| Innokylä

Toimintaympäristö

Digitalisaatio tuo merkittäviä muutoksia terveydenhuoltoon parantaen palvelujen saatavuutta, saavutettavuutta ja laatua. Terveydenhuollossa käytettävien ohjelmien, sovellusten ja digitaalisten työvälineiden määrä on lisääntynyt jatkuvasti ja alan ammattilaisten tulee käyttää näitä työssään päivittäin. Erilaisten ohjelmien ja sovellusten käytön perehdyttämiseen ei usein kuitenkaan ole varattu riittävästi aikaa tai resursseja, joka voi hankaloittaa ja hidastaa ammattilaisen työtä. Heikot digitaidot voivat turhauttaa, joka osaltaan voi vaikuttaa työssä viihtymiseen. Ammattilaiset ovat myös keskeisessä asemassa ohjaamassa ja neuvomassa asiakkaita digitaalisten palvelujen käytössä, joten heidän osaamisen kehittämiseen tulee panostaa.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Hyvinvointialueella on käytössä monia eri ohjelmia, sovelluksia ja digitaalisia työvälineitä, joihin ammattilaiset eivät välttämättä ole saaneet perehdytystä. Ammattilaiset eivät aina ole tietoisia esimerkiksi kaikista ohjelmista, joita voisivat työssään hyödyntää. Samalla on tunnistettu tarvetta myös perustietotekniikan opastukselle. Hyvinvointialueella ei ole järjestelmällistä perehdytystä digiasioihin, ja tarve digimentoritoiminnalle on noussut toimialojen henkilöstöltä sekä toimialojen johdolta.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen henkilöstölle toteutettiin syksyllä 2023 laaja osaamistarvekartoitus, jossa yhtenä osiona oli digiosaaminen. Esille nousi tarve hyvinvointialueella käytössä olevien ohjelmien ja sovellusten perehdyttämiseen ja käytön opastukseen sekä perustietoteknisten taitojen vahvistamiseen.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Digimentoriksi rekrytoitiin linjan kehittäjätyöntekijä 60% työajalla. Toimintamallin kehittämisen ja toiminnan koordinnista vastaa erityisasiantuntija. Toimintamallia kehitetään kokeilun aikana kerätyn palautteen avulla.

Tavoiteltu muutos

Tavoitteena on vahvistaa ammattilaisten osaamista digitaalisten työvälineiden käytössä ja lisätä valittujen digitaalisten palvelujen käyttöä hyvinvointialueella. Digimentori opastaa mm. M365-ohjelmien ja Terapianavigaattorin käytössä, antaa tukea asiakas- ja potilastietojärjestelmän käyttöön sekä perustietotekniseen osaamiseen. Hyvinvointialueella on otettu käyttöön ammattilaisten TerveyskyläPRO-verkkopalvelu, jonka käyttöä pyritään tehostamaan opastamalla ammattilaisia sen hyödyntämiseen arjen työssä.

Muutoksen mittaaminen

Digimentoroinnin kävijämääriä sekä mentorointi kertojen aiheita seurataan ja raportoidaan. Keväällä 2025 on tarkoitus toteuttaa uudestaan digitaitojen osalta osaamiskartoitus muutoksen mittaamiseksi. Tarkoituksena seurata digimentoroinnin vaikutusta ammattilaisten digiosaamisen vahvistumiseen ja mahdollisiin koulutustarpeisiin.

Toteutussuunnitelma

Digimentorointia tarjotaan ajanvarauksella sekä ilman ajanvarausta sovitulla terveysasemalla. Digimentorin etäohjaukseen voi hakeutua kaikilta terveysasemilta.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä on Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen terveysasemapalvelujen ammattilaiset. Digimentorointia on saatavilla jokaisella hyvinvointialueen terveysasemalla sovitusti. Ammattilaisilta kerätään kokemuksia digimentoroinnista ja palautetta sekä kehittämisehdotuksia otetaan vastaan koko kokeilun ajan. Näitä hyödynnetään toiminnan kehittämisessä.

Kuvittele ja kokeile

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Toiminnan suunnitteluun on hyödynnetty Päijät-Soten digimentori-toimintamallia.

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Toimintamalli, jossa digimentoroinnilla vahvistetaan ammattilaisten digiosaamista, tuetaan yksiköisen toimintatapojen muuttamista digitaalisiksi sopivilta osin. Samalla kasvatetaan yksiköiden digikypsyyttä ja lisätään valittujen digipalveluiden käyttöä hyvinvointialueella. Digimentori kiertää Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen terveysasemapalvelujen yksiköitä ja tarjoaa lähitukea henkilöstölle erilaisten digitaalisten työvälineiden, ohjelmien ja sovellusten käytössä. Tarvittaessa digimentori järjestää yksiköille myös palveluiden esittelyjä ja käytön opastuksia esim. TerveyskyläPRO. Digimentorointi on tarkoitettu kaikille terveysasemapalvelujen ammattilaisille.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Henkilöstö:

Sitoutunut ja riittävät digivalmiudet omaava digimentori, joka valmis liikkuvaan työhön. Digimentorilla tulee olla myös myönteinen asenne toiminnanmuutoksen edistämiseen.
Digimentoritoiminnan koordinoinnista vastaava henkilö.
Sitoutunut johto.

