Ikääntyneiden huoli-ilmoitusprosessin uudistaminen, Pohjois-Savon HVA (RRP, P4, I1)
Ikääntyneiden huoli-ilmoitusten käsittelyssä ei ole hyvinvointialueella yhtenäisiä käytäntöjä. Asiakastietojärjestelmäympäristön yhtenäistyminen aiheuttaa tarvetta yhtenäistää prosessia.
Ikääntyneiden palveluissa ilmoituksen tekeminen sosiaalihuollon tarpeesta eli huoli-ilmoitus perustuu Sosiaalihuoltolakiin 1301/2014 (35§ Yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi) sekä Lakiin ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista 28.12.2012/980 (25§ Ilmoittaminen iäkkään henkilön palveluntarpeesta).
Pohjois-Savon hyvinvointialue koostuu kolmesta eri palvelualueesta ja se sijoittuu 19 kunnan alueelle. Hyvinvointialueen aloittaessa toimintansa tammikuussa 2023, alueella yhdistyivät erilaiset toimintakulttuurit sekä työtavat. Prosessikuvaus luodaan, jotta toiminnat ja työtavat saadaan yhtenäistettyä ikääntyneiden sosiaalihuollon tarpeesta tehtyjen ilmoitusten käsittelyssä.
Samaan aikaan ilmoitusprosessin uudistamisen kanssa hyvinvointialueella kehitetään myös gerontologisen sosiaalityön ja - ohjauksen toimintaperiaatteita, sekä uudistetaan ikääntyneiden asiakasohjauksen käytäntöjä. Näillä kehittämishankkeilla on tiivis yhdyspinta ilmoitusprosessin kehittämiseen. Ilmoitusprosessiin linkittyvät työntekijät toimivat asiakasohjaajina ja gerontologisina sosiaalityöntekijöinä. Heidän tehtävänkuvaansa kirkastetaan kaikkien edellä mainittujen kehittämishankkeiden toimesta. Samalla myös yhtenäistyvät työprosessit, joihin myös ilmoitusprosessi yhtenä kuuluu.
Yhteisen Saga Sosiaalihuolto asiakastietojärjestelmän käyttöönotto aiheuttaa osaltaan tarvetta yhtenäistää myös ilmoitusten käsittelyprosessia. Uusi asiakastietojärjestelmä otetaan käyttöön ikääntyneiden palveluissa loppuvuonna 2025. Samalla tapahtuu liittyminen Kanta-palvelujen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Asiakirjojen tallentaminen Kantaan edellyttää, että asiakirjat ovat kansallisten määritysten mukaisia ja rakenteisessa muodossa. Myös tämä tullaan ottamaan huomioon ilmoitusprosessia kehitettäessä.
Kirjaamisen uudistuksen yhteydessä ikääntyneiden palveluihin hyvinvointialueella vakiintunut termi huoli-ilmoitus pyritään jättämään pois käytöstä ja siirrytään käyttämään rakenteisen kirjaamisen termejä "Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta" ja "Yhteydenotto sosiaalihuollosta vastaavaan viranomaiseen".
Projektia on suunniteltu syksyllä 2023 suunnittelutyöryhmässä, jossa ovat työskennelleet projektikoordinaattori yhdessä ikääntyneiden palvelujen johtavan sosiaalityöntekijän ja kahden alue-esihenkilön kanssa. Ohjausta projektille on saatu asiakasohjauksen palveluyksikköjohtajalta ja TulKoti-hankkeen projektipäälliköltä. Työryhmä on tehnyt projektisuunnitelman, viestintäsuunnitelman ja työnkuvan projektisuunnittelijalle.
Projektisuunnittelija aloitti tammikuussa 2024 varsinaisen ilmoitusprosessin uudistamistyön yhdessä niitä käsittelevien ammattilaisten kanssa. Työ alkoi prosessin nykytilan kartoittamisella. Yhdessä prosessin kehittäjiksi ilmoittautuneiden työntekijöiden kanssa aloitettin prosessin uudistaminen sekä tarvittavien ohjeistusten teko maaliskuussa 2024. Projektisuunnittelija on vastuussa hankkeen etenemisestä suunnitellussa aikataulussa. Kehittäjätyöntekijät, alue-esihenkilöt sekä asiakasohjauksen palveluyksikköjohtaja tulevat olemaan merkittävässä roolissa koko hankkeen ajan prosessin kehittämisen ohjaamisessa, tukemisessa ja arvioimisessa.
