Innovatiivinen hankinta

1. Suunnittelu ja valmistelu 

TUNNISTA KEHITTÄMISTARVE JA MAHDOLLISUUDET INNOVATIIVISELLE HANKINNALLE

Jokaisen hankinnan lähtökohtana on tarpeen tunnistaminen. Innovatiivisissa hankinnoissa on oleellista että tarpeen jatkotyöstämiseen osallistuvat hankintaa tekevän organisaation lisäksi organisaation ulkopuoliset toimijat, kuten asiakkaat/loppukäyttäjät ja potentiaaliset toimittajat. Tarkoituksena on kirkastaa ja määritellä kehittämistarve tarkemmin yhdessä 

Innovatiivista hankintaa kannattaa soveltaa tilanteissa, joissa markkinoilta ei löydy tarpeeseen vastaavaa ratkaisua valmiina. Kun innovaatiorahoitusta käytetään hankinnan tukena, on tärkeää, että kehittävä toimittaja voi helposti tarjota ratkaisua myös muille julkisille hankintayksiköille, yksityissektorin käyttäjille sekä vientimarkkinoille. 

YHTEISTYÖSTÄ ETUA

Innovatiivisessa hankinnassa yhteistyön pääkohde ei niinkään ole yhteishankinta, vaan esikaupallinen vaihe ja hankinnan valmistelu. Innovatiivisten ratkaisujen tarpeiden tunnistaminen, markkinakartoitus, markkinavuoropuhelu sekä uusien ratkaisujen pilotointi ovat kaikki tehtäviä, joissa yhteistyöstä syntyy synergiaetuja. 

Ostajapuolten yhteistyöllä on mahdollisuus viestiä toimittajille kysynnän muutoksesta, kiinnostavan markkinan syntymisestä ja uuden innovatiivisen ratkaisun käyttöönottovalmiudesta. Näillä on tärkeä merkitys, kun toimittajat pohtivat, kuinka tosissaan ne lähtevät panostamaan resurssejaan uusien tuotteiden ja palveluiden kehittämiseen ja viimeistelyyn. Samalla ostajat voivat jakaa innovatiivisiin hankintoihin sisältyviä riskejä keskenään.  

VIESTI KEHITTÄMISTARPEISTA

Julkisia hankintoja tekevän organisaation on tärkeää kertoa kehitystarpeistaan markkinoille aikaisessa vaiheessa, jotta toimittajat saavat aikaa reagoida niihin ja voivat parhaassa tapauksessa suunnata kehitystyötään tarpeisiin vastaamiseksi, mikäli ne näkevät alueella myös laajempaa liiketoimintapotentiaalia. Ajoissa viestiminen luo mahdollisuuksia uudenlaisten ratkaisujen kehittymiseen hankintaprosessin aikana. Hankinnan onnistumisen kannalta on tärkeää, että tieto tavoittaa hankinnasta potentiaaliset tarjoajat ja herättää näissä kiinnostusta. 

KÄY MARKKINAVUOROPUHELUA

Uudenlaisten ratkaisujen hankinnassa on tärkeää markkinoiden tarjonnan tunteminen sekä toimittajien osallistuminen hankinnan suunnitteluun. Hankintalaki ei estä vuoropuhelun käymistä toimittajien kanssa ennen kilpailutusta. Hankintaorganisaation on kuitenkin huolehdittava, että avoimuus ja tarjoajien tasapuolinen kohtelu toteutuvat. Kilpailutusta edeltävässä markkinavuoropuhelussa hankintaorganisaatio valmistelee hankintaa yhdessä potentiaalisten toimittajien kanssa. Vuoropuhelua voidaan käydä kasvotusten pajoissa ja tilaisuuksissa sekä avoimissa verkkoympäristöissä. Markkinavuoropuhelun hyötyjä on kuvattu seuraavassa kuviossa. 

MÄÄRITTELE HANKINNAN KOHDE – OSTA TULOSTA

Innovatiivisessa hankinnassa hankinnan kohteen määrittelyssä painottuu ratkaisun avulla saavutettava tulos ja laatu. Tekniseen toteutukseen liittyvää yksityiskohtaista määrittelyä vältetään, paitsi välttämättömissä tapauksissa, esimerkiksi liittymärajapinnat olemassa oleviin järjestelmiin on kuitenkin yleensä tarpeen määritellä. Yksityiskohtien sijaan tarjouspyynnössä voidaan painottaa ratkaisun toiminnallisia vaatimuksia ja aikaansaatavia tuloksia, mikä sallii erilaiset vaihtoehtoiset tarjoukset. 

Tulospohjaisen hankinnan vaatimusmäärittelyssä voidaan soveltaa esimerkiksi 

• Toiminnallisia vaatimusmäärittelyjä: kuvataan hankittavan ratkaisun ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia, esimerkiksi ratkaisun tulee olla helposti kuljetettava tai nopeasti käyttöönotettava
• Suorituskykypohjaisia vaatimuksia: korostetaan hankittavan ratkaisun suorituskykyä ja tuloksia, joita sillä halutaan aikaansaada. Esimerkki: Ratkaisun tulee tuottaa puhdasta juomavettä x litraa minuutissa.
• Elinkaarikustannuksia: painotetaan ratkaisun hankintahintaa ja käyttö- ja huoltokustannuksia koko sen elinkaaren aikana. 

