Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Digitaalisen asioinnin muutossuunnittelun työkalupakki​, Länsi-Uudenmaan hva (RRP, P4, I1B)

Share on Facebook
Share on Twitter
Share on LinkedIn
Share on email

Työkalupakki ja sen käyttöön laadittu toimintamalli on kokoelma työpohjia, ohjeita ja kysymyslistoja, joiden avulla hva-palveluissa voidaan suunnitella digitaalisen asioinnin käyttöönottoa ja rakentaa sen kehittämispolkua osallistavin menetelmin. ​

Toimintaympäristö

Hyvinvointialueiden kansallinen ohjaus ja rahoitus ohjaa hyvinvointialueita kehittämään digitaalisia palveluita, alueen asukkaat toivovat sujuvia ja saavutettavia palvelukanavia, kasvava palvelutarve ohjaa etsimään keinoja palvella aiempaa laajempaa asiakaskuntaa jatkuvasti tiukkenevilla resursseilla. 

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue on sitoutunut kehittämään rohkeasti digiasioinnin mahdollisuuksia asukkailleen. Digiasioinnin laaja käyttöönotto on keskeisessä osassa palvelustrategiassa sekä koko hyvinvointialueen tasoisena kehityskohteena kuin palvelulinjakohtaisissa suunnitelmissa. Lähtötilanteessa hyvinvointialueella oli 33 digitaaliseen asiointiin käytettävää alueellista järjestelmää eri sote-palveluissa.

Asiakkaat toivovat nopeampaa palveluihin pääsyä. Digipalveluilla on mahdollisuus parantaa palveluihin pääsyä sekä tiedon jakoa ja ohjausta hyvinvointialueen ja asiakkaan välillä. Asiakkailla on hyvä kyvykkyys asioida digitaalisesti.

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue on matkalla keskittämässä asiointia yhteen asiakkaalle tuttuun kanavaan, josta hän saa kaiken tarvittavan tiedon, avun ja tarvittaessa ohjauksen eteenpäin. Tämä digitaalisen asioinnin kehitystyö toteuttaa ja tukee digitaalista muutosta läpi kaikkien sote-palveluiden. 

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Toimintamallin ja työkalujen käyttäjiä ovat:​

  • Digitaalisen asioinnin suunnittelijat (fasilitaattorit)​
  • Hyvinvointialueen palvelujohto ja keskijohto (osallistujat)​

Työtapa on osallistava ja asiakaskeskeistä ajattelua korostava. Pohjat ohjaavat käyttäjää pohtimaan, kenelle ja millaiseen käyttötarpeeseen uusi digiratkaisu tehdään. Lisäksi siinä huomioidaan loppukäyttäjän sekä palvelua tarjoavan ammattilaisen tarpeita.

Ratkaisun perusidea

Ratkaisu sisältää työkalupakin ja sen käyttöön laaditun toimintamallin. Työkalupakki on kokoelma työpohjia, ohjeita ja kysymyslistoja, joiden avulla hyvinvointialueen palveluissa voidaan suunnitella digitaalisen asioinnin käyttöönottoa ja rakentaa sen kehittämispolkua osallistavin menetelmin. Se on modulaarinen, joten käyttäjä voi toteuttaa itse valitsemansa osiot pohjista tarpeen mukaan. Lopputuloksena saadaan tiekartta digiasioinnin toiminnallisuuksille, käyttöönotettavat käyttötapaukset ja kohderyhmät, digiasioinnin käytön tavoitteet ja mittarit sekä listaa tarvittavista kehitystöistä palvelun toteuttamiseksi. Lisäksi pohjat ohjaavat tunnistamaan nykyisiä järjestelmiä ja liitännäisprosesseja.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Työkalupakkia ja toimintamallia käytetään työpajoissa. Lähtökohtaisesti työpajoissa on 1-2 fasilitaattoria ja noin 3-8 osallistujaa. Kyseessä on alkuvaiheen prosessi, joka voidaan vielä läpi aina uuden palvelun ja/tai yksikön pohtiessa digitaalisen asioinnin mahdollisuuksia ja käyttöönottoa.

Käyttö vaatii fasilitointiosaamista osallistavista työpajoista, palvelumuotoilun perusteiden hallintaa sekä ymmärrystä digitalisaatioin mahdollisuuksista sote-sektorilla. 

Vinkit toimintamallin soveltajille

Työkalupakki ja sen toimintamalli on käytettävissä eri sote-toimintaympäristöihin, kuten eri hyvinvointialueiden tarpeisiin.

Käyttäjiltä vaaditaan osaamista fasilitoinnista, palvelumuotoilusta ja digitalisaation mahdollisuuksista sote-sektorilta.

Työkalupakki on luotu niin, että se toimisi mahdollisimman hyvin eri sote-palveluiden digiasioinnin suunnitelmien työstämiseen. Rakenne on myös modulaarinen, jolloin siitä on mahdollista valikoida läpikäytävät osiot. Kuitenkin, jos työstöön osallistuu vain 1-2 henkilöä ja/tai suunnitelmat eivät ole laajat (esim. suunniteltu vain yhtä digitaalisen asioinnin toimintoa) voi prosessi olla tarpeeseen nähden liian raskas viedä läpi. Näissä tapauksissa suositellaan, että työstävä ryhmä arvio tuotoksien näkökulmasta vaadittavat osiot ja toteuttaa ne soveltuvalla työtavalla. 

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Työkalu ja sen toimintamalli mahdollistivat digitaalisen asioinnin käyttöönoton hahmottelun yhdessä eri sote-palveluiden johdon ja keskijohdon kanssa yhteneväisellä tavalla. Osallistavat menetelmät ottivat kaikki työhön osallistuneet tasavertaisesti mukaan suunnitelmien kokoamiseen. Osana työtä huomattiin, että myös osallistujien kyky ymmärtää digitaalisen asioinnin mahdollisuuksia kasvoi.