Suunta - toiminnan ja arvioinnin suunnittelun työkalu

Mistä työkalussa on kyse?

Suunta on suunnittelun ja arvioinnin työväline. Suunta-työkalun lähtökohtana on rakentaa looginen, arvioitu ja oletuksiltaan kestävä kohta kohdalta rakentuva oman toiminnan suunnitelma.

Mihin työkalua käytetään?

Suunta-työkalun avulla suunnitelmasta tulee johdonmukaisesti etenevä kokonaisuus, jossa eri osa-alueet ja -toiminnot ovat loogisessa suhteessa keskenään. Lopputuloksena on toimintasuunnitelma, jossa sisäinen logiikka on aukoton ja syy-seuraus-suhteet mietitty.

Miten työkalua käytetään?

Suunta-työkalussa on kaksi vaihetta: suunnitelman kirjoittaminen ja arviointi.

Suunnitelman kirjoittamisessa pilkotaan toiminta kokonaisuudessaan siten, että toiminnan looginen kokonaisuus hahmottuu. Arviointiosuus sisältää sekä suunnitellun toiminnan arvioinnin eli perustellut päätelmät toiminnasta sekä itse arviointisuunnitelman laatimisen.

Suunta-työkalu sisältää toiminnan suunnitelman kirjoittamisen ja suunnitelman arvioinnin osalta seuraavat seitsemän vaihetta:

  1. Tarpeen määrittely
  2. Päämäärän asettaminen
  3. Tavoitteen/tavoitteiden täsmentäminen
  4. Keinojen ja prosessien valinta
  5. Tehtävien määrittely
  6. Tuotoksien ja tulosten kuvaus
  7. Toiminnan onnistumisen kriteereiden määrittäminen

1. TARPEEN MÄÄRITTELY
Hyvä hanke perustuu havaittuun yhteiskunnalliseen tarpeeseen. Tarve voi löytyä tutkimustiedon kautta tai se voi perustua kokemustietoon. Siihen törmätään ehkä jotain toista hanketta tehtäessä. On tärkeää, että järjestö tai muu organisaatio keskittyy sellaisiin tarpeisiin, joiden täyttämiseen juuri sillä on osaamista ja ammattitaitoa.

2. PÄÄMÄÄRÄN ASETTAMINEN
Päämäärä on jotain, mitä kohti ollaan menossa ja mitä halutaan saavuttaa. Päämäärä on yleensä niin suuri, että siihen ei päästä yhden hankkeen avulla. Se on jotain, joka voidaan saavuttaa useamman toiminnon avulla, siihen vaaditaan usein jopa usean organisaation toimia, ja usein se voidaan saavuttaa vasta pidemmän ajan kuluessa. Se on kuitenkin jotain, jonka organisaatio/ryhmä kokee tavoittelemisen arvoiseksi ja tärkeäksi. Vaikka päämäärä on usein niin kaukana, ettei sitä voi ihan heti tavoittaa, se kannattaa muotoilla napakaksi ja houkuttelevaksi. Se voi olla jopa visiotyyppinen. Silti päämäärässäkään ei kannata syleillä koko maailmaa. Päämäärän tulee olla linjassa organisaation perustehtävän ja arvojen kanssa.

3. TAVOITTEEN/TAVOITTEIDEN TÄSMENTÄMINEN
Tavoite on jotain, joka on mahdollista saavuttaa tämän toiminnan/hankkeen avulla. Tavoite tulee olla muotoiltu niin, että on mahdollista todeta onko tavoite toteutunut, onko se toteutunut osin tai onko se jäänyt toteutumatta. Valitse ensin tavoitteiden lukumäärä. Kirjoita sen jälkeen jokainen tavoite omaan laatikkoonsa.

4. KEINOJEN JA PROSESSIEN VALINTA
Seuraavaksi pohditaan keinoja, joilla tavoitteen kimppuun on tarkoitus käydä. Keinot ovat asioita, joihin keskittymällä pyritään saavuttamaan hankkeen tavoite. Keinot on hyvä jäsentää erillisiksi toimintaprosesseiksi. Prosessit ovat kokonaisuuksia, jotka voidaan pilkkoa konkreettisiksi työtehtäviksi. Toiminnan jäsentäminen erillisiksi prosesseiksi helpottaa hankkeen hallintaa. Yleensä tavoitetta ei voida saavuttaa vain yhden keinon ja prosessin avulla, vaan niitä voi olla useita.

