| Innokylä

Toimintaympäristö

Pohjois-Savon hyvinvointialue vastaa yli 248 000 pohjoissavolaisen sosiaali- ja terveystoimen ja pelastustoimen palveluista. Pohjois-Savon hyvinvointialue muodostuu 19 kunnasta. Työntekijöitä Pohjois-Savon hyvinvointialueella on yhteensä noin 12 200.

Pohjois-Savon hyvinvointialueeseen kuuluva Kuopion yliopistollinen sairaala (KYS) tarjoaa erikoissairaanhoitoa myös maakunnan ulkopuolelta tuleville potilaille. KYS vastaa noin miljoonan suomalaisen erikoissairaanhoidosta Itä- ja Keski-Suomessa.

Pohjois-savon hyvinvointialueella on tavoitteena järjestää kaikille alueen asukkaille yhdenvertaisia ja laadukkaita sosiaali- ja terveyspalveluja. Tavoitteena on myös kaventaa väestön hyvinvointi- ja terveyseroja. Pohjois-Savossa, kuten kaikkialla Suomessa, väestö ikääntyy ja tarvitsee aiempaa enemmän palveluja. Se vuoksi erityisesti perustason toimintavarmuutta tulee vahvistaa sekä laissa säädetyt oikeuksia turvata.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Toimintamalli kuvaa videovälitteisen etävastaanoton käyttöönoton vaiheet, jossa prosessin vaiheet tarpeesta jatkuvaan palveluun tulee esille. Jokaisessa vaiheessa on selkeästi kuvattu siihen liittyvät tehtävät. Toimintamalli toimii käyttöönottoa koordinoivan työohjeena.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Videovälittestä etävastaanottoa on Pohjois-Savon hyvinvointialueella on ollut käytössä jo ennen hyvinvointialueeksi muuttuessa. Järjestelmiä oli useita ja niiden käyttö oli keskittynyt tiettyihin alueisiin ja kaupunkeihin. Hankkeen tarkoituksena oli saada etävastaanottoja koko hyvinvointialueelle, tasavertaisesti kaikille asukkaille ja ammattilaisille saatavaksi. Hankkeen aikana testattiin useita erilaisia tapoja saada ammattilaiset tekemään yhtenäistä palvelualueelle sopivaa toimintamallia. Ammattilaisia koulutettiin käyttämään järjestelmien teknistä toteutusta, mutta samalla pohdittiin millainen olisi yhtenäinen toimintamalli. Koulutuksien aikana ja usean kuukauden käyttöönoton jälkeen huomio kiinnittyi siihen, että käyttö oli vähäistä. Ammattilaisilta saama palaute oli, että eivät tienneet milloin etävastaanottoa tulisi käyttää.

Palautteiden perusteella videovälitteisen etävastaanoton käyttöönottoa kehitettiin siihen suuntaan, että painopiste on enemmän toimintamallin luomiseen ja siihen tarpeeseen on kehitetty työtila, jossa kysymysten avulla palvelualue pystyy luomaan heille oikeanlaisen toimintamallin. Toimintamalli auttaa ammattilaisia ymmärtämään oman palvelualueen toimintatavat ja tällöin ammattilaisen on turvallista käyttää videovälitteistä etävastaanottoa asiakkaiden ja organisaation sisäiseen ammattilaisten konsultoimiseen.

Tässä esitelty prosessi, on kehittynyt etävastaanottojen laajentamistyön aikana. Prosessia on muokattu sen mukaan, kuinka ammattilaisten tarpeet ovat ilmenneet käyttöönoton prosessin aikana.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Toimintamalli on kehitetty Pohjois-Savon hyvinvointialueelle videovälitteisen etävastaanoton käyttöönoton tueksi. Toimintamallia on kehitetty ja testattu erilaisissa käyttöönotoissa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamalli kuvaa videovälitteisen etävastaanoton käyttöönottoprosessin vaiheet. Vaiheiden avulla Videovälitteistä etävastaanottoa koordinoiva asiantuntija pystyy vaiheittain viemään käyttöönottoa yhtenäisellä mallilla kaikille toimialoille.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Vaiheet ovat kaikille samanlaiset, riippumatta toimialasta. Kuitenkin toimintamallia on helppo soveltaa ja palvelualueiden itsenäiseen toimintamallin työstöön on jokaisellle oma työtila Howspacessa.

