Tapahtumakalenteri, Kymenlaakson hyvinvointialue (RRP, P4, I2)

Tapahtumakalenterin avulla hyvinvointialueen omat ja muiden toimijoiden kanssa (kunnat, järjestöt) yhteistyössä järjestetyt avoimet HYTE- palvelut (esim. ryhmätoiminnot, asiantuntijaluennot, tapahtumat) ovat paremmin löydettävissä.

Toimintaympäristö

Kymenlaakson korkea palvelutarve ja haastava taloustilanne yhdistettynä koronaviruspandemian kasvattamaan sosiaali- ja terveydenhuollon hoito-, kuntoutus- ja palveluvelkaan luovat tarpeen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen saatavuuden vahvistamiselle ja kustannusvaikuttavuuden lisäämiselle. Kymenlaakso on sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisen näkökulmasta haastava, sillä alueen väestön palvelutarve on suuri, syntyvyys vähäistä ja ikääntyneiden osuus väestöstä on maan suurimpia. Alueen työttömyys on monimuotoista ja mielenterveyden ja käyttäytymisen häiriöiden vuoksi työkyvyttömyyseläkettä saavia on alueen 18–34-vuotiaisiin suhteutettuna maan eniten. Työikäisistä noin kolmannes uskoo, ettei todennäköisesti jaksa työskennellä vanhuuseläkeikään saakka. Lisäksi huumeongelmat ovat maan kärkitasoa, sairastavuus on keskimääräistä suurempaa, syrjäytymisvaarassa olevia nuoria aikuisia on suhteellisesti maan eniten ja lapsiperheiden ongelmat ovat alueella moninaisia, joka puolestaan lisää lasten ja nuorten palvelujen tarvetta.

Kymenlaakson haastavaa tilannetta on vaikeuttanut entisestään koronapandemia. Pandemian vuoksi palvelujen painopisteitä on muutettu ja muun muassa kiireetön hoito on viivästynyt koronan vaatimien henkilöstösiirtojen ja palvelujen alasajojen takia, kasvattaen hoitojonoja. Myös kiireettömän erikoissairaanhoidon jonot ovat venyneet merkittävästi. Samaan aikaan henkilöstön saatavuuden haasteet ovat lisänneet vuokratyövoiman käyttöä ja kasvattaneet näin ollen kustannuksia. Haavoittuvassa tai heikossa asemassa olevien asiakasryhmien tilanne on huonontunut entisestään ja toimenpiteitä tarvitaan etenkin heidän auttamisekseen.  

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Koronaviruspandemian aiheuttaman hoitovelan purku tässä haastavassa toimintaympäristön ja talouden tilanteessa edellyttää älykkäitä ja innovatiivisia toimintatapoja ja ratkaisuja sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden tuottamiseen alueen asukkaille. Erilaiset digitaaliset ratkaisut mahdollistavat palveluiden skaalaamisen sekä alueellisesti että eri väestöryhmille, joilla tavoitellaan merkittäviä positiivisia vaikutuksia tulevien vuosien velan purkamisessa.

RRP-hankkeen toimenpiteillä tavoitellaan hyvinvointialuelaajuisia toimintamalleja, digitaalisia palvelupolkuja ja työvälineitä, uusia innovaatioita sekä palveluratkaisuja, jotka edistävät sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen saatavuuden vahvistamista ja kustannusvaikuttavuuden lisäämistä.

Kehittämistoimenpiteet on valittu siten, että ne ovat linjassa muiden alueellisten kehittämishankkeiden, hyvinvointialuestrategian, Kymenlaakson alueellisen hyvinvointikertomuksen ja -suunnitelman 2020–2025 sekä muiden valtionavustushankkeiden kanssa.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Kymenlaakson hyvinvointialueella on ollut aiemmin ajoittaista haastetta esimerkiksi erilaisiin ryhmätoimintoihin ohjautumisessa. Asiakkaat eivät ole olleet tietoisia ajankohtaisista hyvinvointialueen tapahtumista ja esimerkiksi avoimista luennoista. 

Ammattilaisilta on saatu palautetta, että hyvinvointialueelle kaivataan rakennetta, jolla tiedot esimerkiksi alkavista ryhmistä olisivat nopeasti löydettävissä yhdestä paikasta. Aiemmin tiedot ovat olleet hajallaan eri sijanneissa. 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Yhteiskehittämisen tueksi on koottu moniammatillinen kehittäjäjoukko: Projektipäällikkö, Suomen kestävän kasvun ohjelma, Hyvinvoinnin ja terveyden edistämisen päällikkö,  Viestinnän ammattilaisia,  digitaalisen asioinnin kehittämiskoordinaattori, ammattilaisia eri toimialoita (esim. hyvinvoinnin ja terveyden edistäminen, lasten, nuorten ja perheiden palvelut, ikääntyneiden palvelut). 

Tapahtumakalenterin taustalla oleva tarve on saatu monipuolisesti koostettua, kun edustusta on ollut laajasti mukana eri tahoilta. Kehittämistyön aluksi on ollut tärkeää määritellä yhteiset tavoitteet ja mahdolliset reunaehdot kehittämiselle. Monialainen edustus tukee kalenterin käyttöönottoa ja  markkinointia myös tulevaisuudessa. 

