Digimentoritoiminta Päijät-Hämeen hyvinvointialueella
Digimentoroinnilla autetaan HVA:n yksiköitä digiratkaisujen käyttöönotossa sekä lisätään tietoisuutta digipalveluista ja -työkaluista. V. 2024 digimentorit ovat 100% työajalla toimivia hoito- ja sosiaalityön sekä tukipalveluiden ammattilaisia.
Oivalla ja ymmärrä
Sosiaali- ja terveysalalla on koko maata koskeva työvoimapula. Saman aikaisesti väestö ikääntyy ja tarve palveluille kasvaa. Resurssien riittävyyden varmistamiseksi on vahvistettava mm. ennaltaehkäisyä, digitalisaatiota ja palveluiden monimuotoisuuta. Digitaalisilla ratkaisuilla ja palveluilla voidaan vapauttaa henkilöstön resurssia asiakaskontakteihin joissa fyysinen läsnäolo on välttämätöntä. Myös ennaltaehkäisevää toimintaa voidaan toteuttaa digitalisaation kautta.
Digitaalisten ratkaisujen kehittämiseksi laadukkaiksi ja toimiviksi sekä käyttöönottojen lisäämiseksi on osallistettava henkilöstöä. Digitaalisten ratkaisujen käyttömäärän lisääminen tuo muutosta sote-alan ammattilaisten työnkuviin ja työkaluihin lisäten myös vaatimuksia henkilöstön digitaalisille taidoille. Henkilöstön osaamisen taso voi vaihdella suuresti eikä sote-alan ammattilaisten digikyvykkyyden kasvattaminen tapahdu itsestään, vaan siihen on panostettava.
Päijä-Hämeen hyvinvointialueen strategiaa täydentävän Digistrategia 2021-2023 -ohjelman ytimessä on lauselma: "Digitaalisesta palvelukanavasta tulee keskeinen asiointikeino valtaosalle sosiaali- ja terveydenhuollon asiakkaista ja digitaalisuus tukee kaikkea asiointia. Merkittävä osa tarpeista tyydytetään kustannustehokkaita digitaalisia kanavia ja palveluita hyödyntäen inhimillisyyttä unohtamatta." Strategiassakin mainitut Digimentorit toimivat osaltaan digistrategian jalkauttajina, toimivat osaamisen edelläkävijä, tiedon välittäjä ja muutokseen kannustaja.
Vuosille 2024-2026 on tehty hyvinvointialueen palvelustrategiaa täydentävä ICT-ohjelma jonka toteuttajana myös digimentorointi toimii. Uusi ICT-ohjelma tähtää hyvinvointi alueen toimintatapojen laajaan digitalisaatioon.
Päijät-Hämeen hyvinvointialueella toimivat Digimentorit ovat sosiaali- ja terveysalan sekä tukipalveluiden ammattilaisia, joilla on käytännön kokemusta julkisten Sote-palveluiden toiminnasta, sekä vahva halu kehittää oman organisaation toimintaa. Digimentoroinnin tiimiin kuului toiminnan alkaessa vuonna 2022 kahdeksan osa-aikaista (50%) digimentoria, sekä toimintaa ohjaava Luotsi ja Digimuotoilija. Vuoden 2023 aikana digimentorien määrää kasvatettiin 16 digimentoriin, jotka toimivat edelleen 50% työpanoksella. Lisäksi digimentorien tueksi perustettiin esihenkilön tehtävä.
Vuodelle 2024 toimintaa uudistettiin vastaamaan toiminnan tarpeita lisäämällä digimentorien työaika 100 prosenttiin ja tiivistämällä tiimi kuuteen digimentoriin ja ohjausryhmään (3 hlöä). Päätös työaikaprosentin lisäämisestä tehtiin yhteistyössä toimialajohdon ja Tietohallinnon digitiimin johdon kanssa. Yhteistyötä johdon kanssa jatketaan v.2024 aktiivisesti digimentoritoiminnan keskittymiskohteiden priorisoimiseksi ja toimintamallin juurruttamiseksi osaksi hyvinvointialueen normaalia toimintaa.
Digimentorit auttavat yksiköitä arkea helpottavien digiratkaisujen käyttöönotossa ja lisäävät tietoisuutta käytettävissä olevista digipalveluista ja -työkaluista. Digimentorit tukevat henkilökuntaa digiosaamisen kehittämisessä sekä auttavat digityökalujen haltuunotossa, jotta digipalvelut nivoutuisivat osaksi päivittäistä työtä. Rajauksena voidaan digimentoroinnille asettaa, että digimentorit eivät ole teknisiä asiantuntijoita, eli heillä ei tule olla syväymmärrystä digiratkaisun teknisistä ominaisuuksista ja kehittämisestä. Sen sijaan digimentorit ovat digiratkaisun käytön ja toimeenpanon asiantuntijoita.
Digimentoroinnin muotoilusta vastaa palvelumuotoilija/digimuotoilija100% työpanoksella. Digimentoroinnin toiminnan ohjaamisesta vastaa digimentoritiimin luotsi 100% työpanoksella. Lisäksi digimentoritiimillä on oma esihenkilö 100% työpanoksella, josta tuoteomistajan ja projektipäällikön tehtäviin on jyvitetty noin 30%. Tietohallinnon vakityöntekijänä toimivan sovellusasiantuntijan tukea on käytettävissä tarpeen mukaan.
