Ikääntyneiden tilannekuva - teknologiavälitteisen tiedon hyödyntäminen kotihoidossa
Kotihoidon asiakkaalle kotiin asennetun teknologian kautta saadaan arjen aktiivisuus- eli tilannetietoa. Tiedon avulla seurataan kotona pärjäämistä ja palvelutarvetta, muodostetaan hälytyksiä ja kootaan raportteja tiedolla johtamisen tueksi. Toiminta on osa etäpalvelukeskusta.
Oivalla ja ymmärrä
Etelä-Savo on Suomen nopeimmin ikääntyvä alue, jossa järviseudusta ja maaseudun hajallaan olevista kylätaajamista johtuen kotihoidolle kertyy paljon ajokilometrejä. Kotihoidon asiakkaille tarvitaan monipuolisesti erilaisia teknisiä vaihtoehtoja ja ratkaisuja, jotta turvallinen kotona asuminen on mahdollista.
Alueellisen kehittämisen painopisteenä on etäpalvelujen kehittäminen. Etäpalvelujen kehittäminen pitää sisällään henkilöstön osaamisen kehittämisen, teknologian käyttöönoton laajentamisen ja tiedon käsittelyn sekä toiminnan keskittämisen. Etäpalvelujen etähoito on tiivis osa etänä tehtävää kotihoitoa.
Ikääntyneillä henkilöillä on oikeus saada kotihoidon palvelua ja etäpalveluja tasa-arvoisesti riippumatta missä asuu (etäisyydet). Fyysiset kotihoidon käynnit vaativat aikaa ja hoitajaresurssia. Kotihoidossa on jatkuva henkilöstön resurssipula. Ikääntyneiden tilannekuva -mallin avulla haetaan tähän ratkaisuja.
Ei tilapäistä, ei irrallista, vaan suoraan olemassa oleviin käytänteisiin juurruttaminen ja yhdessä tekemällä. Se innostaa ja kannustaa osallistumaan.
Palveluohjaus: palveluohjaus on ensimmäinen yhteydenottotaho, kun asiakas tarvitsee tukea arkeen. Palveluohjaaja tekee palvelutarpeen arvioinnin. Tukipalvelut tuottavat palveluohjaajille uutta tietoa teknologiasta helpottamaan palveluohjausta. Palveluohjaajat ohjaavat asiakkaita etäpalveluihin tarjoamalla vaihtoehtoja perinteisen kotihoidon rinnalle.
Etäpalvelut: etäpalvelujen hoitajat ovat keskeisiä henkilöitä teknologian kautta tulevaa tiedon käsittelyssä (hälytykset) sekä arvioimaan, vertailemaan tietoa ja välittämään tarvittaessa edelleen hälytyksistä tehtäviä kotihoidon työntekijöille. Etäpalvelut vastaavat pääsääntöisesti myös etäyhteydenotoista asiakkaaseen eli antavat kasvot etäpalvelulle. Tilannekuvan käsittelyssä etäpalvelu on keskeinen toimija suhteessa turvapuhelinkeskukseen.
Tukipalvelut: kotiin vietävät tukipalvelut ovat organisaation poikkileikkaavaa toimintaa, johon kuuluu käytännössä turvapuhelimien asennukset ja huolto, turvapuhelinkeskustoiminta (hälytysten käsittely, auttajatoiminta, tilannekeskusyhteistyö) ja yhteistyö palveluohjauksen (hakemusprosessi ja palvelupäätökset) ja kotihoidon kanssa.
Toiminnan tasolla tukipalvelujen hyvinvointiteknolgiaohjaaja ja palvelupäällikkö vastaavat uusien laitteiden käyttöönotosta ja tuottavat tietoa tiedolla johtamisen tueksi. Tukipalvelut toimivat myös kouluttajina uusien teknologioiden käyttöönoton eri vaiheissa. Tukipalveluilla on tärkeä rooli prosessien muotoilussa ja mahdollistamisessa eli on asiakkaalle näkymättömämpi taustatoimija.
