Omaolon käyttöönottoprosessi Lapin alueella

Omaolon käyttöönotto aloitettiin Lapin alueella vuonna 2021 ja koordinointi on vuodesta 2022 alkaen Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeesta. Käyttöönotot ovat olleet vaiheittaisia ja on laadittu suunnitelma Omaolon pääkäyttäjien ja ammattilaisten tueksi sekä toiminnan ohjaamiseksi.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Omaoloa käytetään sosiaali- ja terveydenhuollon digitaalisena palvelukanavana Lapin alueen kunnissa ja jatkossa Lapin hyvinvointialueella. Lapin hyvinvointialueella on 21 kuntaa, joista yhdeksän kunnan alueella Omaolo on käytössä, kun siirrytään hyvinvointialueelle 1.1.2023.

Digitaalisen asiointipalvelun käyttöönotto ja jalkauttaminen on prosessi, jossa on tärkeää pohtia ja suunnitella käyttöönottoa yksittäisen digitaalisen palvelun sijasta laajemmin toiminnan kehittämisenä.
Toiminnan ja palvelun jalkauttamisessa merkittävässä roolissa ovat niin palvelun käyttäjät (ammattilaiset sekä asiakkaat) kuin esihenkilöt.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Käyttöönottoprosessissa välittömässä kohderyhmässä ovat olleet Omaololle valitut pääkäyttäjät kunnittain sekä lähiesihenkilöt valitun palvelun perusteella. Käyttöönottoprosessia on toteutettu tiiviissä yhteistyössä pääkäyttäjien kanssa tukien heidän työtään palvelun käyttöönoton edistämiseksi kussakin kunnassa.

Osana käyttöönottoprosessia on myös koulutettu terveydenhuollon ammattilaisia Omaolon käyttöön. Välillisesti kohderyhmänä ovat myös palvelua käyttävät asiakkaat markkinoinnin toteutuksen osalta.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Kuvauksella tarkoitetaan erityisesti ensimmäistä kertaa Omaoloa käyttöönottavia organisaatioita.
Käyttöönottoprosessia on toteutettu neljässä syklissä (vuosina 2021-2022), joissa jokaisessa on ollut ensimmäistä kertaa palvelua käyttöönottavia kuntia mukana. Käyttöönottoprosessia ovat rytmittäneet DigiFinlandin tarjoamat muutosvalmennukset (yhteensä kolme valmennusta) Omaoloa ensimmäistä kertaa käyttöönottavien organisaatioiden tueksi. Prosessia ja tarjottavaa tukea on hiottu kerta kerralta ja pyritty muokkaamaan prosessista ja tuesta ammattilaisia sekä pääkäyttäjiä palvelevaa.

Käyttöönotto alkaa organisaatioiden ja esihenkilöiden sitouttamisella sekä käyttöönotettavien palvelukokonaisuuksien tarvelähtöisellä pohtimisella. Muutosvalmennuksia on ollut kolme. Ennen ensimmäistä valmennusta pääkäyttäjät ja käyttöönottoprojektiin säännöllisesti osallistuvat ammattilaiset sekä esihenkilöt ovat tiedossa. Tässä vaiheessa on myös tarkennettu käyttöönotettavia palveluita kokonaisuuksista.

Toisen ja kolmannen muutosvalmennuksen välissä on työstetty alkuun kunnittain (vuonna 2021) ja sittemmin alueellisesti yhteisissä työpajoissa (vuonna 2022) käyttöönotettavien palveluiden nyky- ja tavoitetilan kuvauksia. Näissä on pyritty pohtimaan konkreettisesti sitä, millaisia haasteita ja pullonkauloja toiminnassa on tällä hetkellä - erityisesti siitä näkökulmasta, mihin digitaalisella palvelulla voitaisiin vaikuttaa. Toiminnan hyviä ja alueen yhteisiä käytänteitä on myös nostettu esille.

Käyttöönottoprosessi ajoittuu suunnitelmassa noin 3-4 kuukauden ajalle. Käytäntö riippuu pitkälti organisaation käytettävistä resursseista sekä käyttöönotettavien palveluiden määrästä. Tuona aikana on edellä mainitut kolme muutosvalmennusta ja valmistaudutaan digitaalisen palvelun käyttöönottoon ja erityisesti sen tuomaan muutokseen. Omaolon pääkäyttäjä käy prosessin aikana pääkäyttäjäkoulutuksen ja valmistelee teknistä käyttöönottoa.

Käyttöönottoprosessin loppupäähän ajoittuu ammattilaisten kouluttaminen ja viestintä niin asukkaille kuin ammattilaisille. Omaolon käyttöönottoon on liittynyt myös tiiviisti hoidon tarpeen arvioinnin kirjaaminen ja tilastointi. Ammattilaisten osallisuus on merkittävää kokonaisuudessa ja osallistumista on pyritty tukemaan käyttöönottoprosessin kaikissa vaiheissa. Käyttöönottoprosessin tärkeänä osana on alueellinen verkosto, joka koostuu hankkeen suunnittelijoista, alueellisista koordinoivista Omaolo-pääkäyttäjistä sekä kuntien pääkäyttäjistä.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Digitaalisen palvelun käyttöönotto on teknisen käyttöönoton lisäksi terveydenhuollossa totutun toimintamallin kehittämistä ja uusien työskentelytapojen käyttöönottoa, minkä vuoksi juurruttamisen varmistamiseksi johdon tuki, riittävä resursointi sekä pitkäjänteinen työ on tärkeää. Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeesta organisaatiot saavat käyttöönoton tukea toimintamallin kehittämiseen teknisen käyttöönoton tuen lisäksi.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Omaolon pääkäyttäjä (useimmiten sosiaali- tai terveydenhuollon substanssiosaaja tai it-osaaja) on merkittävässä roolissa organisaationsa digipalvelun käyttöönoton edistäjänä. Pääkäyttäjä tarvitsee esihenkilöltä ja organisaation johdolta riittävän tuen työskentelylleen. Organisaation sitoutuminen kehittämiseen edistää palvelun käyttöönoton onnistumista.

Palvelua työssään käyttäviä ammattilaisia on tärkeää tiedottaa, kuulla sekä osallistaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Tavoitteisiin pääsemiseksi monialainen osallistuminen on siten nähty tärkeäksi.
Asukkaille kohdennettu riittävä markkinointi on myös erityisen tärkeää, jotta digipalvelulla voidaan saada sille asetettuja tavoitteita käyttömäärien suhteen.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Omaolo on voinut olla ensimmäinen digitaalinen asiointikanava ammattilaisten ja asukkaiden välillä. Omaolo on myös lääkinnällinen laite, mikä luo edellytyksiä palvelun käyttöönotolle ja tuotannon aikaiselle käytölle.

Omaolon käyttöönotto on Lapin alueella vielä käynnissä ja prosessia kehitetään koko ajan. Digitaalisen palvelun vaikuttavuuden arvioinnin mittarit ovat vielä yhteisesti sopimatta.