Sähköisen perhekeskuksen käyttöönotto, Itä-Uudenmaan hyvinvointialue (RRP, P4, I1)

Itä-Uudenmaan hyvinvointialue on ottanut käyttöön Omaperhe.fi-palvelun ja Sähköinen perhekeskus ammattilaisille -palvelun tukemaan perhekeskuksen toimintaa digitaalisella palvelulla ja helpottamaan asiakkaiden tiedonsaantia.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Sähköinen perhekeskus on DigiFinlandin sähköinen palvelu, joka koostuu Omaperhe.fi-palvelusta, Omahelpperi.fi-palvelusta ja Sähköinen perhekeskus ammattilaisille -palvelusta. Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella päädyttiin ottamaan käyttöön Omaperhe.fi- ja Sähköinen perhekeskus ammattilaisille -palvelut. Omahelpperi.fi-palvelua ei otettu käyttöön.

Omaperhe.fi-palvelu on perhettä perustaville ja lapsiperheille tarkoitettu palvelu, jossa on luotettavaa tietoa artikkelien ja videoiden muodossa sekä ohjauksia eri lapsiperhetoimijoiden palveluihin. Lisäksi palvelussa on ohjauksia erilaisiin omahoito-ohjelmiin. Palvelua voivat hyödyntää sekä hyvinvointialueen asukkaat että lapsiperheiden tai perhettä perustavien parissa työskentelevät hyvinvointialueen, kuntien, kolmannen sektorin ja valtakunnallisten palveluiden ammattilaiset. Omaperhe.fi-palveluun ei tarvitse kirjautua ja palvelu on käytettävissä myös valtakunnallisesti, mutta Omaperhe.fi-palvelussa valitun alueen palvelut, tapahtumat ja asukasmateriaalit näkyvät vain mikäli hyvinvointialue on ottanut palvelun käyttöön. Palvelut nousevat integraation kautta Palvelutietovarannosta, jonka käyttö on lakisääteistä julkishallinnollisille organisaatioille (Laki hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista (571/2016)). Lisäksi Terveydenhuoltolain mukaan palvelut tulee olla saatavilla suomeksi ja ruotsiksi.

Sähköinen perhekeskus ammattilaisille -palvelun kautta voidaan syöttää Omaperhe.fi-palveluun mm. tapahtumatietoja ja asukasmateriaalia. Sähköinen perhekeskus ammattilaisille -palvelua voi hyödyntää myös moniammatillisen yhteistyön alustana sekä tietopankkina.

Sähköinen perhekeskus ammattilaisille -palveluun myönnetään halukkaille ammattilaisille käyttöoikeus käyttövaltuushallinnan kautta. DigiFinland Oy myöntää Sähköinen perhekeskus ammattilaisille -palveluun käyttöoikeudet sopimuksen tehneiden hyvinvointialueiden pääkäyttäjille. Hyvinvointialueen pääkäyttäjät hallinnoivat loppukäyttäjien ja alemman tason pääkäyttäjien käyttöoikeuksia. Hyvinvointialueen pääkäyttäjät voivat myöntää käyttöoikeuksia myös muiden toimijoiden, kuten kuntien, seurakuntien ja kolmannen sektorin lapsiperhepalveluiden ammattilaisille. Käyttäjätunnuksiin tarvittavista henkilötiedoista muodostuu henkilörekisteri. DigiFinland Oy toimii evästetietojen rekisterinpitäjänä ja hyvinvointialue toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä. Henkilörekistereitä koskee Tietosuojalaki 1050/2018.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Sähköinen perhekeskus -kokonaisuus on tarkoitettu vahvistamaan fyysisen perhekeskuskokonaisuuden palveluja tarjoamalla tietoa ja palveluohjausta sekä asiakkaille että ammattilaisille. Sähköinen perhekeskus ammattilaisille -palvelun kautta voi Omaperhe.fi-palvelun tapahtumakalenteriin syöttää alueella pidettäviä kertaluontoisia tai toistuvia lapsiperheille suunnattuja tapahtumia sekä täydentää artikkeleiden tietosisältöä tai palveluohjausta lisäämällä erilaisia hyvinvointialueen asiakkaille suunnattuja materiaaleja. Sähköinen perhekeskus ammattilaisille -palvelu toimii myös moniammatillisen yhteistyön alustana, jonne hyvinvointialue voi lisätä omia ammattilaisille suunnattuja materiaaleja ja tapahtumia. Alustalla on myös mahdollista pyytää moniammatillisesti neuvonantoa oman hyvinvointialueen sisällä tai muilta hyvinvointialueilta tai mahdollisesti kuntien, seurakuntien tai kolmannen sektorin palveluista.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Omaperhe.fi-palvelun on tarkoitus tuoda lapsiperheitä koskevia tietoja ja palveluita helpommin löydettäviksi asiakkaille ja ammattilaisille. Palvelun artikkelit ja videot tarjoavat tietosisältöä, artikkeleille liitetyt eri toimijoiden palvelut palveluohjausta ja tapahtumakalenterista voi tarkastella valtakunnallisia tapahtumia. Sähköinen perhekeskus ammattilaisille -palvelun kautta hyvinvointialue ja muut lapsiperheiden kanssa toimivat toimijat voivat täydentää alueen asiakkaiden Omaperhe.fi-palvelun kautta saamaa tietoa lisäämällä asukasmateriaalia artikkeleille sekä julkaisemalla alueellisia tapahtumia tapahtumakalenteriin. Omaperhe.fi-palvelua voivat käyttää asiakkaat ja ammattilaiset itsenäisesti, mutta ammattilaiset voivat hyödyntää palvelua myös yhdessä asiakkaiden kanssa täydentämään suullisesti tai kirjallisesti annettua tietoa.