Kotihoito: kotihoidon hoitajat ovat avainasemassa uuden teknologian käyttöönotossa. Hoitajien rooli on käyttää teknologiaa, antaa palautetta ja osallistua toimintaprosessien suunnitteluun. Teknologia on kotihoidon työväline. Työntekijät ovat myös yhteyshenkilöitä kotihoidon asiakkaiden ja omaisten suuntaan, he tuntevat asiakkaansa. Kotihoidon lähiesihenkilöt osallistuvat kehittämisessä kotihoidon toimintaprosessien kehittämiseen ja toisaalta mahdollistavat kotihoidon työtekijäresurssin.
Teknologian toimittaja: palvelun ja teknologiaa toimittavan kumppanin kanssa yhteiskehittämien varmistaa laadukkaan ja organisaation tarpeisiin muotoutuvan teknologian käytön. Palvelun tuottaa 2M-it, Elisa Digihoiva ja Suvanto Care toimittaa teknologiat. Yhteiskehittäminen perustuu säännölliseen vuoropuheluun teams-tapaamisina sekä teknologiaa toimittavan Suvanto Caren kanssa yhteiskäynteinä kotihoidossa ja asiakkaiden kodeissa.
Tavoitteita ovat:
- lisätä ja monipuolistaa teknologian käyttöä kotihoidon asiakkailla ja kotihoidossa
- lisätä kotihoidon työntekijöiden osaamista teknologian käytössä
- mahdollistaa ennakoivat ja etänä tehtävät toiminnat kotihoidon fyysisten käyntien sijaan
- mahdollistaa teknologian kautta tulevan tiedon hyödyntäminen mahdollisimman tehokkaasti
- toimintamallin varmentaminen asiakkuuden alusta (palveluohjaus/asiakasohjaus), asennuksista ja huolloista laskutukseen asti
- tuottaa tiedolla johtamisen tueksi faktatietoa toiminnan seuraamiseen ja resurssointiin
- juurruttaa ja laajentaa toimintamalli koko hyvinvointialueella
Tilannekuva -toimintamallissa arviointia tehdään systemaattisesti ja säännöllisesti. Arviointi kuvaa sensoritiedon tuomia hyötyjä suhteessa toiminnasta aiheutuviin kustannuksiin.
Akuutti tilannekuva: turvapalveluihin ohjautuvien hälytysten ja kotihoitoon välitettyjen tehtävien määrät/kuukausi sekä kotihoidon toteuttamat auttajakäynnit/kuukausi.
Ennakoiva tilannekuva: Ennakoivan tilannekuvan muodostamisessa tietoja verrataan hoitajien potilastietojärjestelmään tekemiin kirjauksiin. Yksilöllinen aktiivisuuden seuranta ja tieto kokonaisuusaktiivisuudesta yhdistetään hoitoon ja toimintakyvyn RAI-arviointiin. Aktiivisuudessa tapahtuvista muutoksista muodostuneet tehtävät välitetään kotihoitoon eli etäpalveluista kotihoitoon ohjatut tehtävämäärät/kuukausi.
Tekninen tilannekuva: laitteiden asennus- ja huoltomäärät (kustannukset)/kuukausi
Tiedolla johtamisen tilannekuva ja tiedon kokoaminen: Raporttitietoa saadaan asiakaskohtaisesti ja alueittain teknologia-alustan kautta. Tiedolla johtamisessa tietoja verrataan kotihoidon käyntimääriin ja matkakuluihin sekä käytettyyn aikaan.
Asiakaspalautteen ja asiakaskokemuksen kerääminen säännöllisesti toteutettuna.
Arjen tuki- ja etäpalvelut koordinoivat uusien teknologioiden käyttöönottoa, joilla tuetaan ikääntyneiden kotona asumista. Jatkuva kehittäminen on osa asiantuntijatyötä ja käyttöönottoa toteutetaan Ikääntyneiden tilannekuva -toimintamallin päälle, jossa roolit ja vastuut ovat selvillä.
