| Innokylä

Toimintaympäristö

Verkostofoorumi on toiminut digitaalisessa oppimisympäristössä itseopiskeluna. Paikka- ja aikariippumaton toteutus on mahdollistanut osallistumisen kirjaamisasiantuntijoiden oman aikataulun mukaan kolmen kuukauden aukioloaikana.

Verkostofoorumin toteutukseen on vaikuttanut useat ajankohtaiset muutokset sosiaali- ja terveydenhuollon alalla. Näitä muutoksia ovat olleet muun muassa asiakasasiakirjalain ja toisiolain voimaantulo, sosiaalihuollon liittyminen Kanta-palveluihin, sähköiseen arkistointiin liittyvät muutokset. Aikataulullisesti Verkostofoorumia haastoi syksyllä 2022 tulevien hyvinvointialueiden valmistelu, joka palautteiden mukaan vei paljon työntekijöiden työaikaa.

Verkostofoorumi on toteutettu hankkeen määrärahojen ja -ajan puitteissa. Verkostofoorumi on saatu toteutettua käyttövalmiiksi noin kahdessa kuukaudessa, jonka aiempien Kansa-koulu- hankkeiden työ on mahdollistanut.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Verkostofoorumin kohderyhmänä ovat ensisijaisesti yksityisen ja julkisen sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijat ja toissijaisesti sosiaalihuollon organisaatioiden tiedonhallinnan asiantuntijat, jotka vievät tietoa eteenpäin organisaatiossaan.

Asiakasymmärrystä on hyödynnetty kyselytyökalujen ja osallistamisen kautta. Hankkeen järjestämissä aiemmissa verkostotapaamisissa on kerätty tietoa ja palautetta, millaista verkostotoimintaa ja tukea kirjaamisasiantuntijoille toivottaisiin. Toteutuksessa on pyritty huomioimaan myös aiemmat Kansa-koulu-hankkeista saadut palautteet. Tietoa on hyödynnetty Verkostofoorumin sisällön suunnittelussa ja palautteen pohjalta Verkostofoorumi jaettiin eri osioihin. Keskustelua käytiin eniten palvelutehtäväkohtaisilla keskustelualueilla, myös asiantuntijavideoiden kommentointi oli suosittua. Palautteista on noussut esille toive ajankohtaisesta, tietopohjaisesta sisällöstä ja mahdollisuudesta vertaistuelliseen keskusteluun.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Verkostofoorumi on ollut maksuton tiedotus-, keskustelu- ja verkostoitumisalusta Kansa-koulu-hankkeiden valmentamille kirjaamisasiantuntijoille. Verkostofoorumi on toiminut digitaalisessa oppimisympäristössä itseopiskeluna. Syksyllä 2021 Verkostofoorumia pilotoitiin neljän viikon mittaisena tapahtumana. Syksyllä 2022 Verkostofoorumi oli avoinna kolme kuukautta. Ennen Verkostofoorumin alkua on markkinoinnissa pyritty tuomaan selkeästi esille Verkostofoorumin tavoitteet ja sisältö sekä toimintaohjeet.

Verkostofoorumin tarkoituksena on ollut tarjota foorumiin osallistuville sosiaalihuollon asiantuntijoille tiivistettyjä, ajankohtaisia tietopaketteja sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisestä kansallisesti ja alueellisesti. Lisäksi Verkostofoorumin tarkoituksena on ollut toimia oppimisympäristönä ja keskusteluareenana kirjaamisasiantuntijoille. Verkostofoorumi on tarjonnut sosiaalihuollon ammattilaisille kirjaamiseen liittyviä valtakunnallisia, ajankohtaisia kehittämisuutisia tiivistetyssä ja ymmärrettävässä muodossa. Hyvinvointialueille siirryttäessä lainsäädäntö ja kirjaamiskäytännöt ovat kovassa muutoksessa, ja Verkostofoorumilla pyrittiin vastaamaan myös näihin haasteisiin.

Verkostofoorumin kohderyhmä eli kirjaamisasiantuntijat voivat esimerkiksi valmentaa työkavereitaan kirjaamiseen liittyvissä asioissa, neuvoa ja opastaa työyhteisöä arjen tilanteissa sekä edistää valtakunnallisten toimintatapojen käyttöönottoa työyhteisössään. Verkostofoorumin tavoitteena on ollut tarjota näille sosiaalihuollon ammattilaisille lisätukea ja -ohjausta, jotta he pystyvät omassa organisaatiossaan edistämään kirjaamiseen liittyvää osaamista ja uutta tietoa.

Hanke on arvioinut, että pitkällä tähtäimellä Verkostofoorumi palvelee koko sosiaalihuoltoa eli välillisesti kohderyhmänä on koko sosiaalihuollon henkilöstö.