Tähän täytyy lisätä ainakin tarve ja luominen käyttäjätunnuksen pyyntölomake, poistolomake, tietosuojaseloste, DPIA, henkilötietojen käsittelyn suostumus.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Perhettä suunnittelevat ja lapsiperheet ovat asiakasryhmä, jota koskettaa hyvin monet eri toimijoiden palvelut. Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella lapsiperhepalvelut koostuvat neuvolapalveluista, opiskeluhuollon palveluista, varhaisen tuen palveluista, lastensuojelun palveluista ja lasten ja nuorten psykososiaalisista palveluista. Lapsiperheet voivat tarvita palveluita myös esimerkiksi terveyspalveluista, työikäisten sosiaalipalveluista ja vammaispalveluista, vaikka ne eivät suoraan olekaan lapsiperheiden palveluita. Lapsiperheet voivat olla lisäksi mm. kunnallisen varhaiskasvatuksen, koulutuksen, nuoriso- ja liikuntapalveluiden asiakkaita. Myös monet valtakunnalliset, kolmannen sektorin ja seurakuntien toimijat tarjoavat lapsiperheille palveluita. Valtakunnallisesti moni eri toimija onkin ollut mukana kehittämässä DigiFinlandin kanssa Sähköinen perhekeskus -palvelukokonaisuutta.

Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella oli vuonna 2023 lapsiperheitä 10 510 ja 0-19-vuotiaita 21 472. Itä-Uudenmaan hyvinvointialue on kaksikielinen kunta ja ruotsinkielisten osuus oli 27,6%. Muun kielisiä asukkaista oli 7,3%. Perhekeskuksia hyvinvointialueella on neljä: Askolassa, Loviisassa, Porvoossa ja Sipoossa. Perhekeskuksista löytyvät lapsille, nuorille ja perheille suunnatut sosiaali- ja terveyspalvelut saman katon alta.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Itä-Uudenmaan hyvinvointialue otti käyttöön Omaperhe.fi-palvelun, jotta asiakkaat löytäisivät helposti luotettavaa tietoa lapsiperheitä kiinnostavista asioista, ohjautuisivat oikeisiin palveluihin ja löytäisivät myös etsimäänsä tietoon liittyviä kunnallisia, kolmannen sektorin ja valtakunnallisia palveluita. Omaperhe.fi-palvelun toivotaan tukevan perheiden hyvinvointia matalan kynnyksen palveluna, auttavan perheiden ohjautumista varhaisemmassa vaiheessa oikeisiin palveluihin ja vähentävän häiriökysyntää.

Sähköinen perhekeskus ammattilaisille -palvelulla täydennetään Omaperhe.fi-palvelun alueellista sisältöä tapahtumakalenterilla ja alueen asukasmateriaalilla. Ammattilaisille suunnattua palvelua voi hyödyntää myös mm. moniammatillisen yhteistyön alustana, ammattilaisten tietopankkina ja ammattilaisille suunnatuista tapahtumista ja koulutuksista tiedottamiseen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Itä-Uudenmaan hyvinvointialue on tehnyt Omaperhe.fi-palvelun ja Sähköinen perhekeskus ammattilaisille -palvelun käyttöönotosta sopimuksen. Omaperhe.fi-palvelun käyttöönottoa on työstetty yhdessä DigiFinlandin ja käyttöönottoon nimetyn projektitiimin sekä palveluista nimettyjen ammattilaisten kanssa yhteistyössä. Sähköinen perhekeskus ammattilaisille -palvelun käyttöönotto toteutettiin Omaperheen käyttöönoton jälkeen.

