Sähköinen perhekeskus, Keski-Pohjanmaan HVA (RRP, P4, I1)
Sähköinen perhekeskus täydentää fyysisiä perhekeskuspalveluja. Se sisältää asiantuntija-/asiatieto, itsehoito-ohjeita, ohjauksia asukkaille fyysisiin ja sähköisiin palveluihin sekä toimii yhteydenottokanavana perhekeskustyöntekijöiden kanssa.
Keski-Pohjanmaa on väestöltään maan pienin hyvinvointialue. Väestöennusteissa väestömäärä ja myös nuorten osuus väestöstä pienenee, vaikka syntyvyys on maan suurinta.
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soite vastaa sosiaali- ja terveydenhuollosta sekä pelastustoimesta. Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueen tavoitteena on toteuttaa palvelut asiakaslähtöisesti, alueelliset olosuhteet huomioiden, saavutettavasti ja kustannustehokkaasti. Palveluita kehitetään alueen asiakkaille valtakunnallisissa hankkeissa sekä yhteistyössä eri toimijoiden kanssa. Hyvin voimme on lupauksemme, johon pyrimme eri tavoin.
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella on kolme perhekeskusaluetta: Kokkolan, Lestijokilaakson sekä Perhonjokilaakson. Kokkolassa perhekeskus on palvelujen muodostama verkosto, jolla ei ole omaa rakennusta. Lestijokilaakson alueella palvelee Kannuksen perhekeskus ja Perhonjokilaakson alueella palvelee Kaustisella sijaitseva Pajalan perhekeskus. Sekä Kannuksen että Pajalan perhekeskuksissa perheiden palveluita on koottu samaan rakennukseen. Hyvinvointialueen perhekeskustoimijat tekevät tiivistä yhteistyötä lasten, nuorten ja perheiden palveluiden osalta myös kuntien järjestämisvastuulla olevan varhaiskasvatuksen, esi- ja perusopetuksen sekä toisen asteen oppilaitosten, nuorisotoimen ja muiden toimijoiden kanssa.
Sähköinen perhekeskus osana digitaalisten palveluiden kehittämistä tukee alueen tavoitteita ja vastaa perheiden, nuorten ja perhekeskustyön ammattilaisten tarpeisiin, parantaa tiedon, tuen ja palvelujen saatavuutta ja edistää yhteistyötä perhekeskustoimijoiden välillä.
DigiFinland Oy:n tuottama Sähköinen perhekeskus (SPK) on verkkopalvelukokonaisuus hyvinvointialueiden perhekeskustoiminnalle. Sähköinen perhekeskus kokoaa yhteen perheiden palvelut, tapahtumat sekä perhekeskustyön sisällöt tukien asukkaita ja perhekeskustoimijoiden moniammatillista yhteistyötä.
Kansallisen sähköisen perhekeskuksen kansallinen kehittämistyö on alkanut vuoden 2021 alusta DigiFinlandin koordinoimana ja kehittämistyötä on toteutettu yhteiskehittämisperiaatteella hyvinvointialueiden, kuntien-, järjestö- ja seurakuntatoimijoiden sekä kansallisten toimijoiden kanssa. Sähköisen perhekeskuksen suunnittelutyö on aloitettu Lape-ohjelmakaudella 2017-2018.
Investoinnin rahoitus tulee käyttöönottomaksujen osalta RRP2 P4I4.
Lapsi- ja perhepalveluiden muutosohjelma ja perhekeskustoimintamalli toimivat lähtökohtana Sähköiselle perhekeskukselle. Lapsi- ja perhepalveluiden uudistamisessa olennaisena osana ovat toimivat, ajantasaiset sähköiset palvelut.
Keski-Pohjanmaalla ei ole ollut käytössä aiemmin sähköistä perhekeskusta. Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soiten palvelustrategian tavoitteena on muun muassa digitaalisen asioinnin lisääminen, joustavuus ja oikea-aikaisuus, muutoshalukkuus sekä yhteistyö. Tavoitteena on myös lisätä digitaalisten ratkaisujen käyttöönottoa kustannustehokkaasti hyödyntäen kansallisia ratkaisuja.
