Hoituki-palvelun käyttöönotto perusterveydenhuollon yksikössä.
Hoituki-palvelu otettiin käyttöön ohjatusti kunnan perusterveydenhuollossa. Tavoitteena oli palvelun sujuva käyttöönotto ja parempi työn sujuvuus.
Oivalla ja ymmärrä
Tiedon määrä lisääntyy vauhdilla. Samaan aikaan myös erilaisten tietolähteiden ja tiedon arkistoinnin työkalujen määrä on kasvanut, ja uusia työkaluja on otettu käyttöön vanhojen rinnalle. Vaikka tietoa on siis aiempaa enemmän, on oikea tieto aiempaa vaikeammin tavoitettavissa.
Tuleva hyvinvointialueisiin siirtyminen vuonna 2023 kannustaa toimintamallien uudistamiseen ja yhtenäistämiseen hyvivointialueen sisällä.
Jokainen terveyskeskus on erilainen, joten myös toimintamallit eroavat usein toisistaan. Tästä syystä valtakunnallisten ohjeistusten lisäksi työssä tarvitaan paljon paikallisia ohjeistuksia. Vuosien varrella ohjeistuksia on säilötty erilaisiin paikkoihin aina ilmoitustaulusta pilvipalveluihin, ja näin haluttua tietoa voi olla vaikea löytää. Halusimme keskittää ohjeet yhteen ja samaan paikkaan, Hoituki-palveluun.
Palvelun on tarkoitus toimia apuna myös uusien työntekijöiden perehdytyksessä.
TEKE-tiimi (lisäksi sihteerit, projektityöntekijä, esimiehet): koordinointi ja päivityssuunnitelman luominen tulevaisuutta koskien
Työstöryhmä: sisällön läpikäynti ja päivittäminen, käyttökokemusten raportointi, uusien ohjeiden luominen
Sisällöntuottajat: kaikki halukkaat työntekijät pääsevät osallistumaan uusien ohjeiden luomiseen
Hoituki-vastuuhenkilöt: vastuussa sisällöntuotosta ja ohjeiden siirtämisestä palveluun omassa yksikössään, kuten fysioterapiassa, neuvolassa, suun terveydenhuollossa jne.
Koko henkilöstö: palautteen antaminen Hoituessa
Lähtötilannetta kartoitimme kahden kysymyksen Menti-kyselyllä:
- Kuinka tyytyväinen olet tiedon saavutettavuuteen tällä hetkellä?
- Kuinka monesta eri lähteestä etsit työhön liittyviä ohjeistuksia?
Kysely toteutettiin uudestaan puolen vuoden kohdalla (varsinaisen Teke-kurssin päättymisen jälkeen).
Projektissamme asiakkaaksi voidaan katsoa kunnan koko perusterveydenhuolto. Palvelu esiteltiin ensin avosairaahoidon henkilöstölle ja kehitystyötä tehtiin pääasiassa terveyskeskuksen hoitajien ja lääkärien kanssa. Lähtötilanteessa kartoitimme henkilöstön toiveita palvelun käyttöönottoon liittyen, ja huomioimme niitä käyttöönotossa. Henkilöstöä on osallistettu kehitystyöhön pajatoiminnan kautta. Pajoissa on tiedusteltu halukkuutta osallistua kehitystyöhön. Halukkaista muodostettiin työstöryhmä TEKE-tiimin tueksi, ja lisäksi henkilöstöä rekrytoitiin varsin laajasti sisällöntuottoon. Palautetta kerätään Hoituki-palvelun palauteominaisuuden kautta sekä erillisellä etusivun kyselyllä.
Käyttöönoton edetessä avosairaanhoidossa aloitimme yhteistyön myös muiden yksiköiden kanssa käyttöönoton laajentamiseksi. Jokaisesta yksiköstä nimettiin Hoituki-vastuuhenkilöt, joille järjestettiin muokkaajakoulutusta.
Kuvittele ja kokeile
Emme löytäneet valmista toimintamallia, jota olisi voinut soveltaa.
Työpajatyöskentelyssä tuli esiin, että henkilöstö koki tarvetta hyvin monille erilaisille paikallisille ohjeille. Palvelun vakiintumisen kannalta koettiin kriittiseksi, että uudesta palvelusta näitä ohjeita myös löytyisi. Toiveena oli myös riittävä koulutus/ohjaus palvelun käyttöön.
Vanhojen ohjeiden siirto ja uusien ohjeiden luominen aloitettiin mahdollisimman nopeasti, jotta henkilöstö saisi positiivisia käyttökokemuksia palvelusta. Mukaan saatiin rekrytoitua monia hoitajia ja lääkäreitä. Toistuvaa Hoituki-koulutusta lähdettiin suunnittelemaan.
Arjessa paljon käytetyt tiedostot, kuten työvuorotaulukko ja koulutuskalenteri siirrettiin Hoitukeen. Tällä tavoiteltiin palvelun rutiininomaisen, päivittäisen käytön lisäämistä.
Rekrytoiduille hoitajille ja lääkäreille varattiin työlistoihin kehitysaikaa muutaman tunnin blokeissa ohjeiden luomista varten. Valmiit ohjeet vietiin sihteerien ja projektityöntekijän avustuksella Hoitukeen. Myös alussa luodun työstöryhmän merkitys muuttui matkan varrella lähinnä sisällöntuottoon keskittyväksi. Projektityöntekijän merkitys oli huomattava sisällön viemisessä Hoituki-palveluun.