Hyvinvointialueelle tehdään ikääntyneiden palveluihin uudistettu ja yhtenäinen ilmoitusten käsittelyprosessi. Lisäksi tullaan määrittelemään sosiaalihuollon tarpeesta tehty ilmoitus käsitteenä. Laaditaan myös ohjeistus ilmoitusten tekemiseen sisäiseen käyttöön (hyvinvointialueen henkilöstölle), että ulkoisesti jaettavaksi (yhteistyötahot ja yksityiset henkilöt).
Kuva
Kuva
Projektin aikana mitataan uudistamistyön vaiheiden etenemistä, prosessin käyttöönoton vaiheita, asiakas- ja työntekijäkokemuksia. Lisäksi seurataan huoli-ilmoitusmäärien kehittymistä hankkeen aikana.
-
Kartoitetaan nykytila ja olemassa olevat prosessit
Nykytilan kartoitus tehdään Forms kyselyä apuna käyttäen. Kyselyyn pyydetään vastauksia kaikilta iäkkäiden palveluissa työskenteleviltä, jotka työtehtävissään käsittelevät iäkkäistä tehtyjä ilmoituksia. Lisäksi tavataan työpajoissa asiakasohjaajia sekä gerontologisia sosiaalityöntekijöitä laajalti koko hyvinvointialueelta. Nykytilan kartoituksen jälkeen tehdään alkukartoituksen yhteenveto, josta nousee esille erityisesti kehitettäviä kohteita ilmoitusprosessissa.
-
Luodaan uusi yhtenäinen käsittelyprosessi ja mahdollisuuksien mukaan hyödynnetään uutta asiakastietojärjestelmää
Uuden prosessin luominen tehdään yhteistyössäikääntyneiden ilmoituksia käsittelevien asiakasohjaajien kanssa. Käyttöön otettava Saga asiakastietotietojärjestelmä sekä sen vaatima rakenteisen kirjaamisen osaaminen liitetään uudistettuun käsittelyprosessiin.
-
Pilotoidaan uutta käsittelyprosessia
Käsittelyprosessia pilotoidaan koko hyvinvointialueella prosessin valmistuttua.
-
Kehitetään prosessia tarvittaessa pilotin aikana saatujen kokemusten pohjalta
Kerätään työntekijäpalautetta uudistetun prosessin kokemuksista ja vastataan niihin kehittämällä prosessia edelleen tarpeen mukaan.
- Jalkautetaan ja juurrutetaan käsittelyprosessi koko hyvinvointialueelle
- ikääntyneet, joista on tehty huoli-ilmoitus
- ilmoituksia tekevät hyvinvointialueen asukkaat ja toimijat
- ilmoituksia käsittelevät ammattilaiset
Kehittämistyön pohjana toimi osaltaan THL:n selvitys: Huoli-ilmoituksen käyttö Suomessa - selvitys (julkari.fi)
Projekti käynnistyi nykytilan kartoituksella, jolloin selvitettiin huoli-ilmoitusprosessin erilaisia käytäntöjä hyvinvointialueella. Kartoituksessa selvisi, että suurimmat erot ovat kirjaamiskäytännöissä sekä kiireellisten palveluiden myöntämisessä. Toimintatavat erosivat myös tilanteissa, joissa asiakasta ei tavoitettu tai asiakas ei ollut suostuvainen vastaanottamaan tarjottuja palveluja. Nykytilan kartoituksesta nousi kuitenkin esiin työntekijöiden ammattitaito, osaaminen ja neuvokkuus hoitaa lmoitusprosessissa esiin nousseita asioita, huolimatta siitä, että hyvinvointialueelta puuttui yhtenäinen prosessi ja ohjeistus.
