Ikääntyneiden huoli-ilmoitusprosessin uudistaminen, Pohjois-Savon HVA (RRP, P4, I1)
Ikääntyneiden huoli-ilmoitusten käsittelyssä ei ole hyvinvointialueella yhtenäisiä käytäntöjä. Asiakastietojärjestelmäympäristön yhtenäistyminen aiheuttaa tarvetta yhtenäistää prosessia.
Oivalla ja ymmärrä
Ikääntyneiden palveluissa ilmoituksen tekeminen sosiaalihuollon tarpeesta eli huoli-ilmoitus perustuu Sosiaalihuoltolakiin 1301/2014 (35§ Yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi) sekä Lakiin ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista 28.12.2012/980 (25§ Ilmoittaminen iäkkään henkilön palveluntarpeesta).
Pohjois-Savon hyvinvointialue koostuu viidestä eri palvelualueesta ja se sijoittuu 19 kunnan alueelle. Hyvinvointialueen aloittaessa toimintansa tammikuussa 2023, alueella yhdistyivät erilaiset toimintakulttuurit sekä työtavat. Prosessikuvaus luodaan, jotta toiminnat ja työtavat saadaan yhtenäistettyä ikääntyneiden huoli-ilmoitusten käsittelyssä.
Samaan aikaan huoli-ilmoitusprosessin uudistamisen kanssa hyvinvointialueella kehitetään myös gerontologisen sosiaalityön ja - ohjauksen toimintaperiaatteita, sekä uudistetaan ikääntyneiden asiakasohjauksen käytäntöjä. Näillä kehittämishankkeilla on tiivis yhdyspinta huoli-ilmoitusprosessin kehittämiseen. Huoli-ilmoitusprosessiin linkittyvät työntekijät toimivat asiakasohjaajina ja gerontologisina sosiaalityöntekijöinä. Heidän tehtävänkuvaansa kirkastetaan kaikkien edellä mainittujen kehittämishankkeiden toimesta. Samalla myös yhtenäistyvät työprosessit, joihin myös huoli-ilmoitusprosessi yhtenä kuuluu.
Yhteisen Saga Sosiaalihuolto asiakastietojärjestelmän käyttöönotto aiheuttaa osaltaan tarvetta yhtenäistää myös huoli-ilmoitusten käsittelyprosessia. Uusi asiakastietojärjestelmä otetaan käyttöön ikääntyneiden palveluissa tammikuussa 2025. Samalla tapahtuu liittyminen Kanta-palvelujen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Asiakirjojen tallentaminen Kantaan edellyttää, että asiakirjat ovat kansallisten määritysten mukaisia ja rakenteisessa muodossa. Myös tämä tullaan ottamaan huomioon huoli-ilmoitusprosessia kehitettäessä.
Projektia on suunniteltu syksyllä 2023 suunnittelutyöryhmässä, jossa ovat työskennelleet projektikoordinaattori yhdessä ikääntyneiden palvelujen johtavan sosiaalityöntekijän ja kahden alue-esihenkilön kanssa. Ohjausta projektille on saatu asiakasohjauksen palveluyksikköjohtajalta ja TulKoti-hankkeen projektipäälliköltä. Työryhmä on tehnyt projektisuunnitelman, viestintäsuunnitelman ja työnkuvan projektisuunnittelijalle.
Projektisuunnittelija aloittaa tammikuussa 2024 varsinaisen huoli-ilmoitusprosessin uudistamistyön yhdessä niitä käsittelevien ammattilaisten kanssa. Työ alkaa prosessin nykytilan kartoittamisella. Yhdessä huoli-ilmoitusprosessin kehittäjiksi ilmoittautuneiden työntekijöiden kanssa aloitetaan prosessin uudistaminen sekä tarvittavien ohjeistusten teko maaliskuussa 2024. Projektisuunnittelija on vastuussa hankkeen etenemisestä suunnitellussa aikataulussa. Kehittäjätyöntekijät, alue-esihenkilöt sekä asiakasohjauksen palveluyksikköjohtaja tulevat olemaan merkittävässä roolissa koko hankkeen ajan prosessin kehittämisen ohjaamisessa, tukemisessa ja arvioimisessa.
Hyvinvointialueelle tehdään ikääntyneiden palveluihin uudistettu ja yhtenäinen huoli-ilmoitusten käsittelyprosessi. Lisäksi tullaan määrittelemään huoli-ilmoitus käsitteenä. Laaditaan myös ohjeistus huoli-ilmoitusten tekemiseen sisäiseen käyttöön (hyvinvointialueen henkilöstölle), että ulkoisesti jaettavaksi (yhteistyötahot ja yksityiset henkilöt). Ilmoituslomakkeen toimivuutta ja mahdollisuutta sähköisen lomakkeen käyttöön ottoon hyvinvointialueella tullaan tarkastelemaan.
Projektin aikana mitataan uudistamistyön vaiheiden etenemistä, prosessin käyttöönoton vaiheita, asiakas- ja työntekijäkokemuksia. Lisäksi seurataan huoli-ilmoitusmäärien kehittymistä hankkeen aikana.
-
Kartoitetaan nykytila ja olemassa olevat prosessit
Nykytilan kartoitus tehdään Forms kyselyä apuna käyttäen. Kyselyyn pyydetään vastauksia kaikilta iäkkäiden palveluissa työskenteleviltä, jotka työtehtävissään käsittelevät iäkkäiden huoli-ilmoituksia. Lisäksi tavataan työpajoissa asiakasohjaajia sekä gerontologisia sosiaalityöntekijöitä laajalti koko hyvinvointialueelta. Nykytilan kartoituksen jälkeen tehdään alkukartoituksen yhteenveto, josta nousee esille erityisesti kehitettäviä kohteita huoli-ilmoitusprosessissa.
-
Luodaan uusi yhtenäinen käsittelyprosessi ja mahdollisuuksien mukaan hyödynnetään uutta asiakastietojärjestelmää
Uuden prosessin luominen tehdään yhteistyössä huoli-ilmoituksia käsittelevien asiakasohjaajien kanssa. Käyttöön otettava Saga asiakastietotietojärjestelmä sekä sen vaatima rakenteisen kirjaamisen osaaminen liitetään uudistettuun käsittelyprosessiin.
-
Pilotoidaan uutta käsittelyprosessia
Käsittelyprosessia pilotoidaan joko sovitulla hyvinvointialueen alueella tai koko hyvinvointialueella, kun uusi asiakastietojärjestelmä saadaan iäkkäiden palveluissa otettua käyttöön.
-
Kehitetään prosessia tarvittaessa pilotin aikana saatujen kokemusten pohjalta
Kerätään työntekijäpalautetta uudistetun prosessin kokemuksista ja vastataan niihin kehittämällä prosessia edelleen tarpeen mukaan.
- Jalkautetaan ja juurrutetaan käsittelyprosessi koko hyvinvointialueelle
- ikääntyneet, joista on tehty huoli-ilmoitus
- huoli-ilmoituksia tekevät hyvinvointialueen asukkaat ja toimijat
- huoli-ilmoituksia käsitteleväammattilaiset
Kuvittele ja kokeile
Thl:n selvitys: Huoli-ilmoituksen käyttö Suomessa - selvitys (julkari.fi)