Asukkaan digitaalinen ajanvaraus sosiaali- ja terveyspalveluissa, Pohjois-Pohjanmaan HVA (RRP, P4, I4)

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella otetaan käyttöön yhteinen asukkaan digitaalinen ajanvarausjärjestelmä sosiaali- ja terveyspalveluissa. Samalla yhtenäistetään asukkaan digitaalisen ajanvarauksen toimintamallit ja prosessit hyvinvointialueella.

Toimintamallin nimi
Asukkaan digitaalinen ajanvaraus sosiaali- ja terveyspalveluissa, Pohjois-Pohjanmaan HVA (RRP, P4, I4)
Toimintamallin lyhyt kuvaus

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueella otetaan käyttöön yhteinen asukkaan digitaalinen ajanvarausjärjestelmä sosiaali- ja terveyspalveluissa. Samalla yhtenäistetään asukkaan digitaalisen ajanvarauksen toimintamallit ja prosessit hyvinvointialueella.

Toteutuspaikka
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue
Paikkakunta, maakunta tai hyvinvointialue
Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue
Toimintamallin rahoittaja
Muu EU-rahoitus
Sosiaali- ja terveysministeriö (STM)

Tekijä

Heidi Risto

Luotu

02.04.2024

Viimeksi muokattu

05.03.2025
Ratkaisun perusidea

Digitaalinen ajanvaraus sosiaalipalveluissa:

Asukas voi jatkossa varata ajan digitaalisesti lastenvalvojalle koko Pohteen alueella. Ammattilaisen tekemät ajanvaraukset perheoikeudellisissa palveluissa ovat asukkaan tarkistettavissa. Vanhemmuuden selvittämisen, sijoitetun lapsen elatussopimuksen ja olosuhdeselvityksen varattujen aikojen näkymistä on rajattu.

Asukkaan digitaalisesti varattavana on etä- ja toimistoaikoja lastenvalvojalle jatkoelatussopimuksen, tapaamis- ja huoltosopimuksen ja vanhempien keskinäisen sopimuksen vahvistamista varten. Etäajat toteutetaan toistaiseksi ryhmäpuheluina. Ne tarjotaan koko alueen ammattilaisten kalentereista. Näin pyritään tasaamaan painetta toimipaikkojen välillä. Huoltajat varaavat ajan puolesta asioiden nuorimman lapsen tiedoilla. Ei huoltaja -vanhemmat asioivat edelleen soittamalla ajanvarauspuhelimeen. 

Ajan voi varata digitaalisesti viimeistään tuntia ennen tapaamisaikaa. Ajan peruminen on mahdollista 24 tuntia ennen varattua aikaa, jonka jälkeen aika perutaan soittamalla tai tekstiviestillä. Peruttaessa asukkaan digitaalisesti varaama aika vapautuu uudelleen varattavaksi. Jatkossa käyttöön tulee myös asukkaiden digitaalisesti varaamien aikojen siirto.

Ammattilaisen digitaalisen kalenterin toimintamalleja on yhtenäistetty. Ammattilaiset avaavat kalenteriinsa asukkaille digitaalisesti varattavia aikoja sovittujen toimintamallien mukaisesti ja kaikki ammattilaiset käyttävät kalenterissa samoja aikatyyppejä. Kaikki varattavat ajat tarjotaan asiakkaille 90 minuutin mittaisina. Ammattilaiset avaavat peruuntuneiden ajanvarausten tilalle asukkaalle digitaalisesti varattavia aikoja, joka mahdollistaa asukkaille peruuntuneiden aikojen hyödyntämisen lyhyelläkin varoitusajalla.

Toimintaympäristö

Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue Pohde on yksi Suomen laajimmista hyvinvointialueista. Se vastaa yli 415 000 asukkaan hyvinvoinnista, terveydestä ja turvallisuudesta. Pohde on yhdistänyt 30 kunnan sosiaali- ja terveydenhuollon, kolme sairaalaa ja kaksi pelastuslaitosta. Hyvinvointialue työllistää noin 18 500 sosiaali- ja terveysalan sekä pelastustoimen osaajaa. Pohde uudistaa palveluja, jotta kaikki alueen asukkaat saavat tarvitsemansa palvelut sujuvasti ja oikeaan aikaan. Hyvinvointialue vahvistaa ennalta ehkäiseviä palveluja sekä kotiin annettavia palveluja. Pohteella kehitetään sosiaali- ja terveyskeskusten palveluja monipuolisemmiksi ja hyödynnetään uutta teknologiaa sekä digitaalisia palveluja.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat kaikki Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen asukkaat.​ Asukkailta ja palvelun käyttäjiltä kerätään palautetta käyttöönottojen edetessä.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Perheoikeudellisten palvelujen ammattilaisten kanssa on tehty ajanvarausten määritykset ja toimintamallit, jotka on perehdytetty koko henkilöstölle ja sovittu käyttöönoton jälkeen tarjottavasta tuesta. Palvelun käyttöönotosta on viestitty asukkaille ja ammattilaisille. Palveluun on nimetty vastuutyöntekijä palvelutuotannosta. Palvelujohdon kanssa on sovittu toimintamallien juurtumisen seurannasta ja raportoinnista. 

Asukkaan digitaalista ajanvarausta on pilotoitu ensimmäisenä sosiaalipalveluna perheoikeudellisissa palveluissa Pohteen alueella joulukuusta 2024 alkaen. Digitaalinen ajanvaraus on otettu käyttöön koko perheoikeudellisissa palveluissa maaliskuussa 2025.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Asukkaat ovat löytäneet palvelun ja digitaalisia ajanvarauksia on tehty paljon lastenvalvojalle. Uusi toimintamalli on juurtumassa perheoikeudellisiin palveluihin ja asukkaille on tarjolla digitaalisesti varattavia aikoja eri toimipaikoista. 

Digitaalisen ajanvarauksen käyttöönoton jälkeen perheoikeudellisissa palveluissa ajanvarauspuhelut ovat vähentyneet huomattavasti verrattuna saman aikavälin vuoden takaisiin määriin. Puhelujen vähentyminen säästää konkreettisesti työntekijäresursseja ja vapauttaa lastenvalvojien ja palvelusihteerien työaikaa muihin tehtäviin.  

Vinkit toimintamallin soveltajille

Asukkaan digitaalisen ajanvarauksen käyttöönotossa on hyvä huomioida ammattilaisen digitaalisen kalenterin toimintamallit ja tarvittaessa päivittää niitä huomioiden asukkaan näkökulma.  

Käyttöönotossa on tärkeää huolehtia ammattilaisten perehdytyksestä uuteen toimintamalliin ja riittävästä tuesta sekä juurtumisen seurannasta käyttöönoton jälkeen. 

Kansikuva
 Kuva: Videotiiviste Oy

Kehittämisen vaihe

Kehitteillä

Ilmiöt

Kohderyhmä