Teknologia
Valitaan käytettävä teknologia, tehdään sopimus tarvittavista palveluista, teknologian toimittamisesta, käytön tuesta ja huollosta. Sopimukset, tarvittavat tietosuojaselosteet, DPIA-määrittely tehdään valmiiksi ennen teknologian tilaamista. Teknologiatoimittaja vastaa laitekoulutuksista ja huolloista, joiden maksullisuus kannattaa huomioida sopimusta tehtäessä. On hyvä miettiä myös tarvittavat integraatiot muihin teknologioihin ja toiminnanohjausjärjestelmiin.
Kotihoito
Kotihoidon palvelupäällikön, lähiesihenkilöiden ja tukipalvelujen palvelupäällikön kanssa sovitaan käyttöönoton alueet, arvio asiakasmäärästä ja aikataulusta sekä aloitukseen käytettävät resurssit.
Tärkeää on valmistella koulutus/työpaja lähelle käyttöönoton aloitusta eli laitevientejä asiakkaille. Käyttöönoton tuki varmistaa, että jokaisella työntekijällä on riittävästi osaamista käyttää teknologiaa työvälineenä ja valmius ohjata asiakasta laitteiden käytössä. Käytännössä hoitajien motivaation ylläpysymiseksi tulee välillä joustaa tai välillä edetä tiiviimmin, sillä oppijat omaksuvat asioita eri tahtiin. Toiminnan vakiinnuttua siirrytään kevyempään käytön tukeen ja uusien työntekijöiden perehdyttämiseen.
Asiakkaat
Asiakkaille ja omaisille tiedotetaan mahdollisuudesta saada käyttöön erilaisia teknologioita. Asiakkaille tarjotaan myös mahdollisuus nähdä ja tutustua teknologiaan eli saada ohjausta ja neuvontaa kotiin. Käyttöönoton ehtona on asiakkaan antama suostumus, jonka kotihoidon hoitaja pyytää asiakkaalta. Asiakas maksaa vain kotihoidon ajasta, ei teknologiasta. Palvelusta tehdään tukipalvelupäätös.
Organisaation toimintaprosessin muut toimijat
Palveluohjaukselle ja arjen etä- ja tukipalveluille järjestetään teknologiakoulutus ja varmistetaan muilta toimijoilta (kuten laskutus), millaista tukea he kokevat tarvitsevansa omassa roolissaan. Tämän perusteella järjestetään koulutusta ja työpajoja.
Organisaation ulkopuoliset toimijat
Opiskelijoille, järjestöille ja seurakunnalle pidetään laite-esittelyjä yleisen teknologiatietämyksen laajentamiseksi.
Kohderyhmänä ovat kotihoidon asiakkaat, heidän omaisensa sekä kotihoidon, etä- ja tukipalvelujen henkilökunta.
Ammattilaisen eli hoitajan tarve: Kotihoidon asiakkaiden määrä ei ole varsinaisesti lisääntynyt, mutta asiakkaat ovat tällä huonompikuntoisia ja tarvitsevat aiempaa enemmän hoitoa. Muutos kuormittaa hoitajia muutenkin rajallisten resurssien vuoksi, joten uuden opettelussa on ehdottomasti tarpeen huomioida työtaakan kohtuullistaminen. Tavoitteena on taata hoitajille työrauha hoitotyöhön. Hoitajille saadaan työrauha, kun kohdennetaan etänä tehtävät asiat etäpalvelujen hoitajille ja teknologian nostamat hälytykset keskitetysti etäpalveluille tai turvapuhelinkeskukseen.
Asiakaskartoituksessa, kenelle mitäkin teknologiaa valitaan, voidaan hyödyntää RAI-arviointien laatumoduuleita, joissa seulotaan asiakkaita teknologiakohtaisesti. Laatumoduuli voi seuloa esimerkiksi asiakkaita, joille voisi sopia lääkeautomaatti, etähoito etäyhteystabletin kautta tai liiketunnistimet. Asiakasseulonnan jälkeen teknologioiden sopivuutta pitää vielä asiakaskohtaisesti arvioida kotihoidon ja omaisten toimesta.
