Digimentoritoiminta Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella (RRP, P4, I4)
Digimentoritoiminnalla vahvistetaan sote-ammattilaisten digiosaamista. Organisaation omat, digitaalisuudesta kiinnostuneet työntekijät toimivat digimentoreina, joille on varattu työaikaa kaksi tuntia viikossa matalan kynnyksen tuen tarjoamiseen.
Keski-Pohjanmaan hyvinvointialueella (Soite) työskentelee noin 4000 sosiaali-, terveydenhuollon ja pelastustoimen ammattilaista. Toimintaympäristöä leimaa digitaalisten palvelujen ja järjestelmien jatkuva lisääntyminen niin ammattilaisten työssä kuin asukkaiden palveluissa. Tämä digitalisaatiokehitys muuttaa väistämättä ammattilaisten työnkuvia ja edellyttää vahvaa digiosaamista, jotta työ säilyy mielekkäänä ja tehokkaana.
Riittävä digiosaaminen on myös edellytys digitaalisten ratkaisujen vaikuttavuudelle ja kannattavuudelle. Digimentoritoiminta vastaa tähän tarpeeseen ja tukee hyvinvointialueen strategista painopistettä "Hyvinvoiva ja osaava henkilöstö".
Toimintaa kehitetään osana Keski-Pohjanmaan Kestävän kasvun ohjelmaa (RRP).
Lähtötilanteessa tunnistettiin tarve systemaattiselle digiosaamisen kehittämiselle Soiten henkilöstön keskuudessa. Ratkaistavana ongelmana oli henkilöstön vaihteleva digiosaamisen taso ja tästä aiheutuva tarve tukea henkilöstöä digitalisaation aiheuttamassa muutoksessa ja uusien työkalujen käyttöönotossa. Syksyllä 2022 toteutettiin henkilöstölle digiosaamiskysely (Digiosaamisen mittari, Jarva ym., 2022) osana Soiten digiohjelman päivitystä. Kyselyn tuloksia syvennettiin haastatteluissa ja työpajoissa, joiden pohjalta laadittiin Soiten digiosaamisen kehittämissuunnitelma. Tämä suunnitelma määrittelee kehittämiskohteet, tavoitteet, toimenpiteet ja mittarit.
Digimentoritoiminnan rakentaminen ja kehittäminen on yksi suunnitelman seitsemästä keskeisestä kehittämiskohteesta. Kehittämistyö linkittyy Soiten strategiaan (erityisesti painopiste "Hyvinvoiva ja osaava henkilöstö") ja toteutetaan osana Keski-Pohjanmaan Kestävän kasvun ohjelmaa.
Hyvinvointialueelle on laadittu strategiaa tukeva digiohjelma vuosille 2023-2025. Digitalisaation johtaminen ja vaikuttavuuden varmistaminen teeman yksi painopiste on digitaalisten palveluiden kehitys- ja käyttöönoton tukeminen. Yhtenä tavoitteena oli lisätä yksiköiden digiosaamista ja edistää digitaalista työ- ja palvelukulttuuria digimentoritoiminnan avulla.
Vastuu toimenpiteistä on digiohjelmaryhmällä, jota palvelualueet tukevat. Tavoitteena oli, että jokaisella palvelualueella olisi vähintään yksi digimentori, joka tukee ja innostaisi henkilöstöä digiohjelman toimeenpanoon.
Digimentoritoiminnan tavoitteena on saada aikaan seuraavia muutoksia ja tuloksia:
- Soiten ammattilaisten digitaaliset taidot ja osaaminen vahvistuvat.
- Henkilöstön asenteet digitaalisuutta ja digitaalisia palveluja kohtaan muuttuvat myönteisemmiksi.
- Ammattilaiset hyödyntävät digitaalisia palveluja ja työkaluja tehokkaammin ja ohjaavat asiakkaita niiden käyttöön aktiivisemmin.
- Toiminta edesauttaa Soite 2030 -ohjelman digitaalisten asiointien osuutta koskevan tavoitteen saavuttamista.
