Hoituki-palvelun käyttöönotto perusterveydenhuollon yksikössä.

Hoituki-palvelu otettiin käyttöön ohjatusti kunnan perusterveydenhuollossa. Tavoitteena oli palvelun sujuva käyttöönotto ja parempi työn sujuvuus. 

Toimintaympäristö

Tiedon määrä lisääntyy vauhdilla. Samaan aikaan myös erilaisten tietolähteiden ja tiedon arkistoinnin työkalujen määrä on kasvanut, ja uusia työkaluja on otettu käyttöön vanhojen rinnalle. Vaikka tietoa on siis aiempaa enemmän, on oikea tieto aiempaa vaikeammin tavoitettavissa. 

Tuleva hyvinvointialueisiin siirtyminen vuonna 2023 kannustaa toimintamallien uudistamiseen ja yhtenäistämiseen hyvivointialueen sisällä. 

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Jokainen terveyskeskus on erilainen, joten myös toimintamallit eroavat usein toisistaan. Tästä syystä valtakunnallisten ohjeistusten lisäksi työssä tarvitaan paljon paikallisia ohjeistuksia. Vuosien varrella ohjeistuksia on säilötty erilaisiin paikkoihin aina ilmoitustaulusta pilvipalveluihin, ja näin haluttua tietoa voi olla vaikea löytää. Halusimme keskittää ohjeet yhteen ja samaan paikkaan, Hoituki-palveluun. 

Palvelun on tarkoitus toimia apuna myös uusien työntekijöiden perehdytyksessä. 

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Kehitystyön keskiössä on työhyvinvointi sekä potilaiden saama yhdenmukainen ja tasavertainen hoito. Lähtötilanteessa ohjeiden etsiminen aiheutti turhautumista työtekijöissä.  Oli riskinä, että potilaiden saama hoito vaihteli, jos ohjeita ei löydetty. Seurauksena oli myös potilastyöhön jäävän ajan väheneminen ja ylimääräisten kontaktien tarve. Organisaatiossa tämä näkyi vastaanottotoiminnan ja puhelintyön ruuhkautumisena, jolla oletettavasti on myös taloudellisia vaikutuksia.
 

Omassa yksikössämme paikallisten ohjeiden määrä oli vähäinen. Ohjeiden luomisen kulttuuria tai selvää toimintamallia ohjeiden luomista varten ei ollut.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

TEKE-tiimi (lisäksi sihteerit, projektityöntekijä, esimiehet): koordinointi ja päivityssuunnitelman luominen tulevaisuutta koskien

Työstöryhmä: sisällön läpikäynti ja päivittäminen, käyttökokemusten raportointi, uusien ohjeiden luominen

Sisällöntuottajat: kaikki halukkaat työntekijät pääsevät osallistumaan uusien ohjeiden luomiseen

Hoituki-vastuuhenkilöt: vastuussa sisällöntuotosta ja ohjeiden siirtämisestä palveluun omassa yksikössään, kuten fysioterapiassa, neuvolassa, suun terveydenhuollossa jne.

Koko henkilöstö: palautteen antaminen Hoituessa

 

Muutoksen mittaaminen

Lähtötilannetta kartoitimme kahden kysymyksen Menti-kyselyllä:

- Kuinka tyytyväinen olet tiedon saavutettavuuteen tällä hetkellä?

- Kuinka monesta eri lähteestä etsit työhön liittyviä ohjeistuksia?

Kysely toteutettiin uudestaan puolen vuoden kohdalla (varsinaisen Teke-kurssin päättymisen jälkeen).