Alueen strategisena tavoitteena on lisätä perheille ja nuorille ensivaiheen tukea ja ohjausta, parantaa palveluiden oikea-aikaisuutta sekä vähentää korjaavien ja raskaampien palvelujen tarvetta lasten ja nuorten palveluissa. Lisäksi alueen tavoitteena on päällekkäisyyksien poistaminen toiminnoissa alueellisella yhteistyön tiivistämisellä alueen kuntien ja 3. sektorin toimijoiden kanssa.
Sähköinen perhekeskus verkkopalvelukokonaisuuden käyttöönotolla mahdollistetaan ajantasaisen, yhdenvertaisen tiedon saaminen tasapuolisesti ja sujuvasti sekä sujuva ja nopea palveluihin ohjautuminen. Sähköinen perhekeskus verkkopalvelukokonaisuuden hankinta tukee Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soiten palvelustrategiaa ja digiohjelmaa. Organisaation palvelut rakentuvat digitaalisten ja jalkautuvien palveluiden ympärille. Prosessien kehittämisessä hyödynnetään uudenlaisia asiakkaita ja potilaita hyödyttäviä palvelukanavia.
Keski-Pohjanmaan hanketyöntekijä aloitti kansallisen sähköisen perhekeskuksen projektissa 1.9.2021 rakenneuudistusrahoituksella tulevaisuuden sote-keskus 2.0 hankkeessa ja vuoden 2022 tulevaisuuden sote-keskus 2.1 hankkeessa hankkeessa. 1.1.23 lähtien kehitystyö siirtyi RRF2 Keski-Pohjanmaa hankkeeseen. Alueeltamme on ollut nimetyt henkilöt projektiryhmässä mukana vuoden 2021 alusta.
Alueeltamme kehitystyöhön on osallistunut pääsääntöisesti hanketyöntekijä, joka on toiminut myös alueella aluekoordinaattorina, projektipäällikkönä käyttöönotoissa sekä pääkäyttäjänä. Projektiryhmiin ja monthlyihin on osallistunut myös muita toimijoita Soitelta. Työ-/kehitysryhmiin on alueelta osallistunut kutsuttuina eri alojen ammattilaisia ja asiantuntijoita sote-palveluista ja alueen perhekeskusjärjestöistä työpajojen sisällön ja ammattilaisten substanssin mukaan. Pääsääntönä saada alueelta parhaat asiantuntijat kehitystyöhön ja vaikuttamaan. Projektin aikana on korostunut yhteistyön merkitys eri perhekeskustoimijoiden välillä ja projektin aikana on yhteistyötä eri perhekeskustoimijoiden kanssa edistetty ja kehitetty.
Sähköinen perhekeskus -toimintamallia on yhteiskehitetty kansallisesti eri toimijoiden kesken. Alueellisesti Keski-Pohjanmaalla sähköistä perhekeskusta osana perhekeskustoimintaa on kehitetty yhteistyössä ensisijaisesti perhekeskusyksiköiden sekä muiden hyvinvointialueen kehittäjätyöntekijöiden kanssa. Aluekoordinaattorina vastuullani on ollut sähköisen perhekeskuksen kansalliseen kehittämistyöhön osallistuminen ja alueellinen koordinointi, eli monipuolinen SPK ja alueen rajapinnassa toimiminen ja yhteystyö eri perhekeskustoimijoiden kanssa. Kehittämisprojektin aikana on osallistettu alueelta eri toimijoita yhteiskehittämiseen, edistetty ja tiivistetty perhekeskustoimijoiden yhteistyötä sekä juurrutettu sähköisen perhekeskuksen verkkopalvelut osaksi perhekeskustoimintaa. Oleellisena tässä on ollut säännöllinen kontaktointi, viestiminen ja tiedottaminen koko alueella alueen asukkaille sekä perhekeskustoimijoille, mistä puhutaan, missä mennään ja mitä työstetään. Hanketyöntekijänä roolinani on ollut myös olla käyttöönotoissa projektipäällikkönä sekä tuotantokäytössä pääkäyttäjänä.
