1. Kuntien järjestöyhdyshenkilöiden tai järjestöyhteistyötä tekevien henkilöiden yhteystietojen hankkiminen
Mikäli valmista yhteystietolistaa ei ole, kuntien järjestöyhdyshenkilöiden tai järjestöyhteistyötä tekevien henkilöiden nimet, sähköpostit ja puhelinnumerot haetaan kuntien nettisivuilta. Mikäli näitä ei löydy, etsitään kuntien hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen yhdyshenkilöiden tiedot. Mikäli näitä ei löydy, etsitään esim. vapaa-aikasihteerin/-ohjaajan, liikuntasihteerin/-ohjaajan, kulttuurisihteerin/-tuottajan tai sivistys- ja kulttuuripalveluiden vastuuhenkilön yhteystiedot.
2. Kartoituksen toteutustavasta, aikataulutuksesta ja raportointitavasta päättäminen
Mikäli kartoitus toteutetaan ensimmäistä kertaa, se kannattaa toteuttaa joko kasvokkain tai puhelimessa toteutettavilla haastatteluilla. Mikäli kartoitus on toteutettu jo aikaisemmin, se voidaan toteuttaa myös kyselynä, jota voidaan tarpeen mukaan täydentää haastatteluilla. Kartoitus kannattaa toteuttaa kerran vuodessa kuntien järjestöystävällisyyden edistymisen todentamiseksi. Kartoituksen toteuttamisajankohta kannattaa valita niin, että siihen vastaajat on helppo tavoittaa eli esim. loma-aikojen ulkopuolella. Kartoituksen tulokset voidaan raportoida kuntakohtaisesti ja/tai maakuntakohtaisesti. Tulokset voidaan esittää esim. raportin, tiedotteen, esitteen tai PPT-esityksen muodossa. Raportointitapa kannattaa valita sen mukaan, mihin raporttia aiotaan hyödyntää.
3. Kartoituksen teemoista ja kysymyksistä päättäminen
Kartoituksen teemat määräytyvät sen mukaan, mitkä asiat maakunnassa koetaan kunta-järjestöyhteistyön näkökulmasta tärkeiksi. Kartoituksessa voidaan myös hyödyntää Pohjois-Pohjanmaalla kehitetyn järjestöystävällisyyden käsitteen sisältöä: Järjestöystävällinen kunta mahdollistaa asukkaiden aktiivisen osallistumisen, tunnistaa ja tunnustaa järjestöt tasavertaisina kumppaneina, nimeää järjestöyhdyshenkilön ja kutsuu järjestöt säännöllisesti koolle, tarjoaa järjestöjen käyttöön maksuttomia tiloja, maksaa järjestöavustuksia, kerää ja hyödyntää asukkaiden kokemuksia palveluissaan sekä viestii järjestötoiminnasta asukkaille (jarjestoystavallinen.fi). Kartoituksen kysymykset määräytyvät valittujen teemojen mukaisesti. Järjestöystävälliseen kuntaan liittyen voit käyttää liitteestä löytyviä kysymyksiä ja vastausvaihtoehtoja.
4. Kartoituksen toteuttaminen
Toteuta kartoitus valitsemallasi tavalla. Kirjaa tulokset esim. excel-taulukkoon, jolloin saat kaavoja käyttämällä laskettua määrät helposti yhteen.
5. Kartoituksen toteutuksen ja saatujen tietojen arviointi
Käy läpi saamasi tulokset ja tee niistä tulkintoja liittyen siihen, ovatko käyttämäsi kysymykset olleet riittävän selkeitä ja yksiselitteisiä ja onko niiden avulla saatu tieto riittävän yhdenmukaista ja vertailtavaa. Kirjaa kehittämisajatukset muistiin ja hyödynnä niitä seuraavan vuoden kartoituksen toteuttamisessa.
6. Raportoinnin toteuttaminen
Raportoi tulokset valitsemallasi tavalla. Toimita raportti kartoitukseen vastanneille sekä kunnanjohtajille.
7. Kartoituksen tulosten hyödyntäminen kuntien järjestöyhteistyön kehittämisessä
Käy kartoituksen tuloksia ja niiden hyödyntämistä läpi kuntien järjestöyhteistyötä tekevien henkilöiden kanssa. Kartoituksen tuloksia voidaan esitellä kunnan johtoryhmässä, hyte-ryhmässä, kunnan hallitukselle, valtuustolle tai järjestöyhteistyöstä vastaavalle lautakunnalle. Niitä voidaan käydä kunnassa toimivien järjestöjen kanssa läpi esim. yhdistysillassa. Yhdistysillassa kunnan järjestöystävällisyyttä voidaan verrata maakunnan kuntien keskimääräisiin tuloksiin ja miettiä sitä, miten omassa kunnassa saataisiin haasteellisimpia asioita kehitettyä parempaan suuntaan. Yhdistysillan tuloksena voi olla esim. aloite järjestöyhdyshenkilön nimeämisestä, järjestöavustusten nostamisesta, tilojen käytön periaatteiden selkeyttämisestä, järjestöyhteistyön periaatteiden kirjaamisesta yhteistyöasiakirjaan tai järjestöjen kokemustiedon hyödyntämisestä hyvinvointikertomuksessa.