Kotihoidon asiakkaiden ja läheisten tarpeita ja kokemuksia arvioitiin laiteasennusten ja kotikäyntien yhteydessä, vuosittaisilla asiakaskyselyillä, elämänlaatua arvioivalla Ascot-kyselyllä ja haastatteluilla.
Kuvittele ja kokeile
Tilannekuvatiedon hyödyntämisen toimintamalli koostuu neljästä toiminnosta:
- akuutti tilannekuva (asiakkaan tekemät hälytykset ja poikkeamahälytykset)
- ennakoiva tilannekuva (arjen tilannekuvat ja poikkeamat)
- tekninen tilannekuva (tekniset hälytykset ja ennakoiva tieto, kuten akkuhälytykset)
- tiedolla johtamisen tilannekuva (raportit)
Lisäksi toiminnan taustalla tarvitaan kotihoidon jatkuva teknologian osaamisen koulutus/perehdytysmalli sekä teknologian käytön arviointimalli.
Ideoita:
- kotihoito vastaa teknologian kautta tulevan tiedon seuraamisesta, kirjaamisesta ja hälytyksistä, myös omaisviestinnästä
- keskitetty toimintamalli, jossa etäpalvelut vastaavat tiedon seuraamisesta ja hälytyksistä, kirjaamisesta ja tehtävien välittämisestä kotihoitoon. Etäpalvelut seuraavat aktiivisesti myös mahdollisesti asiakkaan arjessa tapahtuvista ennakoivista merkeistä ja seuraa muutosta.
- avataan tehtävään uusi toimi, digivastaava, tekemään teknisen tiedon seurantaa ja analyysia kotihoidon ja etäpalvelujen sijaan
- turvapuhelinkeskuksen päivystäjä seuraa keskitetysti asiakkaan toiminnassa tapahtuvia muutoksia ja kontaktoi asiakasta, omaista, etäpalvelua, kotihoitoa ja/tai kenttäjohtajaa
- siirretään dataa Gillie-järjestelmään, jotta hälytystieto kohdentuu automaattisesti ilman ihmisen tekemää väliarviointia ja seurantaa
Teknologia tuottaa dataa asiakaskohtaisesti päivätasolla eli tilannekuvaa asiakkaan arjesta. Säännöllinen tilannekuvan käsittely ja hyödyntäminen kotihoidossa vaatii toteutuakseen vastuuroolit.
Testaaminen ja vastuuroolit
Ensimmäinen kokeiltava toimintamalli on, että kotihoito seuraa ja vastaa teknologian nostamiin hälytyksiin. Tausta-ajatuksena on, että kotihoito käyttää teknologiaa aktiivisesti asiakkaan toimintakyvyn seuraamisessa.
Käytännössä hälytysten määrä ja hälytysäänen kilkatus vaikuttaa kotihoidon työhön kuormitusta lisäävästi. Lisäksi hoitajat kokevat kuormittavana sen, että heillä on useita eri sovelluksia käytössä ja kirjaamisesta aiheutuu päällekkäisyyttä. Haastetta lisää usein vaihtuvat hoitajat eli uuden teknologian käytön perehdyttäminen tukipalveluissa on päivittäistä.
Hoitajien aloitteesta suunnitelmaa muutetaan: tilannetietoa käsitellään keskitetysti ja vain toimintaa vaativat tehtävät välitetään hoitajille.
Toinen vaihtoehto, keskitetty malli
Etäpalvelut ovat keskiössä tilannetiedon seuraamisessa. Etäpalvelut seuraavat ja välittävät harkinnan mukaan tehtäviä kotihoitoon. Etäpalveluilla on mahdollisuus tehdä tilannekuvan tarkempaa tutkimista eli teknologian tuottaman tiedon vertailua potilastietojärjestelmään tehtyihin kirjauksiin ja kotihoidon käynteihin. Näin voidaan arvioida ennakoida kokonaistilannetta laajemmin kuin kotihoidolla kenttätyössä. Etäpalvelut toimivat klo 8-21, joten vastuu 21-7 siirtyy turvapuhelinpäivystäjälle ja tilannekeskuksen kenttäjohtajille. Kotihoidon yöpartiot toimivat pilotoitavilla alueilla.
