Ikääntyneiden huoli-ilmoitusprosessin uudistaminen, Pohjois-Savon HVA (RRP, P4, I1)
Laadittu yhtenäinen prosessi sekä tarvittavat työohjeet ilmoitusten käsittelyä varten. Lisäksi uudistettu ohjeistusta sekä kuntalaisille että sosiaalihuoltolain mukaan ilmoitusvelvollisille ammattihenkilöille ilmoitusten teon tueksi.
Ikääntyneiden palveluissa ilmoituksen tekeminen sosiaalihuollon tarpeesta eli huoli-ilmoitus perustuu sosiaalihuoltolakiin 1301/2014 (35§ Yhteydenotto sosiaalihuoltoon tuen tarpeen arvioimiseksi) sekä lakiin ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista 28.12.2012/980 (25§ Ilmoittaminen iäkkään henkilön palveluntarpeesta).
Pohjois-Savon hyvinvointialue koostuu kolmesta eri palvelualueesta ja se sijoittuu 19 kunnan alueelle. Hyvinvointialueen aloittaessa toimintansa tammikuussa 2023, alueella yhdistyivät erilaiset toimintakulttuurit sekä työtavat. Prosessikuvaus luodaan, jotta toiminnat ja työtavat saadaan yhtenäistettyä ikääntyneiden sosiaalihuollon tarpeesta tehtyjen ilmoitusten käsittelyssä.
Samaan aikaan ilmoitusprosessin uudistamisen kanssa hyvinvointialueella kehitetään myös gerontologisen sosiaalityön ja - ohjauksen toimintaperiaatteita, sekä uudistetaan ikääntyneiden asiakasohjauksen käytäntöjä. Näillä kehittämishankkeilla on tiivis yhdyspinta ilmoitusprosessin kehittämiseen. Ilmoitusprosessiin linkittyvät työntekijät toimivat asiakasohjaajina ja gerontologisina sosiaalityöntekijöinä ja sosiaaliohjaajina. Heidän tehtävänkuvaansa kirkastetaan kaikkien edellä mainittujen kehittämishankkeiden toimesta. Samalla myös yhtenäistetään työprosessit, joihin myös ilmoitusprosessi yhtenä kuuluu.
Yhteisen Saga Sosiaalihuolto asiakastietojärjestelmän käyttöönotto aiheuttaa osaltaan tarvetta yhtenäistää myös ilmoitusten käsittelyprosessia. Uusi asiakastietojärjestelmä otetaan käyttöön ikääntyneiden palveluissa loppuvuonna 2025. Samalla tapahtuu liittyminen Kanta-palvelujen sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Asiakirjojen tallentaminen Kantaan edellyttää, että asiakirjat ovat kansallisten määritysten mukaisia ja rakenteisessa muodossa. Myös tämä tullaan ottamaan huomioon ilmoitusprosessia kehitettäessä.
Kirjaamisen uudistuksen yhteydessä ikääntyneiden palveluihin hyvinvointialueella vakiintunut termi huoli-ilmoitus pyritään jättämään pois käytöstä ja siirrytään käyttämään rakenteisen kirjaamisen termejä "Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta" ja "Yhteydenotto sosiaalihuollosta vastaavaan viranomaiseen".
Projektia on suunniteltu syksyllä 2023 suunnittelutyöryhmässä, jossa ovat työskennelleet projektikoordinaattori yhdessä ikääntyneiden palvelujen johtavan sosiaalityöntekijän ja kahden alue-esihenkilön kanssa. Ohjausta projektille on saatu asiakasohjauksen palveluyksikköjohtajalta ja TulKoti-hankkeen projektipäälliköltä. Työryhmä on tehnyt projektisuunnitelman, viestintäsuunnitelman ja työnkuvan projektisuunnittelijalle.
Projektisuunnittelija on aloittanut tammikuussa 2024 varsinaisen ilmoitusprosessin uudistamistyön yhdessä niitä käsittelevien ammattilaisten kanssa. Työ on käynnistetty prosessin nykytilan kartoittamisella. Yhdessä prosessin kehittäjiksi ilmoittautuneiden työntekijöiden kanssa on aloitettu prosessin uudistaminen sekä tarvittavien ohjeistusten teko maaliskuussa 2024. Projektisuunnittelija on vastuussa hankkeen etenemisestä suunnitellussa aikataulussa. Kehittäjätyöntekijät, alue-esihenkilöt sekä asiakasohjauksen palveluyksikköjohtaja ovat merkittävässä roolissa koko hankkeen ajan prosessin kehittämisen ohjaamisessa, tukemisessa ja arvioimisessa.