Sähköisen perhekeskuksen kehittäminen alueelle alkoi syyskuussa 2021 aiheeseen, materiaaleihin ja termeihin perehtymällä. Samanaikaisesti myös verkostoitumisella ja tutustumalla alueen muihin perhekeskustyöntekijöihin ja kehittäjiin sekä yhteistyökumppaneihin, synergiaetujen löytämiseksi ja jotta kehitystyö kiinnittyisi tiiviisti heti alkuun alueen muuhun perhekeskuskehittämiseen. Tässä kohtaa voineen sanoa, että kehitystyön alkutaipaleella oli hyvin epäselvää sekä itselle, että muille alueella mikä se sähköinen perhekeskus on, mitä se tarkoittaa valtakunnallisesti ja mitä paikallisesti? Myös itse perhekeskus ja perhekeskustoimintamalli käsitteinä tarvitsivat kirkastamista.
DigiFinlandin projektipäällikön vinkistä aloitin alueen ulkopuolisen verkostoitumisen naapurimaakunnan Etelä-Pohjanmaan SPK hanketyöntekijöiden kanssa. Tämä oli erittäin kannattava benchmarkkaus ja perehtymis- ja oppimismenetelmä, koska lähtökohdat koosta huolimatta olivat samansuuntaiset pohjanmaalaiset erityispiirteet huomioiden. Sain heti alkuun mallia hyvistä käytänteistä, joiden pohjalta päästiin rakentamaan alueellisesti sopivia malleja. Lisäksi sain kattavaa perehdytystä, koska olivat olleet mukana alusta alkaen kansallisessa projektissa ja osa myös LAPE-hankkeessa.
Parasta tässä verkostoitumisessa on kuitenkin ollut se, että se on johtanut jatkuneeseen yhteistyöhön Etelä-Pohjanmaan kanssa, sen jälkeen Pohjanmaan sekä nyttemmin myös monen muun alueen SPK hanketyöntekijän kanssa. Kokoonnumme ajoittain yhteiskehittämisen ja benchmarkkauksen äärelle. Hyödynnämme yhteistyön voimaa, tsemppaamme toisiamme ja jaamme hyviä käytänteitä, mutta myös hanketuskaa, sillä onhan kehittämistyö muutakin kuin uuden intoa ja pelkkää ylämäkeä. Iso Kiitos tästä kaikille yhteystyö-hankehemmoille!
Alueella kehittäjäverkoston kokoamisessa on pohjana ollut perheiden palveluiden toimintamalli ja -tavoitteet, johdon tuki, perhekeskuskoordinaattorin sekä muiden perhekeskuskehittäjien osallisuus. Kehitystyön alusta saakka sähköinen perhekeskus on liitetty mukaan eri yhteistyöryhmiin.
Sähköisen perhekeskuksen alueellinen ohjaava työryhmä kokoontuu säännöllisesti kerran kuussa kansallisen projektiryhmä/Monthlyn jälkeen. Alueellisessa työryhmässä on kutsuttuina hyvinvointialue, sivi, vaka ja järjestötoimijoita. Tilaisuuksissa käydään läpi tilannekatsaus ja tehdään alueellisia linjauksia.
Yhteistyöverkostoon kuuluu tiiviisti myös alueen HYTE-palvelukonsepti -hanketyöntekijä, sillä hankkeillamme on paljon yhtymäkohtia. Aloitimme SPK ja HYTE-yhteistyön ja Laenatut yhteisinfot kunnille, järjestöille ja seurakunnille Omaperheen käyttöönottoprojektissa.
Kehittämistyö ja jalkauttaminen jatkuu edelleen. Samoin yhteistyö.
