Digitaalinen kaksonen (DIGITAL TWIN), Kymenlaakson HVA (RRP, P4, I4)

3D-mallinnukset Kymenlaakson hyvinvointialueen kotisivuilla mahdollistavat julkisten tilojen rajattoman tarkastelun asiakkaille ja ammattilaisille, menemättä paikan päälle. 

Toimintaympäristö

Kymenlaakson korkea palvelutarve ja haastava taloustilanne yhdistettynä koronaviruspandemian kasvattamaan sosiaali- ja terveydenhuollon hoito-, kuntoutus- ja palveluvelkaan luovat tarpeen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen saatavuuden vahvistamiselle ja kustannusvaikuttavuuden lisäämiselle. Kymenlaakso on sosiaali- ja terveyspalvelujen järjestämisen näkökulmasta haastava, sillä alueen väestön palvelutarve on suuri, syntyvyys vähäistä ja ikääntyneiden osuus väestöstä on maan suurimpia.

Hyvinvointialue on julkisten palvelujen organisaatio, joka järjestää alueensa sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen palvelut. Suomessa on 21 hyvinvointialuetta, jotka muodostuvat pääosin maakuntajaon pohjalta. Valtio rahoittaa hyvinvointialueiden toiminnan.

Hyvinvointialueuudistus tarvitaan yhdenvertaisten palvelujen varmistamiseksi, kaventamaan hyvinvointi- ja terveyseroja sekä hillitsemään kustannusten kasvua. Tavoitteena on siirtää sosiaali- ja terveydenhuollon painopistettä peruspalveluihin ja ennalta ehkäiseviin toimenpiteisiin sekä parantaa hoitoon pääsyä. Pelastustoimen osalta tavoitteena on parantaa turvallisuutta, ja varmistaa valtakunnallisesti yhtenäinen ja häiriötön pelastustoimen järjestelmä.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Asiakkaiden ohjaamista digitaalisesti organisaation tiloissa sinne minne asiakkaalla on ajanvaraus. Tutustuminen etukäteen tiloihin mahdollistaa myös digitaalisesti toteutetun opastamisen ja neuvonnan tiloissa ja niissä toimimisen. Ammattilaisten mahdollisuus ohjata asiakasta digitaalisen ratkaisun avulla liikkumaan tiloissa, vähentää puhelimessa annettavan ohjauksen aikaa.  Asiakas- ja palveluohjauksen digitaaliset ratkaisut.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asiakkaiden ohjaus käyttäen 3D-perusteisia tilaohjauksen hyvinvointialueen tiloihin. Asiakas pääsee tutustumaan tiloihin etukäteen, esimerkiksi lapsipotilaat, jotka ovat menossa vaikka hammaslääkärin vastaanotolle tai toimenpiteeseen sairaalaan.

Ammattilaisten käyttöön, asiakasohjaukseen.  Sovellus vapauttaa ammattilaisen aikaa puhelinkontakteissa, jolloin Leanin mukaisesti saadaan asiakkaiden läpimeno aikaa parannettua.

Organisaatio hyötyy, kun asiakkaat löytävät oikean kohteen tiloista, ilman eksymistä. Mahdollisesti varatulta ajalta myöhästymiset vähenevät. Lisäksi itseilmoittautumis automaattien käytön opastus parantaa ennakko ilmoittautumista.

Asiakkaat löytävät helpommin toimipisteessä oikeaan paikkaan. Lisäksi sovellukselta näkyy asiakkaalle keskeiset toimintapisteet, itse ilmoittautumispisteet kahvio, wc-tilat, säilytyskaapit yms. 

 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Hankkeen työntekijät, mahdollistavat projektin etenemisen ja yhteydenpidon henkilöstöön

Kiinteistöistä huolehtiva taho mahdollistaa kiinteistöjen kuvaukset

Sovellus toimittaja, kuvaa tilat ja projektikoordinaattori tuottaa materiaalin.  