Hyvinvointialueelle tehdään ikääntyneiden palveluihin uudistettu ja yhtenäinen ilmoitusten käsittelyprosessi. Lisäksi tullaan määrittelemään sosiaalihuollon tarpeesta tehty ilmoitus käsitteenä. Laaditaan myös ohjeistus ilmoitusten tekemiseen sisäiseen käyttöön (hyvinvointialueen henkilöstölle), että ulkoisesti jaettavaksi (yhteistyötahot ja yksityiset henkilöt).
Kuva
Kuva
Projektin aikana mitataan uudistamistyön vaiheiden etenemistä, prosessin käyttöönoton vaiheita, asiakas- ja työntekijäkokemuksia. Lisäksi seurataan huoli-ilmoitusmäärien kehittymistä hankkeen aikana.
-
Kartoitetaan nykytila ja olemassa olevat prosessit
Nykytilan kartoitus tehdään Forms kyselyä apuna käyttäen. Kyselyyn pyydetään vastauksia kaikilta iäkkäiden palveluissa työskenteleviltä, jotka työtehtävissään käsittelevät iäkkäistä tehtyjä ilmoituksia. Lisäksi tavataan työpajoissa asiakasohjaajia sekä gerontologisia sosiaalityöntekijöitä laajalti koko hyvinvointialueelta. Nykytilan kartoituksen jälkeen tehdään alkukartoituksen yhteenveto, josta nousee esille erityisesti kehitettäviä kohteita ilmoitusprosessissa.
-
Luodaan uusi yhtenäinen käsittelyprosessi ja mahdollisuuksien mukaan hyödynnetään uutta asiakastietojärjestelmää
Uuden prosessin luominen tehdään yhteistyössäikääntyneiden ilmoituksia käsittelevien asiakasohjaajien kanssa. Käyttöön otettava Saga asiakastietotietojärjestelmä sekä sen vaatima rakenteisen kirjaamisen osaaminen liitetään uudistettuun käsittelyprosessiin.
-
Pilotoidaan uutta käsittelyprosessia
Käsittelyprosessia pilotoidaan koko hyvinvointialueella prosessin valmistuttua.
-
Kehitetään prosessia tarvittaessa pilotin aikana saatujen kokemusten pohjalta
Kerätään työntekijäpalautetta uudistetun prosessin kokemuksista ja vastataan niihin kehittämällä prosessia edelleen tarpeen mukaan.
- Jalkautetaan ja juurrutetaan käsittelyprosessi koko hyvinvointialueelle
- ikääntyneet, joista on tehty huoli-ilmoitus
- ilmoituksia tekevät hyvinvointialueen asukkaat ja toimijat
- ilmoituksia käsittelevät ammattilaiset
Kehittämistyön pohjana on toiminut osaltaan THL:n selvitys: Huoli-ilmoituksen käyttö Suomessa - selvitys (julkari.fi)
Projekti on käynnistynyt nykytilan kartoituksella, jolloin on selvitetty huoli-ilmoitusprosessin erilaisia käytäntöjä hyvinvointialueella. Kartoituksessa on huomattu, että suurimmat erot ovat kirjaamiskäytännöissä sekä kiireellisten palveluiden myöntämisessä. Toimintatavat ovat eronneet myös tilanteissa, joissa asiakasta ei tavoiteta tai asiakas ei ole suostuvainen vastaanottamaan tarjottuja palveluja. Nykytilan kartoituksesta on noussut kuitenkin esiin työntekijöiden ammattitaito, osaaminen ja neuvokkuus hoitaa ilmoitusprosessissa esiin nousseita asioita, huolimatta siitä, että hyvinvointialueelta on puuttunut yhtenäinen prosessi ja ohjeistus.
