Helsingin kotihoidon tiedolla johtamisen kehittäminen; johtamisen taulu (RRP, P4, I1)
Helsingin kotihoitoon kehitetty johtamisen taulu vahvistaa koko kotihoidon sitoutumista strategisen toimintasuunnitelman tavoitteisiin, lisää toiminnan läpinäkyvyyttä ja kannustaa vertaisoppimiseen.
Helsingin kotihoito on jakaantunut kahdeksaan kotihoitoyksikköön, keskitettyjen palveluiden yksikköön ja kuntouttavaan arviointiyksikköön. Kotihoitoyksiköt jakaantuvat keskimäärin 8 lähipalvelualueeseen ja kuntouttava arviointiyksikkö 4 tiimiin. Keskitettyjen palveluiden yksikkö jakaantuu yöhoitoon, resurssipooleihin, työnsuunnitteluun, resurssipalveluihin sekä kotihoidon sosiaaliohjaukseen.
Helsingin kotihoito uudelleen organisoitui kahdessa vaiheessa. Vuonna 2023 kotihoito järjestäytyi omaksi palvelukseen yhtenäiseksi kotihoidoksi aiemman maantieteellisen rajauksen sijasta. Vuonna 2024 Tehtiin organisoitumisen toinen vaihe ja siinä kotihoitoyksiköiden ja alayksiköiden kokoja tasattiin ja lisäksi perustettiin uutena yksikkönä Kotihoidon yhteiset -palvelut, jonne sijoittui kotihoitoyhteisiä toimintoja, kuten yökotihoito, sosiaaliohjaus, työnsuunnittelu, resurssipoolit ja joitain asiantuntijapalveluja.
Uuden organisaation johtamista haluttiin tiivistää ja yhdenmukaistaa ja sitä varten toteutettiin vuoden 2024 alusta koihoidon johtamisen taulu. Kotihoidon johtamisen taulun tavoitteena on koota strategisen toimintasuunnitelman seuranta yhteen paikkaan niin, että tietoja voi tarkastella erilaisina kokonaisuuksina, eri tavoitteiden kautta tai erilaisin aikarajauksin.
Kehitettiin Power BI-järjestelmässä toimiva raportti, jonka aineistona toimii kotihoidon esihenkilöiden tai heidän sijaistensa kerran kuukaudessa täyttämän Forms-kyselyn aineisto. Power BI-raportin perusteella pystytään seuraamaan oman tiimin, yksikön tai Helsingin osalta tulosten kehittymistä tarvittaessa eri aika rajauksin. Jokaisen työpisteen ja/tai tiimin tulosten näkeminen samassa aineistossa tekee toiminnasta ja tuloksista läpinäkyvää sekä mahdollistaa vertaisoppimisen toisten hyvistä tuloksista.
Seurattavat asiat:
Johtamisen taululle kerättävät tiedot pohjautuvat kotihoidon strategiseen toimintasuunnitelmaan, ja ne ovat:
- etähoitoasiakkaiden osuus (huomioiden säännölliset koihoidon asiakkaat)
- lääkeautomaattien osuus (huomioiden säännölliset ja tilapäiset kotihoidon asiakkaat)
- liikkumissopimusten määrä
- välittömän työajan osuus (hoitajien, sairaanhoitajien ja vastaavien sairaanhoitajien osalta eriteltynä)
- työvuoron alun aikaviive
- asiakkaille suunniteltujen ja toteutuneiden tuntien ero
- kuukauden aikana tehtyjen RAI-arviointien määrä
- säännöllisten, tilapäisten ja muiden asiakkaiden määrä
Prosessi:
- Esihenkilöt (tai nimetyt sijaiset) keräävät johtamisen taululle tulevat tiedot Forms-lomakkeelle jokaisen kuun toinen maanantai (tai sitä seuraava arkipäivä maanantain osuessa pyhäpäiväksi). Tiedot kerätään pääsääntöisesti hyödyntämällä Apotin raportteja, raporteissa käytettävät suodatukset ja rajaukset on yhteisesti sovittu.
- Power BI-raportille päivittyy uudet tiedot kuun toinen tiistai klo 8
- Johtamisen taulun tulokset käsitellään yksiköiden esihenkilökokouksissa joissa suunnitellaan myös tarvittavat muutokset ja kehittämistoimenpiteet tulosten perusteella
- Kotihoitopäälliköt esittelevät kotihoidon johdolle oman yksikkönsä tulokset ja toimenpiteet yhteenvetona
Kuva
Johtamisen taulun toimivuus ja käyttö voidaan jakaa kahteen pääteemaan, tekniseen toteutukseen ja toimintaan.
Tekninen toteutus
Johtamisen taulun osalta tekninen toteutus vaatii kuukausittaista resurssia. Materiaalia tuottavien henkilöiden osalta (Forms täyttäminen) sekä Power BI-raportin toimivuutta ja aineiston luotettavuutta seuraavan henkilön osalta. Tekninen toteutus onnistuu pääosin automatisoituna, mutta virheet ja muutokset vaativat aina inhimillistä työpanosta.
Toiminta
Johtamisen taulun juurruttaminen käytäntöön vaati yliviestintää, tukea yksilöille ja yhteisöille sekä kannustusta uuden toimintamallin alkaessa. Johtamisen taulun ideana on seurata kotihoidon toimintaa ja tavoitteita säännöllisesti ja onnistumisen ehtona on ollut kaikkien sitoutuminen johtamisen taulun käyttöön sekä toistuva tulosten arviointi ja raportointi. Johtamisen taulun tulosten arviointi ja kehittämistoimenpiteiden nimeäminen niin tiimi, yksikkö kuin koko kaupungin tasollakin on lisännyt toimintamalliin sitoutumista ja luotettavuutta.
Toimintamallin käyttöönoton jälkeen johtamisen taululle on lisätty seurattavia asioita sekä tarkennettu ohjeistusta ja rajauksia mitkä tiedot johtamisen taululle hyväksytään.
Johtamisen taulun käyttöönoton jälkeen kotihoidon strategisen toimintasuunnitelman seuraaminen on yhtenäistynyt, ja moniin asetettuihin tavoitteisiin on päästy.
Johtamisen taulun sisältöä ja toimintamallia arvioidaan uudelleen alkuvuodesta 2025 osana toiminnan jatkuvaa parantamista ja kehittämistä.