Tiedolla johtaminen kotiin annettavat palvelut, Pohjanmaan hyvinvointialue

Kotihoidon esihenkilöille ja johdolle otetaan käyttöön työväline: mittaristo, jonka avulla saadaan luotettavaa ja ajankohtaista tietoa kotihoidon päivittäisen johtamisen ja päätöksenteon tueksi. Kokonaisuuteen kuuluu myös esihenkilöiden osaamisen vahvistaminen.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Väestön ikääntymisen ja henkilöstön riittämättömyyden vuoksi on entistä tärkeämpää huomioida asiakaslähtöisyys sekä kotihoidon sisällöllinen johtaminen ja laadun arviointi. Ikääntyneiden palvelujen toiminnan ja laadun kannalta yhtenäisten toimintamallien juurruttaminen koko pohjanmaan alueella on tärkeää. Väestön ikääntyminen on myös pakottanut hyvinvointialueet etsimään uusia ratkaisukeinoja resurssien oikein kohdentamiseksi ja työn tehostamiseksi. Hyvinvointialueiden järjestämisvastuulla olevan kotihoidon näkökulmasta tämä tarkoittaa suurimman palvelunkäyttäjäryhmän lisääntymistä ja samaan aikaan työikäisen hoitohenkilökunnan saatavuuden vaikeutumista. Vakanssien tai henkilöstön lisääminen eivät voi olla ainoita vaihtoehtoja, koska samaan aikaan hoitoalalla kärsitään työvoimapulasta. Kustannusten nousu ja ongelmien moninaisuus pakottavat pohtimaan tekemisen tapojen uusia vaihtoehtoja.

Hankkeen taustalla on kansallinen tavoite siitä, että iäkäs ihminen voi asua omassa kodissaan mahdollisimman pitkään, jopa elämänsä loppuun saakka. Kun ihminen tarvitsee hoivaa ja huolenpitoa, hän saa sen kotonaan tai kodinomaisessa asuinympäristössä. (THL2021). THL:n asiantuntijaryhmän raportin mukaan (2021) koteihin ja asumispalveluihin annettavia palveluja ei ole saatavilla yhdenvertaisesti ja eroja on sekä alueiden välillä, että niiden sisällä, myös samassa kunnassa toimivien eri yksiköiden välillä (tilanne vuonna 2019). Alueellisesti yhtenäisille toimintakäytännöille on tarvetta.

Tulevaisuuden haasteisiin henkilöstön riittämättömyydestä halutaan Pohjanmaalla kiinnittää huomiota resurssien kohdentumiseen oikein ja alan kiinnostavuuteen. Kotihoidon laadun järjestelmällisellä seurannalla pyritään vaikuttamaan asiakas, omais-ja henkilöstönäkökulmaan ja mahdollisiin kehittämiskohteisiin. Pohjanmaan hyvinvointikuntayhtymän pitkän aikavälin tavoitteena on olla houkutteleva työpaikka, jossa asiakas-ja potilasturvallisuus ovat Pohjoismaiden huippua.

Toimintakäytännöt, kotihoidon yhteiset kriteerit, laatu ja laadun seuranta ei ole yhtenäistä ja tässä on suuri kehittämistarve. Väestön ikääntymisen ja henkilöstön riittämättömyyden vuoksi on entistä tärkeämpää huomioida asiakas lähtöisyys sekä kotihoidon sisällöllinen johtaminen ja laadun arviointi. Ikääntyneiden palvelujen toiminnan ja laadunkannalta yhtenäisten toimintamallien juurruttaminen koko pohjanmaan alueella on tärkeää.

________________________________________________________________________________________________________

På grund av befolkningens åldrande och otillräcklig personal är det nu viktigare att överväga kundorientering och saklig hantering av hemvård och kvalitetsbedömning. När det gäller driften och kvaliteten på tjänsterna för äldre än det viktigt att implementera enhetliga verksamhetsmodeller i hela Österbotten. Befolkningens åldrande har också tvingat välfärdsregioner att leta efter nya lösningar för att korrekt allokera resurser och effektivisera arbetet. Från hemvårdens synvinkel, som ansvarar för att organisera välfärdsområden, innebär detta en ökning av den största gruppen tjänsteanvändare och samtidigt en svårighet att få tillgång till vårdpersonal i arbetsför ålder. Att öka vakanser eller personal kan inte vara det enda alternativet, eftersom vårdsektorn samtidigt lider av brist på arbetskraft. De ökade kostnaderna och mångfalder av problem tvingar oss att överväga nya alternativa modeller att arbeta efter.

