Open Space

Mistä työkalussa on kyse?

Open Space on luovuutta ruokkiva ja ajattelua rikastava työskentelymalli joukkueille ja yhteisöille.

Mihin työkalua käytetään?

Menetelmää voidaan käyttää muun muassa vuorovaikutteisten konferenssien, verkostotapaamisten, suunnittelukokousten, osaamisen jakamisen sekä organisaatioretriittien yhteydessä. Open Space auttaa erityisesti laajojen aihealueiden ja teemojen käsittelyssä, esiin nostamisessa, hahmottamisessa ja jäsentämisessä.

Miten työkalua käytetään?

Open Space on menetelmänä erittäin joustava ja soveltuu viiden ihmisen kokouksista tuhansien ihmisten kokousten toteuttamiseen. Menetelmä on tyyliltään rento ja siitä puuttuu muille ideointimenetelmille tyypillinen rakenne. Rakenteen puuttuminen ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö rakennetta syntyisi – koko menetelmä perustuu itseorganisoitumiseen, jossa osallistujat synnyttävät ideoinnin aikana rakenteen. Tällöin rakenne palvelee prosessia, eikä turhia rakenteita tai sääntöjä synny ideoinnin esteeksi.

Käytettäessä Open Space -menetelmää, osallistujien tulee noudattaa seuraavia periaatteita:

1. Kaikki paikallaolijat ovat oikeita henkilöitä. Kiinnostus osallistua on osoitus siitä, että asia on juuri meille tärkeä. Poissaolijoita tai auktoriteettiasemaltaan ylempiä ei tarvita paikalle.
2. Mitä tahansa tapahtuu, sen onkin määrä tapahtua. Jossittelu siitä, miten asiat olisivat voineet mennä, tai mitä olisi pitänyt tehdä, on turhaa.
3. Kun jokin alkaa, sen alkamishetki on aina oikea. Kellojen kanssa ei kannata panikoida. Mikäli asian käsittely vie kauemmin tai lyhyempään kuin oli suunniteltu, näin on tarkoitus olla.
4. Kun se on ohi, se on ohi. Jos keskustelu ei enää etene, se on hyvä lopettaa ja siirtyä eteenpäin.
5. Työskentelyn aikana noudatetaan Kahden jalan periaatetta.

Open Space kokousten toimivuus ja itseohjautuvuus perustuu "kahden jalan lakiin". Kahden jalan laki kuuluu: “Jos koet, ettet pysty oppimaan mitään uutta, mene jonnekin missä pystyt. Tee samoin, mikäli koet, ettet pysty antamaan mitään merkityksellistä.“ Toisin sanoen, menetelmässä annetaan ihmisille mahdollisuus osallistua niihin keskusteluihin joihin heillä on intohimoa, niihin keskusteluihin joista he itse saavat jotain tai joissa he itse voivat tuottaa lisäarvoa. Kaikilla on mahdollisuus tuoda tärkeäksi kokemansa aiheet työjärjestykseen ja saada käsiteltäväksi kaikki tärkeäksi katsomansa asiat sopivaksi katsomassaan laajuudessa, edellyttäen, että nostavat asiat käsiteltäväksi.

Open Spacen vaiheet
Open Space alkaa ilman muodollista työjärjestystä. Kokoontumisen tarkoitus ja teema ohjaavat kokouksen työjärjestyksen rakentumista ja ihmisten energian suuntautumista. Fasilitaattorin rooli on keskeinen ainoastaan Open Spacen käynnistämisessä. Agendan synnyttyä fasilitaattori pysyttelee enimmäkseen taustalla eikä hallitse tapaamisen kulkua.

Vaihe 1: Agendan synnyttäminen (30–60 min)
Open Space aloitetaan siten, että kaikki osallistujat istuvat tuoleilla tai lattialla ringissä, jonka sisällä on ainoastaan papereita ja tusseja lattialla. Fasilitaattori toivottaa kaikki tervetulleiksi ja esittelee muutamalla sanalla tapaamisen teeman. Seuraavaksi hän osoittaa tyhjälle seinälle ja ilmoittaa, että seuraavassa reilussa puolessa tunnissa sinne kootaan tapaamisen agenda. Kuka tahansa osallistujista voi tehdä esityksen käsiteltävästä aiheesta siirtymällä ringin keskelle, kirjoittamalla ehdotuksensa paperille ja lukemalla sen ääneen ryhmälle. Tämän jälkeen aiheen esittäjä vie ehdotuksensa agendaseinälle, josta hän valitsee järjestäjien listalta käytettävissä olevan ajan ja paikan keskustelulleen.