Muutoksen saavuttamista seurataan ja arvioidaan useilla mittareilla, jotka perustuvat digiosaamisen kehittämissuunnitelmaan ja päivitettyyn (15.2.2025) hankesuunnitelmaan:
- Arviointikysymykset:
- Onko digimentoriverkosto kattava ja toimiva?
- Miten digimentoritoiminta koetaan hyödylliseksi?
- Onko henkilöstön digiosaamisessa ja asenteissa tapahtunut muutosta?
- Mihin digitaalisiin työkaluihin tai prosesseihin tukea tarvitaan eniten?
- Indikaattorit ja Mittarit:
- Laajuus ja aktiivisuus: Digimentoreiden kokonaismäärä ja kattavuus eri yksiköissä; digimentorointiin käytetyt työtunnit (seuranta).
- Koettu hyöty ja palaute: Digimentoreilta ja heidän tukemiltaan työntekijöiltä kerättävä palaute (esim. kyselyt, haastattelut); digimentoriverkoston kautta kerätty tieto yleisimmistä kysymyksistä ja niiden ratkaisuista (indikaattori tukitarpeista).
- Osaamisen ja asenteiden muutos: Henkilöstön digiosaamisen tason seuranta (esim. uusintakyselyt Digiosaamisen mittarilla pidemmällä aikavälillä); asennemuutosten seuranta (esim. osana palautekyselyitä).
- Menetelmät: Seuranta perustuu säännölliseen tiedonkeruuseen, kuten työajanseurantaan, palautekyselyihin, verkostotapaamisten muistioihin ja mahdollisesti toistuviin osaamiskartoituksiin.
Tavoitellun muutoksen saavuttamiseksi toteutetaan digiosaamisen kehittämissuunnitelmaan kirjattuja toimenpiteitä:
- Digimentoritoiminnan suunnittelu ja pilotointi: Toimintamalli on suunniteltu ja sen pilotointi aloitettiin tammikuussa 2024, jolloin tunnistettiin vapaaehtoiset digimentorit.
- Koulutusmateriaalin tuottaminen/hyödyntäminen: Digimentoreille tarjotaan perehdytystä ja koulutusta, hyödyntäen joko sisäisesti tuotettua tai olemassa olevaa materiaalia (esim. TerveyskyläPRO).
- Verkoston luominen ja ylläpito: Digimentoreille on muodostettu verkosto (mm. Teams-kanava) tiedon jakamista, vertaistukea ja toiminnan yhteistä kehittämistä varten.
Toiminnan kohderyhmänä on Keski-Pohjanmaan hyvinvointialue Soiten koko henkilöstö (noin 4000 ammattilaista). Asiakasymmärrystä kohderyhmän (henkilöstön) tarpeista kerrytettiin syksyllä 2022 toteutetulla laajalla digiosaamiskyselyllä sekä sitä seuranneilla haastatteluilla ja työpajoilla. Tässä prosessissa selvitettiin henkilöstön digiosaamisen tasoa ja kehittämistarpeita.
Keskeisiksi digiosaamisen osa-alueiksi tunnistettiin ICT-perustaidot, digitaalisten ratkaisujen hyödyntäminen ja arviointi, niiden eettinen osaaminen, ihmislähtöinen etäohjausosaaminen sekä digitaalisuus osana työtä. Lisäksi tunnistettiin osaamiseen vaikuttavia tekijöitä, kuten johdon tuki, organisaation käytännöt ja vertaistuki. Henkilöstöä osallistettiin kehittämiseen kyselyn, haastattelujen ja työpajojen kautta.
Digimentoritoiminnan pilotointi käynnistyi tammikuussa 2024, jolloin 37 digiasioista motivoitunutta ja kiinnostunutta vapaaehtoista työntekijää eri puolilta organisaatiota aloitti digimentoreina. Osa mentoreista osallistuu myös räätälöityyn Sote-kehittäjän erikoisammattitutkintoon (yhteistyössä Rastor-instituutin ja Kpedun kanssa).
Digimentoritoiminnan suunnittelussa hyödynnettiin tietoa ja kokemuksia vastaavista malleista muilta hyvinvointialueilta (mm. Pohjois-Pohjanmaa, Pohjois-Karjala, Kainuu, Päijät-Häme, Etelä-Savo; kontaktoitu syksyllä 2023).