Tavoiteltu muutos

Tavoitteena on saada 3 D-mallinnettu digitaalinen kuva organisaation julkisista tiloista, joiden mukaan asiakas voi kulkea tiloissa oikeaan määritettyyn paikkaan. Lisäksi kuvaan saadaan liitettyä informaatiota ja toimintaohjeita, esimerkiksi käsien desinfiointiin ohjeistusta, vaatteiden säilytyskaappien käyttöohje, mobiililaitteiden latauspisteen käyttöohjeistus yms.

Muutoksen mittaaminen

Digitaalisiin palveluihin ohjautuvien asiakkaiden määrä; digitaalinen tilojen esittely ratkaisu alentaa asiakkaiden kynnystä ottaa käyttöön muita sosiaali- ja terveydenhuollon tarjoamia digitaalisia etäpalveluita.

Asiakastyytyväisyyden kehittyminen; asiakastyytyväisyys kyselyiden perusteella saatu palaute.

Toteutussuunnitelma

Kuvataan ensin Ratamokeskus ja Kotkan keskussairaala 3D- skannauksella. Toimittaja tallentaa kuvatut kiinteistöt ja materiaalin digitaalisen muotoon. Tallennettu materiaali käydään läpi, tarkistetaan materiaalin laatu. Materiaali hyväksytetään ja hyväksynnän jälkeen materiaali on julkisesti käytössä asiakkaille ja ammattilaisille. 

RRP 2 jatketaan asiakaspaikkojen kuvaamista Kymenhvan:n tiloissa. Yksiköiden kanssa käydään läpi millaista informaatiota materiaaleihin lisätään. Valmiit mallinukset upotetaan  Kymen HVA mobiili -sovellukseen sekä hyvinvointialueen nettisivuille käyttöä varten. Tarvittaessa tehdään paikkokuvauksia. 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kymenlaakson hyvinvointialueen asukkaat, jotka käyttävät sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita.

Kymenlaakson hyvinvointialueen asiakas- ja palveluohjauksessa työskentelevä henkilöstö ja muu organisaation henkilöstö.

Ideointi

Tavoitteena oli lisätä informaatiota tägeihin ja tehdä ohjauspolkuja, jotta asiakas löytää perille 3D-mallinnuksissa. Mitä enemmän käytimme muokkausohjelmaa, sitä enemmän tutustuimme muokkausohjelman käytettävyyteen ja sen tarjoamiin mahdollisuuksiin. 

Jos 3D-mallinnus liitettäisiin Google Mapsiin, asiakas pääsisi kulkemaan esim. kotoa kohteeseen ja rakennukseen sisälle. Rakennuksessa asiakasta voisi olla vastaanottamassa  Fullbody Avatar. Avatar toivottaisi asiakkaan tervetulleeksi ja esittelisi paikkoja tai kulkureittejä. Millaisen Fullbody Avattaren lapsiasiakkaat valitsisivat? Jos asiakas ei haluaisi avatarta, voisi hän liikkua rakennuksessa puhelimessa näkyvien reaaliaikaisten opasteiden (nuolien) avulla. 

3D-mallinnuksiin on mahdollista linkittää erilaisia ohjelmia kuten jonoseuranta. Pohdimme seuraisiko päivystyksessä oleva asiakas jonotilannetta puhelimestaan ja siirtyisikö hän mahdollisesti asioimaan etälääkärin kanssa, mikäli se olisi tilanteessa mahdollista. 

Työntekijät voisivat ilmoittaa korjaustarpeistaan Huollon muistioon. Huollossa voitaisiin tarkistaa 3D-mallinnuksesta korjattavan kohteen mitat, merkki tai malli. VR-lasit/lisätty todellisuus mahdollistaisi tarvittavien tietojen katselun ilman työtehtävän keskeyttämistä. 

Katselukertojen seurannan haluaisimme olevan automaattista.  

