Asiakkaille myönnettyjen palveluiden määrä ja henkilöstön riittävyyden arvioinnin toimintamalli kotihoidossa
Toimintamalli kuvaa asiakkaille myönnettyjen palveluiden tarkastelua ja myönnettyjen palvelujen määrän vaikutusta kotihoidon henkilöstön riittävyyden arviointiin.
Oivalla ja ymmärrä
Toimintamallin kehittämiseen vaikuttavat tekijät ovat 1.1.2023 sosiaalihuoltolakiin tulleet muutokset, jossa on pykälissä 46 b § (26.8.2022/790) Kotikäyntien suunnittelu ja kotihoidon toteuttaminen liittyvät velvoitteet sekä 49 b § (26.8.2022/790) Kotihoidon henkilöstön riittävyyden turvaamiseen liittyvien toimenpiteiden velvoite.
Sosiaali- ja terveydenhuollossa oleva henkilöstöpula on kasvanut merkittävästi myös kotihoidossa. Vakituisiin sekä määräaikaisiin tehtäviin on ollut haasteita saada palkattua koulutettuja sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisia.
Kotihoidon henkilöstön riittävyyteen voidaan vaikuttaa henkilöstön optimaalisella käytöllä; oikea määrä henkilökuntaa työvuoroissa, oikeassa paikassa ja oikealla osaamisella tuottamaan asiakkaille myönnetyt palvelut.
Asiakkaiden saaman palvelun tulee vastata heidän sen hetkistä tarvetta. Käyntien hyvällä suunnittelulla, oikea-aikaisuudella pystytään varmistamaan paremmin myös henkilöstön työajan riittävyys palvelujen toteuttamiseen.
Etelä-Karjalan hyvinvointialueen kotihoidon yksiköissä todettiin olevan hyvin erilaiset toimintatavat liittyen työvuorosuunnitteluun ja henkilöstön riittävyyden arviointiin. Henkilöstön riittävyyden arvioinnin pohjalla ei ole ollut aikaisemmin asiakkaille myönnettyjen palvelujen määrä ja tarvelähtöisyys.
Toimintamallin tavoitteena on kohdentaa kotihoidossa olemassa olevat henkilöstöresurssit optimaalisesti asiakkaille myönnettyjen palveluiden määrän mukaan.
Toimintamallin tarkoituksena oli luoda yhdenmukaiset toimintatavat ja prosessit liittyen henkilöstön riittävyyden arviointiin suhteessa asiakkaille myönnettyjen palvelujen (tunteina) määrään. Tätä kautta pystytään reagoimaan myös henkilöstöresurssien tarpeeseen työvuorosuunnittelu vaiheessa sekä päivittäisessä toiminnassa.
Etelä-Karjalan hyvinvointialueen strategiset kärjet ovat : Henkilöstöön panostaminen, prosessit ja sujuvuus sekä palveluiden porrastus.
Hyvinvoiva henkilöstö tekee oikeita asioita, oikealla tavalla ja asiakastaan parhaalla tavalla palvellen. Ohjaamalla työntekijäresurssit oikeaan paikkaan turvataan henkilöstön hyvinvointia ja tuetaan työntekijöiden mahdollisuutta toteuttaa omaa työtään parhaalla mahdollisella tavalla.
Prosessien ja sujuvuutta pystytään parantamaan tarkastelemalla kotihoidon asiakkaiden palvelujen oikea-aikaisuutta ja käyntien sisältöjä. Näin pystytään vastaamaan paremmin sen hetkisiin asiakkaiden palvelutarpeisiin. Oikea-aikainen ja tarkoituksenmukainen palveluiden tarjonta on edellytys vaikuttavalle ja turvalliselle toiminnalle. Kotihoidon palvelut tulee saada oikeasta paikasta ja asiakkaan sen hetkiseen palvelutarpeeseen vastaten. Lisäksi palvelut tulee saada sellaiselta ammattilaiselta, joka tehtävään parhaiten ja riittävästi osaamisensa puolesta sopii.