Tietoa haettiin aktiivisesti Innokylä-verkkopalvelusta sekä Digi- ja väestötietoviraston "Digituki hyvinvointialueilla" -sivustolta. Vaikka malli ei ole suora kopio mistään yksittäisestä aiemmasta mallista, sen kehittämisessä on sovellettu muualta saatuja hyviä käytäntöjä ja oppeja. Toimintamalli liittyy kiinteästi organisaation yleiseen digikehittämiseen ja tukee uusien digitaalisten työkalujen ja palveluiden käyttöönottoa ja hyödyntämistä.
Digimentoritoiminta Päijät-Hämeen hyvinvointialueella, Päijät-Hämeen HVA (RRP, P4,I4) | Innokylä
Projektiryhmä kokoontui yhteensä seitsemän kertaa, suunnittelemaan Soiten digiosaamisen kehittämistä. Suunnittelun apuna käytettiin esimerkiksi Miro alustaa sekä ryhmähaastatteluita. Työpajoissa nousi esiin seuraavia huomioita:
- Toiminnalle oltava johdon tuki.
- Toiminta oltava helposti lähestyttävää ja saavutettavaa.
- Toiminta tulee olla kustannustehokasta, ei ostopalveluna.
Digimentoritoiminta on matalan kynnyksen toimintaa, joka on työntekijöiden helposti saatavilla sekä tavoitettavissa. Digimentorit ovat tuettavien omalta palvelualueelta, tuntien yksiköiden toimintakulttuurit ja työn arjen. Henkilöstö kokee, että heti perehdyttämisen jälkeen digimentorointi tukee parhaiten digiosaamisen kehittymistä.
Digimentoreiden on oltava motivoituneita itse oppimaan uutta sekä jakamaan omaa tietouttaan sekä innostustaan.
Johtoryhmä on antanut tukensa digimentoritoiminnalle 03/2023.
Digimentoroinnissa on kysymys matalan kynnyksen avusta organisaation ammattilaisille. Digimentoroinnin myötä parannetaan henkilöstön digitaitoja sekä -asennetta, tavoitteena lopulta nostaa digitaalisten asiointikanavien käyttöastetta. Digimentori pääsee osaltaan myös kehittämään digitaalisia palveluita omassa yksikössään sekä laajentamaan palveluiden käyttöä tarvittaessa.
Digimentoroinnin käytännön toteutus riippuu pitkälti yksikön toimintakulttuurista. Suosituin tapa digimentorointiin on olla tarvittaessa apuna kollegoille sekä pitää pieniä digi-infotuokioita esimerkiksi yksikön viikkopalaverien yhteydessä.
Digimentoritoimintaa lähdettiin testaamaan vapaaehtoisista kootun pilottiryhmän avulla. Organisaation intrassa uutisoitiin alkavasta toiminnasta ja pyydettiin halukkaita ilmoittautumaan. Henkilövaihdoksen vuoksi toiminnan aloitus kuitenkin viivästyi, mikä johti siihen, että osa alkuperäisistä ilmoittautuneista perui osallistumisensa. Kaikille vapaaehtoisille tehtiin alkukartoituskysely Webropolilla; kyselyssä selvitettiin heidän silloista osaamistaan sekä motivaatiota toimintaan. Pilotointiryhmän jäsenet myös haastateltiin Teamsin välityksellä.
Pilotointiryhmälle pidettiin kaksi puolen päivän mittaista valmennustilaisuutta hybridimallisesti. Tämän jälkeen muodostettiin Teams-verkosto toimijoille. Digimentoreille aikataulutettiin aluksi yhteisiä kahden tunnin kokouksia kahdesti kuukaudessa, mutta palautteen perusteella kokouksia harvennettiin nopeasti kerran kuukaudessa pidettäväksi.
Valmennuksesta saadun palautteen perusteella päädyimme muokkaamaan valmennuksen täysin verkkototeutteiseksi. Tämä mahdollistaa myös uusien digimentoreiden rekrytoinnin ja perehdytyksen joustavammin ja varmistaa tasalaatuisen valmennuksen kaikille. Mukaan lähtemisen prosessia myös kevennettiin: kiinnostuksen ilmaisun jälkeen tuleva digimentori ja koordinaattori käyvät keskustelun, mutta tarkempi osaamisen kartoitus integroidaan osaksi verkkovalmennusta.
