Lean implementointi kotihoitoon Pohjanmaan hyvinvointialueella / Implementering av lean i hemvården i Österbotten

Tavoite on valmentaa kotihoidon "etujoukko" Lean perusteisiin ja päivittäisjohtamisen toimintamalliin. Valmennuksessa on tarkoituksena kirkastaa arjen johtamista, luoda rakenteille perusta ja päättää kehittämistä ohjaavat teemat.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Väestön ikääntymisen ja henkilöstön riittämättömyyden vuoksi on entistä tärkeämpää huomioida asiakaslähtöisyys sekä kotihoidon sisällöllinen johtaminen ja laadun arviointi. Ikääntyneiden palvelujen toiminnan ja laadun kannalta yhtenäisten toimintamallien juurruttaminen koko pohjanmaan alueella on tärkeää. Väestön ikääntyminen on myös pakottanut hyvinvointialueet etsimään uusia ratkaisukeinoja resurssien oikein kohdentamiseksi ja työn tehostamiseksi. Hyvinvointialueiden järjestämisvastuulla olevan kotihoidon näkökulmasta tämä tarkoittaa suurimman palvelunkäyttäjäryhmän lisääntymistä ja samaan aikaan työikäisen hoitohenkilökunnan saatavuuden vaikeutumista. Vakanssien tai henkilöstön lisääminen eivät voi olla ainoita vaihtoehtoja, koska samaan aikaan hoitoalalla kärsitään työvoimapulasta. Kustannusten nousu ja ongelmien moninaisuus pakottavat pohtimaan tekemisen tapojen uusia vaihtoehtoja. Yksi keino tähän on kotihoidon tiimien kehittäminen ja lean-menetelmän hyödyntäminen.

Hankkeen taustalla on kansallinen tavoite siitä, että iäkäs ihminen voi asua omassa kodissaan mahdollisimman pitkään, jopa elämänsä loppuun saakka. Kun ihminen tarvitsee hoivaa ja huolenpitoa, hän saa sen kotonaan tai kodinomaisessa asuinympäristössä. (THL2021). THL:n asiantuntijaryhmän raportin mukaan (2021) koteihin ja asumispalveluihin annettavia palveluja ei ole saatavilla yhdenvertaisesti ja eroja on sekä alueiden välillä, että niiden sisällä, myös samassa kunnassa toimivien eri yksiköiden välillä (tilanne vuonna 2019).

Alueellisesti yhtenäisille toimintakäytännöille on tarvetta. Toimintakäytännöt, kotihoidon yhteiset kriteerit, laatu ja laadun seuranta ei ole yhtenäistä ja tässä on suuri kehittämistarve. Väestön ikääntymisen ja henkilöstön riittämättömyyden vuoksi on entistä tärkeämpää huomioida asiakas lähtöisyys sekä kotihoidon sisällöllinen johtaminen ja laadun arviointi. Ikääntyneiden palvelujen toiminnan ja laadunkannalta yhtenäisten toimintamallien juurruttaminen koko pohjanmaan alueella on tärkeää.

Tavoitteena lean-menetelmän avulla yksinkertaistaa työtä, jättää mahdollisia turhia vaiheita pois sekä poistaa hukkaa. Tiimityön käytäntöjä kehittämällä turvataan kotihoidon asiakkaille laadukas hoito tulevaisuudessa ja näin mahdollistetaan kotona asuminen mahdollisimman pitkään. Käytäntöjen kehittäminen palvelee myös työntekijöiden mahdollisuutta vaikuttaa omaan työhönsä. Lean-ajattelun tavoitteena on yhtenäistää tiimin toimintaohjeita sekä jalkauttaa tiimityöskentelyä niin, että se on yhtenäistä koko pohjanmaan hyvinvointialueella.

________________________________________________________________________________________________________

På grund av befolkningens åldrande och otillräcklig personal är det ännu viktigare att överväga kundorientering och saklig hantering av hemvård och kvalitetsbedömning. När det gäller verksamheten och kvaliteten på tjänsterna för äldre är det viktigt att implementera enhetliga verksamhetsmodeller i hela Österbotten. Befolkningens åldrande har också tvingat välfärdsområdet att söka nya lösningar för att korrekt fördelning av resurserna och effektivera arbetet. Ur hemvårdens synvinkel innebär detta en ökning av den största gruppen tjänsteanvändare och samtidigt en svårighet att få tillgång till vårdpersonal i arbetsför ålder. Att öka vakanser eller personal kan inte vara det enda alternativet, eftersom vårdsektorn samtidigt lider av brist på arbetskraft. De ökade kostnaderna och mångfalden av problem tvingar oss att överväga nya alternativ för sätt att göra saker på. Ett sätt att göra detta är utveckling av hemvårdsteam och utnyttjande av lean-metoden.

