Vaikuttava asiakaskohtaaminen ikääntyneiden palveluissa, Satakunnan hyvinvointialue (RRP, P4, I1)

Palveluketjuissa toimivien ammattilaisten  osaamista vahvistetaan vaikuttavan asiakaskohtaamisen mahdollistamiseksi. Koulutusten anti juurrutetaan osaksi arkea työpajatyöskentelyn avulla.

Toimintaympäristö

Organisaatio muuttuu, asiakaskohtaaminen säilyy - luodaan toimintamalli asiakkaan vaikuttavaan kohtaamiseen muuttuvissa palveluissa.

Poliittiset tekijät

  • Hyvinvointialueuudistus ja sen toimeenpano: organisaatiorakenteet, palvelujen järjestämisvastuut ja resurssien kohdentaminen.
  • Sata-alueen arvot
  • Hallitusohjelman linjaukset: painotukset esimerkiksi ennaltaehkäisyyn, digitalisaatioon, palvelujen yhdenvertaisuuteen.
  • Kansainväliset sopimukset, jotka ohjaavat palvelujen saavutettavuutta ja yhdenvertaisuutta.

Yhteiskunnalliset tekijät

  • Väestörakenne ja ikääntyminen: lisää hoivan tarvetta ja muuttaa palvelutarpeen luonnetta.
  • Monikulttuuristuminen: vaatii kieli- ja kulttuuritietoista kohtaamista.
  • Digitalisaation rooli: muuttaa asiakaskohtaamisen kanavia ja vaatii digiosaamista.
  • Eriarvoisuus ja köyhyys: vaikuttaa asiakkaiden mahdollisuuksiin hakea ja käyttää palveluja.
  • Luottamus julkiseen sektoriin: määrittää, kuinka asiakkaat kokevat kohtaamisen aitouden ja turvallisuuden.

Lainsäädännölliset tekijät

  • Sosiaalihuoltolaki, terveydenhuoltolaki, potilaslaki ja asiakaslaki: määrittelevät asiakkaan oikeudet, osallisuuden ja tiedonsaannin.
  • Tietosuoja-asetukset (GDPR) ja kansallinen tietosuojalainsäädäntö: vaikuttavat siihen, miten tietoa saa jakaa ja käsitellä kohtaamisessa.
  • Esteettömyys- ja saavutettavuuslaki: velvoittaa huomioimaan eri asiakasryhmien tarpeet.
  • Työ- ja virkasuhdelainsäädäntö: määrittää henkilöstön koulutus- ja osaamisvaatimukset.

Kulttuuriset tekijät

  • Ammatillinen toimintakulttuuri: arvot, eettiset periaatteet, asiakas/potilaskeskeisyys.
  • Organisaatiokulttuuri: johto- ja työyhteisöasenteet, jotka vaikuttavat asiakaspalvelun priorisointiin.
  • Laajempi yhteiskuntakulttuuri, kuten suomalaisen vuorovaikutuksen erityispiirteet (suoruus, vähäeleisyys).
  • Kulttuurinen moninaisuus: asiakkaiden ja ammattilaisten erilaiset arvot ja odotukset.

Sosiaaliset tekijät

  • Sosiaalinen pääoma: luottamus, yhteisöllisyys ja verkostot vaikuttavat kohtaamiseen.
  • Asiakkaiden elämäntilanteet: syrjäytymisriski, päihdeongelmat, työttömyys, perhetilanne.
  • Vuorovaikutusosaaminen: empatia, kuunteleminen ja viestintätaidot.
  • Asiakaspalautteen hyödyntäminen: millainen kanava asiakkailla on vaikuttaa palveluun.