Kuva
Toimintamallin kohderyhmänä on kotihoidon esihenkilöt, jotka vastaavat henkilöstön riittävyydestä sekä oman yksikkönsä osalta asiakkaille tuotettaviin palveluihin.
Asiakkaiden kuuluu saada palvelua se määrä mitä hänelle on myönnetty palvelupäätöksellä. Toimintamallilla pyritään vastaamaan asiakkaille myönnettyjen palvelujen saatavuuteen. Riittävällä henkilöstömäärällä työvuoroissa pystytään paremmin toteuttamaan myönnettyjen palvelujen määrä, sekä ottamaan huomioon henkilöstön työajan käyttöä mahdollisimman paljon asiakkaiden luona.
Kuvittele ja kokeile
Toimintamallissa kotihoidon yksiköt arvioivat henkilöstön riittävyyttä laskemalla oman yksikkönsä kotihoidon palveluita saavien asiakkaiden palvelujen määrät (tunteina). Asiakkaille myönnettyjen palvelumäärien laskentaan hyödynnetään käytössä olevaa toiminnanohjausjärjestelmää.
Toimintamalli sisältää erillisen ohjeistuksen asiakastuntien laskentaan, sekä taulukon helpottamaan laskennan toteuttamista. Kotihoidon asiakkaille myönnettyjen palvelujen määrään laskentaa (tunteina) pystytään tarkastelemaan päivä ja viikkotasolla.
Työvuorokohtaiset henkilöstötarpeet saadaan laskettua myönnettyjen asiakastuntien ja käyntiaikojen perusteella. Laskennassa otetaan huomioon Etelä-Karjalan hyvinvointialueen kotihoidolle määritellyt välittömän työajan osuudet: lähihoitajilla 60 % ja sairaanhoitajilla 40 % ja tarvittaessa huomioidaan yksiköiden alueellisia erityispiirteitä, esimerkiksi pitkät ajomatkat tai turvapuhelinhälytyksiin vastaaminen.
Vuorokohtaisten henkilöstötarpeiden perusteella kotihoidon yksiköt pystyvät jo työvuorosuunnitteluvaiheessa arvioimaan oman yksikkönsä osalta henkilöstön riittävyyttä työvuorojaksoittain ja sitä kautta ennakoimaan ja reagoimaan paremmin henkilöstön riittävyyteen. Laskennassa huomioidaan henkilöstön osa-aikaisuudet, vuosilomat, eri syistä johtuvat poissaolot sekä arkipyhien vaikutus.
Osittain kotihoidon alueiden henkilöstön riittävyyden vajeeseen vastataan kotihoidon resurssipoolin henkilöstöllä. Tämä tarkoittaa sitä, että jo työvuorosuunnitteluvaiheessa kotihoidon alueille joudutaan etukäteen kiinnittämään työntekijöitä poolista. Tarpeet poolin henkilöstön kiinnittämiselle työvuorosuunnitteluvaiheessa vaihtelee työvuorojaksoittain määrällisesti ja alueellisesti. Toimintamalli sisältää luodun prosessikuvauksen, jonka tarkoitus on yhdenmukaistaa alueiden toimintaa etukäteen kiinnitettävien poolin työntekijöiden osalta. Lisäksi malliin kuuluu ohjeistus poolin työntekijän vapauttamisesta takaisin niissä tilanteissa, jos työntekijää ei tarvita kyseisellä alueella suunnitellusti varattuun työvuoroon.