Projektet utgår från det nationella målet att den äldre ska kunna bo i sitt eget hem så långe som möjligt, även till slutet av livet. När en person behöver vård och omsorg får hen det hemma eller i en hemtrevlig boendemiljö. (THL2021). Enligt rapporten från THL:s expertgrupp (2021) är de tjänster som tillhandahålls till bostäder och boendetjänster inte lika tillgängliga och det finns skillnader både mellan regioner och inom dem, även mellan olika verksamma enheter i samma kommun (situation 2019).

Det finns behov av regionalt enhetliga verksamhetsmetoder. Verksamhetspraxis, gemensamma kriterier för hemvård och kvalitetsuppföljning är inte enhetliga och här finns ett stort behov av utveckling. På grund av befolkningens åldrande och otillräcklig personal är det viktigare att ta hänsyn till såväl klientens ursprung, hemvårdens innehållsstyrning och kvalitetsbedömning. Det är viktigt att genomföra driften av äldretjänsten och enhetliga verksamhetsmodeller kvalitetsmässigt i hela Österbottens välfärdsområde.

Målet med lean-metoden är att förenkla arbetet, slopa onödiga moment och eliminera slöseri. Genom att utveckla teamwork-praxis kommer kvalitetsvård för hemvårdens klienter att säkras i framtiden och därmed göra det möjligt att bo hemma så länge som möjligt. Utvecklingen av praxis ger också möjlighet för anställda att påverka sitt eget arbete. Målet med lean-tänk är att förena teamets operativa riktlinjer och att etablera enhetligt teamwork i hela Österbottens välfärdsområde.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Lean implementoinnissa koulutetaan koko kotihoidon kentälle "Lean-etujoukko". Etujoukon tavoitteena on viedä implementointia kentälle, jokaiseen pohjanmaan hyvinvointialueen kotihoidon yksikköön. Mukana koulutuksissa on kotihoidon johtoa, esihenkilöitä sekä lähi- ja sairaanhoitajia kentältä. Kokonaisuudessaan valmennettavia on noin 40 henkilöä, jokainen kotihoidon tiimi edustettuna.

Valmennuksella vahvistetaan etujoukon kykyä viedä haluttua muutosta työyhteisöön sekä kirkastetaan lean-johtamisen perustekijöitä. Valmennus antaa ymmärrystä tiimin johtamiseen ja käytännöntyöhön liittyviä leanin perusoppeja ja työkaluja.

____________________________________________________________________

I implementeringen av lean i hemvården utbildas en "Lean förtrupp" . Målet med förtruppen är attf öra implementeringen till fältet, till varje enhet inom hemvården i Österbottens välfärdsområde. I utbildningen deltar hemvårdens ledning, fnärchefer, närvårdare och sjukskötare från fältet. Totalt utbildas ca. 40 personer, med varje hemvårdsområde representerat.

Utbildningen stärker förtruppens förmåga att åstadkomma önskade förändring i arbetsgemenskapen, och grundmomenten i lean-ledning förtydligas. Utbildningen ger en förståelse för de grundläggande principerna i lean och verktyg relaterade till teamledning och praktiskt arbete.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Valmennuksen päätavoite on valmentaa kotihoidon esihenkilöt ja työntekijöiden etujoukko lean perusteisiin ja päivittäisjohtamisen arjen toimintamalliin. Erityisen tärkeää on nimetä etujoukkoon henkilöitä, joilla on sisäinen palo tehdä hyvää työyhteisössä ja jotka kokevat innokkuutta kehittämiseen sekä nauttivat työyhteisön jäsenten luottamusta ja vahvistavat sisäistä johtajuutta. Tavoitteena on saada koko työyhteisö sitoutumaan arjen jatkuvaan kehittämiseen ja oppimiseen (ns. kahden työn malli).

Päätavoitteen saavuttamiseksi tehdään lähtötilanne analyysit, jossa tunnistetaan kotihoidon keskeisimmät kehittämisen kohteet ja tehdään osallistava muutos kyvykkyyden arviointi. Arvioinnissa saadaan käsitys organisaation yleisestä muutosvalmiudesta, muutoshankkeen käynnistämisen edellytyksistä, henkilön omasta muutoshalusta ja muutoksen vaikutuksista ryhmään ja tiimiin.

Valmennuksessa kirkastetaan arjen johtamista, luodaan rakenteille perusta ja päätetään kehittämistä ohjaavat kärkiteemat. Valmennuksella vahvistetaan esihenkilöiden ja työntekijöiden arjen kehittämisen ja johtamisen taitoja sekä harjoitellaan kädestä pitäen lean-työkalujen käyttöä.

