Soiten tietojohtamisen toimintamalli
Soiten tietojohtaminen perustuu tiedolla johtamisen ja tiedon johtamisen käsitteisiin pohjautuvaan kahden työryhmän malliin. Tavoitteena on yhteensovittaa tietojohtaminen 1) kansallisiin linjauksiin 2) organisaatiossa yhdenmukaiseksi kokonaisuudeksi.
Oivalla ja ymmärrä
Tietojohtamisen toimintamallin eli organisaation tietojohtamisen kehittämiseen vaikuttavat erityisesti lainsäädännölliset, yhteiskunnallis-poliittiset ja taloudelliset tekijät. Lainsäädännöllisestä näkökulmasta korostuvat käytännön tiedon tuottamiseen liittyvät lait, kuten tiedonhallintalaki (906/2019) ja laki sosiaali- ja terveystietojen toissijaisesta käytöstä eli niin kutsuttu toisiolaki (552/2019). Tiedonhallintalain mukaisessa tiedonhallintamallissa kuvataan mm. organisaation tietojohtamisen järjestelmät ja käyttöprosessit ja se huomioidaan uusittaessa organisaation tietojärjestelmiä. Toisiolain § 41 puolestaan linjaa palvelunantajan asiakastietojen käyttöä tietojohtamista varten. Mikäli asiakastietolaki (HE 212/2020) tulevaisuudessa mahdollistaa suostumuksella yksilön sosiaali- ja terveystietojen yhdistämisen ja sen tuomisen näkyville asiakasta hoitavalle ammattilaiselle, on myös tällä vaikutusta organisaation tietojohtamiseen varsinkin tiedon integraation näkökulmasta.
Sosiaali- ja terveysalan organisaation tietojohtamiseen vaikuttaa yhteiskunnallis-poliittisista tekijöistä luonnollisesti eniten sote-uudistus ja sen tuomaan järjestämistehtävään valmistautuminen tietoon perustuvalla päätöksenteolla. Lisäksi kansalliset sote-alan linjaukset osaltaan ohjaavat organisaation tietojohtamista ja tietojohtamisen työryhmien toimintaa. Esimerkiksi mittareiden ja luokitusten yhdenmukaistamisessa tehdään tulevaisuudessakin kansallista yhteistyötä. Organisaatiossa on jo muun muassa toteutettu STM:n ja Sitran mallin mukainen sote-tietopakettien käyttöönotto, jota laajennetaan tulevaisuudessa. Myös mallin arvioinnissa hyödynnetään kansallisen mallin mukaista tietojohtamisen arviointimallia.
Taloudellisena tekijänä sote-palvelujen tietojohtamisen taustalla on kustannusten kasvun hillintä ja toiminnan vaikuttavuus. Kyvykkyys vastata väestön kasvaviin palvelutarpeisiin asiakaslähtöisesti ja vaikuttavasti tilanteessa, jossa käytettävissä olevat resurssit eivät voi kasvaa samassa suhteessa palvelutarpeiden kanssa, vaatii johtamisen ja päätöksenteon pohjaksi tarkoituksenmukaisella tavalla esitettyä luotettavaa tietoa.
Soiten tietojohtamisen toimintamallin taustalla on organisaation strategia ja tarve kehittää raportointia kokonaisuutena. On koettu, että lakisääteinen ja organisaation omista tarpeista lähtevä raportointi on nähtävä yhtenä tiedolla johtamisen kokonaisuutena, jonka osa-alueita kehitetään yhtenäisesti. Strategian yhtenä lähtökohtana on toiminnan ja talouden yhteys – tiedolla johtaminen. Tiedolla johtamisessa keskeistä on toimi- ja palvelualueiden strategisia tavoitteita kuvaavien mittarien ja uudenlaisen johtamiskulttuurin luominen sekä strategisiin tavoitteisiin sitoutuminen kaikilla esimiestasoilla, asetettujen toiminnan ja talouden tavoitteiden jatkuva seuraaminen ja korjaavien toimenpiteiden käyttöönotto. Näistä lähtökohdista lähdettiin keväällä 2019 muodostamaan Soiten tiedolla johtamisen toimintamallia.
