Lapin hyvinvointialueen kotihoidon tukitoiminto
Kotihoidon tukitoiminnon toimintamalli tarjoaa mahdollisuuden organisoida kotihoidon työtä uudella tavalla ja siten vähentää henkilöstön psykososiaalista kuormitusta.
Lapin hyvinvointialue aloitti toimintansa 1.1.2023 yhdistäen 21 eri kunnan ja kaupungin sosiaali- ja terveydenhuollon toimijat. Hyvinvointialueella on 175 795 asukasta (2022), joista yli 65-vuotiaita oli 44747. Ikääntyneiden määrä Lapissa on kasvamassa, joka sekä asettaa omat haasteensa palvelujärjestelmälle että ohjaa kehittämistyön painotuksia.
Lapin hyvinvointialue toiminta-alueena on maantieteellisesti laaja ja välimatkat ovat pitkiä. Hyvinvointialue on jakautunut hallinnollisesti neljään eri palvelualueeseen. Lapin hyvinvointialueen hyvinvointialuestrategiset linjaukset ovat osaltaan ohjanneet toimintamallin rakentumista.
"Henkilöstön saatavuus ja työn murros näkyvät myös Lapissa. Muutokset näkyvät niin toiminnassa kuin arvojen ja ajatustapojen muutoksina. Työn tekemisen rakenteet ja tavat muuttuvat (organisaatiot ja työelämä, robotiikka ja digitalisaatio). Osaavasta työvoimasta on pulaa ja osaamisen kehittämiseen sekä johtamiseen panostetaan. Niukkenevat resurssit lisäävät tarvetta tuottavuuden kehittämiseen. Väestön ja palvelutarpeiden muutokset liittyvät ennen kaikkea Lapin ikääntyvään väestöön, syntyvyyden laskuun ja väestömäärän ennakoituun vähenemiseen. Tämä lisää tarvetta tulevaisuuden ennakointiin sekä henkilöstövoimavarojen hallintaan. Henkilökuntaa tulee kouluttaa ja palvelutarpeiden kokonaisuutta hallita." (Lapin hyvinvointialueen strategia 2023.)
Useat eri lait ja säädökset ohjaavat ikääntyneiden palveluja ja ne on huomioitu toimintamallin kehittämisessä. Keskeisimpinä huomioitavina lakeina ovat sosiaalihuoltolaki ja laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisestä sekä laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista. Toimintamalliin on haettu vaikutteita sekä sote-toimialalta että muilta toimialoilta. Kotihoidon tukitoiminnon toimintamallin kehittämisessä on huomioitu erityisesti sosiaalihuoltolain kirjaus työntekijän työajan käyttämisestä mahdollisimman paljon asiakastyöhön sekä työturvallisuuslaissa asetetut velvoitteet. Toimintamalli pohjautuu myös hankkeen aikana kerättyyn tietoon sekä kokemustietoon.
Kehittämistä on ohjannut vahvasti hyvinvointialueen strategian ja sote-uudistuksen tavoite yhdenvertaisista palveluista ja niiden varmistamisesta. Toimintamalli on hyödynnettävissä koko hyvinvointialueella, sillä sen kehittämisessä on huomioitu kotihoidon organisoituminen.
Lapin hyvinvointialueen kotihoidon organisoituminen on yhtenevä. Tämä mahdollistaa sen, että toimintamallissa voidaan kuvata koko hyvinvointialueen ja palvelualueiden näkökulmasta vaiheet, jotka toteuttamalla tukitoimintoa voidaan hyödyntää.
Toimintamalli on kehitetty kotona asumista tukevien palvelujen johtajille ja lähijohtajille sekä myös työntekijöille työn uudelleenorganisoinnin tueksi.
Toimintamallin kehittämisessä on hyödynnetty havainnointia, kyselyä, haastatteluita ja työpajoja sekä kokeilevaa kehittämistä (tukitoiminto-pilotti). Kokeilevan kehittämisen kautta on saatu tietoa toimintamallin vaiheiden sisällöistä ja käyttöönoton kriittisistä pisteistä. Kokeilu (pilotti) on myös yksi vaihe käyttöönottoprosessia. Toimintamallin kehittämiseen osallistettiin kotihoidon yksikön ammattilaisia siitä yksiköstä, jossa tiimityöntekijän tehtävää aloitetaan pilotoimaan.
