Helsingin kotihoidon tiedolla johtamisen kehittäminen; johtamisen taulu (RRP, P4, I1)
Kotihoidon johtamisen taululla seurataan kuukausittain strategisen toimintasuunnitelman tavoitteiden saavuttamista, joka lisää sitoutumista, toiminnan läpinäkyvyyttä ja kannustaa vertaisoppimiseen.
Helsingin kotihoito on jakaantunut kahdeksaan kotihoitoyksikköön, keskitettyjen palveluiden yksikköön ja kuntouttavaan arviointiyksikköön. Kotihoitoyksiköt jakaantuvat keskimäärin 8 lähipalvelualueeseen ja kuntouttava arviointiyksikkö 4 tiimiin. Keskitettyjen palveluiden yksikkö jakaantuu yöhoitoon, resurssipooleihin, työnsuunnitteluun, resurssipalveluihin sekä kotihoidon sosiaaliohjaukseen.
Helsingin kotihoidossa tehtiin organisaatiouudistus 2023-2024, jolloin kotihoito organisoitui omaksi palveluksi yhden johdon alle. Uudistuksen myötä todettiin tarve yhtenäiselle rakenteelliselle tavoitteiden seurannalle. Kotihoidon tavoitteet on määritelty kotihoidon strategisessa toimintasuunnitelmassa ja niiden seuranta on aiemmin toteutettu erillisessä järjestelmässä, joka on ollut ylemmän johdon käytössä. Toimintamallilla tavoitteiden toteutumisen seuranta ja niiden päivittäisjohtaminen haluttiin tuoda lähemmäs jokaisen toimipisteen ja lähiesihenkilön arkea.
Kehittäjäjoukkoon koottiin monipuolinen osaajajoukko. Toimintamallia pilotoitiin koko kaupungin alueelta koottujen kotihoidon päälliköiden ja esihenkilöiden kesken, raportointia kehitettiin yhdessä Apotti asiantuntijan kanssa ja teknisesti johtamisen taulu ja ohjeistukset toteutettiin projektihenkilöstön työpanoksella. Käyttöönoton yhteydessä pidettiin etäyhteydellä toteutettu klinikka, jossa tuettiin tiedon tuottamisesta vastaavia lähiesihenkilöitä. Palautetta työkalusta on kerätty koko sen käytön ajan ja siihen on tehty muutoksia yhteisten keskustelujen perusteella.
Johtamisen taululla tavoitellaan läpinäkyvää ja yhtenäistä seurantaa läpi koko kotihoito-organisaation. Se antaa mahdollisuuden vertaisoppimiseen ja yhteiseen työskentelyyn kotihoidolle asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.
Tavoitteena on, että jokainen työpiste palauttaa omat tuloksensa ohjeiden mukaisesti joka kuukausi. Tavoitteena on, että täytössä tehtävien virheiden määrä vähenee työkalun tullessa tutummaksi. Korjauspyyntöjen määrän kehittymistä seurataan kuukausittain. Tämän lisäksi tehtiin pistokokeita, joilla varmistettiin tallennettujen tietojen oikeellisuus ja tarvittaessa ohjattiin täyttäjää. Tärkein tavoite oli johtamisen taulu aidosti parantaisi kotihoidon tuloksia; tulosten kehittymistä seurataan kuukausittain työpiste- ja yksikkötasolla ja tulosten positiivinen kehittyminen on todennettavissa johtamisen taululla.
Helsingin kotihoito uudelleen organisoitui kahdessa vaiheessa. Vuonna 2023 kotihoito järjestäytyi omaksi palvelukseen yhtenäiseksi kotihoidoksi aiemman maantieteellisen rajauksen sijasta. Vuonna 2024 Tehtiin organisoitumisen toinen vaihe ja siinä kotihoitoyksiköiden ja työpisteiden kokoja tasattiin ja lisäksi perustettiin uutena yksikkönä Kotihoidon yhteiset -palvelut, jonne sijoittui kotihoitoyhteisiä toimintoja, kuten yökotihoito, sosiaaliohjaus, työnsuunnittelu, resurssipoolit ja joitain asiantuntijapalveluja.
Uuden organisaation johtamista haluttiin tiivistää ja yhdenmukaistaa ja sitä varten toteutettiin vuoden 2024 alusta koihoidon johtamisen taulu. Kotihoidon johtamisen taulun tavoitteena on koota strategisen toimintasuunnitelman seuranta yhteen paikkaan niin, että tietoja voi tarkastella erilaisina kokonaisuuksina, eri tavoitteiden kautta tai erilaisin aikarajauksin.
Kehitettiin Power BI-järjestelmässä toimiva raportti, jonka aineistona toimii kotihoidon esihenkilöiden tai heidän sijaistensa kerran kuukaudessa täyttämän Forms-kyselyn aineisto. Power BI-raportin perusteella pystytään seuraamaan oman tiimin, yksikön tai Helsingin osalta tulosten kehittymistä tarvittaessa eri aika rajauksin. Jokaisen työpisteen ja/tai tiimin tulosten näkeminen samassa aineistossa tekee toiminnasta ja tuloksista läpinäkyvää sekä mahdollistaa vertaisoppimisen toisten hyvistä tuloksista.