Tietojohtamisen toimintamallin ja sen vakiinnuttamisen myötä:
- Soiten tietojohtaminen on yhteensovitettu kansallisiin vaateisiin, kehitystyöhön ja muutoksiin
- tietojohtaminen organisaation sisällä on johdonmukainen, tarkoituksenmukainen ja dokumentoitu kokonaisuus
- työryhmät kokoontuvat säännöllisesti 2–4 kertaa vuodessa; osallistujat ovat sitoutuneet toimintaan
- tiedolla johtamisen kehittämissuunnitelman toteutumisen seuranta ja päivitys vuosittain tai tarvittaessa
- tietojohtamisen tilaa arvioidaan säännöllisesti kerran vuodessa toteutettavalla kypsyystilakartoituksella ja mahdollisuuksien mukaan muilla arviointi- ja vertailumenetelmillä (esim. benchmarkkaus)
- pidemmän aikavälin tavoitteena tietojohtamisen kehittämissuunnitelman mukaisesti tuodaan tietojohtamisen tavoitteet, vaatimukset ja menetelmät näkyviksi organisaation eri tasoille ja sitä kautta sitoutetaan työntekijät entistä laajemmin tietojohtamiseen
Tietojohtamisen tilan arviointiin on olemassa valmis työkalu: tietojohtamisen arviointimalli (VN TEAS 42:2019). Arviointimallia voi hyödyntää sekä tietojohtamisen toimintamallin aloittamisessa (ns. lähtötilannekartoitus) sekä jatkuvassa seurannassa vuositasolla tietojohtamisen kypsyystilan ja koetun tyytyväisyyden seurannassa.
Tietojohtamisen toimintamallin ensisijainen kohderyhmä on organisaation sisäinen: organisaation johtoryhmä ja muut työryhmiin osallistuvat tietojohtamisen avainhenkilöt. Tietojohtamisen toimintamallin käynnistämisvaiheessa huomio kiinnitettiin tähän ryhmään ja kyseinen ryhmä oli aktiivisesti mukana edellä mainituissa vaiheissa. Toisaalta on hyvä huomioida, että tietojohtamisen toimintamalli lopullisessa muodossaan lävistää koko organisaation.
Keväällä 2019 johtoryhmä linjasi päätöksellä kehittämistyön tavoitteet sekä antoi talous- ja tilastopalveluille (valmistelija) mandaatin toimia kehittämistyön valmistelussa. Käynnistämisvaiheessa elokuussa 2019 johtoryhmä ja tietojohtamisen avainhenkilöt vastasivat tietojohtamisen lähtötilannekartoitukseen. Tiedolla johtamisen ja tiedon johtamisen työryhmät aloittivat kokoontumiset syksyllä 2019.
Kuvittele ja kokeile
Soiten tietojohtamisen toimintamallin keskiössä on kaksi työryhmää: tiedolla johtamisen ja tiedon johtamisen työryhmä. Molemmat ryhmät kokoontuvat 2–4 kertaa vuodessa ja niiden vetovastuu on tietojohtamiseen perehtyneellä asiantuntijalla.
Tiedolla johtamisen työryhmän tehtävänä on strategisen tason päätöksenteon tiedontarpeiden määrittely, toteutettujen ratkaisujen arviointi ja ratkaisujen saattaminen tarvittaessa osaksi päätöksentekoprosesseja sekä operatiivisen tason tiedolla johtamisen linjaukset. Tiedolla johtamisen työryhmä koostuu organisaation johtoryhmästä ja tiedolla johtamisen avainhenkilöistä. Tiedon johtamisen työryhmän perustehtävänä on toteuttaa tiedolla johtamisen työryhmän toimeksiantoja ja puolestaan välittää syötteitä työryhmälle, yhteensovittaa organisaation tietojohtaminen kansallisiin vaateisiin ja kehitystyöhön sekä ylläpitää asiantuntijoiden yhteistä tilannekuvaa. Työryhmä koostuu talous- ja tilastoammattilaisista, tieto-hallinnon avainhenkilöistä, keskeisten tietojärjestelmien pääkäyttäjistä ja muista tiedon johtamisen avainhenkilöistä.
Toimintamallin ohjaavina elementteinä ovat kansalliset linjaukset, organisaation strategia ja johtoryhmä. Toimintamallin ja toisaalta koko organisaation tietojohtamisen seuranta ja arviointi toteutetaan tietojohtamisen arviointimallin mukaisilla kypsyystilakartoituksilla sekä seuraamalla tiedolla johtamisen kehittämissuunnitelman toteutumista ja mahdollista päivitystarvetta. Kypsyystilakartoitus ja tiedolla johtamisen kehittämissuunnitelma antavat näin suuntalinjoja toiminnan kehittämiseen. Tulevaisuudessa toimintamalliin voidaan ajatella sisällytettävän myös benchmarkkausta, esimerkiksi toimintamallien vertailua muiden sote-järjestäjien kanssa.
