Digiterapiakeskus - keskitetty fysioterapian etä- ja digipalveluja tuottava yksikkö
Digiterapiakeskus on Kymenlaakson hyvinvointialueella toimiva kuntoutuspalveluiden yksikkö, joka tuottaa fysioterapian ohjaus-, neuvonta- ja konsultaatiopalveluja sekä etäkuntoutusta alueen yli 16-vuotiaille asukkaille etäyhteyksin.
Oivalla ja ymmärrä
Kymenlaakson hyvinvointialue järjestää sosiaali-ja terveyshuollon sekä pelastustoimen palvelut Kymenlaaksossa Haminassa, Kotkassa, Kouvolassa, Miehikkälässä, Pyhtäällä ja Virolahdella. Noin 161 000 asukkaan hyvinvointialue työllistää 6600 työntekijää.
Kymenlaakson hyvinvointialueella tarjotaan alueen asukkaille monipuolisesti kuntoutus- ja apuvälinepalveluja, jotka auttavat arjessa sekä sairaudesta tai tapaturmasta kuntoutumisessa. Kuntoutuspalvelut toimii organisaatiossa omana tulosalueenaan osana terveyden ja sairaanhoidon palvelujen toimialuetta.
Kymenlaakson hyvinvointialueen haasteita ovat väestön ikääntyminen sekä keskiarvoja korkeampi työttömyys. Lisäksi tuki- ja liikuntaelinoireet ovat alueella yleisiä, ja ne kattavat noin neljäsosan perusterveydenhuollon lääkärikäynneistä.
Yhtenä osana aiemman Kymsoten ja nykyisen Kymenlaakson hyvinvointialueen strategiaa on ollut se, että etäkuntoutus, sähköiset palvelut ja digitaalisuus kokonaisuudessaan olisivat luonnollinen osa kuntoutuksen palveluketjua. Päämääränä on ollut, että etävastaanottotoiminta tulisi olemaan kiinteä osa asiakkaan kuntoutuksen polkua sekä avo- että kotikuntoutuksessa. (Kymsote 2019, 33-35.)
Kehittämiskokonaisuuden lähtökohtana oli, että etävastaanotot mahdollistaisivat asiakkaalle useampia vaihtoehtoja osallistua kuntoutustoimintaan hänen elämäntilanteensa huomioiden. Etävastaanottojen myötä palvelut voisivat tulla yhä yhdenvertaisemmin saavutettaviksi myös niille Kymenlaakson asukkaille, jotka asuvat kaukana kuntoutusta tuottavista palvelupisteistä vaikeiden kulkuyhteyksien varrella. Kymsoten aikaisessa kotikuntoutuksen strategiassa oli tavoitteena, että osa asiakkaan kuntoutuksesta toteutuisi etäkäynteinä sekä mahdollisesti myös ryhmämuotoisena etäteknologian keinoin, jolloin asiakkaalla olisi mahdollisuus myös vertaistukeen. (Kymsote 2019, 33-35.)
Hankkeessa lähdettiin liikkeelle tilanteesta, jossa etäteknologiaa ja erilaisia etäkuntoutuksen toimintamalleja oli organisaatiossa otettu käyttöön jo vuonna 2019. Tausta- ja toimintamallityötä oli tehty laajasti sekä palvelutuotannossa että aiemmin hankkeessa (50% projektityöntekijä). Osaamista ja kokemusta etäpalvelujen toteuttamisesta oli jo muutamilla terapeuteilla. Säännöllisesti etäpalveluja toteuttavia kuntoutusalan ammattilaisia oli kuitenkin vain yksittäisiä työntekijöitä. Etäpalvelutoiminta oli jossain toimipisteissä ollut alkuun hyvinkin aktiivista, mutta jäänyt pois käytöstä suurilta osin teknologian toimintahaasteiden vuoksi. Yleisellä tasolla etäpalvelut eivät olleet vielä vakiintunut osa avo- ja kotikuntoutuksen toimintaa, ja siltä osin etäpalvelujen jatkokehitystarve oli kuntoutuspalveluissa tunnistettu.
Hankkeen aluksi toteutettiin kyselyt sekä ammattilaisille että asiakkaille (Online Prototyypit), joiden perusteella kartoitettiin suuntaa ja tarpeita kuntoutuksen etäpalvelujen kehitykselle. Lisäksi etäpalveluja toteuttaneita ammattilaisia, esihenkilöitä ja muita sidosryhmiä haastateltiin lähtötilannekartoitusta varten.
Tärkeänä osana lähtötilannekartoitusta toimi myös avo- ja kotikuntoutuksen ammattilaisille suunnattu Big Room-työpaja. Lisäksi kehittämisen suuntaan ja uusien etäpalvelukonseptien suunnitteluun haettiin ratkaisuja koko hankkeen ajan työpajoissa ja kokouksissa etäpalvelukehittäjät-työryhmien kanssa vaihtuvin kokoonpanoin ja teemoin. Työryhmätoimintaa jatkettiin koko hankekauden ajan.