Seurattavat asiat:
Johtamisen taululle kerättävät tiedot pohjautuvat kotihoidon strategiseen toimintasuunnitelmaan, ja ne ovat:
- etähoitoasiakkaiden osuus (huomioiden säännölliset koihoidon asiakkaat)
- lääkeautomaattien osuus (huomioiden säännölliset ja tilapäiset kotihoidon asiakkaat)
- liikkumissopimusten määrä
- välittömän työajan osuus (hoitajien, sairaanhoitajien ja vastaavien sairaanhoitajien osalta eriteltynä)
- työvuoron alun aikaviive
- asiakkaille suunniteltujen ja toteutuneiden tuntien ero
- kuukauden aikana tehtyjen RAI-arviointien määrä
- säännöllisten, tilapäisten ja muiden asiakkaiden määrä
Prosessi:
- Esihenkilöt (tai nimetyt sijaiset) keräävät johtamisen taululle tulevat tiedot Forms-lomakkeelle kerran kuukaudessa määrättynä päivänä. Tiedot kerätään pääsääntöisesti hyödyntämällä Apotin raportteja, raporteissa käytettävät suodatukset ja rajaukset on yhteisesti sovittu.
- Power BI-raportille tulokset päivittyvät tiedonkeruuta seuraavana päivänä.
- Johtamisen taulun tulokset käsitellään yksiköiden esihenkilökokouksissa joissa suunnitellaan myös tarvittavat muutokset ja kehittämistoimenpiteet tulosten perusteella
- Kotihoitopäälliköt esittelevät kotihoidon johdolle oman yksikkönsä tulokset ja toimenpiteet yhteenvetona
Kuva
Kun käyttöönotosta oli päätetty, määriteltiin tietolähteet ja luotiin yksityiskohtaiset kirjalliset ohjeet, tiedonkeruulomakkeet ja raporttipohja. Johtamisen taulun ensimmäinen varsinainen tiedonkeruu tehtiin tammikuun 2024 osalta (helmikuussa 2024) ja tätä edelsi pilottikeräys, jonka tulosten ja palautteiden osalta muokattiin ohjeistuksia ja määrittelyjä. Ensimmäisen varsinaisen täytön yhteydessä järjestettiin etäyhteyksin klinikka, jossa asiantuntijat niin sisällön kuin tekniikankin puolesta olivat valmiudessa vastaamaan kysymyksiin.
Käyttöönoton jälkeen tiedon keräys ja tallennus on toteutunut kuukausittain suunnitelmien mukaisesti. Johtamisen taululle on tehty pieniä teknisiä muutoksia käyttäjien toiveita kuunnellen ja joitakin kerättävän tiedon lähteitä on määritelty palautteiden perusteella uudelleen.
Johtamisen taulun toimivuus ja käyttö voidaan jakaa kahteen pääteemaan, tekniseen toteutukseen ja toimintaan.
Tekninen toteutus
Johtamisen taulun osalta tekninen toteutus vaatii kuukausittaista resurssia. Materiaalia tuottavien henkilöiden osalta (Forms täyttäminen) sekä Power BI-raportin toimivuutta ja aineiston luotettavuutta seuraavan henkilön osalta. Tekninen toteutus onnistuu pääosin automatisoituna, mutta virheet ja muutokset vaativat aina inhimillistä työpanosta.
Toiminta
Johtamisen taulun juurruttaminen käytäntöön vaati yliviestintää, tukea yksilöille ja yhteisöille sekä kannustusta uuden toimintamallin alkaessa. Johtamisen taulun ideana on seurata kotihoidon toimintaa ja tavoitteita säännöllisesti ja onnistumisen ehtona on ollut kaikkien sitoutuminen johtamisen taulun käyttöön sekä toistuva tulosten arviointi ja raportointi. Johtamisen taulun tulosten arviointi ja kehittämistoimenpiteiden nimeäminen niin tiimi, yksikkö kuin koko kaupungin tasollakin on lisännyt toimintamalliin sitoutumista ja luotettavuutta.
Toimintamallin käyttöönoton jälkeen johtamisen taululle on lisätty seurattavia asioita sekä tarkennettu ohjeistusta ja rajauksia mitkä tiedot johtamisen taululle hyväksytään.
Johtamisen taulun käyttöönoton jälkeen kotihoidon strategisen toimintasuunnitelman seuraaminen on yhtenäistynyt, ja moniin asetettuihin tavoitteisiin on päästy. Kotihoidon työpisteiden välille on kehittynyt positiivista kilpailua, jossa työntekijät aktiivisesti seuraavat oman ja naapurityöpisteen tuloksia ja aktiivisesti pohtivat keinoja oman tuloksen parantamiseen. Onnistumisista on opittu ja oppeja on jaettu aktiivisesti yhteisissä tilaisuuksissa.
Seurannassa taulun täytössä tehtyjen virheiden määrä ja korjauspyynnöt ovat vähentyneet, kuten myös pistokokeissa havaittujen poikkeamien määrä.