssa. Toimintamallin keskiössä olikin yhteistyön vahvistaminen eri tapahtumien välillä, joka tarjoaa laajemmat osallistumismahdollisuudet vapaaehtoisille. Toimintamallin edetessä vapaaehtoiset rohkaistuivat tutuista tapahtumista uusiin ja kokivat harrastamisen erittäin antoisaksi.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Toimintamalli on toi selkeän muutoksen Työväen Näyttämöpäivien ja Mikkelin Musiikkijuhlien vapaaehtoistoimintaan. Talkoolaisten määrä ja talkootunnit kasvoivat, osallistujajoukko monipuolistui ja mukaan tuli erityisesti nuoria, työttömiä ja muita ryhmiä, joille osallistuminen ei aiemmin ollut itsestään selvää.

Osallistujien hyvinvointi ja osallisuus vahvistuivat. Palautteiden perusteella toimintaan osallistuminen toi merkityksellistä tekemistä, uusia tuttavuuksia ja rohkeutta toimia uusissa tilanteissa. Moni koki löytäneensä harrastuksen ja yhteisön, jossa oma osaaminen sai näkyä ja jossa tuli kuulluksi. Työllistymisen edellytykset paranivat koulutusten, työpajojen ja verkostoitumisen kautta. Osa sai suoria kontakteja tapahtuma-alan toimijoihin ja työelämään.

Yllättävänä ja positiivisena muutoksena havaittiin, että kun vapaaehtoistoiminta esitettiin harrastuksena, kynnys osallistua madaltui. Kulttuuritapahtumissa ja -toiminnoissa auttaminen koettiin hyväksi tavaksi toteuttaa vapaaehtoistoimintaa, sillä se ei vaatinut pitkää sitoutumista. Moni koki mahdollisuuden kokea ilmaiseksi kulttuuria kaikista motivoivampana tekijänä vapaaehtoistoiminnalle.

Kehittäjäryhmän ja osallistavien työpajojen kautta asukkaiden ääni tuli entistä vahvemmin osaksi tapahtumien sisältöä, mikä lisäsi saavutettavuutta ja loi uudenlaisen tavan vaikuttaa tapahtumiin. Myös eri kulttuuritoimijoiden yhteistyö tiivistyi, ja syntyi uusia verkostoja sekä käytäntöjä, joita voidaan hyödyntää jatkossa.

Kulttuurivapaaehtoistyöstä osallisuuden ja harrastamisen malliin