Työryhmätyöskentelyssä yhtenä tavoitteena oli rohkaista ammattilaisia toteuttamaan etäpalvelukokeiluja sekä toimimaan omissa yksiköissään niin sanotusti edelläkävijöinä innostamaan ja tukemaan myös muita oman yksikkönsä ammattilaisia etäpalvelujen kokeiluille. Yhteisöllisyys, avoin keskustelu ja kokemusten jakaminen toimivat ryhmätyöskentelyssä kantavina voimina. Teemat ryhmätyöskentelylle valittiin aina senhetkisen tarpeen ja tilanteen mukaan.
Etäpalvelukehittämisessä Digiterapiakeskus-mallin suunniteltiin toimivan niin sanotusti ”ensivaiheen kärkenä”. Tulevaisuudessa etäpalvelujen yleistyessä ja kysynnän kasvaessa toimintaa voisi lähteä laajentamaan asteittain kohti hajautettua mallia siten, että etäpalvelut olisivat jatkossa luonnollinen osa terapeuttien arjen työtä lähes kaikilla kuntoutuksen palvelutasoilla. Hankkeen aikana etäpalveluja kehitettiin niin sanotulla yhdistelmämallilla, jossa osa palveluista tuotettiin keskitetysti Digiterapiakeskuksessa ja osa palveluista puolestaan hajautetusti eri avo- ja kotikuntoutuksen toimipisteissä.
Tavoitteena oli luoda järkevä ja yhteensovitettu malli tuottaa laadukkaita ja asiakaslähtöisiä etäkuntoutuspalveluja hyvinvointialueen asukkaille siten, että Digiterapiakeskuksen etäkuntoutuspalvelujen myötä asiakkaan pääsy kuntoutukseen helpottuu ja nopeutuu. Hybridimallinen (lähi +etä) toteutus mahdollistaa myös yhteistyön asiakkaan hoidossa kuntoutuksen eri palvelusektoreiden välillä. Eri asiakassegmenteille suunnattuja etäkuntoutuspalveluja suunniteltiin siten, että ne tukisivat parhaalla mahdollisimmalla tavalla asiakkaan kuntoutuspolun jouhevuutta eri vaiheissa ja madaltaisivat kynnystä saada fysioterapeuttista ohjausta ja neuvontaa etätoteutuksen ansiosta.
Mittarit:
- Etävastaanottojen ja soittoaikojen käyttömäärät
- Live-chatin käyttömäärät
- Konsultaatioiden käyttömäärät
- Etäinfojen käyttömäärät
- Asiakastyytyväisyys ja palvelun laatu - Webropol-kysely
- Työntekijä- ja sidosryhmä -näkökulma; laadullinen mittari
Digiterapiakeskuksen palveluiden kohderyhmänä on yli 16-vuotiaat Kymenlaakson hyvinvointialueen asukkaat. Asiakasymmärryksen tueksi toteutettiin hankkeen alkuvaiheessa kysely Online Prototyypit -yhteisölle (asukasraati) kuntoutuksen etäpalveluihin liittyen. Kyselyn tulosten perusteella lähdettiin muotoilemaan ja visualisoimaan Digiterapiakeskus-mallin perusideaa.
Kuvittele ja kokeile
Digiterapiakeskus-mallin suunnittelussa hyödynnettiin mm. Keski-Suomen OmaKS:n Fysioterapian etäpalvelumallia.
Digiterapiakeskus-mallin pilotointi sai käynnistymisluvan kuntoutuspalvelujen esihenkilöiltä marraskuussa 2022, jolloin määriteltiin myös yhteiset suuntaviivat ja vastuualueet pilotin toteutukselle. Avo- ja kotikuntoutuksen palveluesimiehet olivat tärkeässä roolissa toiminnan käynnistämisvaiheessa sekä koko pilotin aikana. Digiterapiakeskuksen fysioterapeutit aloittivat työnsä v. 2023 alussa, jolloin yhteistyö uudenlaisen työnkuvan ja toimintamallin muotoilulle aloitettiin projektikoordinaattoreiden organisoimana. Sen lisäksi alkuvuodesta 2023 tehtiin runsaasti alkuvalmisteluja pilottia varten.
Työskentelytila digifysioterapeuteille löytyi Karhulan sairaalasta, jonne palvelutuotanto järjesti etäkuntoutukseen soveltuvat laitteet ja välineet sekä riittävän nopean verkkoyhteyden. Työskentelytila sijaitsi fyysisesti samassa toimipisteessä avo- ja kotikuntoutuksen henkilöstön kanssa, jolloin sijainti mahdollisti myös sujuvan yhteistyön eri toimijoiden välillä.
Digiterapiakeskus-pilotti toteutui maaliskuun ja joulukuun 2023 välisenä aikana, jolloin eri toiminnot käynnistettiin vaiheittain.