Kuva
Kuva
Toimintamallin käyttöön ottaminen Etelä-Karjalan hyvinvointialueella kotihoidon yksiköille vakiintuneeksi käytännöksi on vaatinut aktiivista asian esille ottamista kotihoidon esihenkilöiden ja vastaavien kanssa. Lisäksi on tarvittu yhtenäisten toimintatapojen ja käytäntöjen luomista ja sitouttamista. Hankeen aikana kehittäjät ovat toimineet toimintamallien osalta kehittämässä ja luomassa malleja yhdessä kotihoidon esihenkilöiden kanssa. Kehitystyö on vasta aluillaan ja vaatii seurantaa, perehdyttämistä ja toimintamallin kehittämistä ja arvioimista jatkuvasti.
Käytäntöön vieminen on vaatinut kohdentamista seuraaville osa-alueilla :
Hyväksi toimintamalliksi todettiin käydä jokaisella kotihoidon alueella kartoituskäynneillä. Käynneillä selvitettiin yksiköiden nykytilaa: miten asiakkaille myönnettyjä palveluita tarkastellaan, mikä on yksikön henkilöstöresurssitilanne tuottamaan asiakkaille myönnetyt palvelut, työvuorosuunnittelun periaatteet ja niiden vaikutusta henkilöstön riittävyyteen.
Toimintamallin käyttöönotto vaatii, että alueen esihenkilöt ja vastaavat perehdytetään ja varmistetaan osaaminen asiakastuntien laskentaan. Kotihoito yksiköiden kanssa käydään läpi asiakastuntien laskenta ja laaditut ohjeistukset. Korostetaan laskennan merkitystä työvuorosuunnittelu vaiheessa sekä jokapäiväisessä henkilöstön riittävyyden arvioinnissa.
Toimintalähtöisen työvuorosuunnittelun periaatteetteiden läpikäynti ja mitkä tekijät suunnittelussa vaikuttavat yksikön henkilöstön riittävyyteen. Tämä vaatii jatkossa myös enemmän yhtenäisten ohjeiden laatimista.
Kotikäyntien hyvällä suunnittelulla tähdätään siihen, että asiakas saa hänelle kuuluvat palvelut ja olemassa olevan henkilöstön työaika riittää mahdollisimman hyvin asiakkaalle myönnettyjen palvelujen toteuttamiseen. Käytännössä tämä vaatii kotihoidon yksikäöissä jatkuvaa asiakkuuksien tarkastelua ja varmistamista, että asiakkaille myönnetyt palvelut vastaavat asiakkaan sen hetkistä tarvetta.
Toimintamallilla on pyritty vastamaamaan sosiaalihuoltolakiin tulleisiin muutoksiin.
Toimintamalli ja siihen liitetyt prosessit ovat olleet käytössä vasta lyhyen aikaa, työvuorosuunnittelun ja poolin kiinnittämisen prosessi otettu käyttöön 4/ 2023 ja päivittäinen henkilöstötilanne: puutteet alueittain, ylimääräiset työntekijät ja pyynnöt poolista 6/2023. Kokemukset näistä ovat tällä hetkellä lyhyet, mutta toimintamallien osalta kokemus näistä on ollut kotihoidon esihenkilöiltä positiivinen.
Toimintamallin käytön seurauksena kotihoidon yksiköille on luotu prosessimalli, jonka avulle pystytään paremmin selvittämään oman yksikkönsä asiakastunnit ja sitä kautta arvioimaan henkilöstötarvetta toiminnan tarpeiden mukaan.
Kotihoidon resurssipoolin käyttöä työvuorosuunnittelu vaiheessa on yhdenmukaistettu ja perustuvat kaikilla yksiköillä vuorokohtaiseen tarpeeseen. Aikaisempaan verrattuna tämän uuden toimintamallin myötä kaikkien alueiden, jotka tarvitsevat työvuorosuunnittelussa henkilöstä poolista toimivat samalla tavalla ja yhtenäisen aikataulun mukaisesti.
Hankkeen aikana tarkasteltiin kaikkien alueiden henkilöstötarvetta ja pyrittiin tasoittamaan alueiden välisiä eroja siirtämällä täyttämättömiä työntekijäpohjia niihin yksiköihin joissa on eniten tarvetta. Työntekijä pohjia siirrettiin myös kotihoidon resurssipooliin, jolla lisättiin alueiden välillä liikkuvan henkilöstön määrää.