Hankkeen työntekijät ovat tukeneet toimintaa ja keskusteluja Verkostofoorumin digitaalisella oppimisalustalla. Fasilitaattorien tehtävänä on ollut herättää keskustelua, vastata esille tulleisiin kysymyksiin ja koota kysymyksiä edelleen lähetettäväksi kansallisille toimijoille sekä antaa tukea oppimisalustan käytössä.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Digitaalisella alustalla toimiva Verkostofoorumi on osoittautunut kustannustehokkaaksi. Sen avulla on tavoitettu laaja kohdeyleisö. Valtakunnallisen toteutuksen on mahdollistanut sosiaalialan osaamiskeskusten yhteistyö ja aiemmat Kansa-koulu-hankkeet.

Verkostofoorumin toteutuksessa on tarvittu laajasti erilaista osaamista:

käytännön substanssiosaamista,
pedagogista osaamista,
fasilitointiosaamista,
viestintäosaamista,
kuratointiosaamista,
tietoteknisiä valmiuksia,
sidosryhmä- ja verkosto-osaamista,
asiakaspalveluosaamista,
hankejohtamisen ja hankehallinnon osaamista,
prosessien ja kokonaisuuksien johtamista,
käytettävyyden ja asiakasosallisuuden huomioimista ja
saavutettavuuden huomioimista kaksikielisyyden ja selkokielisyyden osalta.

Toteutuksessa olennaista on ollut tiivis yhteistyö kansallisten toimijoiden kanssa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Verkostofoorumin tyyppinen konsepti on hyödynnettävissä moniin erilaisiin foorumeihin eri palvelusektoreille ja kohderyhmille, esimerkiksi asiakastietojärjestelmien pääkäyttäjille. Digitaalisella oppimisalustalla toteutettu foorumi toimii hyvin, koska foorumi on toteutettavissa paikasta tai ajasta riippumatta isommalle kohderyhmälle.

Verkostofoorumin kaltaisen toiminnan kehittäminen ja ylläpitäminen vaatii toiminnan alussa, sen kehittämisessä ja sisällöntuotantovaiheessa kohderyhmän tarkkaa määrittelemistä ja rajaamista sekä riittävästi aikaa suunnitteluun ja testaukseen. Se vaatii myös fasilitaattorien roolien määrittämistä ja saatavuuden huomioimista esimerkiksi kaksikielisyyden mahdollistamisessa. Lisäksi vaaditaan kokeilunhalua, rohkeutta ja ennakkoluulottomuutta.

Verkostofoorumin toteutukseen tarvitaan riittävästi henkilöstöresursseja, sidosryhmäosaamista, viestinnän osaamista ja sen merkityksen ja mahdollisuuksien pohtimista sekä johtamisosaamista, jotta osataan hyödyntää ja kohdentaa erilaisia rooleja ja työntekijöiden erityisosaamista, vahvuusalueita ja käytännön substanssiosaamista. Toiminnan ylläpitämiseen vaaditaan jatkuvaa ja ketterää kehittämistä, esimerkiksi systemaattista toiminnan arviointia ja palautteiden keräämistä ja niiden analysointia sekä valmiutta tehdä muutoksia nopeassakin aikataulussa koordinoinnin avulla.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Verkostofoorumin toimivuutta on arvioitu osallistujilta saadun palautteen perusteella. Verkostofoorumin aukioloajaksi määriteltiin tällä kertaa kolme kuukautta, sillä edellisen hankkeen kuukauden pituista aukioloaikaa pidettiin palautteen perusteella liian lyhyenä.

Verkostofoorumin toimintamalli on pohjautunut digitaaliseen oppimisympäristöön, joka on ollut aikaan ja paikkaan sitoutumaton kolmen kuukauden aikaraamin sisällä. Saadun palautteen mukaan Verkostofoorumin sisällöt ja toteutustapa ovat olleet toimivia ja foorumiin osallistuminen on vahvistanut osallistujien kirjaamisosaamista ja roolia kirjaamisasiantuntijana.

Verkostofoorumi toimi monipuolisesti sekä uuden tiedon jakamisen areenana että keskustelufoorumina osallistujille. Verkostofoorumissa käytiin monipuolista keskustelua, mikä osoittaa Verkostofoorumin toimivan tehokkaasti myös vuorovaikutuksen areenana. Verkostofoorumin toteutustapa mahdollisti yhdessä oppimisen, kirjaamisasiantuntijoiden verkostoitumisen ja eri organisaatioiden kirjaamiskulttuureihin tutustumisen valtakunnallisella tasolla.