Kuva
Soiten tietojohtamisen toimintamallin kehittämisen prosessi koostuu neljästä osasta: 1) lähtökohdat 2) käynnistystoimenpiteet 3) vakiinnuttaminen 4) seuranta ja arviointi
Lähtökohdassa huomioidaan mallin taustalla olevat tekijät, kuten lainsäädäntö ja organisaation strategia. Lähtökohdassa keskeistä on johdon linjaus mallin kehitystyön aloittamisesta ja mandaatti kehitystyön aloittamisesta valmistelijoille. Toisin sanoen keskeistä on johdon motivaatio ja sitoutuminen tietojohtamisen kehittämiseen. Toisessa vaiheessa toteutetaan mallin käynnistystoimenpiteet. Organisaation tietojohtamisen tilaa tarkastellaan toteuttamalla tietojohtamisen arviointimallin mukainen lähtötilannekartoitus. Valmistelijat hahmottelevat toimintamallin ja ryhmien päätehtävät, työnjaon ja toimintaperiaatteet sekä ryhmien kokoonpanon ja vetäjän. He järjestävät tiedolla johtamisen työryhmän ensimmäisen kokouksen ja tuovat edellä mainitut linjaukset sinne ehdotuksena vahvistettavaksi. Mallin vakiinnuttamisvaiheessa työryhmät kokoontuvat 2–4 kertaa vuodessa. Ryhmien kokoonpano on vakiintunut ja osallistujat sitoutuneita toimintaan. Jatkossa tietojohtaminen läpäisee koko organisaation entistä kattavammin. Seuranta- ja arviointivaihe on osittain rinnakkainen vakiinnuttamisvaiheen kanssa. Se tarkoittaa tietojohtamisen tavoitteiden ja toimenpiteiden säännöllistä seurantaa muun muassa vuosittaisen kypsyystilakartoituksen ja tietojohtamisen kehittämissuunnitelman toteutumisen seurannan muodossa. Toimintamallin roolit valmistelussa ja toiminnassa on esitetty tarkemmin kuviossa alla.
Tietojohtamisen toimintamallin toteuttamisen voi aloittaa suhteellisen pienin resurssein. Tärkeää on johdon motivaatio ja sitoutuminen tietojohtamisen kehittämiseen, riittävä osaaminen varsinkin valmistelijoiden, työryhmien vetäjän ja tiedon tuotannon osaajien roolien osalta sekä ajan varaaminen käynnistystoimenpiteisiin. On keskeistä huomioida, että usein roolit ovat päällekkäisiä, mikä voi vaatia yksittäisiltä työntekijöiltä ajoittain venymistä. Tulevaisuutta ajatellen tietojohtaminen koko organisaation läpäisevänä näkyvänä ja käytettynä toimintatapana vaatii huomattavasti enemmän henkilöstö- ja osaamisresursseja ja toisaalta koko henkilöstön sitoutumista yhteiseen näkökulmaan.
Kuva
Kuva
Tietojohtamisen nykytilan arviointi -kysely on toteutettu Soitessa ennen tietojohtamisen toimintamallin käyttöönottoa elokuussa 2019 ja jälleen syksyllä 2020. Kohderyhmänä on ollut organisaation strateginen johto (johtoryhmä) ja tietojohtamisen avainhenkilöt. Soitessa tulosten arvioinnissa on kiinnitetty huomiota yleiseen trendiin (ovatko arvosanat parantuneet mediaanin/keskiarvon osalta) sekä kehityskohteiden (alhaisimmat arvosanat/heikoin kehitys) tunnistamiseen. Toisaalta tulokset osaltaan kertovat siitä, missä on jo onnistuttu eli missä tulee pitää hyvää tasoa yllä (korkeimmat arvosanat/paras kehitys).
Syksyn 2020 arvioinnin tulokset viittaavat vuoden aikana tapahtuneen positiivista kehitystä kaikkiin kyselyn viitekehyksen näkökulmiin liittyen: kaikkien vastausten mediaanit ja keskiarvot ovat parantuneet. Tulosten perusteella erityisiä kehityskohteita ovat mittareiden sisältö ja niiden yhteys strategiaan, tiedon hankinta, mittaustiedon hyödyntäminen resurssien jakamisessa sekä tietojohtamisen ja tiedon jalkauttaminen strategisen johdon ulkopuolelle. Toisaalta tulokset osoittavat, että organisaation vahvuutena on tietojohtamisen organisoituminen ja hallintorakenne. Lisäksi tietojohtamisen hyödyt tunnistettiin aiempaa paremmin. Tämä voi viitata mallin käyttöönotosta olleen aidosti hyötyä sekä organisoitumisen että yleisen tietoisuuden lisäämisen osalta – ainakin johdon näkökulmasta.
Kuva