Valmennus päivien sisältö koostuu:

1. Tutustuminen arjen toimintaan

Valmentaja tutustuu arjen toimintaan yhdessä vastaavien esimiesten kanssa. Tutustuminen suoritettiin jokaisella alueella (keskinen, pohjoinen ja eteläinen alue). Tutustumisen tarkoituksena on kerätä havaintoja kentältä, jotka auttavat valmennuksessa.

2. Muutos kyvykkyyden tunnistaminen

GAP analyysin avulla tunnistetaan keskeisimmät kehittämisen kohteet sekä tehdään itsearviointi.

3. Arvovirran kuvaaminen

Kuvataan VSM menetelmällä prosessin nykytila ja tulevatila. Tunnistetaan kehittämisen paikat ja mittarit. Rajataan projekti, tehdään aikataulutus ja määritellään resurssit.

4. Roadmapin tekeminen

Luodaan visuaalinen kehittämisen tiekartta. Määritetään 6kk-3 vuoden kriittiset menestystekijät ja läpimurrot

5. Ihmisten erilaisuus vahvuutena

Ymmärretään ihmisten erilaisuus toimia eri tilanteissa. Opitaan mikä on oma luontainen rooli muutoksissa ja ongelmanratkaisuissa. Tiedostetaan eri tyyppien erilaisia odotuksia esimiehelleen, alaiselleen ja kollegalleen.

6. Arjen ongelmanratkaisu

Harjoitellaan miten koko henkilöstö saadaan tekemään pienten askelten parannuksia ja ratkaisemaan päivittäisiä ongelmia. Parannus-Kaizen.
Tuodaan esiin arjen toimintaa haittaavia ongelmia

7. Kehittämisen periaatteet.

Oivalletaan mitä Lean tarkoittaa meillä.
Lean-ajattelu ja periaatteet
Visuaalinen ohjaus
Virtaus ja vakaus
Arvon & hukan sisäistäminen

8. Arjen vuorovaikutus

Luodaan vakioitu, visuaalinen ja reaaliaikainen kommunikaatio systeemi
Harjoitellaan päivittäispalaverien pitämistä

____________________________________________________________________________________________

Huvudmålet med utbildningen är att utbilda hemvårdens förpersoner och personal i grunderna i lean samt skapa en verksamhetsmodellen för daglig ledning.

För att nå målet kommer baslinjeanalys att genomföras, där hemvårdens mest centrala utvecklingsmål identifieras och en deltagande utvärdering av förändringsförmågan ska genomföras. Bedömningen ger förståelse för organisationens generella förändringsberedskap, förutsättningarna för att skapa en förändringsvilja och förändringseffekter på grupp och team.

I utbildningen tydliggörs vardagsledningen, en grund skapas för strukturerna och de översta teman som styr utvecklingen bestäms. Utbildningen stärker den vardagliga utvecklingen och ledningsförmågan hos förpersoner och anställda, och träna på att anväda lean-verktyg.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Koulutuksen jälkeen on Pohjanmaan kotihoidolle tehty yhteinen Lean foorumi, missä kokoonnutaan säännöllisesti keskustelemaan ja jakaamaan hyviä käytäntöjä mitä on tehty. Vastuu henkilöt nimetty.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Valmennuksen onnistumisen varmistamiseen tarvitaan ylimmän johdon tukea ja innostusta lean-kehittämiseen. Koulutuksen sisällön suunnittelemisessa on asiantuntijoiden lisäksi oltava mukana alusta alkaen ylintä- että keskijohtoa. Etujoukon valintaan kannattaa käyttää aikaa, ja tavoitella valmennukseen mukaan henkilöitä, jotka ovat kehitysmyönteisiä sekä innokkaita ja jotka, omalla esimerkillään ovat kykeneväisiä viemään lean-ajattelua omaan kotihoidon tiimiin.

___________________________________________________________________________________________________

För att säkerställa framgången med utbildningen behövs stöd från högsta ledningen och ivriga att utveckla lean. Utöver experter måste även högsta ledningen samt mellanledningen vara med och planera utbildningens innehåll från början. Det är värt att ta sig tid att välja förtruppens deltagare och försöka få med personer som är utvecklingsorienterade och ivriga och som genom sitt eget exempel kan föra vidare lean-tänket till sitt hemvårdsteam.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Lean-koulutuksen myötä jokaiselle kotihoidon tiimille otettiin käyttöön päivittäisen johtamisen taulu, yksikköihin myös tehtiin kanban-taulu, johon voidaan visualisoida kehittämistarpeita näkyväksi, mitä ollaan tekemässä ja mitä on jo tehty. Alueilla on myös 5S menetelmän avulla siivottu varastoja ja toimistotiloja sekä työvälineille on nimetty paikkoja. Myös esihenkilöt ovat ottaneet käyttöön visuaalisen ohjauksen taulun oman työn kehittämiseksi, tämä taulu on sähköisenä, jotta kaikki esihenkilöt pääsevät siihen osalliseksi.

