Videovastaanottojen systemaattisen edistämisen toimintamalli Pirkanmaan hyvinvointialueella

Toimintamallin avulla siirrytään satunnaisesta videovastaanoton käytöstä säännölliseen ja systemaattiseen videovastaanottojen hyödyntämiseen kautta palvelulinjojen. Koulutukset toteutetaan ammattiryhmittäin linjajohdon hyväksymän suunnitelman mukaan.

Oivalla ja ymmärrä

Toimintaympäristö

Videovastaanottojen käyttöönottojen edistäminen yhtenä asiointimahdollisuutena, paikan päällä tapahtuvien vastaanottokäyntien rinnalla, on osa hyvinvointialueen strategisia tavoitteita ja nykypäivän sekä tulevaisuuden asiakaslähtöisiä digipalveluita.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Asiointi asiakkaan kanssa videovälitteisesti on monelle ammattilaiselle uusi työtapa. Kyseessä on siis kokonaisuudessaan uusi toimintatapa eli muutosta tapahtuu koko työn tekemisen toimintakulttuurin suhteen. Muutokset kohdistuvat kuitenkin kunkin ammattiryhmän työ luonteen kautta tunnistettuihin käyttökohteisiin, joten uuden toimintamallin yhteensovittaminen omaan työhön on luontevampaa, kun käyntiaiheet, johon uutta työtapaa sovelletaan on selkeästi määritelty. Lisäksi ammattilaisten on mahdollisuus hyödyntää videovastaanottoja myös muihin käyttökohteisiin työssään tarpeen mukaan.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Videovastaanottojen systemaattisen edistämisen toimintamallin tavoitteena on siirtyä satunnaisesta käytöstä videovastaanottojen säännölliseen hyödyntämiseen kautta palvelulinjojen. Asettamalla selkeät tavoitteet ja aikataulu käyttöönotoille yhteistyössä linjajohdon kanssa saadaan toteutettua koulutukset kohdennetusti ammattiryhmittäin.

Tällä toimintamallilla on tarkoitus toteuttaa koko työn tekemisen kulttuurin ja toimintatapojen sekä asenteiden muutostyötä, sillä videovastaanottojen käyttäminen läsnäkäyntien sijasta on osalle ammattilaisista uusi työtapa. Ammattiryhmäkohtaisten koulutusten avulla taataan tasavertaiset valmiuden ammattilaisille videovastaanottojen käyttöön. Videovastaanottojen käyttö asiakastapaamisiin tuo tarjolle myös etätyön tekemisen mahdollisuuden niissä palveluissa, joissa vastaanotot voidaan toteuttaa suurimmalta osin videovastaanotolla, eikä asiakkaan asian hoitaminen esim. vaadi fyysistä tutkimista.

Toimintamalli myös edesauttaa asiakaslähtöisyyden toteutumista palveluissa. Asiakkaalla on mahdollisuus valita itselleen mieluisin vastaanoton toteutustapa. Välimatkat voivat olla pitkiä ja asiakkaalla voi olla liikkumisen haasteita, joten ajankäytöllisestäkin näkökulmasta vastaanottojen toteuttaminen arjessa sujuvoituu, kun kulkemista vastaanotolle ei tarvitse huomioida erikseen, vaan asiakas voi osallistua vastaanotolle omalta kotisohvalta käsin.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Koulutussuunnitelmat laaditaan palvelulinjakohtaisesti, jolloin tehdään tiivistä yhteistyötä linjajohdon, palvelupäälliköiden sekä esihenkilöstön kanssa. Hankesuunnittelijan rooli on kouluttaa ammattilaiset ja toimia tarvittaessa teknisen käytön tukena.

Videovastaanottokoulutukset ovat koostuneet videovastaanottojen yleiskuvauksesta Pirkanmaan hyvinvointialueella ja asiakkaan sekä ammattilaiset näkökulmat (edut ja valmiudet) on käyty läpi. Tärkeänä osana on ollut tuoda esiin, miten videovastaanotot linkittyvät kunkin ammattiryhmän työhön, jolla ollaan saatu tarttumapintaa itse toiminnan toteutukseen. Koulutukset on myös toteutettu työn luonteen ja tarpeiden pohjalta, tuomalla esiin käyttökohde-esimerkkejä yleisellä tasolla sekä kohdentaen linjajohdon päätöksellä tavoitteellisesti videovastaanottojen käyttöönotot alkuun tiettyihin käynteihin. Koulutuksissa on myös tuotu esille hyviä käyttökokemusesimerkkejä videovastaanottojen soveltamisesta käytännön työssä, minkä tavoitteena on ollut ammattilaisten myönteinen motivointi. Lisäksi koulutukset ovat pitäneet sisällään itse videovastaanoton käytön perusopastuksen. Koulutusten yhteydessä on huolehdittu myös ammattilaisten laitetarpeiden kartoituksesta videovastaanoton käyttöä varten.

Ammattilaisten käyttöön asiakasohjauksen tueksi on myös tuotettu käyttöön kirjallista esitemateriaalia (käyntikorttikokoinen ohje videovastaanotolle liittymisestä). Lisäksi videovastaanottojen kuvalliset liittymisohjeet on laadittu Pirkanmaan hyvinvointialueen ulkoisille kotisivuille.

Ammattilaisilla on saatavilla jatkuva tekninen videovastaanotto-ohjelman vastuukäyttäjän tuki sekä ohjeistukset videovastaanottojen käyttöön intra-sivuilla. Jatkossa tarkastellaan myös videovastaanoton käytön ohjeistuksen sisällyttämistä perusperehdytyksen osaksi yhtenä työtapana muiden joukossa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Videovastaanottokoulutuksissa on onnistuneesti osallistettu ammattilaisia digityökalujen (esim. Flinga) käytön avulla. Anonyymin ideoinnin kautta ammattilaiset ovat aktiivisesti tuoneet esiin substanssinäkökulmaa siitä, mihin käynteihin videovastaanotot soveltuvat kunkin ammattiryhmän kohdalla.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Videovastaanottojen käyttö on lisääntynyt systemaattisen edistämisen toimintamallin käyttöönoton myötä, joka käynnistettiin elokuun 2023 lopulta alkaen. Videovastaanottoja tehty perusterveydenhuollossa Pirkanmaan hyvinvointialueella 438 kappaletta syyskuussa 2023 (nousua +67 % elokuun 2023 lukuihin verrattuna).