Heikot signaalit osana yhteiskehittämistä osa 1

Olemme koonneet tähän kolmiosaiseen blogisarjaan vinkkejä siihen, miten heikkojen signaalien keräämisen ja tulevaisuusajattelun voi helposti tuoda oman organisaation, toimintayksikön ja työntekijän arkeen. Koontityössä olemme hyödyntäneet Innokylän Innovaatio- ja strategiaverkostossa esille nousseita ajatuksia, vinkkejä ja lähestymistapoja peilaten niitä asiantuntijoiden tutkimuksiin ja materiaaleihin. Tavoitteena on kannustaa heikkojen signaalien keräämiseen, tulkitsemiseen ja jatkotyöstämiseen osana yhteiskehittämistä.

Heikkojen signaalien vahvuus

“Heikko signaali on ensioire muutoksesta, joka saattaa olla tulevaisuudessa merkittävä. Se on yllättävä ja nykyistä ajattelua haastavaa jo tapahtunut asia.” (Hiltunen 2010).

Heikko signaali on ennakkovaroitus tulevasta. Heikot signaalit voivat olla joko merkkejä nousevista ongelmista, mutta myös uusista mahdollisuuksista. Usein signaalien yksityiskohdat eivät ole vielä ihan selkeitä, jolloin niitä voidaan huomata ainoastaan havainnoimalla ympäristöä. Heikko signaali voi käytännössä olla esimerkiksi jokin uusi teknologia, säädös, liiketoimintamalli, kansalaisaktiivisuuden ilmentymä, tutkimustulos, keksintö, tuote, palvelu tai jokin uusi kokeilu. Joskus myös mielipidettä voidaan pitää signaalina, jos sen ilmaisee vaikutusvaltainen henkilö.

Yritysten ja organisaatioiden ennakointiosaaminen ja muutoskyvykkyys edellyttävät heikkojen signaalien systemaattista havainnointia ja hyödyntämistä. Organisaation tai yrityksen ei ole ainoastaan selviytymisen vaan myös menestymisen kannalta tärkeä huomata heikkoja signaaleja riittävän ajoissa. Näin ne voivat hyödyntää tietoa sekä tuotteiden ja palvelujen kehittämiseen että asiakkaiden ja työntekijöiden hyvinvoinnin varmistamiseen ja lisäämiseen.

Heikot signaalit auttavat haastamaan nykyisiä oletuksia ja kuvittelemaan toisenlaisia maailmoja. Haasteelliseksi heikot signaalit tekee se, miten niitä tulkitaan. Tulkitsijasta myös riippuu signaalin yllättävyys. Tulkinta voi tehdä signaalista heikon, jolloin se voidaan sivuuttaa epäolennaisena. Heikoissa signaaleissa piilee kuitenkin potentiaali ennakoida tulevaisuutta ja mahdollistaa parempi päätöksenteko. Ja se jos mikä on nopeasti muuttuvassa maailmassa merkityksellistä.

Heikkojen signaalien ominaisuuksia Dufva – Rowley (2022) mukaan ovat:

• Uutuus: heikko signaali on merkki uudesta asiasta tai vanhan asian uudesta puolesta
• Yllättävyys: heikko signaali on tulkitsijalleen yllättävä
• Haastavuus: heikko signaali pakottaa haastamaan oletuksia nykyisestä ja siksi se on usein vaikea huomata tai helppo jättää huomiotta
• Merkityksellisyys: heikko signaali kuvaa asiaa, jolla voi olla tulevaisuudessa vaikutus
• Viive: heikko signaali kertoo asiasta, joka ei vielä ole merkittävä, vaan vaatii vielä aikaa kypsyäkseen

Ominaisuuksista käy hyvin ilmi se, että heikko signaali on aina tulkinnanvarainen. Mikä on yllättävää tai uutta? Entä mitä pidetään merkityksellisenä? Tähän vaikuttaa vahvasti tulkitsijan näkökulma, konteksti ja ajatusmallit. Niin heikkojen signaalien havainnointi kuin niiden tulkinta edellyttävät omien ajatusmallien haastamista. Tämän lisäksi on hyvä käydä vuoropuhelua myös esimerkiksi muiden alojen edustajien kanssa. Miten kyseiset signaalit näyttäytyvät heille?

Heikot signaalit linkittyvät olennaisesti yhteiskehittämiseen 

Heikot signaalit ovat ennakoinnin työkaluja, joihin liittyvä tietoa voidaan hyödyntää esimerkiksi skenaariotyössä organisaation strategian laadintaprosessissa. Ne auttavat keskittämään organisaation strategiset ja taktiset suunnitelmat niihin ulkoisiin voimiin, jotka voivat uhata sen vakautta ja kääntää mahdolliset haasteet omaksi hyödykseen. (Hiltunen 2010.)