Videovälitteisen etävastaanoton käyttöönoton vaiheiden kuvaus:

Tarve videovälitteiselle etävastaanotolle

•Toimija: Hyvinvointialueen eri toimialueita ja niiden ammattilaisia

•Tehtävä: Pohjois-Savon hyvinvointialueella on OmaSavo-digiasiointialusta, jossa ammattilaiset voi hyödyntää videovälitteistä etävastaanottoa asiakkaiden ja verkostojen tapaamisiin sekä organisaation sisäisesti ammattilaisten konsultoimista.

•Tuotos: Videovälitteisen etävastaanoton käytön laajentaminen palvelualueelle

Tarve tullut kehittämis ehdotuslomakkeella

•Toimija: Palvelutuotannosta ammattilaiset esihenkilön kanssa.

•Tehtävä: Kehittämisehdotuslomake lähetetty IMS.n kautta. Tällä tavalla kehittämispalvelut pystyvät aikatauluttamaan uusien aloitusten ajankohtia.

•Tuotos: Videovälitteisen etävastaanoton käytön laajentamiseen tarkoitettu kehittämisehdotuslomakkeen tuottaminen

Kehittämisehdotusten koordinaatioryhmän tapaaminen

•Toimija: Kehittämistyöryhmän asiantuntijat

•Tehtävä: Kehittämistyöryhmässä käsitellään tullut kehittämistoive.

Kokoontuu 1 x viikossa.

Kehittämistyöryhmässä käsitellään kaikki saapuneet kehittämisehdotukset ja lähetetään ne sopiville asiantuntijoille asiantuntijaryhmän käsittelyä varten.

•Tuotos: Kehittämisehdotuksen siirtäminen kehittämisasiantuntijaryhmälle

Asiantuntijaryhmän käsittely

•Toimija: Kehittämisasiantuntija

•Tehtävä: Kehittämisasiantuntijaryhmä arvioi kehittämisehdotuksen. On yhteydessä kehittämisidean lähettävään palvelutoimintaan. Kehittämisehdotuksessa tulleisiin huomioihin pystyy tässä vaiheessa kysymään tarvittavia lisäselvityksiä.

Tuotos: Yhteistyön käynnistäminen

Kehittämisehdotuskaavakkeen ehdottajaan yhteys ja ensimmäinen tapaamisen järjestäminen

•Toimija: Kehittämistyöryhmässa oleva asiantuntija, jolla on Howspace pääkäyttäjyys valtuudet

•Tehtävä Asiantuntija on yhteydessä kehittämisehdotuksen lähettäneeseen henkilöön ja sopii palaverin

videovälitteisen etävastaanoton käyttöönoton aloittamisesta.

•Tuotos: Ensimmäinen tapaaminen sovittu palvelutuotannon kanssa.

Palveluiden määrittelyn työtilan luominen

•Toimija: Kehittämistyöryhmässa oleva asiantuntija, jolla on Howspace pääkäyttäjyys valtuudet

•Tehtävä: Howspacessa luodaan työtila, jossa ammattilaiset pääsevät määrittelemään Videovälitteisen etävastaanoton palveluita.

•Tuotos: Palvelutuotannolle materiaalia, jossa pääsevät tekemään yhtenäisen toimintamallin.

Ensimmäinen tapaaminen palveluiden määrittelyä varten palvelutuotannon kanssa

•Toimija: Kehittämispalveluiden asiantuntija

•Tehtävä: Tapaamisessa käydään videovälitteisen etävastaanoton käyttöönoton info ja kerrotaan Howspacessa olevan työtilan tarkoitus ja ohjataan sen itsenäinen käyttö. Annetaan Howspaceen työtilaan linkki, jossa palvelutuotanto työskentelee.