Projektet utgår från det nationella målet att en äldre ska kunna bo i sitt eget hem så länge som möjligt, även till slutet av livet. När en person behöver vård och omsorg får hen det hemma eller i en hemtrevlig boendemiljö. (THL2021). Enligt rapporten från THL:s expertgrupp (2021) är de tjänster som tillhandahålls till bostäder och boendetjänster inte lika tillgängliga och det finns skillnader både mellan regioner och inom dem, även mellan olika verksamma enheter i samma kommun (situation 2019). Det finns behov av regionalt enhetliga verksamhetsmetoder.

Österbotten vill uppmärksamma den korrekta resursfördelningen och fältets intressanta karaktär för framtidens utmaningar på grund av personalbristen. Systematisk uppföljning av hemvårdens kvalitet syftar till att påverka kund-, familje- och personalperspektivet och möjliga utvecklingsområden. Det långsiktiga målet för Österbottens välfärdsområde är att vara en attraktiv arbetsplats där kund- och patientsäkerheten är i topp balnd de nordiska länderna

Verksamhetspraxis, gemensamma kriterier för hemvård, kvalitet- och kvalitetsuppföljning är inte enhetliga och här finns ett stort behov av utveckling. På grund av befolkningens åldrande och otillräcklig personal är det än viktigare att ta hänsyn till klienten ursprung samt den sakliga ledningen och kvalitetsbedömingen av hemvården. Det är viktigt att genomföra driften av äldretjänster och enhetliga verksamhetsmodeller kvalitetsmässigt i hela Österbottens region.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Hankesuunnitelman mukaisesti rekrytoitiin hankepäällikkö sekä hanketyöntekijät. Tiimi aloitti kartoittamaan toiminnasta nousseita haasteita sekä tarpeita. Tarve dashboardin rakentamisesta esihenkilöiden arkityön tueksi, nousi esiin johtoryhmän kokouksessa.

________________________________________________________________________________________________________

I enlighet med projektplanen rekryteras en projektledare samt projektarbetare. Teamet börjar med att kartlägga verksamhetens behov samt utmaningar. Behov att bygga upp en dashboard till hjälp av det dagliga arbetet lyftes upp i styrgruppens möte.

Muutoksen mittaaminen

________________________________________________________________________________________________________

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä Pohjanmaan hyvinvointialueen kotiin tuotettavien palveluiden esihenkilöt ja johto. Dashboardin mittaristo on valittu yhteistyössä esihenkilöiden kanssa. Jokainen esihenkilö on saanut vaikuttaa mittaristoon myös forms-kyselyllä, jossa oli mukana avoimia kysymyksiä mihin saattoi ehdottaa tulevaa mittaria. Myös kentällä käytiin tapaamassa esihenkilöitä, kuuntelemassa ja keskustelemassa heidän ajatuksiaan mittaristosta. Osa-alueeseen kuuluu myös kotihoidon esihenkilöiden osaamisen vahvistaminen tiedolla johtamiseen, syksyn aikana järjestettiin koulutuksia sekä dashboardin käyttöön ja tulkintaan, että itse tiedolla johtamiseen.

RAI-tiedolla johtamisen osaamista selvitettiin forms-kyselyn avulla ja selvisi, että RAI-osaaminen vaihteli suuresti esihenkilöiden kesken. Nähtiin tarpeelliseksi lisätä tätä osaamista ja suunniteltiin RAI-tiedolla johtamisen koulutusta; oma koulutus kotihoidon esihenkilöille ja oma palveluasumisen esihenkilöille. Koulutusten aikana todettiin, että tietoa RAI osaamista tulee edelleen vahvistaa, joten koulutukset esihenkilöille jatkuivat syksyn 2023 aikana. Näissä koulutuksissa on syvennetty RAI-osaamista ja pureuduttu RAI sisältöön tarkemmin. Jokainen esihenkilö on ottanut koulutuksiin mukaan oman yksikön RAI-aineisto sekä kartoitusyhteenvedot. Koulutuksissa on käyty läpi RAI-mittarit (CPS, ADLH, IADL, EVAC, MAPLe), kuntoutusmahdollisuus ja laatuindikaattorit. Koulutuksissa ohjattiin kädestä pitäen tulkitsemaan oman yksikön tuloksia; miltä asiarakenne näyttää? vastaako asiakasrakenne kotihoidon/palveluasumisen kriteeriteitä? Koulutuksissa käytiin läpi miten RAI tukee esihenkilöitä päivittäisessä johtamisessa sekä pitkän aikavälin suunnittelussa. Sekä miten, RAI tarjoaa luotettavaa ja relevanttia vertailutietoa asiakkaiden toimintakyvystä sekä palvelun laadusta ja tehokkuudesta.