Koulutuksen aikana jokainen alue teki oman kehittämistehtävän, jotka käytiin koulutuksen viimeisellä kerralla läpi. Tässä huomattiin, että useat kehitetyt asiat on siirrettävissä ja jalkautettavissa jokaisella alueelle kotihoidossa. Kehittämistyöt olivat pieniä arjen parannuksia, joilla kuitenkin oli osalla merkittäväkin vaikutus työhön.

Kotihoidolle on nimetty Lean-vastuuhenkilöt ja Lean opit jäävät elämään arjen toimintaan. Heillä on yhteinen foorumi missä kehitystöitä käydään säännöllisesti läpi ja missä voidaan saada vertaistukea lean ajattelulle. Koulutuksen aikana huomattiin myös, että hyvinvointialueella on paljon osaamista leanista ja myös tätä verkostoa pyritään herättelemään eloon.

Koulutuksesta tehtiin palaute kysely, josta saatiin kokonaisarvosanaksi: 4,58/5

Koulutuksen sisältö koettiin itselle hyödyllisesi : 4,46/5

Kouluttajalla oli erinomainen alansa osaaminen: 4,71/5

Kurssimateriaalit olivat kattavat: 4,33/5

Koulutus oli organisoitu hyvin: 4,29/5

Otan koulutuksessa oppimiani metodeja käyttöön omassa työssäni: 4,21/ 5

Vapaa palaute (muutama esimerkki): Erittäin tärkeä ja hyödyllinen koulutus. Sain paljon ideoita omaan työhöni. Koulutus oli erittäin laadukas ja opin paljon Leanista. Kouluttajat todella tiesivät mistä puhuivat. Tack för givande utbildningsdagar! Det är roligt att se att förmännen är ivriga att fortsätta LEAN arbetet. Innostava koulutus tehokkaan ja asiantuntevan koulutustiimin vetämänä. Itselle tuli halu,sekä myös työkaluja, kehittää omaa ja ja tiimin työskentelyä.

_____________________________________________________________________________________________

Med hjälp av lean-utbildningen togs ett dagligt verktyg för daglig ledning fram, till teamen gjordens kanban-tavlor i vilka man kan visualisera utvecklingsbehov, vad som görs samt vad som redan gjorts.Med hjälp av 5S modellen har man städat förråd och kontor. Även närcheferna har tagit i bruk en tavla för visuell ledning för utveckling av det egna arbetet. Tavlan är elektronisk och alla närchefer har tillgång till den.

Under utbildningen gjorde varje område en egen utvecklingsuppgift som gicks igenom under det sista utbildningstillfället. Det noterades att allt som utvecklats enkelt kan implementeras i övriga team i hemvården. Utvecklingsarbetet bidrog till små förbättringar i vardagen vilka ändå hade en stor inverkan på själva arbetet.

Lean-ansvariga har utnämnts i hemvården och kunskapen lever kvar i vardagen. Ett gemensamt forum har skapats där man regelbundet går igenom utvecklingsarbetet och här får man även stöd i användning av lean. Under utbildningen noterades även att välfärdsområdet besitter mycket kunskap i lean och försök görs att även väcka den till liv.

För utbildningen skapades en feedbackenkät, vilken visar ett resultat på 4,58/5 på utbildningen som helhet

Innehållet i utbildningen upplevdes relevant för mig: 4,46/5

Utbildarna var kunniga inom sitt område: 4,71/5

Kursmaterialet var heltäckande: 4,33/5

Utbildningen var väl organiserad: 4,29/5

De under utbildningen erhållna metoderna tar jag med mig i mitt egna arbete: 4,21/5

Öppen feedback (några exempel): Erittäin tärkeä ja hyödyllinen koulutus. Sain paljon ideoita omaan työhöni. Koulutus oli erittäin laadukas ja opin paljon Leanista. Kouluttajat todella tiesivät mistä puhuivat. Tack för givande utbildningsdagar! Det är roligt att se att förmännen är ivriga att fortsätta LEAN arbetet. Innostava koulutus tehokkaan ja asiantuntevan koulutustiimin vetämänä. Itselle tuli halu, sekä myös työkaluja, kehittää omaa ja ja tiimin työskentelyä.