| Innokylä

Toimintaympäristö

Ikääntyneiden palveluissa on lakien mukaan turvattava henkilöstön riittävyys ympärivuorokautisesti. Asumispalveluissa on mitoitusvelvoite, ja kotihoidossa on pystyttävä turvaamaan asiakkaille myönnetty palveluaika. Äkilliset poissaolot haastavat jo ennestään vaikean henkilöstötilanteen lisäksi näiden velvoitteiden täyttymistä.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä Eloisan ikääntyneiden palveluiden esihenkilöt ja johto (yhteensä n. 50 henkilöä). Toimintamalli vaikuttaa lähes koko ikääntyneiden palveluiden henkilöstöön ( yli 1900 työntekijää)

Toimintamallia varten aluksi haastateltiin muutamia avainhenkilöitä johdosta ja esihenkilöistä, sekä tehtiin kysely toimintamallin tarpeesta ja nykyisistä järjestelyistä koskien päivystysaikaisia sijaisjärjestelyjä.

Lisäksi asiaa työstettiin kolmessa työpajassa, joissa koottiin esihenkilöiden näkemyksiä toimintamallissa huomioitavista yksityiskohdista.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Ikääntyneiden palveluiden virka-ajan ulkopuolisesta sijaishallinnasta vastaa päivystävien esihenkilöiden rinki, joilla kotihoidon osalta on tukena myös toiminnanohjaus.

Päivystävä esihenkilö työskentelee lauantaisin, sunnuntaisin ja arkipyhisin klo 6.30-14.30. Tämän lisäksi kotihoidon työnjakajat työskentelevät kahdessa vuorossa koko viikon, siten, että arkiaamuisin klo 6 alkaen keskitetyn toiminnanohjauksen (normaalit alueiden työnjakajat) lisäksi on päivystävä työnjakaja, joka ottaa vastaan ja järjestelee poissaoloja on ennen klo 7.

Ikäpalveluihin kuuluu kotihoito, asumispalvelut, arjen etä- ja tukipalvelut sekä geriatriset osastopalvelut. Kokonaishenkilöstömäärä on hieman vajaat 2000 työntekijää.

Päivystävällä esihenkilöringillä on keskitetty puhelin, johon poissaolot ilmoitetaan virka-ajan ulkopuolella. Päivystävä esihenkilö arvioi sijaistarpeen ja järjestää sijaisen tarvittaessa.

Kotihoidon poissaoloista ilmoitukset menevät suoraan työnjakajille, jotka käyvät keskustelua päivystävän esihenkilön kanssa resurssien tarpeen mukaisesta käytöstä.

Päivystäviä esihenkilöitä on ringissä suunnitelman mukaan kuusi ja he saavat tehtävästä määräaikaista vastuulisää.

Toimintamalli on muotoiltu esihenkilöitä osallistaen ja sitä pilotoidaan organisaation omana toimintana 2.1.-30.4.2023

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Aika ja henkilöstö

Käyttöönottoprojekti vaatii vetäjän, joka kokoaa ja osallistaa esihenkilöt toimintamallin suunnitteluun ja soveltamiseen omassa toimintaympäristössä. Päivystävien tukena Eloisassa toimivat varahenkilöstön ja työnjaon esimies.

Tiedotteiden teko ja tiedotustilaisuudet

Ohjeistukset minimimiehityslistojen, viestintäkanavien luonti: n. 2 viikon työpanos (vaatii jatkuvaa päivittämistä)

Jos päivystäviä esihenkilöitä on 6, päivystysvuoroja tulee kuukaudessa n. 1,5.

Raha

Viikonloppuvuoroista normaalikorvaukset oman palkan lisäksi + lisävastuupalkkio päivystävälle esihenkilölle.

