Fysioterapian esitietolomake
Fysioterapian sähköisen esitietolomakkeen pilotissa kerättiin käyttökokemuksia ja tilastotietoa lomakkeen hyödyistä ja haasteista. Pilotointi toteutettiin vuoden 2024 loppupuolella, ja sen aikana täytettiin yhteensä 321 lomaketta. Ensikäyntien tarkkaa määrää ei saatu luotettavasti raportoitua, mutta palautekyselyyn vastasi 17 fysioterapeuttia.
Lomakkeen tarkasteluun käytetty aika vaihteli, mutta suurin osa fysioterapeuteista käytti siihen alle viisi minuuttia. Vaikka lomakkeen avaaminen ja tarkastelu oli osalle helppoa, lähes puolet koki prosessin hankalaksi. Haasteiksi nousivat muun muassa monivaiheinen kirjautuminen, salasanojen käyttö ja varmennekorttien toimivuus. Lisäksi asiakkaan tietojen hakeminen henkilötunnuksella koettiin vaivalloiseksi. Moni fysioterapeutti oli myös joutunut turhaan tarkistamaan OmaPohteesta, oliko asiakas täyttänyt lomakkeen, ja toivoi ilmoitusjärjestelmää lomakkeen täyttymisestä.
Palautteen mukaan esitietolomake toi jonkin verran hyötyä fysioterapian suunnitteluun, haastatteluun ja kirjaamiseen, mutta kokemukset vaihtelivat. Lomakkeen avulla terapeutti sai ennakkotietoa asiakkaasta, mikä helpotti haastattelun etenemistä ja mahdollisti ajankäytön tehostamisen. Toisaalta osa koki, että lomakkeen käyttö lisäsi työtä, koska samat asiat käytiin joka tapauksessa läpi vastaanotolla. Lisäksi lomakkeen täyttöprosentti oli matala, eikä asiakkaan antamat tiedot aina olleet riittäviä ilman lisäkysymyksiä.
Lomakkeen kehitysehdotuksissa nousi esiin tarve sujuvammalle kirjautumiselle ja paremmalle saavutettavuudelle, esimerkiksi QR-koodilla kutsukirjeessä. Moni toivoi, että lomakkeelle pääsisi suoraan potilastietojärjestelmästä ilman erillistä hakua. Ikääntyvien asiakkaiden digitaidot ja lomakkeen täyttämiseen liittyvät haasteet olivat myös merkittävä tekijä. Osa fysioterapeuteista koki, että paperiversio oli edelleen käytännöllisempi vaihtoehto, koska se mahdollisti nopeamman kirjaamisen ilman erillistä näyttöä.
Esitietolomakkeen tuoma arvo arvioitiin vaihtelevaksi. Se auttoi asiakasta hahmottamaan omaa kuntoutustarvettaan etukäteen ja loi pohjan vastaanottokeskustelulle. Toisaalta sen käyttö ei ollut kaikille ammattilaisille tarpeellista, ja lomakkeen täyttämättömyys rajoitti sen hyödyllisyyttä. Pilotin tulosten perusteella fysioterapian lomaketta ei oteta toistaiseksi laajempaan systemaattiseen käyttöön kuntoutuksen toimintamallien ja hyvinvointialueen tietojärjestelmien kehittämisen keskeneräisyyden vuoksi.
Toiminta- ja puheterapian yhteinen esitietolomake
Toiminta- ja puheterapian yhteisessä esitietolomakkeessa työstettiin nimettyjen vastuuyksikköpäälliköiden kanssa projektikortti. Projektikorttiin kirjattiin seuraavat kysymykset:
-Mihin tarpeeseen sähköinen palvelu vastaa tai mitä ongelmaa sillä halutaan ratkaista?
-Mitä höytyjä sähköisellä palvelulla tavoitellaan asiakkaalle, ammattilaiselle ja organisaatiolle (laadulliset- ja kustannushyödyt)
-Mittarit, joilla toiminnanmuutosta mitataan ja seurannan toteutus
-Suunniteltu aikataulu kehittämiselle ja sähköisen palvelun käyttöönotolle
Työryhmätyöskentelyn tueksi vastuuyksikköpäälliköt kuvasivat nyky- ja tavoitetilan hyödyntäen mm. service blueprint-pohjaa. Nyky- ja tavoitetilan kuvaamisella rakentui ammattilaisille ja johdolle selkeä käsitys siitä, mitä toimintamallin kehittäminen vaatii. Lomakkeen sisällöllinen osuus rakentui työryhmätyöskentelynä ja digitaalisen sote-keskuksen ammattilaisen tukemana. Pilotointi ja käyttöönotto eli testaus, asiakaskokemukset ja mahdollinen lomakkeen muokkaaminen jäävät hankekauden ulkopuolella toteutettavaksi.
