Osastonsihteerin monipuoliset tehtävät terveysasemalla

Kehitystyöllä yhtenäistetään ja selkeytetään osastonsihteerien tehtävänkuvaa ja työn ohjaamista terveysasemilla. Laaja-alaisissa tukitehtävissä työskentely tukee ja mahdollistaa terveysaseman muun henkilöstön työpanoksen kohdistumisen ydintehtäviin.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Helsingin kaupungin terveysasemat. Lääkäri- ja hoitajapulan vuoksi sote-ammattilaisten resurssien optimaalinen hyödyntäminen ja toimenkuvan kohdentuminen koulutusta vastaaviin tehtäviin on todella tärkeää, se edistää työtyytyväisyyttä, henkilöstön pitovoimaa ja vahvistaa ammatillisuutta.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Toimintamallin kohderyhmä on Helsingin kaupungin terveysasemien osastonsihteerit, heidän lähiesihenkilöt ja laajasti tarkasteltuna koko terveysasemapalveluiden henkilöstö. Tietoa on kerrytetty kohderyhmästä kyselyiden avulla, jalkautumalla terveysasemille ja keskustelemalla terveysasemien esihenkilöiden ja osastonsihteerien kanssa. Kalasataman terveysasemalla on kehitetty osastonsihteerin työnkuvaa yhdessä sihteerien ja lähiesihenkilöiden kanssa.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toiminnan tavoitteena on yhtenäistää ja selkeyttää osastonsihteerien toimenkuvaa ja kehittää perehdyttämistä terveysasemilla. Sihteereiden työnkuva vaihtelee suuresti eri terveysasemilla johtuen mm. asemien koosta. Esihenkilön on määriteltävä mitkä osastonsihteerille sopivista työtehtävistä edistävät parhaiten oman aseman toimintaa. Osastonsihteerin työskentely laaja-alaisissa tehtävissä tukee ja mahdollistaa terveysaseman henkilöstön työpanoksen kohdistumisen ydintehtäviin.

Osastonsihteerien perehdyttäminen ja osallistaminen terveysaseman toimintaan heti alussa mm. kokousten, koulutusten, perehdytysmateriaalin sekä osaamisalueiden ja vahvuuksien kartoittamisen avulla on tärkeää, jotta sihteerien ammattitaito saadaan hyödynnettyä oikein ja pysyvyys työssä varmistettua. Riittämätön perehdytys vaikuttaa työssä viihtymiseen ja työhön sitoutumiseen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Esihenkilöiden tuen varmistaminen osastonsihteerin aloittaessa työskentely terveysasemalla mm. koulutuksiin ohjaus alussa ja riittävän ajan järjestäminen perehdytykselle. Esihenkilön tulee tarkistaa, että sihteeri on mukana eri viestintäkanavilla mm. sähköposti ja Teams listoilla, jolloin hän saa ajankohtaiset tiedot aseman toiminnasta. Säännölliset yhteiset kokoukset sihteerin ja esihenkilön välillä tukevat työn kehittymistä ja jatkuvuutta. Sihteerin tutustuttaminen muihin ammattilaisiin on myös tärkeää työn sujuvuuden kannalta.

Toimintamallia varten on tehty

luonnos yleistason TVA:sta
sihteerin perehdytysrunko
esihenkilön opas sihteerin perehdytykseen

Vinkit toimintamallin soveltajille

Esihenkilöiden ymmärrys osastonsihteerien työtehtävistä ja siitä mitkä tehtävät eivät sihteerille sovellu ovat ensiarvoisen tärkeässä asemassa perehdytyksessä. Osastonsihteerillä ei välttämättä ole sote-alan tutkintoa, jolloin pelkkä alan sanasto on uutta. Riittävän tuen varmistaminen ja säännölliset yhteiset keskustelut esihenkilön kanssa työn alussa tukevat sujuvaa aloitusta.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Osastonsihteerien tehtävä terveysasemilla on tukea toimintaa ja palveluiden saatavuutta työvoimavajeesta ja kasvavasta palvelun tarpeesta huolimatta, keventää ammattilaisten työtaakkaa ja lisätä aikaa työnkuvaan kuuluville tehtäville.

Toimintamallin pilotoinnissa Kalasataman terveysasemalla laajennettiin sihteerien työnkuvaa ja osallistutettiin lähiesihenkilöitä sihteerien tehtävien suunnitteluun, jolloin saatiin vapautettua muiden ammattihenkilöiden työaikaa koulutusta vastaaviin tehtäviin. Pilotin tuloksena terveysaseman johdon ymmärrys sihteerin tehtävien laaja-alaisuudesta ja johtamisesta vahvistui.