Nykytilan kartoituksessa tuli ilmi, että työntekijät tarvitsevat ilmoitusprosessiin liittyvien työtehtävien tarkentamista ja yhtenäisiä toimintatapoja. Erityisen tärkeiksi koettiin yhtenäiset toimintatavat ensikontaktin ottamiseen, kiireellisissä tilanteissa toimimiseen, kirjaamiskäytäntöihin sekä erityistä tukea tarvitsevien asiakkaiden tunnistamiseen. Lisäksi työntekijät toivoivat yhtenäistä ohjeistusta huoli-ilmoituksia tekeville tahoille.
Edellämainitut haasteet nousivat erityisesti kehittämisen keskiöön. Hyvinvointialueella toimi myös muita kehittämishankkeita, joissa yhdyspinta ilmoitusprosesiin kehittämiseen oli tiivis. Esimerkiksi gerontologista sosiaalityötä ja rakenteista kirjaamista kehitettiin omissa hankkeissaan. Näiden hankekokonaisuuksien kanssa yhteistyössä tehtiin myös tarvittavia ohjeita.
Kuvattiin käsittelyprosessi, kun ikääntyneiden palveluissa vastaanotetaan ilmoitus tai yhteydenotto sosiaalihuollosta vastaavaan viranomaiseen. Tehtiin koko prosessiin liittyvä työohje sekä prosessin vaiheisiin työntekijän tarvitsemia tarkempia ohjeita. Tarkennettuja ohjeita ovat "Ensikontakti ilmoituksen vastaanottamisen jälkeen", Kirjepohjat asiakkaan kontaktointiin ilmoituksen saapumisen jälkeen" ja "Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta; alle 65-v, palveluntarvetta useammassa sosiaalihuollon palvelutehtävässä". Lisäksi hyvinvointialueen muiden työntekijöiden käyttöön valmistuivat ohjeet "Iäkkään henkilön kotiuttamisilmoitus osastolta" sekä "Ikääntyneiden palveluihin tehtävä ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta".
Prosessin ja ohjeiden tarkoituksena on taata että jatkossa asiakas saa tasalaatuista palvelua.Ilmoitusten ja yhteydenottojen jälkeen asiakkaan tilanne kartoitetaan tarvittavassa laajuudessa. Ikääntynyt saa tarvittavan ohjauksen ja neuvonnan tai hänelle tarjotaan palvelutarpeen arvion mahdollisuutta.
Lisäksi kehittämistyössä painotettiin viestinnällistä osuutta, jolla pyrittiin ohjamaan oikea-aikaisten ilmoitusten tekoon. Tietoa haluttiin lisätä siitä, miten ja mihin ilmoitus tehdään, mitä siitä tulee käydä ilmi ja kuinka ilmoituksia asiakasohjauksessa käsitellään.
Kuva
Kaikki hyvinvointialueen työntekijöiden käyttöön tarkoitettu materiaali tallentaan hyvinvointialueen ohjeidenhallintajärjestelmään (IMS).
Ilmoituksia ja yhteydenottoja vastaanottavien ja niitä käsittelevien työntekijöiden kanssa käydään läpi valmistunut prosessikuvaus ja siihen liittyvä työohje. Lisäksi muita prosessiin liittyviä ohjeita on tarpeen mukaan läpikäyty työntekijöiden kanssa. Hankkeen päätyttyä prosessikuvauksen sekä yhtenäistettyjen ohjeiden läpikäynti kuuluu uuden työntekijän perehdytykseen, jolloin se ei vaadi muuta kuin normaalit perehdytykseen vaadittavat resurssit vakiintuakseen toimintaan.
Hyvinvointialueen muilla palvelunaloilla järjestetään infoja, joilla käydään läpi ohjetta "Ikääntyneiden palveluihin tehtävä ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta".
Viestintää ilmoituksen tekoon liittyen pyrittiin suuntaamaan myös kaikille hyvinvointialueen asukkaille ja niille toimijoille, jotka ikääntyneitä työssään kohtaavat. Keinoja tähän olivat erilaiset infotilaisuudet,jaettava esite sekä yhteistyökumppaneiden uutiskirjeissä julkaistut artikkelit ja blogikirjoitukset.