Idean valinta
  1. Informaation lisääminen tägeihin ja ohjauspolkujen luominen julkaistaviin 3D-mallinnuksiin
  2. Paikkokuvaukset ja niiden työstäminen julkaistavaksi
  3. 3D-mallinnusten liittäminen Google Mapsiin
  4. Digitaalinen synnytyspolku
  5. Digitaalinen turvallisuuskävely
  6. Katselukertojen seurannan kehittäminen
Idean konkretisointi ja visualisointi
  1.  Kuvausmateriaalin työstäminen tietoturvalliseksi, informaation lisääminen tägeihin ja ohjauspolkujen luominen 
  2. Paikkokuvausmateriaalin työstäminen tietoturvalliseksi, informaation lisääminen tägeihin ja ohjauspolkujen luominen 
  3. 3D-mallinnusten liittäminen Google Mapsiin
  4. Kymenlaakson keskussairaalaan tuleva synnyttäjä voi tutustua synnytyspolkuun digitaalisesti käymättä paikanpäällä
  5. Uusi työntekijä voi tutustua toimitiloihin digitaalisesti
  6. Katselukertojen seuraaminen muokkausohjelman raportin, taulukko-ohjelman tai Power Platformin avulla 

 

Idean testaus asiakkaalla

Käyttäjäkokemus ja kehittämisehdotukset kerättiin Kymenlaakson hyvinvointialueen prototyypeiltä.  Prototyypeiltä saadut parannusehdotukset liittyivät 3D-mallinnusten sisältöjen rikastamiseen (mm. teksti ja ääni, ohjeet ja opasteet), käytettävyyden kehittämiseen (mm. käyttöohjeet, videoiden vauhdin muuttaminen) sekä 3D-mallinnusten löydettävyyden kehittämiseen (mm. Kymenlaakson hyvinvointialueen nettisivut, osoitteen lisääminen 3D-mallinnuksiin). 

Ratkaisun testaaminen
  1. 3D-mallinnusten kuvaaminen ajalla 05/23-06/23. Materiaalin työstäminen tietoturvalliseksi, sisällön lisääminen, prototyypeiltä kerätyn palautteen työstäminen sekä julkaisu ajalla 08/23-11/23.
  2. Paikkokuvaukset, materiaalin työstäminen tietoturvalliseksi, sisällön lisääminen ja julkaisu ajalla 08/23-10/23
  3. 3D-mallinnusten liittäminen Google Mapsiin 11/23
  4. Digitaalinen synnytyspolku 09/23-03/24
  5. Turvallisuuskävely  09/23-03/24
  6. Katselumäärien seuraaminen taulukko-ohjelman tai muokkausohjelman raportin avulla 09/23-05/24
Kokeilun tavoitteet

Saada 3D-mallinnuksista mahdollisimman toimiva kokonaisuus asiakasohjauksen tueksi, lisätä löydettävyyttä liittämällä 3D-mallinnukset Google Mapsiin sekä tehdä katselumäärien seurannasta mahdollisimman automaattinen. 

Kokeilussa opittua

Ihmiset ja rekisterikilvet tuli sumentaa jokaisesta kuvauspisteestä käsin, jotta niitä ei näkynyt valmiissa materiaalissa. Kuvauspisteiden piilottamisen avulla kuvamateriaalista saatiin siisti ja mallinnuksissa on helppo liikkua. Asiakkaiden ohjaukseen paneuduttiin yhdessä johdon, työntekijöiden ja asiakkaita edustavien prototyyppien kanssa. Kaikkiin mallinnuksiin lisättiin tägejä, joista pystyy lukemaan lisäinformaatiota esimerkiksi välipala- tai itseilmoittautumisautomaatin käytöstä. Joihinkin malleihin lisättiin valmiita ohjauspolkuja rakennuksessa liikkumisen tueksi. Kaiken kaikkiaan materiaalin työstämisen vaihe herätti pohtimaan miten asiakasvirtaa ohjataan tiloissa ja miten se olisi järkevää toteuttaa sekä millaisia mahdollisuuksia muokkausohjelma tarjoaa informaation lisäämiseksi materiaaliin. Myös kuvausten suunnittelu kehittyi. Huomasimme, kuinka tärkeää on linjoittaa kuvauspisteet. Toinen mielenkiinnon kohde oli tekoälyn käytön lisääntyminen ohjelmassa.