Digimentorivalmennus luotiin alun perin Terveyskylän Omapolku-järjestelmään. Valmennuspolun luomisen jälkeen huomasimme kuitenkin nopeasti sekä itse että uusilta digimentoreilta saadun palautteen perusteella alustan käytettävyyden olevan tarkoitukseensa hankala. Osalle tuotti myös sisäänkirjautuminen haasteita, mikäli he olivat tottuneet käyttämään palvelua eri käyttöjärjestelmästä (ammattilaisjärjestelmä vs. henkilökohtainen). Digimentorivalmennus päätettiin tämän vuoksi siirtää Howspace-alustalle.
Digimentoritoimintaan haluttiin osallistaa myös esihenkilöitä toiminnan varmistamiseksi. Muutama kuukausi digimentoroinnin aloittamisen jälkeen pidettiin ensimmäiset kolmikantakeskustelut digimentorin, koordinaattorin sekä esihenkilön kesken. Keskusteluissa pohdittiin yksikön senhetkistä digiosaamisen tilannetta sekä sovittiin tavoista, miten digimentori voi yksikössään työskennellä. Palaute keskusteluista oli positiivista, ja keskusteluita on tarkoitus jatkaa vuosittain.
- Vapaaehtoisten rekrytointi aloitettiin: kevät 2023
- Alkuinfo toiminnasta kiinnostuneille: kevät 2023
- Toimintaan ilmoittautuneiden kontaktointi ja alkukartoitus: syksy 2023
- Digimentoreiden ensimmäinen valmennus: talvi 2024
- Digimentoriverkoston (Teams) luominen ja säännöllisten tapaamisten aloitus: kevät 2024
- Kolmikantakeskustelut esihenkilöiden kanssa aloitettu: kevät 2024
- Digitaalisen valmennuspolun luominen (Terveyskylä/Howspace): kesä/syksy 2024
- Uusien digimentoreiden jatkuva rekrytointi ja perehdytys aloitettu: syksy 2024 alkaen
- Digimentorivalmennuksen siirtäminen Howspaceen: talvi 2025
- Digimentoroinnin vaikuttavuuden mittaamisen suunnittelu ja aloitus: talvi 2025
- Digimentoroinnin näkyvyyden parantamistoimet: kevät/kesä 2025
- Toiminnan juurruttamisen toimenpiteet: kesä/syksy 2025
- Hankkeen loppuraportointi: syksy 2025
Kokeilun eli pilotoinnin tavoitteena oli selvittää, miten suunniteltu digimentoritoimintamalli toimii käytännössä Soiten toimintaympäristössä. Tavoitteena oli myös tunnistaa mallin vahvuudet ja mahdolliset kehittämiskohteet jatkoa varten, sekä saada toimintaa näkyväksi organisaatiossa ja luoda pohja sen juurruttamiselle osaksi normaalia toimintaa hankekauden jälkeen.
Yhteiset valmennuspäivät: Vaikka ne lisäävät ryhmän yhtenäisyyden tunnetta, niiden järjestäminen hybridinä tai läsnätoteutuksena on käytännössä haastavaa laajalle ja maantieteellisesti hajallaan olevalle joukolle. Ne myös rajoittavat uusien digimentoreiden joustavaa mukaan tuloa.
Digitaalinen valmennus: Valmennusta testattiin Terveyskylän Omapolku-palvelussa. Vaikka sisältö itsessään sai hyvää palautetta, palvelu koettiin sekä mentorien että koordinaattoreiden näkökulmasta teknisesti ja käytettävyydeltään epäsopivaksi tähän tarkoitukseen. Opimme kuitenkin, että skaalautuva digitaalinen valmennus on toiminnan kannalta hyvä ja kehitettävä ratkaisu, mikä johti siirtymiseen Howspace-alustalle.
