| Innokylä

Toimintaympäristö

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue Pohde on yksi Suomen laajimmista hyvinvointialueista. Se vastaa yli 415 000 asukkaan hyvinvoinnista, terveydestä ja turvallisuudesta. Pohde on yhdistänyt 30 kunnan sosiaali- ja terveydenhuollon, kolme sairaalaa ja kaksi pelastuslaitosta. Hyvinvointialue työllistää noin 18 500 sosiaali- ja terveysalan sekä pelastustoimen osaajaa. Pohde uudistaa palveluja, jotta kaikki alueen asukkaat saavat tarvitsemansa palvelut sujuvasti ja oikeaan aikaan. Hyvinvointialue vahvistaa ennalta ehkäiseviä palveluja sekä kotiin annettavia palveluja. Pohteella kehitetään sosiaali- ja terveyskeskusten palveluja monipuolisemmiksi ja hyödynnetään uutta teknologiaa sekä digitaalisia palveluja.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue peri aiemmilta kunnilta ja sairaanhoitopiiriltä useita erillisiä tämänhetkisiin asiakas- ja potilastietojärjestelmiin yhdistettyjä ajanvarausratkaisuja. Siirtyminen yhteen ajanvarausratkaisuun on asiakaslähtöistä, toiminnallisesti ja teknisesti perusteltua. Uusi järjestelmä mahdollistaa saman palvelutason tarjoamisen koko hyvinvointialueelle.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue haluaa tarjota asukkailleen mahdollisuuden hoitaa ajanvaraukseen liittyvää asiointia digitaalisesti. Kun asukkaat käyttävät digitaalista ajanvarausjärjestelmää, vapautuu ammattilaisen työaikaa vaativampiin tehtäviin, ja niille asiakkaille, jotka haluavat asioida esimerkiksi soittamalla.

Digitaalinen ajanvaraus on tavoitteena ottaa käyttöön perusterveydenhuollossa, erikoissairaanhoidossa, sosiaalipalveluissa ja suun terveydenhuollossa. Asukkaat voivat jatkossa katsella, varata, perua ja siirtää aikoja tehtyjen määritysten mukaan. Ajanvarausjärjestelmässä on aluksi mahdollista varata aikoja samoihin palveluihin, joita nykyiset poistuvat järjestelmät ovat tarjonneet. Varattavien palvelujen määrää laajennetaan vaiheittain.

Digitaalisen ajanvarauksen käyttöönotto vaiheistuu perusterveydenhuollon Esko ja sosiaalihuollon Saga potilas- ja asiakastietojärjestelmien sekä erikoissairaanhoidon uuden potilashallintojärjestelmän käyttöönottojen mukaan. Osana käyttöönottoprojektia uudistetaan ja yhtenäistetään asukkaan digitaalisen ajanvarauksen toimintamallit ja prosessit.

Tavoiteltu muutos

Tavoitteena on, että Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella on asukkaille käytössä uusi yhteinen digitaalinen ajanvarausjärjestelmä sosiaali- ja terveyspalveluissa. Asukkaan digitaalisen ajanvarauksen toimintamallit on yhtenäistetty. Asukkaiden käyttäessä digitaalista ajanvarausjärjestelmää, vapautuu ammattilaisen työaikaa vaativampiin tehtäviin, ja niille asiakkaille, jotka haluavat asioida esimerkiksi soittamalla.

Muutoksen mittaaminen

Saavutettua muutosta mitataan ja seurataan sosiaalipalveluissa ajanvarauspuhelujen ja asukkaille digitaalisesti varattavaksi tarjottujen ja varattujen aikojen määrissä. Muutoksessa seurataan myös peruttujen aikojen hyödyntämisen vaikutusta perheoikeudellisten palvelujen jonon pituuteen. Toimintamallin juurtumista seurataan seurantapalavereissa palvelutuotannon ja kehittämisen johdon kanssa.

Toteutussuunnitelma

Palvelutuotannon kanssa kuvataan ajanvarauksen nyky- ja tavoitetila. Työpajoissa palvelutuotannon ja tarvittavien asiantuntijoiden kanssa määritellään ajanvarauksen taustat, asiakasohjaus ja toimintamallit palvelukohtaisesti. Ennen käyttöönottoa huolehditaan ammattilaisten perehdyttämisestä uuteen toimintamalliin yhteistyössä tarvittavien tahojen kanssa sekä suunnitellaan ja toteutetaan asukas- ja ammattilaisviestintä ja sovitaan vaikutusten ja juurtumisen seurannasta.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat kaikki Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen asukkaat. Asukkailta ja palvelun käyttäjiltä kerätään palautetta käyttöönottojen edetessä.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Digitaalinen ajanvaraus sosiaalipalveluissa:

Asukas voi jatkossa varata ajan digitaalisesti lastenvalvojalle koko Pohteen alueella. Ammattilaisen tekemät ajanvaraukset perheoikeudellisissa palveluissa ovat asukkaan tarkistettavissa. Vanhemmuuden selvittämisen, sijoitetun lapsen elatussopimuksen ja olosuhdeselvityksen varattujen aikojen näkymistä on rajattu.

