Pirha Paikkahallinta -toimintamalli, Pirkanmaan HVA (RRP, P4, I1, TP1)

Pirkanmaan hyvinvointialueella modernisoitiin aiemmin nimellä AVPH Palveluohjain -kulkenut palvelupaikkojen hallintaohjelma ja palvelu otettiin onnistuneesti käyttöön. Paikkahallintapalvelun käyttö laajenee koko Pirkanmaan hyvinvointialueelle.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Toimintaympäristönä on Pirkanmaan hyvinvointialue ja siellä toimivat oman tuotannon sekä ostopalveluyksiköiden ammattilaiset sekä asiakkaita palveluihin ohjaavat ammattilaiset.

Paikkojen hallinnan prosessin ja siinä hyödynnettävän paikkahallintapalvelun tarkoituksena on asiakkaan hoidon järjestäminen, suunnittelu ja toteutus Pirkanmaan hyvinvointialueen lakisääteisen velvoitteen mukaisesti. Pirkanmaan hyvinvointialue vastaa hyvinvointialuetta koskevan lainsäädännön (611/2021) sekä terveydenhuoltolain (1326/2010) mukaisesti sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisestä alueellaan.

Asumisen asiakasohjaus hallinnoi yhteistyökumppaneiden kanssa asumisen yksiköitä ja asiakkaita paikkahallintapalvelussa. Paikkahallintapalvelu on yksiköille väline tuoda esiin oman yksikön keskeisiä asioita mm. yhteystiedot, tarkat huonetiedot, mitä varmoja sisältöjä yksiköstä löytyy, jotka vaikuttavat asiakkaiden nopeisiin muuttoihin (onko sänky, peitto jne.) jne.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä on pitkä- tai lyhytaikaista asumisen palvelua tai päiväkeskustoimintaa tarvitsevat hyvinvointialueen asiakkaat.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Pirkanmaan hyvinvointialueella on tehty laaja modernisointi (versiopäivitys) Pirha Paikkahallintapalveluun (ent. AVPH Palveluohjain). Järjestelmällä hallinnoidaan palvelupaikkoja Tampereen ja Oriveden alueilla osajärjestelmissä PAKKI (pitkäaikaispaikat), LAPPI (lyhytaikaispaikat), PÄIVI (päiväkeskukset), VALMA (vammaispalvelut) ja TOIVO (mielenterveys- ja päihdepalvelupaikat). Palvelupaikan myöntäminen perustuu palvelutarpeen arviointiin ja sen myötä tehtyyn päätökseen palvelupaikan tarpeesta. Varsinainen päätös kirjataan asiakastietojärjestelmään, Pirha Paikkahallintaa käytetään palvelupaikkojen hallinnointiin. Paikkoja hallinnoivat ammattilaiset ovat asiakasohjaajia.

Ennen paikkahallintapalvelun käyttöä tunnistetaan tarkoituksenmukainen paikka, joka vastaa asiakkaan palvelutarpeeseen. Prosessissa välitetään tieto palvelun tuottajalle asiakkaasta ja asiakkaan tarpeesta. Paikkahallintapalvelu on prosessissa käytössä oleva tekninen ratkaisu, jonka avulla hallinnoidaan ja koordinoidaan erilaisia palvelupaikkoja alueella.

Paikkahallintapalvelu mahdollistaa tehokkaan paikkojen hallinnan ja varauksen asiakkaille, mikä parantaa palvelujen saatavuutta ja laatua.

Aiemmin nimellä AVPH-kapasiteetinhallintaratkaisu otettiin käyttöön Tampereella vuonna 2017, ja tämä ratkaisu on sisältänyt paikkahallinnan osuuden ja ajanvarausosuuden. Nyt järjestelmä päivitettiin paikkahallinnan osalta, ja riippuvuus ajanvarausosuuteen poistui. Aikaisemmin järjestelmä on ollut käytössä Tampere-Orivesi alueilla ja käyttö laajentuu koko hyvinvointialueelle vuoden 2025 aikana.

Istekki Oy toimittaa palvelun Pirkanmaan hyvinvointialueelle. Istekin alihankkijana toimii Solita.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Paikkahallinnan modernisoinnin projektissa on ollut mukana toimijoita Pirhan tietohallinnosta, asiakasohjauksesta, digikehittämisen yksiköstä sekä Istekin asiantuntijatiimistä. Palvelun käyttö on ollut tuttua niillä alueilla, joissa se on ollut jo aiemmin käytössä. Palvelun laajentuessa hyvinvointialuetasoiseksi tulee kuitenkin suunnitella jatkuvan kouluttamisen malli uusille mukaan tuleville toimijoille. Prosessissa oli tärkeää määritellä pääkäyttäjien ja yksikön käyttäjien, sekä palvelun toimittajan roolit ja vastuut eri prosessin vaiheissa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Prosessin kaikissa vaiheissa tulee huomioida tarkka aikataulutus sekä käyttäjien informointi.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Palvelun käyttöönotossa oli useita viivästyksiä, mutta versiopäivitys saatiin onnistuneesti läpi 12/2024. Palvelun käytön laajentaminen alkaa vuoden 2025 alussa.