•Tuotos: Palvelutuotannossa infotilaisuuden jälkeen toteutetaan Howspacessa videovälitteisen etävastaanoton määrittelyä. Tähän varataan noin 1-2kk aikaa palveluiden määrittelyn työstöön. Tapaamisessa sovitaan uusi tapaamisaika.

Videovälitteisen etävastaanoton palveluiden määrittely Howspacessa

•Toimija: Palvelutuotannon esihenkilöt ja ammattilaiset saavat määriteltyä heille sopivan toimintamallin

•Tehtävä: Palveluiden määrittelyä, useamman kysymyksen avulla. Howspacessa tekoäly tekee jokaisen kysymykseen yhteenvedon, jota palvelutuotanto voi hyödyntää toimintamallin muodostuksessa.

•Tuotos: Palveluiden määrittyminen ja yhtenäinen toimintamalli ohjeistaa ammattilaisia toimimaan yhtenäisellä linjauksella.

Videovälitteisen etävastaanoton Moodle-koulutus

•Toimija: Palvelutuotannon esihenkilöt ja ammattilaiset

•Tehtävä: Videovälitteisen etävastaanoton Koulutus Moodlessa.

•Tuotos: Videovälitteisen etävastaanoton turvallinen käyttö, koulutuksen jälkeen. Kurssi tarjoaa tietoa videovälitteisestä etävastaanotosta sekä siihen liittyvistä toimintatavoista. Kurssi on suunnattu Pohjois-Savon hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisille, jotka käyttävät videovälitteistä etävastaanottoa työvälineenään.

Kurssi sisältää yleistä tietoa videovälitteisestä etävastaanotosta sekä sen pitämiseen tarvittavasta erityisosaamisesta. Lisäksi kurssilla perehdytään asiakkaan kohtaamiseen ja vuorovaikutukseen videovälitteisellä etävastaanotolla.

Koulutusalustojen ja asiakas- sekä ammattilaisohjeiden ylläpitäminen ja päivittäminen

•Toimija: Kehittämispalveluiden asiantuntija

•Tehtävä: Ajantasainen koulutusmateriaali tukee ammattilaisen videovälitteisen etävastaanoton käyttöä asiakas-/potilastyössä.

Howspacen palveluiden määrittely: -työtilan päivitys, ylläpitäminen. -uusien työtilojen luominen, aikataulutus.

Videovälitteisen etävastaanoton Moodle-koulutus: -Päivittäminen ja ylläpitäminen, -OmaSavo-tallenteiden, päivittäminen ja ylläpitäminen ja mahdollisten uusien toimintojen tallenteiden tuottaminen

OmaSavo-digiasiointi alusta; -videovälitteisen etävastaanoton ohjeiden päivittäminen, ylläpitäminen niin asiakas kuin ammattilaisohjeisiin.

•Tuotos: Koulutus ja ammattilais/asiakasohjeet ovat ajantasaisia ja tietosuoja ja tietoturvallisia

Toinen mahdollinen tapaaminen palvelutuotannon kanssa ennen käyttöönottoa

•Toimija: Kehittämispalveluiden asiantuntija

•Tehtävä: Ensimmäisen tapaamisen jälkeen sovittu uusi tapaaminen. Tapaamisessa käydään Howpsacessa tehtyä palveluiden määrittelyä läpi, tarpeen mukaan. Tapaamisessa sovitaan jonojen muodostamisesta, selvennetään käyttäjäryhmä ja alustalle kirjautuminen.

•Tuotos: Nimetään vastuukäyttäjä, jos sitä ei vielä ole palvelualueelle nimetty. Annetaan ohjeistus tukipalveluista ja koulutuspaketista.

Käyttäjäryhmien ja jonojen ilmoittaminen pääkäyttäjille

•Toimija: Palvelutuotannon esihenkilö

•Tehtävä: Jos toista tapaamista ei tarvita, palvelualueen esihenkilö ilmoittaa palveluiden määrittely - työtilassa olevien jatko-ohjeiden mukaan OmaSavo-digiasiointialustan pääkäyttäjien sähköpostiin käyttäjäryhmän ja jonojen nimitykset.

