Säännöllinen hoitorinkien minimivuorovahvuuksien tarkastelu

Kotihoidon työnjako päivittää kolmen viikon välein toiminnanohjausjärjestelmään yhteisesti määriteltyjen tavoitteiden mukaisesti suunniteltujen hoitorinkien reittien määrän perusteella minimivuorovahvuudet aamu-ja iltavuoroon maanantaista sunnuntaihin.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Kotihoidossa on käyttöönotettu vuoden 2021 aikana tarvepohjainen toimintamalli, jossa hoitorinkien henkilöstömäärä on mitoitettu vastaamaan asiakkaiden palvelutarvetta. TulKoti -hankkeessa tavoitteena on jatkokehittää ja vakiinnuttaa jo olemassa olevia tarvepohjaisen toimintamallin periaatteita Kymenlaakson hyvinvointialueen kotihoidossa.

Kymenlaaksossa kotiin tuotettavien palveluiden tarve tulee kasvamaan merkittävästi yli 75-vuotiaiden määrän kasvaessa edelleen lähivuosina. Kymsoten kotihoidossa kehittämistyötä on tehty aktiivisesti vuodesta 2019 alkaen valtakunnalliset suositukset ja lakimuutokset huomioiden. Kehittämistyö jatkuu Kymenlaakson hyvinvointialueella vuoden 2023 alusta. Haasteena on ollut ja tulee myös lähivuosina olemaan henkilöstön riittävyys.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kymenlaakson alueen ikääntyneiden määrä kasvaa merkittävästi seuraavan 20 vuoden aikana. Yli 85-vuotiaiden määrän on arvioitu kaksinkertaistuvan nykyisestä vuoteen 2040 mennessä. Vuonna 2020 9,5%:lla 75 vuotta täyttäneistä oli kotihoidon asiakkuus ja vuonna 2030 vastaavan luvun on arvioitu olevan 12,1 %.

TulKoti-hankkeen kohderyhmänä ovat Kymenlaakson hyvinvointialueen ikäihmiset, jo palveluiden piirissä olevat asiakkaat sekä ennaltaehkäisevää palvelua tarvitsevat asiakkaat. Hankkeessa on tarkoitus kehittää kaikkia toimia, joiden avulla ikääntyneiden turvallista kotona asumista voidaan tukea. Kehitystoimenpiteissä huomioidaan myös iäkkäiden omaiset, läheiset ja omaishoitajat. Keskeinen kohderyhmä on myös Kymenlaakson hyvinvointialueen kotihoidon 700 ammattilaista.

Säännöllinen hoitorinkien minimivuorovahvuksien tarkastelu -toimintamalli on luotu palvelemaan kotihoidon ammattilaisia. Tarvepohjaisen toimintamallin yksi edellytys on että hoitorinkien minimivuorovahvuudet vastaavat asiakkaiden palveluntarvetta. Hoitorinkien palveluntarve vaihtelee, minkä vuoksi on tärkeää säännöllisesti tarkastella tarvetta ja päivittää sen perusteella minimivuorovahvuudet hoitorinkeihin jokaiselle viikonpäivälle ja jokaiseen työvuoroon. Näin pystytään paremmin vastaamaan asiakkaiden hoito- ja palvelusuunnitelmaan kirjattuun asiakkaan tarvitsemaan palveluun.

Mitä paremmin työvuorosuunnitteluvaiheessa pystytään mahdollistamaan suunniteltu minimivuorovahvuus, sitä paremmin pystytään vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Säännöllinen hoitorinkien minimivuorovahvuuksien tarkastelu -toimintamallin avulla haluttiin luoda päivitetty, sujuvasti kotihoidon arkeen sopiva toimintamalli, jonka avulla niin kotihoidon esihenkilöt, hoitorinkien hoitajat ja työnjakajat tietävät kuinka monta hoitajaa kussakin hoitoringissä tulisi työskennellä maanantaista sunnuntaihin aamu- ja iltavuoroissa.

Kotihoidon työnjakajat päivittävät minimivuorovahvuudet hoitoringeittäin toiminnanohjausjärjestelmään yhteisesti määriteltyjen tavoitteiden mukaisesti suunniteltujen reittien määrän perusteella. Minimivuorovahvuudet päivitetään kotihoidon työnjaon ja kotihoidon palveluesimiesten yhteiselle teams-kanavalle luotuun exceliin joka kolmas viikko. Tarvittaessa työnjakaja määrittää minimivuorovahvuudet yhdessä hoitoringin palveluesimiehen kanssa. Kotihoidon palveluesimiesten tehtävänä on pyrkiä mahdollistamaan minimivuorovahvuudet työvuorolistojen suunnitteluvaiheessa sekä mahdollisimman tasainen työvuorosuunnittelu.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Kotihoidon työnjaon ja kotihoidon palveluesimiesten yhteiselle teams-kanavalle luotiin excel-pohjat, johon työnjako merkitsee minimivuorovahvuudet ma-pe aamu- sekä iltavuoroon toiminnanohjausjärjestelmään yhteisesti määriteltyjen tavoitteiden mukaisesti suunniteltujen hoitorinkien reittien määrän perusteella.

Projektikoordinaattori on käynyt toimintamallin läpi kotihoidon työnjaon sekä palveluesimiesten kanssa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli on sovellettavissa eri toimintaympäristöihin. Toimintamalli vaatii minimivuorovahvuuksia päivittävältä henkilöltä tiedon henkilöstötarpeesta sekä aikaa minimivuorovahvuuksien päivittämiseen.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Toimintamalli on lisännyt tietoutta siitä kuinka monta hoitajaa hoitoringeissä tarvitaan eri työvuoroihin eri viikonpäivinä. Toimintamalli on myös paikoitellen lisännyt minimivuorovahvuuksien toteutumista työvuorosuunnitteluvaiheessa.

Säännöllinen henkilöstömäärän peilaaminen muuttuvaan asiakkaiden palvelutarpeeseen on edistänyt tarvepohjaisen toimintamallin vakiinnuttamista Kymenlaakson hyvinvointialueen kotihoidossa.

Ajoittain toimintamallin tarvetta on jouduttu perustelemaan: mitä paremmin työvuorosuunitteluvaiheessa tiedetään hoitorinkien minimivuorovahvuudet sitä paremmin ne pystytään mahdollistamaan ja näin ollen vastaamaan paremmin asiakkaiden palvelutarpeeseen.