Turvallinen hanketyöntekijän vaihtuminen - keskeytyksetöntä kehittämistä, Pirkanmaan HVA (RRP, P4, I1)

Hanketyössä ammattilaiset saattavat vaihtua tiheästikin monesta eri syystä. Pirkanmaan hyvinvointilaueen digikehittämisessä toimintakäytänteet kehitettiin sellaisiksi, ettei äkillinenkään työntekijän poisjäänti merkittävästi hidasta kehittämistä.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

RRP2-hanketta ohjaa EU:n ja kansallisen tason linjaukset, jotka liittyvät julkisten palveluiden kehittämiseen, digitaaliseen siirtymään ja kestävään kasvuun. Rahoitus on sidottu tiukkoihin tavoitteisiin, aikatauluihin ja tuloksellisuuskriteereihin. On tärkeää voida hallita henkilöstövaihdoksia hankkeessa tehokkaasti, jotta kehittäminen jatkuu tavoitteiden mukaisesti mahdollisimman vähin notkahduksin. Lainsäädännöllisesti EU-rahoitteisissa hankkeissa korostuu erityisesti tiedonhallinnan, tietosuojan ja raportoinnin merkitys. Henkilöstövaihdosten yhteydessä on varmistettava, että vastuut siirtyvät dokumentoidusti ja tietoturvallisesti. Hankkeiden tavoitteiden saavuttamisessa ja rahoituksen tehokkaassa käytössä on merkityksellistä, että siirtymäprosessit eivät keskeytä tai vaaranna toteutusta, vaan tukevat jatkuvuutta ja laadukasta tiedonhallintaa koko hankekauden ajan.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Digikehittämisessä (ensin integraation toimialueella ja sittemmin soten tehtäväalueella) työskentelevien hanketyöntekijöiden joukko on lähes koko RRP-hankekauden ajan ollut noin 10 henkeä. Kuitenkin henkilöstö vaihdoksia on ollut useita. Hyvien toimintamallien kehittämiseen työntekijöiden vaihtuessa on osallistettu koko tiimiä ja jokainen on voinut tuoda kokemuksensa ja näkemyksensä esiin miten siirtymät voitaisiin tehdä siten, että kehittäminen kärsii mahdollisimman vähän.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Jotta Pirkanmaan hyvinvointialueella on voitu edistää digikehittämistä niin laajasti kuin sitä on hankkeen avulla tehty, on tehtäviä jaettu tiimin kesken. Tehtävien jakamisesta huolimatta jokaisesta kokonaisuudesta on perillä kaksi tiimin jäsentä, vaikka keskeisesti asian edistäminen kuuluisikin heistä vain toiselle. Tämän lisäksi koko digikehittämisen tiimi on viikoittain kertonut omien työkokonaisuuksiensa tilanteen muulle tiimille tiimipalaverissa. Näin ollen jokaisella digikehittämisen tiimin jäsenellä on vähintäänkin löyhä ymmärrys meneillään olevista asioista eikä yllättäväkään poisjääminen pysäytä minkään aihealueen kehittämistä.

Jaettu käsitys koko digikehittämisen kokonaisuudesta on ollut merkityksellistä myös tehtävien uudelleen jaottelussa. Aina poisjääneen työntekijän tilalle ei ole ollut mahdollista saada uutta työntekijää välittömästi. Tällöin tiimin jäsenten on ollut helppo myös itse ehdottaa, mitkä kokonaisuudet pois jääneen työntekijän "työpöydältä" sopisivat heille hyvin ja mihin heillä olisi mahdollista aikaresurssien puitteissa syventyä.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Vaikka toimintamalli sinällään turvaa työntekijöiden vaihtuvuutta, on tärkeää, että tiimi haluaa tehdä työtä tiiminä. Olemme kokeneet, että esimerkiksi yksi yhteinen lähipäivä, jolloin koko tiimi tapaa toisiaan oikeasti läsnä, on tärkeää tiimihengen muodostumiseksi. Yhteisenä lähipäivänä pidetään myös yhteinen tiimikokous, jossa mm kehittämisen vaiheet käydään läpi.

Toimivuuden edellytyksenä on, että on jokainen on valmis jakamaan tekemäänsä työtä avoimesti toisten kanssa. Myös kaikki tuotetut materiaalit ovat koko tiimin käytössä ja tehdään aina yhteisiin kansioihin, jolloin yllättävänkin poisjäämisen kautta muilla on pääsy ja muokkausoikeus tehtyihin sisältöihin. Tiimissä on myös jaettu Outlook-kalenterin laaja käyttöoikeus vähintään yhdelle toiselle työntekijälle, jotta myös kalenterikutsuihin päästään käsiksi. Kaikkeen työhön liittyvään sisältöön on siis edes jollakin tiimin jäsenellä pääsy.

Kun työntekijän siirtyminen toisiin tehtäviin on ollut tiedossa hyvissä ajoin ennen siirtymää, on tehty Excel, jossa on kuvattu jokainen työntekijän työn osa-alue, kaikki osa-alueen kehittämiseen liittyvät sidosryhmät, keskeisimmät kehittämiskumppanit, kehittämisen vaihe, raportoinnin tapa ja kansio, jossa aihealueeseen liittyvät tiedostot ovat tallessa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli on sovellettavissa periaatteessa mihin tahansa tiimiin erityisesti hanketyössä. On tärkeää, että kaikki sisältöä on jaettua. Yhteisten materiaalien säilyttämisen rakenteesta kannattaa keskustella yhdessä mikä on sellainen säilytyslogiikka, joka on koko tiimin mielestä looginen. Yhteiset tapaamiset ovat tärkeitä, jotta tiimihenki pääsee muodostumaan.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Tällä hetkellä kenenkään tiimin jäsenen yllättävä poisjääminen ei pysäytä kehittämistä. Kokemuksen kautta on opittu juuri esimerkiksi Outlook-kalenterin jakamisen tärkeys. Uudet työntekijät ovat omaksuneet nopeasti toimintatavan, että kaikki sisällöt tallennetaan yhteisiin tiedostoihin, myös keskeneräiset. Tämä on madaltanut kynnystä esitellä keskeneräisiä asioita toisille ja sitä kautta parantanut tiimiltä saatavaa sparritukea kehittämisen eri vaiheissa. Se on todennäköisesti myös vaikuttanut henkilöstövaihdoksista huolimatta rennon, kehittävän, innostavan ja yhteen hiileen puhaltavan tiimihengen ylläpitämisessä.