CAF (Common Assessment Framework)-arviointimalli

Mistä työkalussa on kyse?

Euroopan Unionin yhteisen arviointimallin CAF:n käyttö edistää laadukkaiden, taloudellisesti ja tehokkaasti toimivien julkisten palvelujen kehittämistä. 

CAF-malli on suunnattu kaikille julkisen sektorin organisaatioille niin valtionhallinnossa kuin kunnissakin. Mallin perusajatus on kokonaisvaltainen laadunarviointi, jossa tarkastellaan eri tulosalueita sekä organisaation toimintatapoja. CAF–mallin käyttö edesauttaa julkisen sektorin organisaatioiden välistä vertailukehittämistä sekä kansallisesti että kansainvälisesti. Mallin käyttöä suositellaan ensisijaisesti kokonaistoiminnasta vastuussa oleville.

Mihin työkalua käytetään?

Malli soveltuu hyvin laatutyönsä varhaisessa vaiheessa oleville organisaatioille itsearviointiin. Mallin perusajatuksena on kokonaisvaltainen laadunarviointi, jossa tarkastellaan organisaation toimintatapoja ja tulosalueita. Yhteisen arviointimallin sisältö ja rakenne noudattelevat samaa logiikkaa kuin Euroopan laatupalkintomalli (EFQM).

CAF on yleisen tason työkalu, jota voidaan muokata vastaamaan paremmin oman organisaation tarpeita. Malli jakaantuu yhdeksään arviointialueeseen, jotka ovat:

1. Johtajuus 2. Strategiat ja toiminnan suunnittelu 3. Henkilöstö 4. Kumppanuudet ja resurssit 5. Prosessit  6. Asiakas- ja kansalaistulokset 7. Henkilöstötulokset 8. Yhteiskunnalliset tulokset 9. Keskeiset suorituskykytulokset

Ensimmäiset viisi arviointialuetta tarkastelevat niitä organisaation toimintatapoja, joilla pyritään saavuttamaan asetetut tavoitteet ja tavoitellut tulokset. Jälkimmäisellä neljällä alueella arvioidaan näistä toimintatavoista seuraavia tuloksia eri näkökulmista. Keskeisten suorituskykytulosten lisäksi tulospuolella tarkastellaan erikseen henkilöstötuloksia, asiakas- ja kansalaistuloksia ja yhteiskunnallisia tuloksia.

Miten työkalua käytetään?

ARVIOINNIN SUORITTAMINEN
Keskustelua käydään yleensä kolmesta teemasta: Miten toimimme nyt? Mitkä ovat toimintamme vahvuudet? Mitä toiminnassamme pitää kehittää?

PÄÄTETÄÄN PISTEYTYKSESTÄ
Esim. kullekin arviointialueelle valittujen indikaattoreiden/kriteereiden täyttyminen kuvataan kuusiportaisesti: ei näyttöä tai puheen tasolla, vähän näyttöä joiltakin osin, selkeää näyttöä toiminnan kannalta keskeisistä asioista, vahvaa näyttöä lähes kaikkien oleellisten toimintojen osalta, erittäin vahvaa näyttöä kaikilta toiminta-alueilta erinomainen taso kaikilta merkityksellistä toiminta-alueilta (tavoitteisiin nähden).

PÄÄTÖS LAATUTYÖN JA ITSEARVIOINNIN ALOITTAMISESTA
Tehdään päätös laatutyön ja itsearvioinnin aloittamisesta. Samalla päätetään, miten arvioinnin tuloksia tullaan hyödyntämään.

TIEDOTETAAN HENKILÖSTÖÄ ITSEARVIOINTIPROSESSIN ALOITUKSESTA
Mahdollistetaan avoin keskustelu arvioinnin hyödyllisyydestä. Henkilöstön kuuleminen ja motivoiminen olennaista, ja myös epäilevät mielipiteet on oikeus saada tuoda julki. Organisoituminen itsearvioinnin toteuttamiseen.