Tärkeää on vuorovaikutuksellinen viestintä hankkeen kohderyhmien kanssa, eli kotiin annettavien palveluiden esihenkilöiden kanssa. Dashboard rakennetaan esihenkilöiden tarpeiden pohjalta, joten heidän asiantuntijuus on tärkeää. Viestintä on tärkeä osa hanketta, ja sen on tarkoitus seurata hankkeen mukana koko hankkeen ajan. Esihenkilöiden kanssa pidettiin yhteisiä palavereita, erilliset kotihoidon ja palveluasumisen esihenkilöille. Kokouksissa oli mukana myös kotiin annettavien palveluiden ylintä johtoa. Esihenkilö ovat voineet kokousten lisäksi antaa mielipiteensä forms-kyselyn avulla. Hankkeesta myös käytiin tutustumassa ja tapaamassa esihenkilöitä kentällä.

________________________________________________________________________________________________________

Målgruppen är handledare och ledning av de tjänster som produceras till hemmen i Österbottens välfärdsområde. Dashboardens instrumentpanel har valts ut i samarbete med närcheferna. Varje närchef har också haft möjlighet att påverka instrumentet via en enkätundersökning innehållande öppna frågor där man kunde föreslå en framtida mätning. Vi åkte också till fältet för att träffa närchefer, lyssnade på och diskutera deras tankar om instrumentet. I delområdet ingår även att stärka hemvårdens närchefernas kompetens i att hantera information. Under hösten kommer utbildning att organiseras i såväl användning och tolkning av Dashboarden, som i att hanter information.

Med RAI-data undersöktes ledningskompetensen med hjälp av en enkätundersökning och man fann att RAI-kompetensen varierade mycket bland närcheferna. Det ansågs nödvändigt att öka denna kompetens och ledarskapsutbildning planerades med hjälp av RAI-kunskap; egen utbildning för hemvårdens närchefer och egen utbildning för närchefer i serviceboende. Under utbildningarna fann man att kunskapen om RAI-färdigheterna bör stärkas ytterligare. Därför kommer utbildningar till närchefer att fortsätta under hösten 2023. Syftet med dessa utbildningar är att fördjupa RAI-kunskapen och att fördjupa sig djupare i RAI-innehållet.

Det som är viktigt är interaktiv kommunikation med projektets målgrupper, det vill säga med ledarna för de tjänster som tillhandahålls i hemmet. Dashboarden är byggd utifrån behoven hos anställda i frontlinjen, så deras expertis är viktig. Kommunikation är en viktig del av projektet och den är tänkt att följa med under hela projektettiden. Gemensamma möten hölls med närcheferna men även separata med för närcheferna inom hemvård och serviceboende. På möten deltog även högsta ledningen för hemvården. Utöver möten har deltagarna kunnat ge sin åsikt via en enkätundersökningen. Från projektet åkte vi ut till fältet för att träffa och lära känna närcheferna på området. de

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamallissa kehitettiin työväline ”Dashboardia” tiedolla johtamisen apuvälineeksi koti- ja asumispalveluihin yhteistyössä pohjalaisen IT-alan yrityksen kanssa. Työvälineen avulla pystytään seuraamaan ja arvioimaan henkilöstön työajan kohdentumista, asiakasaikoja ja yhdistää näitä tietoja asiakasrakenteeseen. Työvälineeseen rakennetaan mittaristo, jonka avulla saadaan luotettavaa ja ajankohtaista tietoa kotihoidon päivittäisen johtamisen ja päätöksenteon tueksi. Mittaristo rakennetaan helposti käytettäväksi, visuaaliseksi ja yksikertaiseksi. Sen tarkoituksena on edistää koti- ja asumispalveluiden henkilöstöresurssien saatavuutta ja tarkoituksenmukaista resurssien ohjautumista asiakkaiden tarpeita vastaavaksi. Työvälineen avulla pystytään myös tekemään vertailuja muihin yksikköihin ja sitä voidaan käyttää toiminnan kehittämisen tukena.

Dashboard jaettiin kolmeen erilliseen sivuun. Sivut otsikoitiin nimillä: henkilöstö, asiakkaat ja kotiin vietävät palvelut/asumispalvelut. Otsikoiden alle valittiin esihenkilöiden tarpeiden mukaiset mittarit, jotka kuvaavat otsikointia.