Nykytilan kartoituksessa on käynyt ilmi, että työntekijät tarvitsevat ilmoitusprosessiin liittyvien työtehtävien tarkentamista ja yhtenäisiä toimintatapoja. Erityisen tärkeiksi ovat nousseet yhtenäiset toimintatavat ensikontaktin ottamiseen, kiireellisissä tilanteissa toimimiseen, kirjaamiskäytäntöihin sekä erityistä tukea tarvitsevien asiakkaiden tunnistamiseen. Lisäksi työntekijät ovat toivoneet yhtenäistä ohjeistusta huoli-ilmoituksia tekeville tahoille.
Edellämainitut haasteet on nostettu erityisesti kehittämisen keskiöön. Hyvinvointialueella on toiminut myös muita kehittämishankkeita, joissa yhdyspinta ilmoitusprosesiin kehittämiseen on ollut tiivis. Esimerkiksi gerontologista sosiaalityötä ja rakenteista kirjaamista on kehitetty omissa hankkeissaan. Näiden hankekokonaisuuksien kanssa yhteistyössä on laadittu myös tarvittavia ohjeita.
Käsittelyprosessin kuvaus, kun ikääntyneiden palveluissa vastaanotetaan ilmoitus tai yhteydenotto sosiaalihuollosta vastaavaan viranomaiseen. Tehty koko prosessiin liittyvä työohje sekä prosessin vaiheisiin työntekijän tarvitsemia tarkempia ohjeita. Tarkennettuja ohjeita ovat "Ensikontakti ilmoituksen vastaanottamisen jälkeen", Kirjepohjat asiakkaan kontaktointiin ilmoituksen saapumisen jälkeen" ja "Ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta; alle 65-v, palveluntarvetta useammassa sosiaalihuollon palvelutehtävässä". Lisäksi hyvinvointialueen muiden työntekijöiden käyttöön valmistuneet ohjeet "Iäkkään henkilön kotiuttamisilmoitus osastolta" sekä "Ikääntyneiden palveluihin tehtävä ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta".
Prosessin ja ohjeiden tarkoituksena taata, että jatkossa asiakas saa tasalaatuista palvelua.Ilmoitusten ja yhteydenottojen jälkeen asiakkaan tilanne tullaan kartoittamaan tarvittavassa laajuudessa. Ikääntynyt saa tarvittavan ohjauksen ja neuvonnan tai hänelle tarjotaan palvelutarpeen arvion mahdollisuutta.
Lisäksi kehittämistyössä painotettu viestinnällistä osuutta, jolla pyritään ohjamaan oikea-aikaisten ilmoitusten tekoon. Tietoa haluttu lisätä siitä, miten ja mihin ilmoitus tehdään, mitä siitä tulee käydä ilmi ja kuinka ilmoituksia asiakasohjauksessa käsitellään.
Kuva
Kaikki hyvinvointialueen työntekijöiden käyttöön tarkoitettu materiaali on tallennettu hyvinvointialueen ohjeidenhallintajärjestelmään (IMS).
Ilmoituksia ja yhteydenottoja vastaanottavien ja niitä käsittelevien työntekijöiden kanssa on käyty läpi valmistunut prosessikuvaus ja siihen liittyvä työohje. Lisäksi muita prosessiin liittyviä ohjeita on tarpeen mukaan läpikäyty työntekijöiden kanssa. Hankkeen päätyttyä prosessikuvauksen sekä yhtenäistettyjen ohjeiden läpikäynti kuuluu uuden työntekijän perehdytykseen, jolloin se ei tule vaatimaan muuta kuin normaalit perehdytykseen vaadittavat resurssit vakiintuakseen toimintaan.
Hyvinvointialueen muilla palvelunaloilla on järjestetty infoja, joilla käydään läpi ohjetta "Ikääntyneiden palveluihin tehtävä ilmoitus sosiaalihuollon tarpeesta".
Viestintää ilmoituksen tekoon liittyen pyritty suuntaamaan myös kaikille hyvinvointialueen asukkaille ja niille toimijoille, jotka ikääntyneitä työssään kohtaavat. Keinoja tähän ovat olleet erilaiset infotilaisuudet,jaettava esite sekä yhteistyökumppaneiden uutiskirjeissä julkaistut artikkelit ja blogikirjoitukset. Lisäksi ohje ilmotuksen tekoon on teetetty videomuodossa.