HYVAEP (RRP, P4, I1) Sosiaalipalveluiden digitaalisen kalenterin ja ajanvarauksen käyttöönoton kuvaus
Sosiaalipalveluiden digitaalinen kalenteri tarjoaa ammattilaisille mahdollisuuden kirjata asiakasvaraukset tietoturvallisesti. Digitaalinen ajanvaraus pyritään avaamaan palveluihin, joissa ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeen arviointia.
Toimintamallin nimi
Sosiaalipalveluiden digitaalinen kalenteri tarjoaa ammattilaisille mahdollisuuden kirjata asiakasvaraukset tietoturvallisesti. Digitaalinen ajanvaraus pyritään avaamaan palveluihin, joissa ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeen arviointia.
Sosiaalipalveluiden digitaalinen kalenteri tarjoaa ammattilaisille mahdollisuuden kirjata asiakasvaraukset tietoturvalliseen ympäristöön. Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen kuuluu alueen digistrategiaan ja on asiakkaiden toivotuin digitaalinen palvelu. Strategian mukaisesti digitaalista ajanvarausta pyritään laajentamaan kaikkiin niihin palveluihin, joissa ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeen arviointia.
Hyvinvointialuille siirryttäessä vuonna 2023 tuli yhtenäistää palveluita ja digitaalista asiointia. Sosiaalipalveluihin hankittiin koko alueelle käyttöönotettavaksi digitaalinen kalenteri- ja ajanvarausjärjestelmä. Järjestelmän käyttöönotto toteutui 01/2023, jonka jälkeen sosiaalipalveluiden ammattilaiset ovat ottaneet digitaalista kalenteria omaan käyttöönsä vaiheittain ja palvelualueittain. Kun ammattilaiset ovat omaksuneet digitaalisen kalenterin käytön, voidaan myös asukkaille antaa ajanvarausmahdollisuuksia sosiaalipalveluiden sellaisiin palveluihin, joissa ei tarvita palvelutarpeen arviointia.
Digitaalisen kalenterin käyttöönoton kohderyhmänä ovat kaikki sosiaalipalveluissa ajanvarauksellista työtä tekevät ammattilaiset. Digitaalisen ajanvarauksen kohderyhmänä ovat asukkaat, joilla on mahdollisuus asioida digitaalisten palvelukanavien kautta.
Digitaalisen kalenterin osalta kehittämistyötä tehdään ammattilaisilta saadun palautteen mukaan. Digitaalisen ajanvarauksen osalta kehittämistyötä tehdään sekä ammattilaisilta että asukkailta saatujen palautteiden mukaan.
Digitaalisen kalenterin käyttöönotossa ja digitaalisen ajanvarauksen kehittämistyössä on palvelualueilla merkittävä rooli uuteen toimintatapaan sitouttamisessa sekä ajanvaraukseen sopivien palveluiden tunnistamisessa. Digitaalisen ajanvarauksen käyttöönotto vaatii palvelujen yhtenäistämisen (palvelun keston ja kuvauksen osalta). Ammattilaisille työläin osa prosessia on digitaalisen kalenterin käyttöönotto ja siten uuden toimintamallin opettelu. Ammattilaiselle digitaalisten aikojen avaaminen asukkaille on vaivatonta. Vaadittavat taustatyöt tehdään tietohallinnon, pääkäyttäjien ja esihenkilöiden yhteistyöllä.
Digitaalisen kalenterin myötä sosiaalipalveluiden ajanvaraukset on kirjattu tietoturvalliseen ympäristöön. Digitaalisen ajanvarauksen myötä palveluiden asiakaslähtöisyys paranee , kun asukkaat voivat asioida digitaalisesti päivästä ja vuorokauden ajasta riippumatta. Digitaalisten ajanvarausten myötä ajanvarauspuhelut sekö peruuttamattomat käynnit vähenevät. Ammattilaisten työaikaa vapautuu ajanvarauksellisesta työstä muihin työtehtäviin.