Sisäisen viestinnän hyvät käytännöt
Mallissa on kuvattu opinnäytetyön perusteella ehdotus toimenpiteistä, joiden avulla syntyvät hyvät sisäisen viestinnän käytännöt sote-alan työyhteisöille.
Ulkopuolelle on rajattu ulkoinen viestintä sekä potilas- ja omaisviestintä.
Onnistunut viestintä on merkityksellinen osa menestyvää organisaatiota. Viestintä koskettaa läpileikkaavasti jokaista organisaatiossa työskentelevää henkilöä, ja siksi yhtenäiset käytännöt ovat tärkeä osa sujuvaa tiedonkulkua.
Suositukset sisäisen viestinnän kehittämiselle pohjautuvat Mari Virran opinnäytetyöhön.
Opinnäytetyön tarkoitus oli luoda ehdotus toimenpiteistä, joiden avulla syntyvät hyvät sisäisen viestinnän toimintatavat Eloisan (Etelä-Savon hyvinvointialue) kotihoidon sähköisissä kanavissa (sähköposti ja Microsoft Teams). Opinnäytetyön tavoite oli kehittää Eloisan kotihoidon sisäistä viestintää sen käyttämissä sähköisissä kanavissa (sähköposti ja Microsoft Teams). Tutki
Tutkimuskysymyksillä etsittiin vastausta siihen, millaiset ratkaisut edistävät ja mitkä estävät kotihoidon sisäistä viestintää edellä mainituissa kanavissa. Opinnäytetyössä käytettiin tutkimusmenetelmänä toimintatutkimusta ja aineistonkeruumenetelmänä kyselytutkimusta.
Kyselytutkimuksen määrällinen aineisto visualisoitiin grafiikoiksi ja avattiin sanallisesti. Avoimet kysymykset analysoitiin aineistolähtöisen sisällönanalyysin avulla. Eloisan kotihoidon esihenkilöt käsittelivät kyselytutkimuksen tuloksia Innopajassa.
Työskentelyn pohjalta syntyi seitsemän toimenpide-ehdotusta Eloisan kotihoidon sisäisen viestinnän kehittämiseksi. Kyselyn kohderyhminä olivat Eloisan kotihoidon työntekijät ja esihenkilöt.
Kyselytutkimuksesta nousi esille, että viestintää estävät työn suunnittelun, viestinnän osaamisen ja vuorovaikutuksen haasteet. Viestinnän onnistumista edistävät tutkimuksen mukaan esihenkilöiden laatima viikkokooste, viestinnän hoitamiseen varattava aika, viestintään liittyvä koulutus sekä yhdessä laaditut viestinnän pelisäännöt. Liitteenä olevassa kuvassa on esitelty haasteet ja niiden ratkaisuksi ehdotetut toimenpiteet.
Kuva
- Ensimmäinen toimenpide-ehdotus koskee viikkokoostetta. Työntekijöiden vastauksien perusteella sähköisten viestien laajan jakelun sijasta tieto välittyisi vastaanottajille paremmin esihenkilön laatiman koosteen avulla. Viikoittainen kooste vähentäisi organisaation sisällä lähetettyjen viestien määrää, ja samalla työntekijöiltä jäisi pois ainakin osa pitkien viestien ja liitteiden lukemisesta. Näin viestikanaviin jäisi vain kiireellisempi ja mahdollisesti reagointia vaativa tieto. Samalla työntekijöille vapautuisi aikaa jäljelle jäävän viestinnän hoitamiseen.
2. Toinen toimenpide-ehdotus koskee viestinnälle varattua aikaa. Esihenkilöille ja työntekijöille työjärjestelyssä varattu viestintäaika varmistaisi, että jokainen ehtii avata, lukea ja reagoida viestikanaviinsa saapuneihin viesteihin. Tätä kautta kaikilla olisi mahdollisuus, oikeus ja velvollisuus osallistua ja vaikuttaa erilaisiin työhön liittyviin asioihin.
3. Kolmas toimenpide-ehdotus koskee viestinnän tarkempaa suunnittelua. Tiedon jakamisesta sovittaisiin ja jakeluryhmät valittaisiin huolellisemmin omalla ja koko organisaation tasolla.
4. Neljäs toimenpide-ehdotus liittyy viestikanavan valintaan. Kotihoidon viestikanaviin laadittaisiin kiireellisyysjärjestys eli sovittaisiin, mistä kanavasta tulleeseen viestiin olisi reagoitava heti, minkä kanavan viestiin esimerkiksi samana päivänä ja minkä kanavan viestit voisivat odottaa tarvittaessa seuraavaan päivään.
5. Viides toimenpide-ehdotus kannustaa kehittämään työntekijöiden viestintäosaamista. Koulutusta tarjottaisiin eri viestintäsovellusten käyttöön sekä niihin osaamisvajeisiin, joita työntekijät aktiivisesti nostavat esille.
6. Kuudes toimenpide-ehdotus koskee vuorovaikutuksen lisäämistä työyhteisössä psykologisen turvallisuuden keinoin. Niitä voisivat olla esimerkiksi henkilöstön kuuntelun ja osallistamisen lisääminen.
7. Seitsemäs toimenpide-ehdotus on luoda kotihoitoon viestinnän pelisäännöt tai hyvät käytännöt esimerkiksi edellisiin toimenpide-ehdotuksiin perustuen. Yhdessä laaditut viestinnän pelisäännöt selkiyttäisivät viestintää, vähentäisivät epäselvyyksiä, lisäisivät ymmärrystä viestinnän kuulumisesta työnkuvaan sekä osallistaisivat työntekijöitä ja kasvattaisivat heidän vaikutusmahdollisuuksiaan viestintään.
Opinnäytetyön tulosten avulla on mahdollista yhtenäistää viestinnän toimintatapoja, lisätä tehokkuutta, vuorovaikutusta, osallisuutta, sitoutumista ja luottamusta sote-alan työyhteisöissä.