Kolmas vaihtoehto, uusi tehtävänimike
Digivastaavan tehtäväroolin perustaminen, jossa yksi henkilö joko etäpalveluissa tai tukipalveluissa seuraa asiakkaan tilannekuvien kehittymistä eli trendejä. Digivastaavan rooli voi olla myös etäpalvelujen lähiesihenkilöroolissa ja/tai kehittämisvastuullinen etäpalvelukeskusmallissa.
Neljä vaihtoehto, ei tehdä mitään
Todetaan, ettei tilannekuvaa varten tarvita teknologiaa. Hoitajat tuntevat asiakkaansa ja se riittää. Sensorien ja kuvayhteyksien käyttö saattaa loukata yksityisyyttä ja toimintamallissa on liikaa riskejä.
Tilannekuva on kotihoidon asiakkaan arjen rytmiä, tietoa kotona liikkumisesta tai liikkumattomuudesta. Asiakkaalle asennetaan kotiin liiketunnistimia eli sensoreja. Sensoreista tuleva tieto yhdistyy järjestelmän tekniselle alustalle yhtenäiseksi tilannekuvaksi. Poikkeavasta toiminnasta muodostuu hälytys.
Ikääntyneiden tilannekuvan toimintamalli antaa tietoa ennakoiden hitaasti tapahtuvista muutoksista tai nopeista poikkeamista arjessa. Tämän asiakkaalta tulevan tiedon seuraaminen, tulkinta ja hälytykset ovat osa etäpalveluja. Etäpalvelut ovat osa tulevaa Etelä-Savon Hyvinvointialueen Digikeskustoimintaa.
Kotihoidon asiakkaat ovat todenneet sensorien olevan arjessa huomaamattomia. Yksittäiset asiakkaat ovat kokeneet sensorit ahdistavina ja ne ovat luoneet mielikuvan kuvan nauhoittamisesta ja tuntemattoman ulkopuolisen seuraamisesta. Sensorit eivät sovi kaikille kotihoidon asiakkaille. Tarvitaan teknologiasta hyötyvien asiakkaiden tunnistamiseen ja profilointiin arviointimenetelmä tai tarkistuslista.
Omaisilla on mahdollista saada kotihoidon asiakkaan suostumuksella sama sovellus ja tieto kuin kotihoidolla on käytössään. Omaiset ovat kokeneet arjen tilannekuvan hyödylliseksi ja huolta keventäväksi. Miten voidaan tai voidaanko hinnoitella omaisen huoli? Tarvitaanko Etäpalvelujen sisältövalikoimaan uusi palvelu?
Kotihoito on kokenut tilannekuvan seuraamisen järjestelmästä hieman vaikeana. Teknologia antaa myös virheellisiä tulkintoja, mikäli asiakkaan luona käy ulkopuolisia, kuten kotihoito, omainen tai aterioiden tuoja. Hälytysrajojen asettaminen vaatii osaamista ja asiakkaan arjen tuntemusta.
Hälytysrajojen poikkeamat muodostavat tilannekuvassa hälytyksiä. Kotihoidolla ei ole aikaa käsitellä niitä, vaan kilkatus häiritsee ja keskeyttää työn. Hälytysten oikea ja automaattinen ohjautuminen teknisesti yhdistettynä turvapuhelinkeskuksen toimintaan eli kokeillaan vastuuroolituksen muuttamista hälytysten käsittelyssä.
Etäpalvelut ovat kokeneet alussa tilannekuvan seuraamisen ylimääräisenä työnä. Työntekijöiden perehtyminen ja syventyminen tilannekuvan seuraamiseen vaatii resursseja. Miten voidaan järjestää riittävät resurssit tai miten voidaan vaikuttaa teknologian helppokäyttöisyyteen?