Innokylän innovaatio- ja strategiaverkostossa tavoitteena on edistää ja löytää innovatiivisia tapoja organisaatioiden oman ja eri sidosryhmien välisen yhteiskehittämisen edesauttamiseksi. Olemme havainneet, että ennakointi, tulevaisuusajattelu ja heikot signaalit linkittyvät hyvin olennaisesti yhteiskehittämiseen. Usein haasteena kehittämistyössä, projekteissa tai hankkeissa on se, että keskitytään olemassa olevien, tämänhetkisten haasteiden ratkaisemiseen. Ennakoinnin, tulevaisuusajattelun ja heikkojen signaalien avulla voidaan tuoda yhteiskehittämiseen kestävää näkökulmaa ja miettiä kehitettävien asioiden vaikutuksia pidemmällä aikavälillä. Heikkojen signaalien havainnointi, kerääminen ja jatkotyöstö ei tarvitse olla erillinen “temppu”, vaan se sopii hyvin organisaatiossa olemassa olevaan kehittämistoimintaan.

Miten lähteä liikkeelle?

Signaalien havainnointi ja kirjaaminen työpäivän lomassa voi onnistua esimerkiksi ideataulun tai päivittäisen johtamisen taulun yhteydessä. Tämä on hyvä miettiä yhdessä työntekijöiden kanssa.  Tärkeää on suunnitella myös, miten usein signaaleja kootaan eri teemojen alle, esimerkiksi yksikkötasolla ja eri yksiköiden välisesti. Vuosikellon avulla voi rytmittää ja aikatauluttaa kehittämistyötä. Tärkeää on, että kehittämiseen liittyvät toiminnot ovat oman yksikön “näköisiä” ja yhdessä eri sidosryhmien kanssa mietittyjä.

Kannustamme etsimään signaaleja uusista paikoista ja uusilla tavoilla. Käytännössä tämä voi olla oman alan ulkopuolisten lehtien ja raporttien läpikäymistä, futuristien ja toisinajattelijoiden somepostausten seuraamista tai yllättävien asioiden etsintää vaikkapa kauppareissulla. Havaintosuodatin eli näkökulma, ajatusmallit, arvot ja intressit määrittävät sen, mitkä signaalit havaitsemme. Mitä leveämpi tämä suodatin on, sitä enemmän ja useampaan teemaan liittyviä signaaleja havaitsemme – ja sitä työläämpää havainnointi on. 

Asiakkaiden tai kohderyhmän kanssa työskenneltäessä perinteisen kyselyn sijaan voi joskus olla antoisampaa vaihtaa tiedon keruutekniikkaa ajatusmallien ja oletusten haastamiseen. Tällainen voi olla työpajatyöskentely, joissa syntyy hyvää keskustelua sidosryhmien välille, erilaiset näkökulmat tulevat esille ja pystytään tunnistamaan havainnoinnin katvealueita. 

Heikot signaalit Innovaatio- ja strategiaverkostossa

Innovaatio- ja strategiaverkosto järjesti 10.6. Yhteiskehittämisen aamupäivässä Heikot signaalit kehittämisen arjessa -verkkoklinikan. Avarsimme ensin osallistujien näkemyksiä heikoista signaaleista. Sen jälkeen haastoimme ajatteluamme yhteisen harjoituksen avulla, joka viritti havaitsemaan hiljaisia signaaleita ympäristössämme. Tämän jälkeen keräsimme vastauksia seuraaviin kysymyksiin: Mitä pieniä muutoksia, yllättäviä asioita ja hiljaisia signaaleita olet havainnut elinympäristössäsi / yhteiskunnassa / maailmanlaajuisesti ihmisten arvomaailmassa yleisesti tai omassa työssäsi?

Yhdessä kerättyjen signaalien työstäminen jatkuu verkostotapaamisessa 14.9.2022. Jos et ollut verkkoklinikalla 10.6., niin voit silti tulla mukaan, sillä signaalit käydään yhdessä läpi ennen jatkotyöstöä. Voit myös virittäytyä teemaan etukäteen vaikkapa tekemällä Heikot signaalit -visan.

Lähteet:

Hiltunen, Elina 2010. Weak Signals in Organizational Futures Learning. Helsinki School of Economics. A-365. 

Dufva, Mikko – Rowley, Christopher 2022. Heikot signaalit 2022. Tarinoita tulevaisuuksista. Sitran selvityksiä 200. 

Rousseau, Pauline – Kotzinos, Dimitris – Camara, Daniel 2021. Weak signal detection and identification in large data sets: a review of methods and applications. ResearchGate scientific article.

Sitran Heikot signaalit- visa

Heikot signaalit osana yhteiskehittämistä -blogisarjan seuraavassa osassa avataan tarkemmin, miten yhteiskehittämisen mahdollistaminen organisaatiossa edesauttaa myös heikkojen signaalien työstämistä.