Asiakasymmärrystä on kerrytetty kotihoidon henkilöstölle tehdyn kyselyn kautta ja henkilöstön kanssa käytyjen yksilö- ja ryhmäkeskustelujen avulla. Kokeilun (pilotin) toteutuksessa kotihoidon työntekijät osallistettiin mahdollisimman aikaisessa vaiheessa ottamalla heidät mukaan tukitoiminnon määrittelytyöhön.
Kotihoidon tukitoiminnon toimintamallia hyödynnetään tilanteissa, joissa kotihoidon lähijohtaja tunnistaa tarpeen kehittää työtä uudelleenorganisoinnin kautta. Toimintamallin avulla toteutuu työtehtävien uudelleen kohdentaminen, uuden henkilöresurssin hankinta ja uuden tehtävän kehittäminen ja johtaminen työyhteisö osallistaen.
- Työtehtävien uudelleenorganisointi on yksi keskeinen keino psykososiaalisen kuormituksen vähentämiseen
- Tukitoiminnon toimintamallin etuna on se, että sen hyödyntäminen ei vaadi merkittäviä panostuksia käyttöönottoon ja sen hyödyt ovat nopeasti todennettavissa
- Tukitoiminnon aloittamisen vaihe on koko työyhteisön osallistava, jolloin syntyy edellytykset menestyksekkäälle uudelle työn organisoimiselle
- Toimintamalli koostuu kolmesta eri vaiheesta: Valmistelu-, aloitus- ja ylläpitovaiheista. Toimintamallissa on kuvattu eri vaiheissa toteutettavat toimenpiteet.
VALMISTELUVAIHE
1. Tarpeen tunnistaminen ja toteaminen
2. Työtehtävän määrittely
ALOITUSVAIHE
3. Rekrytointi
4. Perehdytys ja tehtävälistan käyttöönotto
5. Työtehtävän muotoilu
YLLÄPITO
6. Työtehtävän kehittäminen
7. Arviointi ja seuranta
VALMISTELUVAIHE
- Työn uudelleenorganisoinnin tarpeen tunnistaminen, toteaminen ja todentaminen: Tarve voidaan tunnistaa ja todeta esim. organisaation muutostilanteissa, henkilöstöresursseihin liittyvissä kriisitilanteissa tai henkilöstömuutostilanteissa. Henkilöstön kuormittumistilanteet voivat olla tilanteita, joissa työn uudelleenorganisoinnin tarve tunnistetaan. On tärkeää todentaa tarve eli tarkastella ja selvittää, onko havaittu muutos, poikkeus tai kriisi lyhytaikainen vai onko kyseessä pitkäaikainen tai pysyvä tilanne, joka vaatii reagointia. Päätöksentekoa ja tarpeen todentamista helpottaa, mikäli päättävillä henkilöillä on käytössään reaaliaikaista tietoa ja ennustetta tulevasta (tietojohtaminen).
-
Työtehtävän määrittely: Työtehtävän määrittelyssä kirjoitetaan auki uuden työntekijäresurssin ennakoidut työtehtävät ja vastuualueet. Tehtävänkuvan määrittelyn myötä hahmottuu osaamiskriteerit, joka on keskeinen tekijä rekrytointivaiheen onnistumisessa. Työyhteisön osallistaminen lisää uuden toimintamallin onnistumisen mahdollisuuksia.
ALOITUSVAIHE
- Rekrytointi (pilotin käynnistäminen): Uudella tehtävänkuvalla on aina uutuusarvoa, joten rekrytointi kannattaa toteuttaa ulkoisena rekrytointina. Rekrytointi voidaan toteuttaa suoraan pysyväksi resurssiksi tai vaihtoehtoisesti uuden resurssin käyttöönotto voidaan tehdä pilotoinnin kautta. Pilotoinnin tavoitteena on edistää uuden resurssin käyttöönottoa, mutta se mahdollistaa vielä kokonaisuuden tarkastelun eri näkökulmista. Pilotin kautta voidaan toteuttaa tukitoiminnon vaikutusten ja vaikuttavuuden arviointi laadukkaasti ja tehdä mm. kustannushyödyt paremmin näkyväksi. Tämä luo paremmat lähtökohdat tukitoiminnon laajentamiselle muualle hyvinvointialueella.