Toimintamallin rakentaminen on konkreettisesti aloitettu elokuussa 2021 Essote kotihoidossa Ristiina-Suomenniemi -alueella. Toiminnan laajentaminen toteutui Mikkelin eteläisellä kotihoidon alueella marras-joulukuussa 2021. Käyttöönoton vakiinnuttaminen ja tilannekuvan rakentaminen jatkuu koko teknologian kokeilun ajan. Alustavan tiedon mukaan kokeilu päättyy vuoden 2022 lopussa. Tavoitteena on perustella ja resurssoida teknologia ja toimintamalli organisaation tuotantoon eli jatkossa koko hyvinvointialueelle.
Toteutuksessa hyödynnetään mahdollisimman pitkälle olemassa olevia resursseja ja organisaation toimintamalleja. Sensorit ovat yksi teknologia kotiin vietävissä tukipalveluissa turvapuhelimien rinnalla, joten toiminnan tasolla samat ohjeet pätevät.
Ikääntyneiden tilannekuva -hankkeen hankekoordinaattori antavat lisäresurssia tarpeiden mukaisesti.
Tavoitteena on:
- ottaa käyttöön toimiva ja luotettava teknologia kotihoidon asiakkailla
- saada asiakkaasta ennakoivaa tietoa, jotta voidaan tukea hänen toimintakykyä, omatoimisuutta, itsenäisyyttä ja turvallisuutta kotona asumisessa
- osataan arvioida tarkemmin mitkä kotihoidon käynnit ovat tarpeellisia
- osataan tukea asiakasta enemmän etäpalveluilla (painopistettä enemmän etäpalveluihin)
- vähentää omaisten huolta ja ottaa heidät enemmän yhteistyöhön kotihoidossa
- tarkennetaan turvapalvelujen auttajatehtävien välitystä, ns. turhien käyntien määrää saadaan pienennettyä
- saadaan validia tietoa palveluista tiedolla johtamisen tueksi
Kotihoidon arki on nopeassa muutoksessa ja muutoksessa tarvitaan joustavuutta, kekseliäisyyttä ja nopeita ratkaisuja. Kokeilun alkuvaiheessa suurimmat muutokset ovat olleet koronapandemia, kotihoidon hoitajapula ja näistä aiheutunut resurssivaje niin ajan kuin työntekijöidenkin suhteen.
Suunnitelma ei aina vastaa arkea. Se mikä toimintamallissa tuntuu järkevälle ja mahdolliselle ei ole välttämättä työntekijöiden mielestä mahdollista tai mielekästä. Työntekijöiden osaamisen laaja kirjo asettaa haasteet kouluttamiselle, perehdyttämiselle, motivaation syntymiselle ja sitoutumiselle.
Teknologiaa ja palvelua tarjoavat yritykset myyvät mielikuvia. Millainen ymmärrys palvelua tarjoavalla taholla on kotihoidon käytännön arjesta, palveluprosessin käyttöönoton realiteetista tai teknologian toimivuudesta, ei vastaa aina myytyä tuotetta. Yhteinen kehittäminen on välttämätöntä, jotta saadaan organisaation tarpeita vastaava toimintatapa molempia tyydyttävällä tavalla. Yhteiskehittäminen on pitkäjäteistä ja jatkuvaa, kerralla ei saada valmista.
Mikäli kehittäjät tuleva työyhteisöön ulkopuolelta, on mahdollisesti vaikea hahmottaa toimintaan vaikuttavaa kokonaisuutta. Riskinä on kokeilun jääminen irralliseksi pysyvästä toiminnasta. Toiminta unohtuu pikkuhiljaa ja palataan vanhaan toimintatapaan.
Teknologiaa voi käyttää myös väärin. Tulee tunnistaa eettiset rajat yksityisyyden ja tietojen käsittelyn suhteen.