Ohjauspolkujen luomisessa jouduttiin tekemään kompromisseja ohjelman rajoitteiden vuoksi. Esimerkiksi joissain mallinnuksissa käytettiin hissin sijaan portaita. Videoiden vauhti päädyttiin pitämään keskitasolla.  

Lisäkuvausten materiaalin työstämisvaiheessa huomattiin, että yhden mallinnuksen sisällä on asiakasystävällisempää liikkua, kuin kahdessa toisiinsa linkitetyssä mallinnuksessa. 3D-mallinnuksen liittäminen Google Mapsiin ei tuonut palvelulle lisäarvoa, koska asiakkaan olisi tullut liikkua kahdessa toisiinsa linkitetyssä mallinnuksessa.  Päätimme olla liittämättä 3D-mallinnuksia Google Mapsiin. Huolimatta siitä, että toteutimme syksyn paikkokuvaukset on kuvaustarve jatkuvaa. 

Synnytyspolun ja turvallisuuskävelyn mallinnukset ovat saaneet kiitosta kohderyhmiltä. 

Totesimme turvallisuussuunnitelmaa laatiessa, että julkaistut 3D-mallinnukset saadaan nopeasti poistettua netistä julkaisunäkymää vaihtamalla mikäli sellaiselle olisi tarvetta.  

Ohjelman oma katselumäärien seurantaraportti ei ollut meidän tarkoituksiimme sopiva. Käytämme tällä hetkellä taulukointia raportoinnissa. Keskimäärin 3D-mallinnusten katselukertoja kertyy noin 30 000 kuukaudessa. 

Ratkaisun perusidea

3D tekniikalla kuvattiin Ratamokeskus, Kymenlaakson keskussairaala sekä muut merkittävät Kymenlaakson hyvinvointialueen julkiset tilat, joka mahdollistaa kohteiden ulko- ja julkisten sisätilojen rajattoman tarkastelun ja kulkemisen asiakkaille ja ammattilaisille, menemättä paikan päälle. Ammattilainen voi myös jakaa linkin asiakkaalle, jotta asiakas voi ennakkoon tutustua tilaan, johon on menossa. Palvelu mahdollistaa ammattilaiselle asiakkaan opastamisen yksikössä niin, ettei itse ole paikalla fyysisesti.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Digitaaliset kaksoset julkaistiin Kymen HVA -mobiilissa sekä upotuksina Kymenlaakson hyvinvointialueen verkkosivuilla kuvatun yksikön kohdalla. 3D-mallinuksia on mainostettu some-julkaisuin, esitelty hyvinvointi Slush:ssa. Asiakas- ja palveluohjaukselle on esitelty mallinnuksen käyttöä, ja lähetty erillinen viesti käyttöönotosta.

 

Vinkit toimintamallin soveltajille

Toimintamalli sopii kaikille kohderyhmille, sellaiseen toimintaympäristöön, jossa asiakkaat/kansalaiset pääsevät liikkumaan. Paras hyöty saadaan, jos kuvattava kohde on laaja, sokkeloinen ja vaikea puhuen ohjata ihmisiä liikkumaan. Paras kuvausmateriaali saadaan, kun tilat kuvataan aukioloaikojen ulkopuolella.  Kahden mallinnuksen yhdistäminen ei välttämättä ole asiakasystävällistä. 

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

3D- mallista on jo tehty ohjaus Kymenlaakson keskussairaalan sydänpoliklinikalle. Tämä sama ohjaus-linkki on liitetty Kymenlaakson rytmihäiriöpotilaan hoitopolkuun, jolloin asiakas aloittaessaan hoitopolun käytön pystyy jo ennakoivasti katsomaan reitin oikeaan kohteeseen.

Myös kurkku-, nenä- ja korvatautien poliklinikalle, syöpätautien poliklinikalle ja toikoon on valmiit ohjaukset. 

Lisäksi kaikkiin mallinnuksiin on lisätty yksikön tuottamaa sisältöä, jota voidaan lisätä myös myöhemmin.