Osaaminen

Päivystävän esihenkilön työ vaatii vahvaa aluetuntemusta ja sijaishallinnan osaamista

Vinkit toimintamallin soveltajille

On sovellettavissa, mutta resurssilaskenta kannattaa tehdä huolellisesti. Keskimäärin poissaolon käsittely vie aikaa noin 0,5 tuntia per poissaolo (perustuu Eloisan Tilannekeskuksen arvioihin)

Päivystävät esihenkilöt ja työnjakajat hoitavat vain akuutteja sijaisjärjestelyjä organisaation akuutin sijaishankinnan ohjeen mukaisesti: 1. Harkinta, tarvitaanko sijaista vai pärjätäänkö muilla järjestelyillä 2. Onko varahenkilöstössä henkilöä sijoitettavissa yksikköön 3. Saadaanko keikkalainen Temporen kautta 4. Saadaanko omaa henkilöstöä sijaistamaan (lisä- ylityökorvaukset, kutsurahat). (Tärkeysjärjestys edullisimmasta toimintatavasta kalleimpaan)

Poissaolot ja niiden ratkaisut kirjataan ylös yhteiseen tiedostoon, josta yksikön oma esimies saa tiedon poissaolosta ja niiden ratkaisuista. Tiedostoihin on kirjattu yksikkötiedot, päivystysajan yhteystiedot yksikköön, esimiehen tiedot, Secapp-työvuorokutsukoodit, Titanialista-numerot. Kotihoidon työnjakajille lähetetään lisäksi erilliset viestit kotihoidon poissaoloista, jotta niiden järjestely voidaan aloittaa arkiaamuisin heti klo 6 alkaen. Lisäksi päivystäjillä on käytössä yksiköiden minimimiehitys- ja vuorovahvuustiedot. Erilliseen taulukkoon yksiköiden omat esihenkilöt voivat kirjata, mikäli heillä on jo tiedossa viikonloppuna töihin halukkaita työntekijöitä. Muussa tapauksessa listassa on ainoastaan Secapp-työvuorokutsukoodit.

Viestintä: Päivystävien tiimi kokoontuu kerran viikossa maanantaisin, jolloin käydään läpi edellinen viikonloppu ja mietitään kehittämiskohteita toiminnalle. Päivystävillä on oma Teams-kanava ja keskusteluryhmä viestintää ja ohjeita varten.

Käytettävät järjestelmät: Titania, kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmät, Secapp työvuorokutsujärjestelmä, Tempore-keikkalaisten työpöytä, Respa-varahenkilöiden varausjärjestelmä, Teams. Päivystävät esihenkilöt eivät käytä kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmiä, se on työnjakajien vastuulla.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Toimintamallia rakennettiin kolmessa työpajassa yhteistyössä ikäpalveluiden esihenkilöiden kanssa. Asiantuntijapalvelun tuella olemassa olevaa tietoa poissaoloista analysoitiin ja tehtiin skenaariolaskelmia poissaolojen mahdollisista määristä ja toimintamallin vaatimasta resurssitarpeesta. Lopputulemana päädyttiin siihen, että päivystysajalla on aamuvuorossa päivystävä esihenkilö, jonka tukena on kriittisen tärkeä kotihoidon työnjako (työnjakajia 2, lisäksi Pieksämäen alueella erillisestä toiminnanohjausjärjestelmästä johtuen oman työn ohessa työnjakoa tekevä päivystävä).

Pilotin aikana seurataan jatkuvasti poissaolojen määriä ja niiden ratkaisuja. Pyrkimyksenä on hoitaa poissaolot kustannustehokkaimmalla mahdollisella tavalla ja tietenkin mitoitukset ja henkilöstön riittävyys ja hyvinvointi huomioiden. Pilotin aikana kerätään myös tietoa soittojen määristä ja päivystävien välittömän työajan käytöstä tehtävän hoitamiseksi, jotta päivystystyön vaatimaa resurssitarvetta voidaan ajantasaisesti arvioida.

Pilotin aikana kerätään palautetta ja kehitetään mallia edelleen.

Mallin vaikutukset näkyvät pilotin aikana.

Päivystävä esihenkilö ikääntyneiden palveluissa