Verkkopalvelun käytön myötä vähennetään ohjaukseen ja tukeen liittyvien kontaktien ja puheluiden määriä sekä henkilökohtaisten käyntien tarvetta. Lisäksi parannetaan perheiden palveluiden palveluvalikoimaa, saavutettavuutta ja oikea-aikaisuutta sekä lisätä digitaalista asiointia ja itsehoitoa.
SPK on vuoden 2025 lopussa ensisijainen asiointikanava perheellisille, nuorille ja perhekeskuspalveluiden ammattilaisille.
- SPK korvaa fyysisiä palveluita sähköisesti.
- Päällekkäisyys palveluissa poistuu
- Resurssisäästö
- Sähköisen palvelun ja itsepalvelun lisääminen
- Käytössä kansallista materiaalia, jota ennen tuotettu alueella
- Perhekeskustoiminnan yhteistyön tiivistyminen ja parantaminen
- Asukasnäkökulma: Asukas- asiakastyytyväisyys. Parempi ja laajempi palveluvalikoima. Tiedon ja palveluiden helppo löytyminen.
- Asiakaskyselyt, asiakaspalautteet.
- Onko palvelu tuttu / käytössä
- Onko asiakas löytänyt tarvitsemansa tiedon tai palvelut helposti.
- Saitko verkkopalvelusta tai itsehoidosta riittävästi apua.
- Palvelun kehittäminen ja suositteleminen.
- Asiakaskyselyt, asiakaspalautteet.
- Ammattilaisnäkökulma: Ammattilaisen työn parempi kohdentuminen. Tiedonkulun parantuminen ammattilaisten välillä. Käyntien sujuvoituminen.
- Kysely ammattilaisille.
- Onko Omaperhe / Omahelpperi tuttu / käytössä, tarvitsetko lisää koulutusta.
- Onko Omaperhe / Omahelpperi osana asiakkaan neuvontaa ja ohjausta.
- Löytyykö tarvittu tieto paremmin.
- Onko palvelun käyttö helpottanut ammattilaisen ohjaamista ja tietoisuutta alueen palveluista.
- Myöhemmin: Onko käynnit sujuvoituneet? Onko tietyn tyyppiset / tiettyyn asiaan liittyvät kontaktit vähentyneet tai lisääntyneet tai onko jonotusaika palveluun ehkä lyhentynyt, kun jotain asioita on hoitunut "itsestään" verkkopalvelussa.
- Työajanseuranta neuvontaan ja ohjaukseen käytetystä työajasta.
- Puheluiden määrät ennen ja jälkeen käyttöönottoa.
- Kysely ammattilaisille.
- Hyvinvointialuenäkökulma: Paremman palvelun tarjoaminen lapsiperheille, nuorille ja ammattilaisille. Resurssisäästö, resurssien kohdentaminen.
- Seurataan vaikuttavuutta. Otetaan kansalliset mittarit ja indikaattorit käyttöön, kun sellaiset saatavilla perhekeskuspalveluiden ja sitä myöten sähköisten perhekeskuspalveluiden käyttöön. Kansallisilla seurantamittareilla ja indikaattoreilla saadaan vain vertailukelpoista dataa.
- Perusanalytiikka Palveluntarjoajalta
Käyttöön otetaan kaikki 3 kokonaisuutta kansallisen etenemisen mukaisesti. Omaperhe on Sähköisen perhekeskuksen ensimmäisenä käyttöönotettava asiointikokonaisuus perheellisille ja perheen perustamista suunnitteleville.