5. TEHTÄVIEN MÄÄRITTELY
Minkälaisista tehtävistä kirjaamasi prosessit koostuvat? Kun prosessit paloitellaan työtehtäväksi, päästään käsiksi työnjakoon, aikataulutukseen jne. Selkeä tehtävien määrittely on välttämätöntä, jotta toiminnan seuraaminen on mahdollista. Voit itse valita, kuinka yksityiskohtaisesti kuvaat tehtävät tässä vaiheessa. Jos hankkeesi on vasta hahmottumassa, voit palata myöhemmin tarkentaman suunnitelmaasi. Yritä kuitenkin jo nyt miettiä, minkälaisia käytännön asioita on hoidettava, jotta prosessit etenevät ja määrittelemäsi tavoite voidaan saavuttaa. Jos huomaat, että tehtäviä vaaditaan resursseihin nähden liikaa, sinun kannattaa palata takaisin ja täsmentää tavoitteitasi.

6. TUOTOKSIEN JA TULOSTEN KUVAUS
Tässä vaiheessa Suunta-työkalun käyttöä tehtäväsi on tarkentaa, millaisia tuotoksia ja tuloksia toiminnassa/hankkeessa on tarkoitus saada aikaiseksi ja millaisia muutoksia toiminnassa/hankkeessa odotetaan tapahtuvan. Kaikella toiminnalla tähdätään yleensä muutokseen. Tuotokset ovat keinojen, prosessien ja tehtävien kautta syntyviä yksittäisiä, toteutuneita toimenpiteitä ja usein tuloksiin suhteutettuna välineellisiä. Tuotos on esimerkiksi koulutus, tilaisuus tai julkaisu. Tuotoksien syntyminen tärkeää ja ne johtavat tuloksiin. Toiminnan/hankkeen tuloksia ovat esimerkiksi se, että koulutus järjestettiin, osallistujia oli suunniteltu määrä, suunnitellut toiminnat saatiin toteutettua jne. Tuotokset ja tulokset tähtäävät muutokseen. Odotettu muutos on saavutettu silloin, kun tavoite täyttyy. Muutos on toteutunut, esimerkiksi silloin, kun järjestetty koulutus on lisännyt kohderyhmän osaamista tai liikuntaryhmiin osallistuvien henkilöiden paino on laskenut.

7. TOIMINNAN ONNISTUMISEN KRITEREEIDEN MÄÄRITTÄMINEN
Jokaisella toiminnalla on tarkoitus ja tavoitteena saada aikaan muutoksia. Viimeistään siinä vaiheessa, kun toiminta on suunniteltu ja suunnitelma arvioitu, on olennaista miettiä, mikä kertoo toiminnan onnistumisesta tai epäonnistumisesta. Tässä kohtaa voidaan puhua myös onnistumisen kriteereiden määrittämisestä. Toiminnan kuluessa ja etenkin sen lopussa huomataan, ollaanko onnistuttu tai epäonnistuttu, ollaanko ”maalissa” vai onko jotain vielä tehtävä. On hyvä määritellä, mikä on riittävän hyvä. Tällaisen tason määrittely on kriteerien rakentamista.

Vinkkejä

Toisinaan voi käydä niin, että lopussa huomataan, ettei onnistumiselle asetettuja kriteereitä olla saavutettu. Tällöin voidaan pohtia, oliko onnistumisen kriteerit asetettu liian korkealle, tapahtuiko toiminnassa prosessin aikana jotain sellaista, mikä hankaloittu onnistumista tai oliko kenties syy väärissä toimintatavoissa, jolloin toimintaa pitäisi muuttaa tai kehittää paremmaksi. Toisinaan täysin ulkopuoliset asiat saattavat estää toiminnan onnistumisen. Onnistumisen kriteereiden asettaminen on toiminnan arvottamista. Sen tarkastelu, miten asetetut kriteerit lopulta saavutetaan, on erittäin keskeistä.

Suunta-työkalu on suunniteltu ja toteutettu Terveyden edistämisen keskuksessa. Suunta-työkalun juuret ovat 1990-luvulla, jolloin lähdettiin yksinkertaistamaan EU:n arviointiasiantuntijoille työkaluksi suositeltua Logical Framework Matrix –mallia. 

Työkalun vahvuudet ja heikkoudet

Työkalua voi esimerkiksi käyttää ajattelua tukevana kysymyspatteristona, kun kirjoittaa toimintasuunnitelmaa.

Kesto

SUUNTA-työkalua voi käyttää joustavasti ja jokainen voi määrittää siihen käytettävän ajan omien tarpeiden mukaan. 

Kuinka monta osallistujaa

SUUNTA on käyttökelpoinen kaikille, jotka ovat vastuussa jonkun projektin, toiminnon, ohjelman, strategian tms. suunnittelusta ja/tai arvioinnista. Olennaista on, että tekijällä on selkeät perustelut ja ymmärrys siitä, miksi hän uskoo, että toimimalla tietyllä tavalla saavutetaan asetetut tavoitteet ja odotetut tulokset.

Mitä tarvitaan

Suunta-kaavio, kyniä. Kukin käyttäjä voi myös rakentaa itselleen ja organisaatiolleen sopivan toimintasuunnitelman sopivaksi katsomallaan ohjelmalla (esim. Microsoft Office-ohjelmilla Word, Excel tai PowerPoint).