Etänä yhdessä: Virtuaalitilaisuuden vetämisen erityispiirteet

Osallistujien keskittyminen herpaantuu helposti

Virtuaalitilaisuuksissa ajatus alkaa helposti harhailla. Sähköposti, kännykkä ja netti vetävät huomiota helposti puoleensa. Virtuaalitilaisuuden vetäjänä sinulla on rajalliset mahdollisuudet tarkkailla osallistujia ja osallistujat tietävät sen. Panosta siis osallistujien keskittymisen ylläpitoon. 

Näin ylläpidät osallistujien läsnäoloa

• Pyyntö osallistujille: Olethan 100% läsnä. Muistuta alussa, että jokaisen panos on tärkeä.
• Videokuva päälle. Pyydä osallistujia laittamaan videokameran päälle (koronakriisin aikana tämä ei ole suositeltavaa, koska videokuvat kuormittavat nettiyhteyksiä. Mutta muistetaan tämä taas poikkeustilanteen jälkeen). 
• Minimoi kaikenlainen yksinpuhelu. Energiatasot laskevat nopeasti ja keskittyminen alkaa harhaantua pelkän kuuntelun aikana. 
• Anna silmille tekemistä. Jaa esitystä, kirjoita muistiota muiden nähtävillä tai anna kaikille yhteinen työstämistehtävä. Mitä vain, jotta ihmisten ei tarvitsisi tuijottaa mustaa ruutua.
• Laita osallistujat töihin. Sen sijaan, että vain yksi olisi kerrallaan äänessä, laita kaikki työskentelemään aktiivisesti. Käytä erilaisia osallistamismuotoja aktiivisesti. 
• Anna selkeät työskentelyohjeet ja myös aikaa kirjoittaa tai vastata. Se, että joku ei vastaa/kirjoita ensimmäisen 10 sekunnin aikana, ei ole merkki siitä, ettei hänellä olisi sanottavaa!

Päällekkäin puhumisen pelko hiljentää osallistujat kokonaan 

Olemme tottuneet kasvokkain tapaamisissamme tulkitsemaan keskustelukumppania kehonkielestä ja katsekontaktista. Kykenemme ennakoimaan, kuka puhuu seuraavaksi. Verkon välityksellä tapahtuvissa tilaisuuksissa tämä ei kuitenkaan onnistu. 

Tämän vuoksi etätilaisuuksissa tulee helposti tilanteita, joissa useampi henkilö aloittaa puhumisen samaan aikaan. Toisaalta tulee tilanteita, että kukaan ei puhu mitään. 

Vinkkejä sujuvaan keskusteluun

• Käytä erilaisia aktivointimenetelmiä. Kaikkea ei kannata työstää ja ratkoa puhumalla. Käytä aktiivisesti muita työkaluja. Näitä voivat olla esimerkiksi etäkokoustyökalusta löytyvä keskustelu/chat sekä yhteistyöstöön tarkoitettu työkalu, kuten Skype luonnoslehtiö, Padlet, Jamboard, Windows Whiteboard tai Miro. 
• Puheenvuorojen jakaminen nimeltä. Voit luoda itsellesi käytäntöjä esim. puhutella ihmisiä aakkosjärjestyksessä tai osallistujaluettelon järjestyksessä. Puhuttelemalla nimeltä vältät ”Mitä mieltä olette tästä” -tyyppisiin kysymyksiin usein liittyvän hiljaisuuden kun kukaan ei uskalla tai kehtaa aloittaa.
• Sopikaa yhteinen käytäntö puheenvuoron pyytämisestä keskustelukanavalla. Voit ohjeistaa pyytämään puheenvuoroa esim. etäkokoustyökalun keskustelukanavalla tai chatissa. Tämä toimii erityisesti isoissa tilaisuuksissa, joissa on yli 10 osallistujaa.
• Sanoita: tässä ei ole mitään noloa. Päällekkäin puhuminen johtuu työskentely-ympäristöstämme, siitä että emme näe toistemme eleitä.
• Jaa puheenvuorot päällekkäin puhuneille. Näin pääsette työskentelyssä nopeasti eteenpäin. Jos et saanut selvää, ketkä aloittivat puhumisen, voit pyytää heitä kertomaan asiasta keskustelukanavalla.

Käytössä oleva esitystekniikka ja työskentelytavat ovat osin erilaisia

Kasvokkain tapaamisissa sinulla on usein mahdollisuus käyttää esimerkiksi fläppitaulua ja post-it lappuja. Pystyt myös helposti jakamaan ihmiset pienryhmiin tai vaikka pariporinaan. Verkossa meillä on käytössä erilaiset työkalut, mutta ne ovat vieraampia ja vaativat enemmän osaamista kuin fläppi ja post-it-laput. Niihin voi myös liittyä teknisiä ongelmia. 

Ota työkalut haltuun etukäteen

• Tutustu työkaluihin ensin tuttujen kanssa. Käytä työkaluja aktiivisesti niin ne tulevat tutummiksi ja pysyvät mielessä paremmin.
• Ohjeista työkalun käyttö tilaisuuden osallistujille. Aloita helpolla tehtävällä, jotta onnistumisen tunne vahvistuu. Tilaisuuden alussa toteutettava esittäytymis- tai virittäytymistehtävä toimii tässä hyvin. 
• Suunnittele tekniikan käyttö. Suunnittele miten käytät tekniikkaa tilaisuuden eri vaiheissa. Valmistele työkalun käyttöä tekemällä pohjat, luo ohjeita ja valmistele ryhmiin jakaminen.
• Mieti varasuunnitelma. Varasuunnitelmien tarkkuus ja laajuus määrittyvät tilaisuuden kriittisyyden suhteen: mm. miten tärkeää on, että tilaisuus saadaan pidettyä suunnitellussa aikataulussa ja miten tärkeitä kukin suunniteltu vaihe ovat lopputuloksen kannalta. 

Lopuksi vielä ehkä se kaikkein tärkein asia: ole itsellesi lempeä. Anna itsellesi aikaa opetella. Älä lannistu jos kaikki ei heti suju, eihän kukaan ole seppä syntyessään.

Mitä jos vaikka ottaisit tässä esitellyistä asioista yhden asian kokeiluun ensin ja jatkaisit tutkimusretkeä virtuaalifasilitaattorin maailmaan pala kerrallaan? Tai jospa haluatkin ensin havainnoida muiden toimintaa: miten tässä esitetyt asiat näyttäytyvät tilaisuuksissa, joihin osallistut? Havaintojesi perusteella voit vaikka tehdä itsellesi kehityssuunnitelman virtuaalifasilitoijana toimimiseen. Onnea matkaan!

Sari Marttila, digitaalisen oppimisen asiantuntija, Maanmittauslaitos

Innokylän Etänä yhdessä -blogisarjassa Maanmittauslaitoksen digitaalisen oppimisen asiantuntija Sari Marttila jakaa parhaat vinkkinsä onnistuneen virtuaalitilaisuuden järjestämiseen. 

Lue myös blogisarjan muut osat:

• Etänä yhdessä: virtuaalitilaisuuden vetämisen erityispiirteet.
• Etänä yhdessä: Näin järjestät ideariihen verkossa.