Ennen agendan koostamista, fasilitaattori esittelee Open Spacen periaatteet, jotka ovat myös kaikkien näkyvillä. Nyt tila on vapaa ehdotuksille ja seinälle muodostuu seuraavan reilun puolen tunnin aikana tapaamisen ohjelma ja aikataulu! Aiheen ehdottajan tulee olla innostunut aiheestaan, sillä hän vastaa keskustelun käynnistämisestä ja tärkeimpien ideoiden ja päätösten tallentamisesta. Aiheita voidaan esittää rajattomasti, mutta agendan koostamiseen käytetään enintään tunti.

Vaihe 2: Keskustelut (noin 1,5h-2h)
Seuraavassa vaiheessa ihmiset osallistuvat haluamiinsa keskusteluihin, jotka ovat itseohjautuvia. Osallistujat päättävät itse mihin osallistuvat ja voivat vaihtaa ryhmää kesken sessiota. Aiheen ehdottaja vastaa siitä, että keskustelun ydinkohdat dokumentoidaan. Keskusteluissa voidaan päättää niiden jatkamisesta pidempään tai uusista jatkokeskusteluista. Tieto näistä viedään agendaseinälle. Open Spacessa on neljä erilaista roolia. Host on henkilö, joka julistaa aiheen, isännöi keskustelua ja hänellä on myös vastuu siitä, että keskustelusta tehdään muistiinpanoja. Osallistuu yhteen hänelle mieluiseen aiheeseen. Mehiläinen liikkuu keskustelujen välillä, ristipölyttäen ja tuoden uusia näkökulmia. Perhonen on osallistuja, joka leijailee keskustelusta keskusteluun eikä aktiivisesti osallistu niihin, vaan haluaa vain seurata dialogin kulkua.

Vaihe 3: Loppurinki
Open Spacen päätteeksi (ja monipäiväisissä tilaisuuksissa päivän päätteeksi) kaikki kokoontuvat yhteen rinkiin. Ryhmä jakaa halutessaan tärkeimpiä oivalluksia, ajatuksia ja käytännön asioita. Open Space päätetään kiittämällä osallistujia ja korostamalla sitä, mitä on saavutettu: Tärkeimmät teemaan liittyvät aiheet on käsitelty ja kustakin asiasta kiinnostuneet ihmiset saavutettu yhteen. Ongelmiin on löydetty ratkaisuja ja jatkotoimenpiteistä on sovittu. Sopimuksen mukaan keskusteluiden muistiinpanot voidaan koota yhteen ja toimittaa kaikille osallistujille.

Vinkkejä

Open Space on luovuutta ruokkiva ja ajattelua rikastava työskentelymalli joukkueille ja yhteisöille.  Menetelmää voidaan käyttää muun muassa vuorovaikutteisten konferenssien, verkostotapaamisten, suunnittelukokousten, osaamisen jakamisen sekä organisaatioretriittien yhteydessä. Open Space auttaa erityisesti laajojen aihealueiden ja teemojen käsittelyssä, esiin nostamisessa, hahmottamisessa ja jäsentämisessä. Menetelmä toimii erityisesti tilanteissa, joissa aihe on ihmisille henkilökohtaisesti tärkeä ja liian monimutkainen yksin käsiteltäväksi. Menetelmän tarkoitus on sitouttaa ja motivoida ryhmää, ja sitä voidaan käyttää päätöksentekoa auttavana menetelmänä tilanteissa, joissa paikalla on hyvin erilaisia ihmisiä. Open Spacen käyttö ei ole tarkoituksenmukaista silloin, kun päätökset käsiteltävän asian suhteen on jo pitkälle tehty tai asiasta viime kädessä päättävät eivät ole valmiita toimimaan ryhmän ideoiden ja päätösten mukaisesti.
 
Open Space on menetelmä ja filosofia erilaisten kokoontumisten toteuttamiseksi. Open Space mahdollistaa ihmisten innostuksen hyödyntämisen ja antaa ihmisille mahdollisuuden ottaa vastuuta ja vaikuttaa. Open Spacen taustalla on legenda Sioux -intiaanien tavasta työskennellä leirinuotiolla.

Lisätietoa Open Spacesta löydät esimerkiksi:
http://en.wikipedia.org/wiki/Open_Space_Technology
http://www.openspaceworld.org
Jukka Hassinen & Partus Oy. (2008). Partus ideointimenetelmiä – työkalulaatikko ideanikkareille. http://intie.files.wordpress.com/2010/01/ideointimenetelmat_partus_v5.pdf
Terhi Summa ja Kaisu Tuominen. (2009). Fasilitaattorin työkirja. Menetelmiä sujuvaan ryhmätyöskentelyyn. Kepan raporttisarja / Kehitysyhteistyön palvelukeskus, 103. Kehitysyhteistyön palvelukeskus Kepa ry. http://www.globaalikasvatus.fi/tiedostot/Fasilitaattorin_tyokirja.pdf