Toimintamallin myötä alueiden yhdenvertaisuutta on lisätty pooliin henkilöstön pyynnöissä työvuorosuunnitteluvaiheessa. Kaikkia yksiköitä sitoo yhtenäiset ohjeet, joiden myötä eri kotihoidon alueiden välille kiinnitettävien poolilaisten osalta toimintaan samalla toimintaperiaatteella ja pystytään kohdistamaan poolilaisten kiinnittämiset etenkin niille alueille, joissa henkilöstövajeet jo työvuorosuunnitteluvaiheessa ovat runsaat.
Toimintamallin myötä luotiin poolin ja alueiden välille työkalu, jonka kautta työvuorolistaa elettäessä tehdään pyynnöt pooliin, silloin kun alue tarvitsee sijaista akuuttiin poissaoloon. Tällä tavoin kaikki kotihoidon alueet näkevät kuinka paljon pooliin on tehty pyyntöjä ja näkevät samasta paikasta kuinka paljon on vapaita poolilaisia. Tämä on esihenkilöille tueksi päätöksen tekoon siitä, kuinka nopeasti lähdetään rekrytoimaan ulkopuolista sijaista. Samaan paikkaan alueet merkkaavat myös jos jollain alueella on yliresursointia vuorossa. Tällöin on helpompaa lähteä keskustelemaan alueiden välillä mahdollisista työntekijä siirroista.
Kotihoidon henkilöstön osalta edelleen tarvitaan enemmän laajempaa näkökulmaa tulevaisuudessa. Koko kotihoidon henkilöstö pitäisi nähdä yhteisenä resurssina, jota voidaan hyödyntää henkilöstön riittävyydessä ja asiakkaille myönnetyissä palveluissa. Tarvitaan entisten toimintatapojen muutosta ja pois oppimista vanhasta ajattelumallista.
Tämä vaatii uskallusta lähteä rohkeasti ajattelemaan uudella tavalla ja muuttamaan tottuja toimintatapoja. Samalla kuitenkin luoden kuitenkin turvaa siitä, että jokaisen kotihoidon alueen osalta kaikki ovat tasa-arvoisessa asemassa, eikä ketään jätetä yksin.
Henkilöstön liikkuvuutta eri yksiköiden välillä tulee jatkossa kehittää paremmaksi. Jatkokehittämisenä tarvitaan toimintamallien ja käytäntöjen kehittämistä, millä henkilöstön liikkuvuutta saadaan parannettua eri kotihoidon yksiköiden välillä. Henkilöstöresurssien liikkuvuudella pystytään paremmin vastaamaan eri alueiden sen hetkiseen tarpeeseen.
Asiakkaille myönnettyjen palvelujen laskenta koetaan ajoittain työlääksi. Etelä-Karjalan hyvinvointialueella ei käytettävissä ei ole tällä hetkellä erillistä sähköistä järjestelmää, joka helpottaisi ja yksinkertaistaisi laskentaa. Toiminnanohjausjärjestelmän osalta on toivottu kehittämistä, että asiakkaiden tunnit sekä henkilöstömitoitus saataisiin järjestelmästä suoraan.
Toimintamallin käytettävyyttä on arvioitu kotihoidon esihenkilöiden ja palvelupäällikön kanssa. Luodut mallit ja toimintatavat työvuorosuunnittelua varten: asiakastuntien laskenta, prosessi työvuorosuunnittelusta ja siihen liittyvästä poolin kiinnittämisestä ja päivittäinen henkilöstötarpeen seuranta: alueiden henkilöstövajeiden ja ylimääräisten työntekijöiden merkkaamisen taulukko jää kotihoitoon käytäntöön myös jatkossa.
Kuva