•Tuotos: Käyttäjätunnustarpeet

Ohjeistus esihenkilöille tiedottamisesta palvelualueen ammattilaisille

•Toimija: Palvelutuotannon esihenkilö/-t

•Tehtävä: Esihenkilöille annetaan tiedottamista varten valmis tietopaketti, jonka voivat lähettää oman palvelualueen ammattilaisille.

•Tuotos: Ammattilaisilla on selkeä kuva toimintamallista ja ohjeistus videovastaanoton käytöstä.

Viestintä ammattilaisille videovälitteisen etävastaanoton aloittamisesta

•Toimija: Palvelutuotannon esihenkilö/-t

•Tehtävä: Palvelutuotannon esihenkilö viestii ammattilaisia videovälitteisen etävastaanoton käynnistämisestä.

•Tuotos: Ammattilaiset ovat tietoisia toiminnan aloittamisesta

Ilmoitus käyttäjäryhmästä, jonoista ja vastuukäyttäjästä

•Toimija: OmaSavo-digiasiointialustan pääkäyttäjät

•Tehtävä: Pääkäyttäjät ilmoittavat palvelutuotannolle, kun jonojen muodostaminen on tapahtunut OmaSavo-digialustalle.

•Tuotos: Palvelutuotannolla on pääsy OmaSavo-digiasiointialustalle

Käyttäjäryhmien ja jonojen määrittely

Toimija: OmaSavo-digiasiointialustan pääkäyttäjät

Tehtävä: Pääkäyttäjät luovat palvelutuotannolle heidän tarvitsemat jonot ja mahdollisesti käyttäjäryhmä, jos sitä ei vielä OmaSavo-digialustalla ole. Käyttäjäryhmän ja jonojen muodostaminen tehdään; -testialustalle, -tuotantoon, -tiedot viedään taulukkoon

Tuotos: Palvelutuotannolla on pääsy OmaSavo - digiasiointiin ja heillä on heille tarkoitettu jono, johon he voivat muodostaa ammattilaislähtöisen videovastaanoton asiakkaan kanssa.

Lisätään vastuuhenkilöt MS Teamsiin

Toimija: OmaSavo-digiasioinnin pääkäyttäjät

Tehtävä: OmaSavo-digiasioinnin pääkäyttäjä lisää Palvelualueen vastuuhenkilö/-t MS Teamsin vastuukäyttäjät ryhmään. Lisätään vastuukäyttäjien taulukkoon uusi vastuukäyttäjä.

Tuotos: Tiimin tarkoituksena on toimia ketteränä ja kokoavana tietoalustana OmaSavo-digialustalla ja toimia tukiklinikkana, josta vastuukäyttäjä saa tukea ja apua videovälitteisen etävastaanottoon.

Etävastaanoton käyttöönotto

Toimija: Palvelualue ja sen ammattilaiset

Tehtävä: Vastuu siirretään palvelutuotannolle.

Tuotos: Etävastaanotto on yksi ammattilaisen digitaalinen työväline, jonka avulla asiakkaalla/potilaalla on mahdollisuus saada palvelu etänä.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamallia on testattu erilaisten palvelualueiden kanssa ja käyttöönottoprojektin aikana testattu useampaa erilaista tapaa tehdä käyttöönotto. Palautteiden ja huomioden avulla, käyttöönotto prosessia on muokattu ja tarkennettu useampaan kertaan. Toimintamallia tehdessä on huomioitu, se että se soveltuu erilaisten toimintayksikköjen käyttöönoton tarpeisiin.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Toimintamallin hyödyntäminen sujuvoittaa käyttööottoprojektin etenemistä ja nämä etenevät yhdenmukaisesti. Koordinoivan asiantuntijan on helppo edetä käyttöönotonprojektissa, kun malli ohjaa eri vaiheiden aikana. Malli antaa kaikille samanlaisen käyttöönoton.

Videovälitteisen etävastaanoton käyttöönottomalli, Pohjois-Savon hyvinvointialue (RRP P4, I4)

Kuva