Asukkaan digitaalisesti varattavana on etä- ja toimistoaikoja lastenvalvojalle jatkoelatussopimuksen, tapaamis- ja huoltosopimuksen ja vanhempien keskinäisen sopimuksen vahvistamista varten. Etäajat toteutetaan toistaiseksi ryhmäpuheluina. Ne tarjotaan koko alueen ammattilaisten kalentereista. Näin pyritään tasaamaan painetta toimipaikkojen välillä. Huoltajat varaavat ajan puolesta asioiden nuorimman lapsen tiedoilla. Ei huoltaja -vanhemmat asioivat edelleen soittamalla ajanvarauspuhelimeen.

Ajan voi varata digitaalisesti viimeistään tuntia ennen tapaamisaikaa. Ajan peruminen on mahdollista 24 tuntia ennen varattua aikaa, jonka jälkeen aika perutaan soittamalla tai tekstiviestillä. Peruttaessa asukkaan digitaalisesti varaama aika vapautuu uudelleen varattavaksi. Jatkossa käyttöön tulee myös asukkaiden digitaalisesti varaamien aikojen siirto.

Ammattilaisen digitaalisen kalenterin toimintamalleja on yhtenäistetty. Ammattilaiset avaavat kalenteriinsa asukkaille digitaalisesti varattavia aikoja sovittujen toimintamallien mukaisesti ja kaikki ammattilaiset käyttävät kalenterissa samoja aikatyyppejä. Kaikki varattavat ajat tarjotaan asiakkaille 90 minuutin mittaisina. Ammattilaiset avaavat peruuntuneiden ajanvarausten tilalle asukkaalle digitaalisesti varattavia aikoja, joka mahdollistaa asukkaille peruuntuneiden aikojen hyödyntämisen lyhyelläkin varoitusajalla.

Pohteen digitaalinen ajanvaraus

https://ajanvaraus.pohde.fi/

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Perheoikeudellisten palvelujen ammattilaisten kanssa on tehty ajanvarausten määritykset ja toimintamallit, jotka on perehdytetty koko henkilöstölle ja sovittu käyttöönoton jälkeen tarjottavasta tuesta. Palvelun käyttöönotosta on viestitty asukkaille ja ammattilaisille. Palveluun on nimetty vastuutyöntekijä palvelutuotannosta. Palvelujohdon kanssa on sovittu toimintamallien juurtumisen seurannasta ja raportoinnista.

Asukkaan digitaalista ajanvarausta on pilotoitu ensimmäisenä sosiaalipalveluna perheoikeudellisissa palveluissa Pohteen alueella joulukuusta 2024 alkaen. Digitaalinen ajanvaraus on otettu käyttöön koko perheoikeudellisissa palveluissa maaliskuussa 2025.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Asukkaan digitaalisen ajanvarauksen käyttöönotossa on hyvä huomioida ammattilaisen digitaalisen kalenterin toimintamallit ja tarvittaessa päivittää niitä huomioiden asukkaan näkökulma.

Käyttöönotossa on tärkeää huolehtia ammattilaisten perehdytyksestä uuteen toimintamalliin ja riittävästä tuesta sekä juurtumisen seurannasta käyttöönoton jälkeen.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Asukkaat ovat löytäneet palvelun ja digitaalisia ajanvarauksia on tehty paljon lastenvalvojalle. Uusi toimintamalli on juurtumassa perheoikeudellisiin palveluihin ja asukkaille on tarjolla digitaalisesti varattavia aikoja eri toimipaikoista.

Digitaalisen ajanvarauksen käyttöönoton jälkeen perheoikeudellisissa palveluissa ajanvarauspuhelut ovat vähentyneet huomattavasti verrattuna saman aikavälin vuoden takaisiin määriin. Puhelujen vähentyminen säästää konkreettisesti työntekijäresursseja ja vapauttaa lastenvalvojien ja palvelusihteerien työaikaa muihin tehtäviin.

Asukkaan digitaalinen ajanvaraus sosiaali- ja terveyspalveluissa, Pohjois-Pohjanmaan HVA (RRP, P4, I4)