Ikääntyneiden huoli-ilmoitusprosessin uudistaminen, Pohjois-Savon HVA (RRP, P4, I1)
Ikääntyneiden huoli-ilmoitusten käsittelyssä ei ole hyvinvointialueella yhtenäisiä käytäntöjä. Asiakastietojärjestelmäympäristön yhtenäistyminen aiheuttaa tarvetta yhtenäistää prosessia.
Ikääntyneiden palveluissa ilmoituksen tekeminen sosiaalihuollon tarpeesta eli huoli-ilmoitus perustuu Sosiaalihuoltolakiin 1301/2014 (35§ Yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi) sekä Lakiin ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista 28.12.2012/980 (25§ Ilmoittaminen iäkkään henkilön palveluntarpeesta).
Pohjois-Savon hyvinvointialue koostuu kolmesta eri palvelualueesta ja se sijoittuu 19 kunnan alueelle. Hyvinvointialueen aloittaessa toimintansa tammikuussa 2023, alueella yhdistyivät erilaiset toimintakulttuurit sekä työtavat. Prosessikuvaus luodaan, jotta toiminnat ja työtavat saadaan yhtenäistettyä ikääntyneiden sosiaalihuollon tarpeesta tehtyjen ilmoitusten käsittelyssä.
Samaan aikaan ilmoitusprosessin uudistamisen kanssa hyvinvointialueella kehitetään myös gerontologisen sosiaalityön ja - ohjauksen toimintaperiaatteita, sekä uudistetaan ikääntyneiden asiakasohjauksen käytäntöjä. Näillä kehittämishankkeilla on tiivis yhdyspinta ilmoitusprosessin kehittämiseen. Ilmoitusprosessiin linkittyvät työntekijät toimivat asiakasohjaajina ja gerontologisina sosiaalityöntekijöinä. Heidän tehtävänkuvaansa kirkastetaan kaikkien edellä mainittujen kehittämishankkeiden toimesta. Samalla myös yhtenäistyvät työprosessit, joihin myös ilmoitusprosessi yhtenä kuuluu.
Yhteisen Saga Sosiaalihuolto asiakastietojärjestelmän käyttöönotto aiheuttaa osaltaan tarvetta yhtenäistää myös ilmoitusten käsittelyprosessia. Uusi asiakastietojärjestelmä otetaan käyttöön ikääntyneiden palveluissa loppuvuonna 2025. Samalla tapahtuu liittyminen Kanta-palvelujen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Asiakirjojen tallentaminen Kantaan edellyttää, että asiakirjat ovat kansallisten määritysten mukaisia ja rakenteisessa muodossa. Myös tämä tullaan ottamaan huomioon ilmoitusprosessia kehitettäessä.
Kirjaamisen uudistuksen yhteydessä ikääntyneiden palveluihin hyvinvointialueella vakiintunut termi huoli-ilmoitus pyritään jättämään pois käytöstä ja siirrytään käyttämään rakenteisen kirjaamisen termejä "Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta" ja "Yhteydenotto sosiaalihuollosta vastaavaan viranomaiseen".
Projektia on suunniteltu syksyllä 2023 suunnittelutyöryhmässä, jossa ovat työskennelleet projektikoordinaattori yhdessä ikääntyneiden palvelujen johtavan sosiaalityöntekijän ja kahden alue-esihenkilön kanssa. Ohjausta projektille on saatu asiakasohjauksen palveluyksikköjohtajalta ja TulKoti-hankkeen projektipäälliköltä. Työryhmä on tehnyt projektisuunnitelman, viestintäsuunnitelman ja työnkuvan projektisuunnittelijalle.
Projektisuunnittelija aloitti tammikuussa 2024 varsinaisen ilmoitusprosessin uudistamistyön yhdessä niitä käsittelevien ammattilaisten kanssa. Työ alkoi prosessin nykytilan kartoittamisella. Yhdessä prosessin kehittäjiksi ilmoittautuneiden työntekijöiden kanssa aloitettin prosessin uudistaminen sekä tarvittavien ohjeistusten teko maaliskuussa 2024. Projektisuunnittelija on vastuussa hankkeen etenemisestä suunnitellussa aikataulussa. Kehittäjätyöntekijät, alue-esihenkilöt sekä asiakasohjauksen palveluyksikköjohtaja tulevat olemaan merkittävässä roolissa koko hankkeen ajan prosessin kehittämisen ohjaamisessa, tukemisessa ja arvioimisessa.
Hyvinvointialueelle tehdään ikääntyneiden palveluihin uudistettu ja yhtenäinen ilmoitusten käsittelyprosessi. Lisäksi tullaan määrittelemään sosiaalihuollon tarpeesta tehty ilmoitus käsitteenä. Laaditaan myös ohjeistus ilmoitusten tekemiseen sisäiseen käyttöön (hyvinvointialueen henkilöstölle), että ulkoisesti jaettavaksi (yhteistyötahot ja yksityiset henkilöt).
Kuva
Kuva
Projektin aikana mitataan uudistamistyön vaiheiden etenemistä, prosessin käyttöönoton vaiheita, asiakas- ja työntekijäkokemuksia. Lisäksi seurataan huoli-ilmoitusmäärien kehittymistä hankkeen aikana.
-
Kartoitetaan nykytila ja olemassa olevat prosessit
Nykytilan kartoitus tehdään Forms kyselyä apuna käyttäen. Kyselyyn pyydetään vastauksia kaikilta iäkkäiden palveluissa työskenteleviltä, jotka työtehtävissään käsittelevät iäkkäistä tehtyjä ilmoituksia. Lisäksi tavataan työpajoissa asiakasohjaajia sekä gerontologisia sosiaalityöntekijöitä laajalti koko hyvinvointialueelta. Nykytilan kartoituksen jälkeen tehdään alkukartoituksen yhteenveto, josta nousee esille erityisesti kehitettäviä kohteita ilmoitusprosessissa.
-
Luodaan uusi yhtenäinen käsittelyprosessi ja mahdollisuuksien mukaan hyödynnetään uutta asiakastietojärjestelmää
Uuden prosessin luominen tehdään yhteistyössäikääntyneiden ilmoituksia käsittelevien asiakasohjaajien kanssa. Käyttöön otettava Saga asiakastietotietojärjestelmä sekä sen vaatima rakenteisen kirjaamisen osaaminen liitetään uudistettuun käsittelyprosessiin.
-
Pilotoidaan uutta käsittelyprosessia
Käsittelyprosessia pilotoidaan koko hyvinvointialueella prosessin valmistuttua.
-
Kehitetään prosessia tarvittaessa pilotin aikana saatujen kokemusten pohjalta
Kerätään työntekijäpalautetta uudistetun prosessin kokemuksista ja vastataan niihin kehittämällä prosessia edelleen tarpeen mukaan.
- Jalkautetaan ja juurrutetaan käsittelyprosessi koko hyvinvointialueelle
- ikääntyneet, joista on tehty huoli-ilmoitus
- ilmoituksia tekevät hyvinvointialueen asukkaat ja toimijat
- ilmoituksia käsittelevät ammattilaiset
Thl:n selvitys: Huoli-ilmoituksen käyttö Suomessa - selvitys (julkari.fi)