Sähköisen perhekeskuksen käyttöönotto

Sähköisen perhekeskuksen käyttöönoton projektipäälliköksi nimettiin ICT-kehittämisasiantuntija hyvinvointialueen digipalveluista. Lisäksi kiinteään projektitiimiin nimettiin kunkin hyvinvointialueen lapsiperhepalvelun palveluvastaava, lapsiperhepalveluiden tulosyksikköpäällikkö ja projektisuunnittelija RRP-hankkeesta. Osa projektitiimin jäsenistä vaihtui käyttöönoton aikana. Projektipäällikkö ja projektisuunnittelija toimivat myös palvelun pääkäyttäjinä ja osallistuivat Sähköisen perhekeskuksen valtakunnalliseen kehittämiseen. Myöhemmin ammattilaisille suunnatun palvelun käyttöönottoon osallistui toinen ICT-kehittämisasiantuntija digipalveluista.

1.1 Omaperheen käyttöönottoprojekti

Yksinkertaistettuna Omaperhe.fi-palvelun käyttöönoton vaiheet olivat projektitiimin koostaminen, Palvelutietovarannon palvelukuvausten korjaaminen ja luominen, artikkeleiden palvelulinkitysten tarkastus ja korjaus, käyttöönotto, tiedottaminen ja mainostaminen. Käyttöönotossa lähdettiin liikkeelle projektitiimin koostamisella ja Omaperheen käyttöönottoon vaadittavien tietojen keräämisellä. Käyttöönoton jälkeen toteutettiin kaksiosainen työajanseuranta Omaperheeseen liittyen.

1.1.1 Palvelutietovaranto ja palvelukuvaukset

Omaperhe.fi-palvelu nostaa palveluiden tiedot Palvelutietovarannosta. Hyvinvointialueen kunnat olivat hyvin eri tasoisesti kuvanneet palveluitaan Palvelutietovarantoon hyvinvointialueen muodostuessa eikä palvelukuvauksia ollut ehditty tehdä kattaviksi ennen Omaperhe.fi:n käyttöönottoa. Lapsiperheitä koskevien palveluiden kuvaukset oli välttämätöntä korjata ja tehdä Palvelutietovarantoon ennen kuin käyttöönotto oli mahdollinen. Kuvattavista palveluista tehtiin lista pyytämällä projektitiimin jäseniltä lista välttämättömimmistä palveluista. Listaa täydennettiin sen perusteella, mitä palveluita haluttiin artikkeleihin liitettäväksi. Palvelukuvausten luominen tuli projektipäällikön ja projektisuunnittelijan tehtäväksi. Kuvausten tekemistä varten tietoja oli kerättävä hyvinvointialueen verkkosivuilta ja palveluiden esihenkilöiltä. Koska hyvinvointialue on kaksikielinen, kuvaukset oli myös käännettävä ruotsiksi. Tämän jälkeen piti käydä jokainen artikkeli läpi ja tarkistaa, mitkä palvelut nousivat kuhunkin artikkeliin ja ilmoittaa DigiFinlandille muutostarpeista.

Itä-Uudenmaan hyvinvointialue oli ensimmäinen hyvinvointialue, joka kävi jokaisen Omaperhe-artikkelin läpi ja listasi sekä alueellisia että valtakunnallisia palveluita koskevat palveluiden muutostarpeet. Samanaikaisesti muut hyvinvointialueet, kunnat ja järjestöt tekivät omien palveluidensa kuvauksia Palvelutietovarantoon, mikä teki muutoksia artikkeleiden palveluliitoksiin ja minkä vuoksi artikkeleiden palvelunäkymät tuli käydä toistuvasti läpi. Artikkeleiden palvelunäkymistä pidettiin seitsemän työpajaa, joissa oli aihealueesta riippuen esihenkilöiden nimeämiä ammattilaisia hyvinvointialueen palveluista. Käytännössä osallistujamäärät työpajoihin olivat vähäiset ja työmäärän huomattiin olevan paljon suurempi kuin työpajoihin oli mahdollista ammattilaisten antaa aikaa. Tämän vuoksi projektipäällikkö ja projektisuunnittelija kävivät suurimman osan artikkeleista läpi ja tekivät ehdotukset niihin liitettävistä palveluista. Artikkeleita läpikäydessä myös huomattiin lisätarpeita palvelukuvauksille ja palveluista tuli pyyntöjä uusista kuvauksista tai jo tehtyjen kuvausten muutoksista. Lopuksi pyydettiin hyväksyntä projektitiimiltä palveluiden liitoksista artikkeleihin, vaikkakin työtä täytyy jatkaa säännöllisesti käyttöönoton jälkeenkin.