- Perehdytys ja sähköisen tehtävälistatyökalun käyttöönotto: Perehdytys suunnitellaan ja toteutetaan työyhteisö osallistaen. Samalla toteutetaan tehtävälistan käyttöönotto. Perehdytys kannattaa toteuttaa mahdollisimman työntekijälähtöisesti, apuna voi käyttää esim. työntekijälähtöisen perehdytyksen toimintamallia.
- Työtehtävän muotoilu aloitusvaiheessa: Tärkeää rajata ja kirkastaa työtehtävät sekä tehdä ne näkyväksi koko työyhteisölle. Rajaaminen on erityisen tärkeää, jotta työtehtävä säilyy hallittavana. Työtehtävä muotoillaan hyödyntämällä työyhteisön osaamista ja näkemyksiä sekä toiveita. Näin työyhteisöä saadaan sitoutettua uuteen tapaan toimia. Uuden työntekijän perustetehtävä (tukea tiimin jäseniä jokapäiväisessä työssä) on tärkeä käydä läpi työyhteisössä.
YLLÄPITOVAIHE
- Työtehtävän kehittäminen ylläpitovaiheessa: Tehtäviä jaotellaan työtehtäväsovelluksen avulla. Samalla saadaan tietoa siitä, mihin työaika kuluu ja pystytään kehittämään edelleen työtehtävää tietoon perustuen. Säännölliset tilannekatsaukset ovat tärkeä osa työtehtävän kehittämistä.
- Arviointi ja seuranta: Tehtävälistasovelluksen avulla lähijohtaja voi arvioida uuden resurssin tarpeellisuutta sekä seurata tehtävien suorittamista säännöllisesti esimerkiksi tilannekatsausten avulla. Työyhteisön kokemusten lisäksi arviointia tehdään työyhteisövaikutusten osalta ja tarkastelussa voi olla mm. työyhteisön psykososiaalinen kuormitus (työsuojeluhallinnon kysely). Arviointi rakennetaan aina organisaation tavoitteiden mukaisesti.
Kuva
Käyttöönotossa otetaan kirjaimellisesti käyttöön uusi toimintamalli eli tapa organisoida kotihoidon työtä. Käyttöönotto tuo näkyväksi tehdyn kehitystyön. Ensivaikutelman voi tehdä vain kerran, joten tukitoiminnon käyttöönottoon kannattaa panostaa sekä aikaa että vaivaa.
Valmistele infot ja muut tapaamiset erityisen hyvin. On tärkeää viestiä alusta alkaen selkeästi, mistä tukitoiminnon toimintamallissa on kyse ja mikä sen tuoma hyöty on kotihoidon työntekijöille.
Kriittistä on, että kotihoidon työntekijät ymmärtävät, mitä uusi työntekijä tulee tekemään ja miten heidän tulee toimia. On tärkeä varmistaa työyhteisön ymmärrys kokonaisuudesta ja sen tavoitteista.
Toimintamallin osalta on hyvä koota projektiryhmä, jossa on hyvä olla edustus organisaation eri tasoilta.
Käyttöönotossa keskeistä on motivoida työyhteisö muutoksen tekemiseen tuomalla esille uuden toimintatavan hyödyt arkiseen työhön.
- Toimintamalli on dokumentoitu ja materiaali on hyvinvointialueen käyttöön soveltuva.
- Kehittämisessä on huomioitu hyvinvointialueen strategia ja hyvinvointialueen organisoituminen (palvelualueet).
- Toimintamallia on esitelty infoissa kohderyhmälle, myös kehittämisvaiheessa.
- Käyttöönoton ja hyödyntämisen mahdollisuudet ja realistisuus on huomioitu kehittämistyössä.
- Toimintamalli on kehitys- ja pilotointivaiheessa, joten varsinaista toimintamallin arviointia ei ole voitu toteuttaa.
- Arvioinnin osalta on tehty suunnitelmaa ja hahmoteltu mahdollisia mittareita.
Toimintamalli on kehitys- ja pilotointivaiheessa, joten varsinaista toimintamallin arviointia ei ole voitu toteuttaa. Toimintamallin kehittämisen tulosmittarina on arvioitu hankesuunnitelman tavoitteen saavuttamista. Kehittämistyön avulla on löydetty konkreettinen keino, jolla kotihoidon työtä voidaan organisoida uudelleen, ja jolla oletetaan olevan positiivinen vaikutus työn pitovoimaan psykososiaalisen kuormituksen vähenemisen kautta.
