Hyvaep | RRP Pilari 4, INV 1| Digitaalinen ajanvaraus lasten suun terveyden määräaikaistarkastuksiin

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella on otettu käyttöön lasten suun terveyden määräaikaistarkastuksiin digitaalinen ajanvaraus.  Digitaalisen ajanvarauksen kautta huoltajat voivat varata, siirtää tai perua varattuja aikoja.

Toimintaympäristö

Etelä-Pohjanmaan digistrategia ohjaa digitaalisen ajanvarauksen kehittämistyötä. Strategian mukaan kaikkiin niihin palveluihin, joihin ei tarvita hoidon- tai palvelutarpeenarviointia tulee asukkaalle mahdollistaa digitaalinen ajanvaraus.

Lasten suun terveyden määräaikaistarkastuksissa käy vuosittain 1-, 3- ja 5-vuotiaat lapset sekä 1, 3, 5 ja 8-luokalla olevat koululaiset sekä 17-vuotiaat nuoret. Ensimmäisessä vaiheessa otetaan käyttöön neuvolaikäisten sekä 1,3 ja 5-luokkalaisten digitaalinen ajanvaraus, joissa huoltajilla on mahdollista asioida lasten puolesta. 

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Lapset ja nuoret on aikaisemmin kutsuttu kirjeitse vastaanottokäynnille. Kirjeitse kutsuminen ja käynneille tulemattomien lasten poimiminen on vaatinut ammattilaisten aikaa ja resursseja. Valmiiksi annettu aika on ollut haasteellinen myös asiakkaille, joiden on täytynyt sovittaa annettua aikaa omaan viikkorytmiin. Peruutettuja, siirrettyjä ja peruuttamattomia vastaanottokäyntejä on ollut huomattava määrä. 

Ajanvarausprosessin sujuvoittamiseksi on kehitetty määräaikaistarkastuksien digitaalinen ajanvaraus, joka otetaan käyttöön elokuussa 2024 koko hyvinvointialueella. Digitaalinen ajanvaraus mahdollistaa alle 12-vuotiaiden lasten huoltajille digitaalisen ajanvarauksen, siirron ja peruutuksen lasten suun terveyden määräaikaistarkastuksiin. 

Kehittämisen kriittisenä pisteenä suun terveys näki määräaikaistarkastuksissa käymättömien lasten poimimisen. Tähän tarkoitukseen on kehitetty ristiinajoraportti, josta saadaan helposti poimittua pudokkaat ja heille saadaan lähetettyä tekstiviestimuistutus omatoimisesta ajanvarauksesta. 

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asukkaat: Digitaalinen ajanvaraus mahdollistaa asukkaalle  ajasta ja paikasta riippumattoman palvelukanavan. Asukas pystyy varaamaan, siirtämään tai peruuttamaan vastaanottoaikoja digitaalisen ajanvarauksen kautta.

Ammattilaiset: Digitaalinen ajanvaraus vapauttaa ammattilaisten resursseja ajanvaraustyöstä muihin tehtäviin. 

Organisaatio: Ammattilaisten resursseja säästyy ajanvaraustyöstä ja peruuttamattomat vastaanottokäynnit vähenevät, kun asukas voi hallinnoida itse ajanvarauksiaan. 

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Kehittäminen toteutetaan yhteistyössä palvelujen, tietohallinnon ja hankkeen kanssa. Palvelualuilla on tärkeä rooli sopivien palveluiden tunnistamisessa, palveluiden yhtenäistämisessä ja ammattilaisten työn muutosjohtamisessa. Palvelualueet vastaavat digitaalisen ajanvaraukseen tulevien aikojen avaamisesta sekä seuraa kysynnän ja tarjonnan toteutumisesta. 

Tietohallinto vastaa digitaalisen ajanvarausjärjestelmän kehitys- ja ylläpitotehtävistä sekä sähköiseen ajanvaraukseen avattavien palvelujen taustojen tekemisestä. Hanke toimii kehittämistyön edistäjänä ja koordinoijana.

Tavoiteltu muutos

Digitaalisen ajanvarauksen tavoitteena on, että huoltaja voi hallinnoida lapsen määräaikaistarkastuksien ajanvarauksia, jolloin suun terveyden työresursseja vapautuu ajanvaraustyöstä muihin tehtäviin. Digitaalisen ajanvarauksen on todettu vähentävän asukkaiden peruuttamattomia ajanvarauksia. 

Muutoksen mittaaminen

Suomen kestävän kasvun ohjelman mukaisesti  kansallisena tavoitteena on, että osuus sosiaali- ja terveydenhuollon  kontakteista, jotka hoidetaan etänä sähköisin välinein lisääntyy. Indikaattorina on, että 4/2025 mennessä 35% kontakteista hoidetaan etänä sähköisin välinein. 

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella sähköistä ajanvarausta mitataan seuraavilla mittareilla: 

  • Digitaalisesti varattavissa olevien aikojen kokonaismäärä
  •  Digitaalisesti varattavissa olevat palvelut, määrä
  • Digitaalisesti siirrettyjen ajanvarausten määrä
  • Digitaalisesti peruttujen ajanvarausten määrä
  •  Digitaalinen ajanvaraus käytössä eri toimipisteissä, toimipisteiden määrä
  • Digitaalisesti varattavien aikojen osuus kaikesta ajanvarauksesta, osuus %
  • Asiakkaan digitaalisesti varaamat ajat, määrä
  •  Asiakkaan digitaalisesti varaamat ajat, osuus %
Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmänä ovat lapsiperheet, joissa on määräaikaistarkastus ikäisiä lapsia. 

Ratkaisun perusidea

Digitaalinen ajanvaraus suun terveyden palveluihin on asiakaslähtöinen palvelu, joka vapauttaa ammattilaisten resursseja ajanvaraustyöstä muihin työtehtäviin. 

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueella suun terveyden digitaalinen ajanvaraus on käytössä lasten määräaikaistarkastuksissa koko hyvinvointialueella. Digitaalisen ajanvarauksen avaaminen on vaatinut palvelujen yhtenäistämisen keston ja palvelukuvauksen osalta. Esihenkilöiden sitoutuminen prosessiin on ollut avaintekijä onnistumiseen. 

Vinkit toimintamallin soveltajille

Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen koko hyvinvointialueelle vaatii aktiivista keskustelua ja kehittämistyötä palvelualueittain. Yksi yhteinen potilastietojärjestelmä mahdollistaa järjestelmän tasolta yhtenäisen toimintatavan. Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen vaatii moniammattillista ja saumatonta yhteistyötä ammattilaisten, esihenkilöiden, tietohallinnon ja hankkeen välillä.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen koko hyvinvointialueelle vaatii aktiivista keskustelua ja kehittämistyötä palvelualueittain. Yksi yhteinen potilastietojärjestelmä mahdollistaa järjestelmän tasolta yhtenäisen toimintatavan. Digitaalisen ajanvarauksen kehittäminen vaatii moniammattillista ja saumatonta yhteistyötä ammattilaisten, esihenkilöiden, tietohallinnon ja hankkeen välillä.