Tavoiteltu muutos

Tapahtumakalenterin avulla hyvinvointialueen omat ja muiden toimijoiden kanssa (kunnat, järjestöt) yhteistyössä järjestetyt avoimet HYTE- palvelut (esim. ryhmätoiminnot, asiantuntijaluennot, tapahtumat) ovat paremmin Kymenlaakson alueen asukkaiden ja ammattilaisten löydettävissä. Kehittäminen on  osa Hyte- palvelukonseptin asiakasohjauksen kehittämistä.  Tapahtumakalenterin avulla pystytään tuomaan aiempaa tehokkaammin palvelukonseptiin sisältyviä ennaltaehkäiseviä ja terveyttä edistäviä ajankohtaisia toimintoja asiakkaan ja ammattilaisen tietoon. Tapahtumakalenterin sisällöt huomioivat kattavasti myös palvelukonseptin erityiseksi kohderyhmäksi määriteltyjen asiakasryhmien tarpeet. 
 

Muutoksen mittaaminen

Tapahtumakalenteri on otettu käyttöön? 

Kyllä/Ei 

Toteutussuunnitelma

Tapahtumakalenterin kehittämisessä on ollut mukana monialainen ammattilaisten joukko, jotta tarpeesta on saatu mahdollisimman kattava ja ajankohtainen kokonaiskuva.

Tapahtumakalenterin käyttökoulutuksen ja viestinnän tulee olla jatkuvaa ja suunnitelmallista. Kehittämistyössä on ollut tiiviisti mukana hyvinvointialueen viestinnän ammattilaiset, jotka ovat  osallistuneet projektiin aktiivisesti. Hyvinvointialueen viestintä on kouluttanut ammattilaisia tapahtumakalenterin käyttöön sekä vieneet aktiivisesti alueen tapahtumia nähtäville. Tapahtumakalenteri on liitetty osaksi Kymenlaakson hyvinvointialueen verkkosivukokonaisuutta ja viestinnän ammattilaisilta on saatu tukea löydettävyyden tehostamiseen. 

 

Vuosi 2023: 

  • Tapahtumakalenteri kehittäminen monilaisena yhteistyönä
  • Tapahtumakalenterin käyttöönotto
  • Tapahtumakalenterin markkinointi
  • Tapahtumakalenterin käyttökoulutus hyvinvointialueen ammattilaisille

 

Vuosi 2024: 

  • Tapahtumakalenterin käyttökoulutusta hyvinvointialueen ammattilaisille
  • Asiakaskokemuksen kerääminen hyvinvointialueen prototyyppiyhteisöltä
  • Tapahtumakalenterin markkinointi

 

 

 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Ammattilaisten toiveita ja tarpeita tapahtumakalenterin suhteen on kuultu kehittämisvaiheessa monialaiselta kehittäjäjoukolta.  Asiakasymmärrystä kehittämiseen saamme Kymenlaakson hyvinvointialueen prototyyppiyhteisöltä. Kysely prototyyppien online- yhteisölle  on toteutettu syyskuussa 2024. 

Ratkaisun perusidea

Kymenlaakson hyvinvointialueen tapahtumakalenterin avulla hyvinvointialueen omat ja muiden toimijoiden kanssa (kunnat, järjestöt) yhteistyössä järjestetyt avoimet HYTE- palvelut (esim. ryhmätoiminnot, asiantuntijaluennot, tapahtumat) ovat paremmin Kymenlaakson alueen asukkaiden ja ammattilaisten löydettävissä. Kehittäminen on  osa Hyte- palvelukonseptin asiakasohjauksen kehittämistä.  

Tapahtumakalenterin avulla pystytään tuomaan aiempaa tehokkaammin palvelukonseptiin sisältyviä ennaltaehkäiseviä ja terveyttä edistäviä ajankohtaisia toimintoja asiakkaan ja ammattilaisen tietoon. Tapahtumakalenterin sisällöt huomioivat kattavasti myös palvelukonseptin erityiseksi kohderyhmäksi määriteltyjen asiakasryhmien tarpeet.  Tapahtumakalenteriin on mahdollista kuvata myös muita hyvinvointialueen asiakkaille avoimia tilaisuuksia ja tapahtumia. 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Tapahtumakalenterin käyttökoulutuksen ja viestinnän tulee olla jatkuvaa ja suunnitelmallista. Kehittämistyössä on ollut tiiviisti mukana hyvinvointialueen viestinnän ammattilaiset, jotka ovat  osallistuneet projektiin aktiivisesti. Hyvinvointialueen viestintä on kouluttanut ammattilaisia tapahtumakalenterin käyttöön sekä vieneet aktiivisesti alueen tapahtumia nähtäville. Tapahtumakalenteri on liitetty osaksi Kymenlaakson hyvinvointialueen verkkosivukokonaisuutta ja viestinnän ammattilaisilta on saatu tukea löydettävyyden tehostamiseen. 

Vinkit toimintamallin soveltajille

Viestinnän ammattilaisia kannattaa ottaa mukaan kehitystyöhön heti suunnittelu ja määrittelyvaiheessa.  Tapahtumakalanterin markkinointiin ja ammattilaisten kouluttamiseen tulee varata riittävästi aikaa ja resursseja. 

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Kymenlaakson hyvinvointialueen prototyyppien online- yhteisölle teetetyn kyselyn mukaan (n=72) 70,8 % vastaajista kertoo tutustuneensa tapahtumakalenteriin aiemmin. Vastaajista 87,5 näkee tapahtumakalenterin tarpeellisena ja hyödyllisenä.  Vastaajat (84,7%) kokevat tapahtumakalenterin helppokäyttöisenä.  Tapahtumakalenterin suodatus- ominaisuuteen, löydettävyyteen ja markkinointiin liittyen prototyypit antoivat kehitysehdotuksia, jotka tullaan huomioimaan jatkokehityksessä.