Sähköisen perhekeskuksen käyttöönoton selkeästi työstävimmäksi ja aikaa vievimmäksi vaiheeksi nousikin Palvelutietovarannon kuvausten teko ja korjaus sekä artikkeleiden palveluliitosten työstäminen.

1.1.2 Varsinainen käyttöönotto ja viestintä

Omaperhe.fi-palvelu vietiin Itä-Uudenmaan hyvinvointialueella tuotantoon toukokuussa 2025. Hyvinvointialueen viestintäpalveluiden kanssa tehdyn viestintäsuunnitelman mukaisesti Omaperheestä viestittiin käyttöönottoprojektin eri vaiheissa ammattilaisille sekä projektitiimin että hyvinvointialueen sisäisten uutisten kautta. Tuotantoon viemisen yhteydessä palvelun käyttöönotosta tehtiin sivu hyvinvointialueen verkkosivuille sekä tiedote hyvinvointialueen some-kanavissa, tiedotettiin ammattilaisille henkilöstöinfossa ja avoimissa sähköisissä tiedotustilaisuuksissa. DigiFinlandin tekemistä mainosmateriaaleista tehtiin hyvinvointialueen omat versiot ja suunniteltiin omaa materiaalia lisäksi. Mainosmateriaaleista pyydettiin palveluista toiveita. Painetut mainosmateriaalit toimitettiin palveluihin.

1.1.3 Työajanseuranta

Omaperhe.fi-palvelun hyödyntämisestä toteutettiin hyvinvointialueella työajanseuranta helmikuussa 2025 ja uusittiin syys-lokakuussa 2025. Webropol-kyselyllä toteutetussa työajanseurannassa selvitettiin lapsiperhepalveluissa erilaiseen ohjaukseen ja neuvontaan kulunutta työaikaa ja pyydettiin ammattilaisten arviota, kuinka paljon ohjaukseen ja neuvontaan kuluneesta ajasta olisi voinut säästää Omaperhe-palvelun hyödyntämisellä sekä kuinka paljon ammattilaisilla kului työaikaa häiriökysyntään. Työajanseurannalla pyrittiin selvittämään, kuinka paljon Omaperhe.fi-palvelulla voidaan vähentää ohjaukseen ja neuvontaan käyttämää ammattilaisten työaikaa, tuomaan Omaperhettä ja sen hyödyntämismahdollisuuksia ammattilaisten tietoisuuteen, ja voiko Omaperheellä vaikuttaa häiriökysyntään. Työajanseurannan tuloksia hyödynnetään Sähköisen perhekeskuksen kustannushyötyanalyysissä.

1.2 Sähköinen perhekeskus ammattilaisille -käyttöönotto

Sähköinen perhekeskus ammattilaisille -palvelun käyttöönottoa suunniteltiin yhdessä projektitiimin kanssa. Palvelun vähäisestä sisällöstä johtuen projektitiimi päätyi suppeaan käyttöönottoon, jossa hyödynnetään palvelusta vain Omaperhe-kalenterin käyttö ja asukasmateriaalin syöttäminen Omaperheen artikkeleihin. Käyttöönottoa varten täytyi tehdä ja hyväksyttää tietosuojavastaavalla ja tietohallintopäälliköllä tietosuojan vaikutustenarviointi (DPIA), tietosuojaseloste ja henkilötietojen käsittelyn kuvaus. Tietosuoja-asiakirjojen jälkeen pääkäyttäjät saivat koulutuksen palvelun käyttövaltuushallintaan ja käyttöön. Ammattilaisten koulutuksesta huolehtivat pääkäyttäjät eli ICT-kehittämisasiantuntija ja projektisuunnittelija. Käyttöoikeuksien hakemista varten luotiin Webropol-ohjelmalla sähköinen käyttöoikeuden hakulomake sekä käyttöoikeuden poiston hakulomake, jotka julkaistiin hyvinvointialueen verkkosivuilla. Ammattilaisen osiosta tiedotettiin hyvinvointialueen sisäisessä uutisessa sekä sähköpostitse alueella toimiville järjestöille ja yhdistyksille. Viestintäasiantuntija selvittää tiedotusta kuntiin ja seurakunnille.

