| Innokylä

Toimintaympäristö

Pohteen strategian painopisteinä ovat muun muassa sujuvat ja tarkoituksenmukaiset palvelut, joita aktiivisesti kehitetään ja uudistetaan. Pohteen alueella toimiva Digitaalinen sote-keskus mahdollistaa sähköiset palvelut ja tietojen keräämisen Pohteen alueen asukkailta.

Asiakkaalta voidaan kerätä toimintakykytietoa ennen vastaanottoa, jolloin vastaanoton suunnittelu ja ajankäyttö vastaanotolla sujuvoituu ja asiakas saa tarvitsemansa palvelun sujuvasti. Ennakkotietoja voidaan hyödyntää vastaanottomuotojen suunnitteluun, esimerkiksi tarjoamalla asiakkaalle etävastaanottoa. Sähköinen esitietolomake mahdollistaa sen, että asiakas on oman tilanteensa asiantuntija ja hän voi tuottaa ja hallita omaa toimintakykytietoaan. Asiakas myös pohtii kuntoutuksen tavoitteita etukäteen.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Asiakkaista ei ole kerätty aikaisemmin ennakkotietoa vaan asiakkaat ovat täyttäneet juuri ennen vastaanotolle tuloa esitietolomakkeen, jota on hyödynnetty haastattelun tukena. Tavoitteena on, että asiakkaat voisivat tuottaa omasta toimintakyvystään tietoa ennakkoon ja sitä voidaan hyödyntää fysioterapian suunnittelussa ja toteutuksessa.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asiakkaan tuottaman toimintakykytiedon kerääminen vastaanottoa edeltävästi.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Digitaalinen esitietolomake on kehitetty yhteistyössä Pohteen Digitaalisen sote-keskuksen kanssa. Lomakkeen sisällönkehittämisestä on vastannut Pohteen sote-keskuksissa työskentelevät fysioterapeutit.

Tavoiteltu muutos

Tavoitteena on, että asiakas voisi tuottaa itse tietoa omasta toimintakyvystään, jota voidaan hyödyntää fysioterapian suunnittelussa ja toteutuksessa.

Muutoksen mittaaminen

Tavoiteltua muutosta mitataan pilotin aikana kerättävällä ammattilaiskokemuksilla.

Asiakkaat tuottavat esitietoa toimintakyvystään.

Testiasiakkaiden määrä ja toteutunut sähköisen lomakkeen täyttö.
Asiakaskokemukset

Asiakkaan tuottamaa toimintakykytietoa hyödynnetään fysioterapian suunnittelussa.

Ammattilaisten kokemukset:

Oliko asiakkaan tuottama tieto saatavilla ennen vastaanottoa
Asiakkaan tietoihin perehtyminen
Oliko lomakkeesta saatava tieto oleellista?

Asiakkaan tuottamaa toimintakykytietoa hyödynnetään fysioterapian toteutuksessa. 

Ammattilaisten kokemukset:

Tukivatko esitiedot haastattelua ja tutkimista?
Tukivatko asiakkaan tuottamat esitiedot fysioterapian tavoitteiden asettelua?
Sujuvoittivatko digitaaliset esitiedot kirjaamista ?

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat perusterveydenhuollon fysioterapeutin aikuisasiakkaat. Kehittämistyössä ovat olleet mukana perusterveydenhuollon fysioterapeutit. Asiakkaat käyvät perusterveyden fysioterapeutilla usein vain yhden kerran. Aikaa käynnille on varattu 45 minuuttia. Asiakkaan itsensä tuottamat esitiedot sujuvoittavat haastattelua ja fysioterapian suunnittelua, kun asiakas on miettinyt kuntoutukselle asettamiaan tavoitteita etukäteen.

