Toiminnanohjausjärjestelmä Pohteen mielenterveys- ja päihdepalveluihin
Tiedolla johtamisen strateginen ja operatiivinen kehitystyö Pohteen alueella. Työ on ollut alustavaa ja vaativuuteensa vuoksi jatkuu alueellisena työskentelynä 2024 kuluessa.
Oivalla ja ymmärrä
Hyvinvointialue-integraation ja organisaatiomuutoksien myötä tarvitaan automaatio tiedollajohtamisen tarpeisiin.
Pohteen Oulun alueellissa palveluissa on ollut käytössä Pirkko -toiminnanohjausjärjestelmä, mistä ollaan kuitenkin koko Pohteen alueella luopumassa. Tässä vaiheessa koko Pohteen datastrategia on kuitenkin ratkaisematta.
Kansallinen Terapiat etulinjaan toimintamalli on osaltaan luonut uudenlaisen tarpeen strategiseen ja operatiiviseen tiedolla johtamiseen aikaisempien alueellisten tarpeiden lisäksi. Tätä ajatelen heiltä tuli työskentelyn alussa tietoa, että he olisivat luomassa omaa ohjausjärjestelmää tähän tarkoitukseen. Myöhemmin RRP 2 -rahoituksen supistumisen myötä saatiin kuitenkin tieto, että tästä kehityshankkeesta olisi toistaiseksi luovuttu.
Pohteen alueella kehitystyö käynnistettiin tekemällä tarvemäärittely hyvin karkealla tasolla. Tässä yhteydessä kuultiin alueellisia mielenterveys- ja päihdepalveluiden toimijoita. Pohteen alueella on ollut samaan aikaan meneillään RRP -hankerahoituksella SBM -toiminnanohjausjärjestelmän kehitystyö. Tätä tehtyä määrittelyä verrattiin kyseiseen järjestelmään sen kehittäjätahon sekä toimittaneen tahon osalta.
Toisana kehityspolkuna on toiminut Pohteen hoitoketjujen kuvaaminen, eli palveluprosessien avaaminen. Toiminnanohjausjärjestelmä vaatii toimiakseen selkeän prosessien tuntemisen ja kuvaamisen, jotta ne voidaan visualisoida ja/tai hallita järjestelmätasolla. Jatkuva epäsynkroni, organisaation muuntuminen ja taloustilanteen asettamat uudet vaateet ovat kuitenkin muuttaneet suunnitelmia lähes sitä mukaan kuin niitä on pyritty kuvaamaan. Alueella tuotetaa useita tomintoja ostopalveluina, jotka eivät ole yhdenmukaisia. Näinpä geneerinen palvelutuotannon kuvaaminen on haastavaa, eikä vuoden 2023 aikana ollut mahdollista saada tarvittavia kuvauksia tehtyä.
Pohteen hallinto kokee jatkuvaa vaikeutta etenkin strategisen tietolla johtamisen datan pirstaloituneisuuden vuoksi. Työ on tehtä manuaalisesti lukumäärältään useista eri potilas- ja asiakastietojärjestelmistä. Kansallisesti vuoden 2023 lopulla saatiin sovittua, että Terapiat etulinjan HUS kansallinen kehitysorganisaatio valmistelee kansallisen arkivaikuttamiseen ja tiedolla johtamisen fooruminen. Samalla Pohteen alueella kootaan hankkeista riippumaton kehitystyöryhmä, joka jatkaa sinällään kriittisen järjestelmän kehitystyötä organisaation sisältä.