HYVAEP (RRP, P4, I1) Sosiaalipalveluiden digitaalisen kalenterin ja ajanvarauksen käyttöönoton kuvaus
Sosiaalipalveluiden digitaalinen kalenteri tarjoaa ammattilaisille mahdollisuuden kirjata asiakasvaraukset tietoturvallisesti. Digitaalinen ajanvaraus pyritään avaamaan palveluihin, joissa ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeen arviointia.
Hyvinvointialuille siirryttäessä vuonna 2023 tuli yhtenäistää palveluita ja digitaalista asiointia. Sosiaalipalveluihin hankittiin koko alueelle käyttöönotettavaksi digitaalinen kalenteri- ja ajanvarausjärjestelmä. Järjestelmän käyttöönotto toteutui 01/2023, jonka jälkeen sosiaalipalveluiden ammattilaiset ovat ottaneet digitaalista kalenteria omaan käyttöönsä vaiheittain ja palvelualueittain. Kun ammattilaiset ovat omaksuneet digitaalisen kalenterin käytön, voidaan myös asukkaille antaa ajanvarausmahdollisuuksia sosiaalipalveluiden sellaisiin palveluihin, joissa ei tarvita palvelutarpeen arviointia.
Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen hyvinvointi- ja palvelustrategia sekä erillinen digistrategia ohjaavat digitaalisen kalenterin ja ajanvarauksen kehittämistyötä. Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella halutaan tarjota asukkaille digitaalisen ajanvarauksen mahdollisuus kaikkiin niihin palveluihin, joissa ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeen arviointia.
Kehittäminen toteutetaan yhteistyössä palvelujen, tietohallinnon ja hankkeen kanssa. Palvelualueilla on tärkeä rooli digitaaliseen ajanvarauksiin sopivien palveluiden tunnistamisessa, palveluiden yhtenäistämisessä ja ammattilaisten työn muutosjohtamisessa. Palvelualueet vastaavat ammattilaisten digitaalisen kalenterin käytöstä ja digitaaliseen ajanvaraukseen avattavista palveluista sekä seuraa kysynnän ja tarjonnan toteutumista.
Tietohallinto vastaa digitaalisen ajanvarausjärjestelmän kehitys- ja ylläpitotehtävistä sekä digitaaliseen ajanvaraukseen avattavien palvelujen taustojen tekemisestä. Hanke toimii kehittämistyön edistäjänä ja koordinoijana.
Digitaalinen kalenteri mahdollistaa ammattilaisille asiakasvarausten tekemisen tietoturvalliseen järjestelmään. Kun ajanvaraukset ovat digitaalisessa kalenterissa voi ajat tarvittaessa (esim. sairauspoissaolo) perua toinen ammattilainen. Työturvallisuus lisääntyy, kun voidaan ammattilaisten sijainti tarkistaa digitaalisesta kalenterista.
Digitaalisen ajanvarauksen tavoitteena on, että asukas voi hallinnoida ajanvarauksiaan. Tällöin ammattilaisten työaikaa vapautuu muihin työtehtäviin. Digitaalisen ajanvarauksen on todettu vähentävän asukkaiden peruuttamattomia ajanvarauksia. Digitaalinen ajanvaraus on asukkaiden toivotuin digitaalinen palvelu, jonka vuoksi hyvinvointialueella on tavoitteena avata mahdollisimman paljon eri palvelujen aikoja digitaaliseen ajanvaraukseen.
Suomen kestävän kasvun ohjelman mukaisesti kansallisena tavoitteena on, että sosiaali- ja terveydenhuollon kontakteista yhä suurempi osuus hoidetaan digitaalisin välinein. Indikaattorina on, että 4/2025 mennessä 35% kontakteista hoidetaan etänä digitaalisin välinein.
Digitaalinen kalenteri mahdollistaa sosiaalipalveluissa kaikkien asiakaskäyntien tilastoinnin. Erikseen voidaan mitata digitaalisesti varattujen aikojen määriä.
Digitaalisen kalenterin käyttöönoton kohderyhmänä ovat kaikki sosiaalipalveluissa ajanvarauksellista työtä tekevät ammattilaiset. Digitaalisen ajanvarauksen kohderyhmänä ovat asukkaat, joilla on mahdollisuus asioida digitaalisten palvelukanavien kautta.
Digitaalisen kalenterin osalta kehittämistyötä tehdään ammattilaisilta saadun palautteen mukaan. Digitaalisen ajanvarauksen osalta kehittämistyötä tehdään sekä ammattilaisilta että asukkailta saatujen palautteiden mukaan.