TARKISTETAAN CAF- LAATUKRITEEREIDEN SOVELTUVUUS OMAAN TARKOITUKSEEN
Kahdeksan arviointialuetta sisältävä malli kattaa kaikki organisaation toiminnan kannalta keskeisimmät osa-alueet. Ensimmäiset viisi arviointialuetta tarkastelevat niitä organisaation toimintoja (johtajuus, henkilöstö, strategiat ja toiminnan suunnittelu, kumppanuudet ja resurssit sekä prosessit), joilla pyritään saavuttamaan asetetut tavoitteet ja tavoitellut tulokset. Lisäksi arvioidaan henkilötuloksia, järjestö (asiakas) tuloksia ja yhteiskunnallisia tuloksia.

KOOTAAN ARVIOINTIA TUKEVA, KÄYTETTÄVISSÄ OLEVA TAUSTAMATERIAALI
Esim. Toiminnan sisältöä ja edellytyksiä käydään läpi organisaatiota koskevista dokumenteista (asiakirjoista ja hallituksen pöytäkirjoista sekä medianäkyvyydestä). Voidaan hyödyntää tilastotietoa toiminnan ja taloudellisen panostuksen määrää koskevista luvuista.

PÄÄTETÄÄN ORGANISOITUMISEN TAVASTA JA ORGANISOITUMISESTA
Esim. Focusryhmähaastatteluissa toteutetaan paneelityyppistä konsensuskeskustelua. Asiantuntijahaastattelut. Jos kriteerin avulla välittynyt tieto on kielteinen, pyritään löytämään ratkaisuja ja informantit itse tuottavat kehittämisehdotuksia.

VALMISTELLAAN OHJEISTUKSET JA DOKUMENTOINNIN TAPA
-

PISTEYTYS
Pisteytys suoritetaan kirjallisen tuotoksen perusteella (aluksi kukin esittää kyseisen arviointialueen kirjaamansa vahvuudet ja parantamisalueet perusteluineen, joista muodostetaan yhteinen lista. Keskustelun pohjalta muodostetaan yksi yhteinen ja lopullinen pistemäärä kullekin arvioinnin kohteena olleelle arviointialueelle).

RAPORTTI (noudattaa CAF-mallin rakennetta) ja kehittämissuunnitelma.

Vinkkejä

CAF kehitettiin julkisen sektorin arviointia varten 1990-luvun lopulla. Malli on tarkoitettu myös helpottamaan yksityiskohtaisimpien arviointikriteeristöjen, kuten EFQM -mallin käyttöön ottoa. HAUS toimii kansallisena CAF-yhteyspisteenä ja edustaa Suomea työryhmässä, joka vastaa CAF-mallin kehittämisestä ja käytön edistämisestä EU-tasolla. Päivitetty CAF2020-malli lanseerataan kansallisesti huhtikuussa 2020.

Työkalun vahvuudet ja heikkoudet

CAF-malli soveltuu hyvin yleiseksi malliksi julkaishallinnon organisaation itsearviointiin, mutta sitä on sovellettava vastaamaan kunkin organisaation rakenteellisia ja toiminnallisia ominaispiirteitä. Malliin liittyviä arviointialueiden otsikointi ja malliin sisältyviä apukysymyksiä kannattaa pohtia arvioitavan organisaation näkökulmasta. Mallin menestyksellinne käyttäminen vaatii riittävän koulutuksen ja perehdytyksen.

Kesto

Vaihtelee prosessin laajuuden mukaan. Tiedonkeruu vaatii aikaa.

Kuinka monta osallistujaa

Riittävän laaja vertikaalinen ja horisontaalinen osallistujajoukko organisaatiosta, ilman että osallistujajoukkoa paisutetaan liikaa.

Mitä tarvitaan

Vastuualueiden jako: yleiskuva, isokuva ja arviointialueet, joilta kerätään, analysoidaan ja raportoidaan tietoa ja raportoidaan työryhmälle.

Lähteet

CAF 2013 Pikaopas itsearviointiin

CAF 2013 

Servo, Antti-Jussi. CAF-malli poliisilaitoksen toiminnan itsearvioinnin välineenä -case -tutkimus Pirkanmaan poliisilaitoksen itsearvioinnissa. 2011.  Turvallisuushallinto, Johtamistieteiden laitos, Tampereen yliopisto.