Ympäristötekijät

  • Fyysinen palveluympäristö: tilojen esteettömyys, rauhallisuus, turvallisuus ja viihtyisyys.
  • Palvelujen saavutettavuus: etäisyydet, kulkuyhteydet, digipalvelujen käytettävyys.
  • Ilmastonmuutos ja ympäristövastuu: kestävän kehityksen huomioiminen palvelujen järjestämisessä.
  • Kriisitilanteet: pandemia, luonnonkatastrofit tai muut poikkeusolot muuttavat kohtaamistapoja.
Kohderyhmä ja asiakasymmärrys
  • Asiakas- ja palveluohjaajat
  • Omaishoidon palveluohjaajat
  • Ikääntyneiden palveluiden sosiaalityöntekijät
  • Ikäkeskuksen työntekijät
  • Kotiin menevät hoitajat
  • Perhehoidon palveluohjaajat
Ratkaisun perusidea

Kehitettiin toimintamalli vaikuttavien asiakaskohtaamisten edistämiseksi hyödyntäen koulutuksia, joiden sisältö juurrutettiin käytäntöön työpajatyöskentelyn avulla. 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Kohderyhmä osallistui keväällä 2025 kahden tunnin mittaiseen Häiriökysynnän hallinta sosiaali- ja terveyspalveluissa-koulutukseen, jossa asiantuntijoina toimivat Hermanni Hyytiälä ja Toni Suihko sekä kolmen tunnin mittaiseen Näkökulmia hyvään kohtaamiseen-koulutusiltapäivään, jossa asiantuntijapuheenvuoroista vastasivat Tiia Anttila, Päivi Pärssinen, Anna-Kaisa Kautto, Elina Paala, Minna Vitikainen ja Katri Mannermaa. 

Koulutusten jälkeen, keväällä 2025, pidettiin kolme samansisältöistä työpajaa kohderyhmälle. Työpajan sisältö suunniteltiin toimintamallin kohderyhmän esihenkilöiden ja päälliköiden sekä Kestävän kasvun Satakunta 2-hankkeen ikääntyneiden työpaketin hankekoordinaattorin ja projektipäällikön yhteistyössä. Työpajan aluksi kerrattiin kohderyhmän edeltävästi käymien koulutusten anti sekä asiakaspalvelutilanteiden perusteista Duodecimin Oppiportin koulutuksen pohjalta (Asiakaspalvelutilanteet terveydenhuollossa-verkkokurssi. Duodecim Oppiportti. 2022. https://www.oppiportti.fi/dvk00094).

Osallistujien suositeltiin suorittavan Duodecimin Oppiportissa seuraavat koulutukset:

          → Suoritusmerkinnät automaattisesti OSS-järjestelmään

  • Työntekijätaidot-verkkokurssi Moodlessa

Pienryhmätyöskentelyssä työstettiin seuraavia teemoja

  •  Itsereflektio ja kehittymissuunnitelma itselle tälle vuodelle
  • Onnistunut asiakaskohtaaminen
  • Häiriökysyntä
  • Sisäinen viestintä

Pienryhmätyöskentelyssä fasilitoijina toimivat työpajan suunnittelussa mukana olleet esihenkilöt, päälliköt ja hanketyöntekijät. Työpajoihin osallistui yhteensä 72 (24 + 20 + 28) kohderyhmän työntekijää. 

Työpajatyöskentelyssä tunnistettiin kehittämiskohteiksi

  • Yhden luukun periaatteen edistäminen
  • Asiakaspalautteiden käsittely
  • Tiedonkulun varmistaminen
  • Yhteistyö eri toimijoiden välillä
  • Asiakaskohtaamisten kehittäminen
  • Häiriökysyntään syventyminen
    • Miten havaitaan?
    • Mikä aiheuttaa?  → Toiminnan kehittäminen

Työpajatyöskentelyn tulosten ja tilaisuuksista saadun palautteen perusteella jatkotoimenpiteiksi sovittiin

  • Yhteistyön tehostaminen työpajassa tärkeäksi tunnistettujen toimijoiden kanssa
    • Yhteystiedot ajan tasalle
    • Muiden työn tunteminen
  • Häiriökysynnän ja asiakaskohtaamisten pohtiminen tiimipalavereissa
    • Jatkossa asiakkaalle kirjallisena tieto palveluohjaajan käynnistä yhteisessä pohjassa → asiakas tietää, miten edetään
    • Yhteystiedot ammattilaisille paremmin saataville
    • Asiakkaan valmistelu tilanteeseen
    • Asiakaspalautteiden läpikäynti
    • Hyvien käytäntöjen jakaminen toisille arjen työssä ja tähän toimintamalliin liittyen
    • Vaikuttavan asiakaskohtaamisen merkityksen pohtiminen ammattilaisten resurssin näkökulmasta
  • Koko kohderyhmän yhteinen kokoontuminen syksyllä -25