Asiakkaita ei ole osallistettu paperisen esitietolomakkeen digitalisoimisessa.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Asiakasta ohjeistetaan fysioterapian ajanvarauksen yhteydessä kirjautumaan Oma Pohde -palveluun ja täyttämään fysioterapian esitietolomake fysioterapian käyntiä varten. Ammattilainen kirjautuu Oma Pohteen -ammattilaisportaaliin ja hakee asiakkaan täyttämän lomakkeen asiakkaan henkilötunnuksella. Fysioterapeutti voi valmistautua käyntiin asiakkaan antamien tietojen pohjalta.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Fysioterapian digitaalisen esitietolomakkeen käyttöönotto edellyttää selkeää tarvetta ja perusteltua hyötyä. On tärkeää, että toimintamalli on selkeästi määritelty ja se integroidaan sujuvasti osaksi nykyisiä käytäntöjä ja tietojärjestelmiä, jotta sen hyödyntäminen on vaivatonta ja sujuvaa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Lomakkeen kehitysehdotuksissa nousi esiin tarve asiakkaan sujuvammalle kirjautumiselle ja paremmalle saavutettavuudelle, esimerkiksi QR-koodilla kutsukirjeessä. Ammattilaisten käytön sujuvoittamiseksi lomakkeelle tulisi päästä suoraan potilastietojärjestelmän kautta ja tietojen tulisi siirtyä automaattisesti esitietolomakkeelta potilastietojärjestelmään.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Fysioterapian digitaalisen esitietolomakkeen pilotissa kerättiin käyttökokemuksia ja tilastotietoa lomakkeen hyödyistä ja haasteista. Pilotointi toteutettiin vuoden 2024 loppupuolella, ja sen aikana täytettiin yhteensä 321 lomaketta. Ensikäyntien tarkkaa määrää ei saatu luotettavasti raportoitua, mutta palautekyselyyn vastasi 17 fysioterapeuttia.

Lomakkeen tarkasteluun käytetty aika vaihteli, mutta suurin osa fysioterapeuteista käytti siihen alle viisi minuuttia. Vaikka lomakkeen avaaminen ja tarkastelu oli osalle helppoa, lähes puolet koki prosessin hankalaksi. Haasteiksi nousivat muun muassa monivaiheinen kirjautuminen, salasanojen käyttö ja varmennekorttien toimivuus. Lisäksi asiakkaan tietojen hakeminen henkilötunnuksella koettiin vaivalloiseksi. Moni fysioterapeutti oli myös joutunut turhaan tarkistamaan OmaPohteesta, oliko asiakas täyttänyt lomakkeen, ja toivoi ilmoitusjärjestelmää lomakkeen täyttymisestä.

Palautteen mukaan esitietolomake toi jonkin verran hyötyä fysioterapian suunnitteluun, haastatteluun ja kirjaamiseen, mutta kokemukset vaihtelivat. Lomakkeen avulla terapeutti sai ennakkotietoa asiakkaasta, mikä helpotti haastattelun etenemistä ja mahdollisti ajankäytön tehostamisen. Toisaalta osa koki, että lomakkeen käyttö lisäsi työtä, koska samat asiat käytiin joka tapauksessa läpi vastaanotolla. Lisäksi lomakkeen täyttöprosentti oli matala, eikä asiakkaan antamat tiedot aina olleet riittäviä ilman lisäkysymyksiä.

Lomakkeen kehitysehdotuksissa nousi esiin tarve sujuvammalle kirjautumiselle ja paremmalle saavutettavuudelle, esimerkiksi QR-koodilla kutsukirjeessä. Moni toivoi, että lomakkeelle pääsisi suoraan potilastietojärjestelmästä ilman erillistä hakua. Ikääntyvien asiakkaiden digitaidot ja lomakkeen täyttämiseen liittyvät haasteet olivat myös merkittävä tekijä. Osa fysioterapeuteista koki, että paperiversio oli edelleen käytännöllisempi vaihtoehto, koska se mahdollisti nopeamman kirjaamisen ilman erillistä näyttöä.

Esitietolomakkeen tuoma arvo arvioitiin vaihtelevaksi. Se auttoi asiakasta hahmottamaan omaa kuntoutustarvettaan etukäteen ja loi pohjan vastaanottokeskustelulle. Toisaalta sen käyttö ei ollut kaikille ammattilaisille tarpeellista, ja lomakkeen täyttämättömyys rajoitti sen hyödyllisyyttä. Pilotin tulosten perusteella fysioterapian lomaketta ei oteta toistaiseksi laajempaan systemaattiseen käyttöön kuntoutuksen toimintamallien ja hyvinvointialueen tietojärjestelmien kehittämisen keskeneräisyyden vuoksi.

Asiakkaan tuottaman toimintakykytiedon hyödyntäminen kuntoutuksen aluepalveluissa, Pohjois-Pohjanmaan HVA (RRP, P4, I4)