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Projektissamme asiakkaaksi voidaan katsoa kunnan koko perusterveydenhuolto. Palvelu esiteltiin ensin avosairaahoidon henkilöstölle ja kehitystyötä tehtiin pääasiassa terveyskeskuksen hoitajien ja lääkärien kanssa. Lähtötilanteessa kartoitimme henkilöstön toiveita palvelun käyttöönottoon liittyen, ja huomioimme niitä käyttöönotossa. Henkilöstöä on osallistettu kehitystyöhön pajatoiminnan kautta. Pajoissa on tiedusteltu halukkuutta osallistua kehitystyöhön. Halukkaista muodostettiin työstöryhmä TEKE-tiimin tueksi, ja lisäksi henkilöstöä rekrytoitiin varsin laajasti sisällöntuottoon.  Palautetta kerätään Hoituki-palvelun palauteominaisuuden kautta sekä erillisellä etusivun kyselyllä. 
 

Käyttöönoton edetessä avosairaanhoidossa aloitimme yhteistyön myös muiden yksiköiden kanssa käyttöönoton laajentamiseksi. Jokaisesta yksiköstä nimettiin Hoituki-vastuuhenkilöt, joille järjestettiin muokkaajakoulutusta.

 

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Emme löytäneet valmista toimintamallia, jota olisi voinut soveltaa. 

Ideointi

Työpajatyöskentelyssä tuli esiin, että henkilöstö koki tarvetta hyvin monille erilaisille paikallisille ohjeille. Palvelun vakiintumisen kannalta koettiin kriittiseksi, että uudesta palvelusta näitä ohjeita myös löytyisi. Toiveena oli myös riittävä koulutus/ohjaus palvelun käyttöön. 

Idean valinta

Vanhojen ohjeiden siirto ja uusien ohjeiden luominen aloitettiin mahdollisimman nopeasti, jotta henkilöstö saisi positiivisia käyttökokemuksia palvelusta. Mukaan saatiin rekrytoitua monia hoitajia ja lääkäreitä. Toistuvaa Hoituki-koulutusta lähdettiin suunnittelemaan.

Arjessa paljon käytetyt tiedostot, kuten työvuorotaulukko ja koulutuskalenteri siirrettiin Hoitukeen. Tällä tavoiteltiin palvelun rutiininomaisen, päivittäisen käytön lisäämistä. 

Ratkaisun testaaminen

Rekrytoiduille hoitajille ja lääkäreille varattiin työlistoihin kehitysaikaa muutaman tunnin blokeissa ohjeiden luomista varten. Valmiit ohjeet vietiin sihteerien ja projektityöntekijän avustuksella Hoitukeen. Myös alussa luodun työstöryhmän merkitys muuttui matkan varrella lähinnä sisällöntuottoon keskittyväksi. Projektityöntekijän merkitys oli huomattava sisällön viemisessä Hoituki-palveluun. 

Ratkaisun perusidea

Hoituen käyttöönotto tehtiin osana TEKE-koulutusta (kehittäjäosaajan koulutuskokonaisuus). Tämän myötä kehitystyöllä oli selvät vastuuhenkilöt ja hyvä ajallinen resurssi. 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Sujuvan käyttöönoton kannalta keskeisiksi tekijöiksi havaittiin:

- keskeisten ohjeiden lisääminen nopealla aikataululla

- päivittäisten asioiden siirto palveluun

- ohjaus ja koulutus palvelun käyttöön

- kannustus palautteen antoon 

- ammattilaisten rekrytointi sisällöntuotoon ja ohjeiden päivitykseen

- Hoituki-vastuuhenkilöiden nimeäminen ja perehdytys joka yksiköstä

- näiden tekijöiden vaatima runsas resurssi etenkin käyttöönoton alussa

- johdon tuki

- PDSA-syklin soveltaminen pitkäjänteisesti kehitystyössä (mm. asian ääreen palaaminen)

 

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Palvelun käyttöönoton myötä tyytyväisyys tiedon saavutettavuuteen parani ja käytettyjen tietolähteiden määrä väheni. Kokonaisuutena käyttöönotto avosairaanhoidossa toteutui sujuvasti. Käyttöönotto myös muissa yksiköissä on hyvässä vauhdissa.