Viestintä

Tiedottaminen ja markkinointi terveysasemille tärkeää.
- Lähiesihenkilöt avainasemassa (esittelytilaisuudet, kirjallinen viestintä)
- Intrauutinen aiheesta koko henkilöstölle

Vakiinnuttaminen:

Toiminnan vakiinnuttaminen tai kokeilun laajentaminen vaatii hyvinvointialueen sitoutumista toiminnan ylläpitämiseen hankekokeilun jälkeen.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Digimentorointi vaatii panostusta, johon tulee johdon sekä työntekijöiden sitoutua. Digimentoritoiminnan edistämiseen tulee varata riittävät henkilöresurssit. Yksikön lähijohtajien kanssa tulisi yhdessä määrittää tavoitteet ja käydä keskustelua toiminnan toteutustavasta sekä kuunnella heidän ajatuksiaan ja mahdollisia huolia. Myös työntekijöiden ajatuksia ja tarpeita tulee kuunnella.

Digimentorille tulee varata mentorointiin riittävästi työaikaa ja digimentorin tuen järjestämiseen tulee olla selkeästi sovitut toimintatavat. Digimentorin tulee olla ns. digiorientoitunut ja edistää toiminnanmuutosta positiivisella asenteella. Riittävän laaja ja tehokas viestintä on avainasemassa, jotta tieto toiminnasta leviää työntekijöille asti ja jotta toimintaa osataan hyödyntää. Myös lähijohtajan tuella ja kannustuksella on tähän suuri vaikutus.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Digimentorointikokeilu kesti kaksi kuukautta ja tätä järjestettiin neljällä eri terveysasemalla. Onnistumisena koettiin Walk-in vastaanotto, joka oli toimiva. Myös etäohjaus toimi hyvin ja oli sujuvaa. Ammattilaiset, jotka digimentorointia hyödynsivät, antoivat positiivista palautetta ja kokivat hyötyvänsä toiminnasta. Useampi ammattilainen toi myös esille kiinnostustaan digimentorina toimimiseen.

Kokeilun aikana nousi kuitenkin esiin haasteita, joiden pohjalta todettiin, että nykyisellä toimintamallilla ei kannata jatkaa. Ajanvarauksella olevia aikoja ei varattu siinämäärin kuin oletettiin ja kalenteriajanvaraus koettiin haasteelliseksi. Laajasta viestinnästä huolimatta, tieto ei kulkenut yksiköiden sisällä eikä ammattilaisilla ollut tietoa toiminnasta. Isona haasteena oli myös asiakastyöstä irtaantuminen, joka vaikutti myös siihen, että varattuja aikoja jouduttiin perumaan. Avun tarve ilmeni usein myös akuutisti, jolloin avuntarpeen ennakointi oli haastavaa. Äkisti nousevaan avuntarpeeseen sekä vähäisiin käyttömääriin pyrittiin vastaamaan avaamalla etäohjauksen mahdollisuus kaikille terveysasemille, riippumatta siitä, missä digimentori oli fyysisesti paikalla. Osassa yksiköistä digimentorointiin varattu tila oli työntekijöiden kannalta haastavassa paikassa esimerkiksi kaukana heidän työtiloistaan. Tämä haastoi digimentorin työyhteisöön tutustumisen, joka on oleellinen osa, jotta digimentorointia hyödynnetään.

Määriteltyjen mittareiden osalta digimentoroinnin kävijämääriä seurattiin. Kävijämäärät olivat yksiköissä erittäin alhaisia mutta etämentorointia hyödynnettiin paljon yksiköstä, jolle digimentori oli jo entuudestaan tuttu. Koska digimentorikokeilu jäi suunniteltua lyhyemmäksi, ei ammattilaisten kohdennettua osaamiskartoituskyselyä toteutettu. Osaamisen ja koulutustarpeiden seurantaa toteutetaan kuitenkin VAKElla säännöllisesti.

Yksiköiden lähijohtajilta ja digimentorilta kartoitettiin ajatuksia ja ehdotuksia digimentoritoimintamallin jatkamisesta. Tuelle on tarvetta mutta sitä mielellään kysytään oman yksikön sisäpuolelta tai jo ennestään tutulta henkilöltä. Toiminnan jatkoa suunniteltaessa haluttiin hyödyntää yksiköiden sisäistä osaamista järjestelmien käytössä.  Vastausten perusteella päädyttiin perustamaan yhteinen Teams-tiimi digiasioille, jonka kautta saadaan välitettyä viestiä yksiköihin esimerkiksi käytössä olevista digipalveluista. Teams-tiimi päätettiin keskittää aluksi Terveyskylä-verkkopalvelusta viestimiseen, sillä tämä oli herättänyt paljon mielenkiintoa myös digimentoritoiminnan aikana ja tiedonkulussa oli haasteita.

Ammattilaisten digimentorointi terveysasemapalveluissa (RRP, P4, 1B, I4)