Digimentoroinnilla tavoitellaan digitaalisen kypsyyden eli digimaturiteetin kasvua organisaatiossa. Tämä tarkoittaa, että digiratkaisuja kuten etävastaanottoa käytetään nykyistä enemmän hyvinvointialueella, ja ratkaisut ovat siten laajemmin asukkaiden käytössä. Lisäämällä ammattilaisten digiosaamista lisätään myös palvelujen tasavertaista saatavuutta.
Osatavoitteita tämän tavoitteen toteutumiselle on:
- Digimentoroinnin toimintamallin konseptointi ja käyttöönotto
- Digimentoroinnin arvo tunnistetaan organisaatiossa
- Digimentorointitoiminnalla katetaan kaikki hyvinvointialueen yksiköt
- Digimentoritoimintaa laajennetaan hyvinvointialueella
- Digimentoroinnin toimintamalli ja opit voidaan monistaa muille hyvinvointialueille
Digimentoroinnin onnistumista mitataan seuraavilla mittareilla:
- Henkilöstön digiosaamisen kasvu digimentoroinnin seurauksena
- Digimaturiteetin kasvu toiminnan kannalta tärkeissä palveluissa
- Valittujen palveluiden käytön lisääntyminen koko hyvinvointialueella
- Digimentorointia on esitelty muille hyvinvointialueille ja toiminta on kuvattu Innokylään
Henkilöstön digiosaamisen ja digimaturiteetin kasvua seurataan tähän tarkoitukseen luodulla digimaturiteettityökalulla (Excel-tiedosto). Palveluiden käytön lisääntymistä taas seurataan digipalveluista saatavilla käyttöastetiedoilla.
Etävastaanottojen saatavuuden ja saavutettavuuden sekä digitaalisten hoito- ja palvelupolkujen kehittämistä toteutetiin Päijät-Hämeessä Tulevaisuuden sote-keskus -hankkeessa vuonna 2023. Tämän jälkeen RRP-hankkeessa tuetaan digimentoroinnin keinoin ammattilaisten kykyä tarjota ja hyödyntää etävastaanottoja ja digihoito ja –palvelupolkuja sekä valmennetaan ammattilaisille digitaalisten hoito- ja palvelupolkujen kehittämisestä syntyneitä muutoksia ja toimintamalleja. Lisäksi digimentoroinnilla tuetaan uusien digitarpeiden tunnistamista ja edelleen kehittämistä hyvinvointialueen strategian, ICT-ohjelman ja Suomen kestävän kasvun hankkeen ( RRP) tavoitteiden mukaisesti.
Koska digiratkaisulla ja -palvelulla on itsessään pelkkä välinearvo, tarvitaan sen rinnalle muita asiakastarpeisiin keskittyviä palveluita. Näemme, että yhtä tärkeää kuin olemassa olevien digiratkaisujen ja -palveluiden esiin tuominen, on kerätä tietoa yksiköissä työskenteleviltä ammattilaisilta heidän kohtaamistaan haasteista ja tarpeista. Näin pystymme tarjoamaan yksikölle parhaiten tukevia digipalveluita.
Ennen uusien digipalvelun käyttöönottoa Digimentorit ovat tekemisissä Hyvinvointialueen yksiköiden kanssa ja toteuttavat nykytilakartoituksia, jolloin yksikkö pystyy muodostamaan selkeän kuvan nykytilastaan, ja jo olemassa olevista digipalveluista sekä siitä miten ne toimivat yhteen. Käyttämämme menetelmät nykytilan selvitykseen ovat haastattelut ja työpajat. Yksiköille tarjotaan Digimentoroinnin kautta myös palveluiden esittelyitä sekä palveluiden käytön opastuksia.
Vuoden 2023 aikana Digimentorit jalkautuivat myös asiakasrajapintaan esittelemään Päijät-Sote-sovellusta digipalveluiden käytön lisäämiseksi. Sovellusopastuskiertueella tavoitettiin elo-joulukuussa noin 1000 asukasta yhteensä 32 opastuskerralla. Sovellusta ladattiin kiertueen myötä n.300 kertaa. Kiertueella Digimentorit keräsivät asiakkailta myös palautetta ja välittivät eteenpäin sovelluksessa havaittuja häiriöitä ja ongelmia.
Kuvittele ja kokeile
Digitaalisten ratkaisujen käytön toivotaan lisääntyvän Päijät-Hämeen hyvinvointialueella. Vuoden 2023 alussa käyttöön otettu Päijät-Sote-sovellus tarjoaa digitaaliseen asiointiin keskitetyn kanavan. Hyvinvointialueen asukkaiden toivottiin ottavan sovelluksen käyttöön laajasti. Tietoisuuden lisääminen tunnistettiin tarpeeksi ja tätä lähdettiin ratkaisemaan digitiimissä yhteistyössä hyvinvointialueen viestinnän kanssa.
Digimentorit jalkautuivat Tietohallinnon digitiimin kanssa esittelemään sovellusta pop-up tapahtumiin. Tapahtumia järjestettiin elo-joulukuussa yhteensä 32 kertaa. Kiertueen aikana tavoitettiin n. 1000 asukasta joista sovelluksen ladanneita oli n.300. Digimentorit antoivat tapahtumissa henkilökohtaista ohjausta ja neuvontaa sekä keräsivät palautetta. Lisäksi kiertueella esiin tulleita sovellushäiriöitä ja -ongelmia välitettiin eteenpäin.