Työväline löytyy raportointijärjestelmästä vuoden 2023 lopussa, kuitenkin osassa mittariston dataa on vielä virheitä. Yhteistyökumppanina oleva yritys työstää datan laatua vielä hankkeen päättymisen jälkeen. Toiminnalle on sovittuna vastuuhenkilöt jatkamaan tätä datan laadun seurantaa. Työvälineen käyttäjinä on Pohjanmaan hyvinvointialueen kotihoidon esihenkilöt ja johto, sekä Pohjanmaan hyvinvointialueen palveluasumisen esihenkilöt ja johto.

Yhteistyössä työryhmän kanssa on valittu RAI-työkaluun laatuindikaattorit, jotka visualisoidaan dashboardiin. Indikaattorit liittyvät asiakkaan fyysiseen ja psyykkiseen hyvinvointiin sekä hoidon laatuun.

Kotihoidon kehittämisen käynnistäminen vaatii, että kotihoidon nykytila on kuvattu ja kehittämiskohteet sekä vahvuudet on tunnistettu. Kotihoidon nykytila-analyysi on tilattu NHG (Nordic Healthcare Group). Se kattaa viisi johtamisen näkökulmaa ja yli 30 mittaria. Nykytila-analyysin avulla saadaan kattava kuva hyvinvointialueen kotihoidon tilanteesta, voidaan tunnistaa kehitysalueita, vertailla alueita keskenään ja jaetaan parhaita käytänteitä toisen alueiden kesken.

Tiedolla johtamisen osa-alueeseen kuuluu myös esihenkilöiden osaamisen vahvistaminen. Esihenkilöitä koulutetaan tiedolla johtamiseen sekä RAI-tiedolla johtamiseen.

________________________________________________________________________________________________________

I verksamhetsmodellen är arbetsverktyget "Dashboard"utvecklat som ett hjäplmedel för att hantera med information för hemvård och serviceboende i samarbete med ett lokalt IT-företag. Men hjälp av arbetsverktyget är det möjligt att följa och utvärdera fördelningen av personalens arbetstid, kundtider och kombinera denna information med kundstrukturen. En dashboard kommer att byggas in i arbetsverktyget, med hjälp av vilken tillförlitlig och aktuell information kan erhållas för att stödja den dagliga ledningen och beslutsfattande i hemvården. Instrumentpanelen är byggd för att vara lätt att använda, visuell och enkel. Dess syfte är att främja tillgången på personella resurser för hem- och boendetjänster och lämplig kanalisering av resurser för att möta kundernas behov. Med hjälp av verktyget går det även att göra jämförelser med andra enheter och det kan användas för att stödja verksamhetsutveckling.

Instrumentpanelen var uppdelad i tre separata sidor. Sidorna döptes till: Personal, kunder och hemvård/ serviceboende. Under rubrikerna valdes de måttenheter som beskriver rubrikerna ut efter närchefernas behov.

Tillsammans med en arbetsgrupp valdes ur RAI-verktyget ett antal kvalitetsindikatorer som visualiseras i daschboarden. Indikatorerna är kopplade till klientens fysiska och mentala välmående samt till vårdens kvalitet.

Verktyget kommer att finnas tillgängligt i rapporteringssystemet i slutet av 2023, men vissa av uppgifterna i dashboarden kommer fortfarande att innehålla fel. Partnerföretaget kommer att fortsätta att arbeta med datakvaliteten efter projektets slut. Ansvariga personer har utsetts för verksamheten för att fortsätta denna övervakning av datakvaliteten och dess användare kommer att vara ledning och närcheferna för hemvården och serviceboende på Österbottens välfärdsområde.

Att starta utvecklingen av hemvården kräver att dess nuvarande tillstånd har beskrivits och utvecklingsområden och styrkor har identifierats. En analys av det aktuella tillståndet för hemtjänsten har beställts av NHG (Nordic Healtcare Group), vars resultat kommer att höras den 13 juni 2023. Den täcker fem aspekter av förvaltining och mer än 30 mätvärden. Med hjälp av den aktuella tillståndsanalysen kan en samlad bild av tillståndet för hemservicen inom välfärdsområdet identifieras, utvecklingsområden identifieras, områden kan jämföras med varandra och bästa praxis kan delas mellan de anrda områderna.

I delområdet med att hantera information ingår också att stärka närchefernas kompetens. Närcheferna är utbildade i att ledning genom information och ledning genom RAI-information.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Tärkeää on osallistaa itse käyttäjät mukaan suunnitteluun ja heidän tarpeiden pohjalta rakentaa tulevaa dashboardia. Tiedottaminen ja avoin kommunikaatio on tärkeässä asemassa suunnittelu vaiheessa.

________________________________________________________________________________________________________

Det är viktigt att involera användarna själva i designen och bygga framtidens dashboard utifrån deras behov. Information och öppen kommunikation spelar en viktig roll i planeringsfasen.