Havaittuja muutoksia ovat olleet yleisen kiinnostuksen kasvaminen, innostuneisuuden lisääntyminen ja uudenlaisen ratkaisun eteenpäin vieminen hyvällä yhteistyöllä. Toimintamallin esittelyjen ja työryhmä- ja verkostotyöskentelyn yhteydessä on tehty jatkuvaa arviointia ja käyty keskustelua kehittämisen tueksi. Erityisesti on pyritty arvioimaan, onko toimintamallin kuvaus ymmärrettävä ja nähdäänkö se käyttöönottokelpoisena.
Toimintamallin kehittämisen eettisestä näkökulmasta ohjaavin arvo on ollut yhdenvertaisuus. Kehittämistä on ohjannut vahvasti hyvinvointialueen strategian ja sote-uudistuksen tavoite yhdenvertaisista palveluista. Toimintamalli on hyödynnettävissä koko hyvinvointialueella, sillä sen kehittämisessä on huomioitu kotihoidon organisoituminen.
Toimintamallin arviointia varten suunnitellut mittarit on laadittu tavoitteiden pohjalta. Tavoitteena oli luoda toimintamalli, joka on helposti ymmärrettävä, vähäisellä työmäärällä käyttöönotettava, uutuusarvoa ja lisäarvoa nopeasti tuova. Lisäksi suunniteltiin eri vaiheita koskevia mahdollisia mittareita. Toimintamallin vaikuttavuutta voitaisiin arvioida mm. henkilöstöön liittyvillä mittareilla (työn mielekkyys, psykososiaalinen kuormitus) ja asiakastyön tehokkuuteen liittyvillä mittareilla (asiakastyöhön käytetty aika).
Toimintamallin tuloksena (muotoiltavissa mittareiksi)
- Lapin kotihoidossa on mahdollisuus kotihoidon tukitoiminnon käyttöönotolle ja hyödyntämiselle
- yleinen kiinnostus työn uudelleenorganisoinnin mahdollisuuksia kohtaa kasvaa
- kotihoidon työ uudelleenmuotoutuu
Toimintamallin vaikutuksena (muotoiltavissa mittareiksi) voi
- kotihoidon työntekijän työaika kohdentua enemmän suoraan asiakastyöhön
- yksittäisen työntekijän kokema työstä johtuva kuormitus vähentyä
- työyhteisön jaksaminen vahvistua
- kotihoidon työn vetovoima kasvaa
Toimintamallia voidaan arvioida myös toteuttamalla eri vaiheiden arviointia. Valmisteluvaiheessa voitaisiin arvioida:
1. onko tarve todennettu ja todettu ja käsitelty työyhteisössä ja
2. onko työtehtävä määritelty työyhteisö osallistaen?
Aloitusvaiheessa voitaisiin arvioida muun muassa:
3. rekrytoinnin onnistumista (tehtävä täytetty, sopiva tekijä löydetty)
4. perehdytyksen onnistumista (työntekijän kokemuksen kysely, työyhteisön kysely),
5. sähköisen tehtävälistatyökalun käyttöönoton onnistumista (onko käytössä, onko helppo käyttää, onko hyödyllinen) ja
6. työtehtävän muotoilun toteutusta aloitusvaiheessa (onko säännölliset palaverit/tilannekatsaukset pidetty, työntekijän arvio tehtävänkuvan selkeydestä, työyhteisön arvio työtehtävän selkeydestä, uusien tehtävien tunnistaminen)
Ylläpitovaiheessa puolestaan voitaisiin arvioida:
7. työtehtävän kehittämistä / kehittymistä (onko työtehtäviä tunnistettu tarpeeksi, riittääkö työaika, onko tehtävän rajaaminen onnistunut, mitä kehitettävää tehtävässä on) ja
8. arvioidaan ja seurataan uuden resurssin tarpeellisuutta sekä lähijohdon että työyhteisön kokemuksen kautta (onko vastannut odotuksia ja vastaako tarpeeseen) että mahdollisesti kustannushyödyn/tehokkuuden näkökulmasta (onko työaikaa vapautunut enemmän asiakastyöhön).