Omaperheen kansallinen pilotti järjestettiin 24.10.- 18.11.2022, johon Keski-Pohjanmaa osallistui. Yhteensä pilottiin osallistui 11 tulevaa hyvinvointialuetta. Keski-Pohjanmaalta pilotissa olivat Perhekeskus-palveluiden puolelta Kokkolan Isokylän ja Torkinmäen neuvolat, Perhejokilaakson perhesosiaalityön Vuoksi-tiimi, Perhon koulu- ja opiskelijaterveydenhuolto ja Kokkolan lapsiperhepalveluiden perhesosiaalityön Ilmo, Assi- ja Perheohjauksen tiimit. Lisäksi alueen asukaskäyttäjiä saatiin pilottiin Koivutuvan äiti-lapsiryhmän kautta. Pilotin aikana kyseisten yksiköiden asiakkaat saivat Omaperheen esitteen, jossa oli tietoa palvelun testaamisesta. Testaajia pyydettiin selailemaan itseään kiinnostavia otsikoita ja antamaan palautetta käyttökokemuksistaan. Palautteita saatiin yhteensä 56 kappaletta, joista 9 % oli Keski-Pohjanmaalta.
Omaperheen käyttöönottopäätös tehtiin 19.5.22. Käyttöönoton aikataulupäätös tehtiin loppuvuodesta 2022. Käyttöönottoprojektisuunnitelman laati alueelle aluekoordinaattori/käyttöönoton projektipäällikkö, joka hyväksyttiin 26.4.23. Omaperheen tuotaantoonvienti Keski-Pohjanmaalla oli 15.5.23. Käyttöönotossa alueen Palvelutietovarantoon (PTV) kirjatut perhekeskustyöhön liittyvät fyysiset ja sähköiset palvelut ohjattiin näkymään Omaperheen asiointiportaalista. Lisäksi alue sai käyttöönsä aluekohtaisen perhekeskustyön näkymän.
Omahelpperin pilotointiin osallistuimme myös. Keski-Pohjanmaalla järjestettiin ohjattu Helpperin koekäyttötilaisuus 25.5.23. Koekäytön aikana nuoret saivat testata sivustoa tilaisuudessa omalla puhelimella ja palaute kerättiin samassa tilaisuudessa kyselyn kautta. Tilaisuuden fasilitoi DigiFinland ja minä koordinoin tilaisuuden alueella. Paikalla oli 7 alaikäistä Kokkolaista nuorta ja heidän huoltajiaan. Joitain täysikäisiä yksilökokeilijoitakin alueelta saatiin. Keskiarvoksi Kokkolan nuoret antoivat Helpperille 3.26, kun kokonaisarvio oli 3.49.
Omahelpperin hankintapäätös saatiin 17.4.2024 ja tuotantoon päästiin 29.5.2024. Käyttöönottoprosessi venyi ennakoitua pidemmäksi alueen tilanteen vuoksi. Tästä syystä Omahelpperin markkinoimiseen päästiin harmillisesti vasta koulujen loputtua.
Sähköinen perhekeskus ammattilaisille käyttöönotto aloitettiin 6.9.24 pilotilla. Pilotin aikana valmisteltiin tietoturvaan ja tietosuojaan, käyttäjätunnuspyyntöön ja palvelun käytön prosessiin liittyvät asiat ja dokumentit. Pilotin aikana koulutettiin ja luvitettiin perhekeskustyön ammattilaisia sote-palveluista, kunnan palveluista sekä järjestötoimijoista. Pilotin jälkeen palvelun juurruttaminen ja tuotantokäyttö siirtyy palveluihin ja hankekauden jälkeen tarkoitus laajentaa käyttöä koskemaan kaikkia alueen perhekeskusammattilaisia yli organisaatiorajojen, lisäämään ja tiivistämään alueen sisäistä ja alueiden välistä yhteistyötä. Sähköinen perhekeskus ammattilaisille tukee myös asukkaalle tarkoitettujen Omaperheen ja Omahelpperin käyttöliittymiin tulevien tietojen julkaisua ja hallinnointia.
Sähköisen perhekeskuksen kokonaisuus koostuu kolmesta verkkopalvelusta:
- Perheellisten ja perhettä suunnittelevien Omaperhe
- Nuorten Omahelpperi
- Sähköinen perhekeskus ammattilaisille
Sisällöt ja toiminnot tukevat asukkaita ja helpottavat löytämään koostetusti tietoa ja perhekeskustyöhön liittyviä fyysisiä ja sähköisiä palveluita.