Verkoston tapaamiset: Vaikka säännölliset Teams-kokoukset (lopulta kerran kuukaudessa) ovat tärkeitä, digimentorit kaipasivat myös fyysisiä tapaamisia verkostoitumisen ja yhteenkuuluvuuden lisäämiseksi. Näiden järjestäminen auttaa tutustumaan kollegoihin paremmin ja voi synnyttää uutta yhteistyötä. Tavoitteena on järjestää läsnäolotapaaminen noin kerran puolivuosittain, tarjoten kuitenkin aina myös etäosallistumismahdollisuuden.
Sisäinen markkinointi: Huomasimme, että toiminta vaatii jatkuvaa ja monikanavaista sisäistä markkinointia ja viestintää. Vaikka toiminnasta on uutisoitu intrassa ja uutiskirjeessä sekä esitelty esihenkilöinfoissa, tietoisuus toiminnasta ei ole vielä riittävällä tasolla kaikissa yksiköissä. Tähän tulee panostaa jatkossa enemmän, sillä uskomme sen vaikuttavan suoraan toiminnan hyödyntämiseen ja vaikuttavuuteen.
Digimentori opastaa kollegoitaan organisaation digitaalisten palvelujen ja järjestelmien käytössä sekä tarvittaessa myös perustason tietoteknisissä haasteissa, oman osaamisensa puitteissa. Käytännössä tuki voi liittyä esimerkiksi Teams-kokouskäytäntöihin, mobiililaitteiden tai sovellusten käyttöön työssä, sähköisen asioinnin neuvontaan tai vaikkapa unohtuneen salasanan palauttamiseen. He toimivat linkkinä henkilöstön ja digipalvelutiimin välillä, välittäen kentän tarpeita ja osallistuen palvelujen kehittämiseen. Digimentorit saavat ensikäden tietoa muutoksista ja auttavat niiden jalkauttamisessa yksiköihin, toimien myös muutoksen tukena.
Digimentoreilla on oma Teams-kanava verkostoitumiseen ja keskusteluun. Verkostolle järjestetään säännölliset (kerran kuukaudessa) Teams-kokoukset. Digimentoreille on rakennettu oma Howspace alusta, jota hyödynnetään sekä kuukausikokouksissa että kokousten välillä. Howspace alustalle on myös rakennettu digimentoreiden valmennuspolku, joka mahdollistaa yhdenmukaisen perehdyttämisen toimintaan.
Osa digimentoreista syventää osaamistaan osallistumalla räätälöityyn Sote-kehittäjän erikoisammattitutkintoon (yhteistyössä Rastor-instituutin ja Kpedun kanssa). Tutkinto tarjoaa työkaluja mm. palvelumuotoiluun ja innovointiin, ja sen aikana mentorit toteuttavat konkreettisia, omaan työhönsä liittyviä kehittämisprojekteja (esim. sähköisen ajanvarauksen kehittäminen, etäpalvelujen pilotointi, prosessien mallinnus), mikä vahvistaa heidän rooliaan kehittäjinä ja muutoksen tukijoina.
Toiminnan tavoitteena on parantaa digiosaamista yksiköissä, vapauttaa aikaa perustyöhön ja tehostaa toimintaa.
Kuva
Kuva
Digimentoritoiminnan vakiinnuttaminen ja levittäminen osaksi organisaation arkea edellyttää seuraavia jatkuvia toimenpiteitä ja resursseja:
- Sitoutuminen ja resursointi: Johdon tuki; esihenkilöiden osallistuminen ja sitoutuminen (ml. työajan mahdollistaminen); riittävä määrä motivoituneita digimentoreita; koordinointivastuu ja -resurssit.
- Rakenteet ja prosessit: Selkeä perehdytysprosessi (ml. digitaalinen valmennuspolku); toimiva digimentoriverkosto ja säännölliset tapaamiset (sekä Teams että puolivuosittaiset läsnäkokoukset); systemaattinen työajanseuranta; jatkuva tiedotus; säännöllinen palautteen keruu ja toiminnan kehittäminen.
- Integraatio: Digimentoreiden näkemysten huomioiminen digikehittämisessä; ajankohtaisista asioista tiedottaminen digimentoreille ensisijaisesti; säännöllinen yhteistyö esihenkilöiden kanssa (ml. vuosittaiset kolmikantakeskustelut)