Toiminta aloitettiin 13.3. polven tekoniveloperoitujen ensikontakti etänä -mallilla, jossa sairaalasta kotiutuville asiakkaille varataan soittoaika viikon kuluttua leikkauksesta. Yhteydenotolla pyritään kartoittamaan ja tukemaan asiakkaiden kuntoutuksen viiveetöntä käynnistymistä. Etäkontrollilla tarjotaan asiakkaalle ohjausta, neuvontaa ja tukea kuntoutuksen alkuvaiheessa, jolloin pystytään myös reagoimaan nopeammin mahdollisiin ongelmatilanteisiin. Toimintamallin ideaa laajennettiin kesän ja syksyn aikana myös selkäoperaatiosta ja rintalastan avauksesta toipuville asiakasryhmille. Tällä hetkellä postoperatiiviset ensikontaktisoitot käsittävät valtaosan digifysioterapeuttien työnkuvasta, ja toiminta on koettu niin asiakkaiden kuin ammattilaistenkin taholta hyödylliseksi. Ensikontaktisoitot on mahdollista toteuttaa myös Teams-videoyhteyspalvelun välityksellä soveltuville asiakkaille.
Digiterapiakeskuksen etävastaanottoajat avautuivat varattaviksi 8.5.2023 alkaen. Digifysioterapeutin etävastaanotolle voi ohjautua tällä hetkellä keskitetyn ajanvarauspalvelun, toisen sosiaali- tai terveydenhuollon ammattilaisen suosituksen tai Omaolo-oirearvion (polven ja olkapään arviot) kautta. Asiakkailla on myös itsellään mahdollisuus varata ilman lähetettä soitto- tai videovastaanottoaika fysioterapeutille ohjausta ja neuvontaa varten sähköisen asioinnin palvelussa (Hyvis). Etävastaanotto on soveltuva matalan kynnyksen kuntoutuspalvelu asiakkaille, joiden tila ei edellytä fyysistä tutkimista tai ammattilaisen läsnäoloa. Videovastaanotot toteutetaan Teams-videotapaamispalvelun kautta tai kotihoidon ja kotikuntoutuksen asiakkaille lainattavien kuvapuhelulaitteiden välityksellä (Oiva Health).
Digifysioterapeuttien konsultaatiomahdollisuuksia on mallinnettu siten, että tällä hetkellä heidän ammattitaitoaan ja substanssialueen erityisosaamistaan on mahdollista hyödyntää esimerkiksi kuntoutustarpeen tai kuntoutuksen kiireellisyyden arvioinnin tukena. Sote-ammattilaiset voivat hyödyntää digifysioterapeuttien osaamista myös soitto- tai videovastaanotoille soveltuvuuden arvioinnissa. Tällä hetkellä keskitetty ajanvarauspalvelu (Kaiku24) hyödyntää digifysioterapeuttien konsultaatioväylää systemaattisesti ja aktiivisesti, jolloin asiakkaan ohjautumista tarkoituksenmukaisiin ja oikea-aikaisiin kuntoutuspalveluihin voidaan tukea moniammatillisena yhteistyönä.
Digifysioterapeuttien työnkuvaan on hankkeen aikana kuulunut myös terveyttä edistävien etäinfojen pitäminen Teams-videoyhteyspalvelun välityksellä. Hankkeen aikana suunniteltiin ja käyttöönotettiin kaksi erilaista etäinfoa: Kaatumiset kuriin -info sekä nivelrikko-oireisille suunnattu Nivelinfo.
Viimeisessä vaiheessa otettiin käyttöön myös reaaliaikainen fysioterapian chat-palvelu, jossa asiakkailla on mahdollisuus kysyä matalalla kynnyksellä kuntoutukseen liittyvistä asioista fysioterapeutilta arkipäivisin klo 9-11. Fysioterapian chat on käytettävissä yli 16-vuotiaille hyvinvointialueen asukkaille, jos heillä on esimerkiksi kysyttävää tuki- ja liikuntaelinoireisiin, leikkauksen jälkeiseen kuntoutukseen, omahoito- ja kuntoutusohjeisiin, liikunnan aloittamiseen, apuvälineisiin tai kuntoutuksen palveluihin liittyen. Chat-palvelut ovat maksuttomia. Chatissa voi asioida joko itsensä tai läheisensä puolesta suomi.fi -valtuuksilla. Fysioterapian chatissa on mahdollista saada yleistä ohjausta ja neuvontaa tunnisteettomasti. Jos asiakkaan asia edellyttää henkilökohtaista tilannearviointia tai ohjausta, pyydetään häntä tunnistautumaan palveluun. Fysioterapian chatin rahoitus ja siihen liittyvä kehittämistyö on osittain toteutunut ja toteutuu jatkossa täysin osana Suomen kestävän kasvun ohjelmaa (RRP).