Palveluiden esihenkilöt halusivat myöntää käyttöoikeuden ammattilaisten osioon vain yhden ammattilaisen, jonka vastuulle oli tarkoitus tulla asukasmateriaalien syöttäminen ja hyvinvointialueen lapsiperheille suunnattujen tapahtumien lisääminen. Yksittäisten tapahtumien syöttämisestä päädyttiin luopumaan, sillä ammattilaisten osion kalenteria ei saa integroitua mihinkään toiseen kalenteriin, jolloin kalenteritapahtumat olisi pitänyt syöttää useaan paikkaan.

2. Sähköisen perhekeskuksen juurruttaminen

Juurruttamisessa on hyödynnetty koulutuksia ja toistuvaa tiedottamista ammattilaisille eri kanavissa. Neuvoloissa jaettavat neuvolakortin kuoret, ja lapsiperhepalveluissa hyödynnettävät esitteet ja julisteet muistuttavat ammattilaisia palvelusta. Työajanseurannalla pyritään juurruttamaan Omaperhe.fi-palvelua, sillä seurantaan osallistuminen vaatii palvelun tuntemista. Hankeajan jälkeen täytyy nimetä osittain uudet vastuuhenkilöt sähköisen perhekeskuksen ylläpitoon ja ammattilaisten osion käyttöön, sillä osa vastuutyöntekijöistä on sidottu työtehtävään vain RRP-hankkeen ajaksi.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Sekä käyttöönoton projektipäällikkö että hankkeesta käyttöön osallistunut projektisuunnittelija olivat pohjakoulutukseltaan terveydenhoitajia ja työskennelleet aiemmin useiden vuosien ajan lapsiperhepalveluissa, mistä oli Omaperheen käyttöönotossa huomattavaa hyötyä, sillä erityisesti artikkeleiden palveluliitosten muokkauksessa ja Palvelutietovarannon palvelukuvausten tekemisessä lapsiperhepalveluiden tuntemisen myötä he pystyivät tekemään kuvauksia ja ehdotukset liitettävistä palveluista, mikä vähensi palveluille kohdistuvaa työtaakkaa.

Sähköinen perhekeskus ammattilaisille -osion käyttöönotossa tarvittiin erityisesti taas tietosuojaosaamista, kun palvelun käyttöönottoa varten tuli luoda tietosuojaseloste ja tietosuojan vaikutustenarviointi.

Käyttöönottojen kannalta johdon ja esihenkilöiden tuki on välttämätön projektin onnistumiselle. Olennaista on myös projektitiimin sitoutuminen ja vastuun kantaminen. Ammattilaisten osallistaminen on tärkeää ja resurssointi on hyvä huomioida jo projektia suunnitellessa.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Resurssipulan vuoksi sekä Omaperhe.fi- että Sähköinen perhekeskus ammattilaisille -palveluiden käyttöönotot ovat viivästyneet. Kummankin palvelun käyttö on jäänyt hyvinvointialueella vähäiseksi. Palveluiden innostus ammattilaisten osion hyödyntämiseen on vähäistä, sillä palvelun sisällöntuotanto on hyvinvointialueen harteilla eikä siihen riitä resursseja. Palvelun hyödyntämiseen olisi luultavasti ollut suurempi kiinnostus, jos tietopankkiin ei tarvitsisi itse syöttää tietoja ja kalenteriin olisi mahdollista luoda integraatio muista kalentereista.

Omaperhe.fi-palvelua on mainostettu ja siitä on tiedotettu ammattilaisille sisäisesti eri kanavissa, mutta silti ammattilaisten tietoisuus palvelusta, sen hyödyntämismahdollisuuksista ja kiinnostus palvelua kohtaan on jäänyt vähäiseksi. Resurssipulan vuoksi ammattilaisilla on vaikuttanut olevan haasteita palveluun tutustumisessa. Asiakkaille palvelua on mainostettu painetuin mainosmateriaalein. Lisäksi käynnissä on somemainoskampanja kesäkuusta marraskuuhun 2025. Somemainoskampanjaan päädyttiin, kun näkyvyyttä haluttiin tehostaa.

Omaperhe.fi-palvelusta on tehty ensimmäinen työajanseuranta hyötyjen arvioimiseksi helmikuussa 2025. Työajanseuranta uusitaan syys-lokakuussa 2025.