Sosio-ekonomisia ja ympäristövaikutuksia: korostetaan hankittavan ratkaisun vaikutuksia (esim. hiilijalanjälki)

Kun hankitaan tulosta, haasteeksi voi muodostua hyvien, vertailtavien ja helposti tulkittavien vertailukriteereiden laatiminen. Vaatimusmäärittelyn ja vertailukriteerien täytyy olla täsmällisiä ja mitattavia, jotta myös tarjoukset ovat hankintalain edellyttämällä tavalla vertailukelpoisia.

Kun hankitaan tulosta, haasteeksi voi muodostua hyvien, vertailtavien ja helposti tulkittavien vertailukriteereiden laatiminen. Vaatimusmäärittelyn ja vertailukriteerien täytyy olla täsmällisiä ja mitattavia, jotta myös tarjoukset ovat hankintalain edellyttämällä tavalla vertailukelpoisia.

KOKEILE JA TESTAA

Innovatiivisen hankinnan tärkeimpiä tehtäviä on uuden ratkaisun kokeilu ja testaaminen yhdessä käyttäjien kanssa. Ostajalle kokeilu antaa mahdollisuuden koekäyttää uutta ratkaisua ja antaa palautetta sen toimivuudesta. Toimittaja puolestaan saa käyttäjäpalautetta, jonka pohjalta se voi tehdä ratkaisuun käyttäjän kannalta olennaisia parannuksia. Kokeilu vähentää innovatiivisen ratkaisun hankintaan liittyviä riskejä
merkittävästi. 

Kokeilu toteutetaan tyypillisesti ennen hankinnan käynnistämistä erillisenä hankkeena. Tämä voi olla esimerkiksi osa tutkimus- ja kehityshanketta. Se voidaan myös toteuttaa tutkimus- ja kehitystyön hankintana, joka on niin sanottu esikaupallinen hankinta. Tällöin on kuitenkin syytä pitää huolta, ettei kokeiluun osallistuvan toimittajan voida katsoa saaneen kilpailuetua suhteessa kilpailijoihin. Tämä estetään muun muassa järjestämällä avoin haku kokeiluun ja hyödyntämällä toiminnallisia vaatimusmäärittelyjä varsinaisessa hankinnassa. 

Joissain tilanteissa koekäyttö voi olla järkevää toteuttaa hankintaprosessin aikana, esimerkiksi silloin, kun tuotteen tekninen testaus riittää. Palveluhankinnoissa tarvitaan toimivuuden ja vaikutusten arvioimiseksi kuitenkin perusteellisempi käyttäjäkokeilu, jota voi olla vaikea toteuttaa hankintaprosessin kuluessa. 

2. Kilpailutus

Hankintalaki tarjoaa monenlaisia mahdollisuuksia uudenlaisten ratkaisujen hankintaan ja kilpailutukseen. Hankintalain mahdollistamia menettelytapoja ovat muun muassa seuraavat innovatiivisiin hankintoihin soveltuvat lähestymistavat: Toiminnalliset ja suorituskykypohjaiset vaatimukset, elinkaarikustannukset, neuvottelumenettelyt, suunnittelukilpailu, esikaupalliset tutkimus- ja kehityshankinnat, kiinteähintainen kilpailutus.

Uudet projektitoteutusmallit: elinkaarimalli, allianssimalli voidaan hyödyntää erityisesti rakentamisen ja infrastruktuurin investoinneissa. Uudet projektitoteutusmallit luovat tilaa erityisesti uuden teknologian käyttöönotolle, prosessi-innovaatiolle sekä uusille toimintatavoille.

Uusi hankintadirektiivi sisältää uutena hankintamenettelynä innovaatiokumppanuuden (31 artikla). Se tullaan todennäköisesti ottamaan käyttöön myös Suomen valmisteilla olevassa hankintalaissa. Innovaatiokumppanuudessa kilpailutetaan toimittaja, joka toteuttaa sekä ratkaisun kehitystyön että toimituksen. Tilaaja määrittelee innovatiivisen tuotteen, palvelun tai rakennusurakan tarpeen, jota ei voida täyttää hankkimalla markkinoilla jo saatavilla olevia tuotteita tai palveluja. Innovaatiokumppanuus on jäsenneltävä peräkkäisiin vaiheisiin, jotka vastaavat tutkimus- ja innovointiprosessin eri vaiheita.

LUO KANNUSTEET SOPIMUKSENAIKAISELLE KEHITTÄMISELLE

Sopimuskauden aikaisen yhteistyön puitteet luodaan hankintasopimuksessa. Sopimuksessa on hyvä määritellä, miten paljon se jättää mahdollisuuksia jatkaa hankitun ratkaisun kehittämistä sopimuskauden aikana. Toimittajia voidaan kannustaa palveluiden kehittämiseen sopimuksen toteutuksen aikana. Etenkin pitkissä palvelusopimuksissa tarvitaan kannustimia myös sopimuksenaikaiseen tuotantotapojen edelleen kehittämiseen ja uuden teknologian käyttöönottoon. Sopimuskauden kuluessa syntyvät ratkaisut ovat tyypillisesti prosessin tuottavuutta ja palvelun laatua parantavia uudistuksia. Sopimuksiin voidaan sisällyttää erilaisia kannustimia innovointiin, jatkuvaan kehittämiseen kannustavia tulospohjaisia palkkioita sekä bonuksia.

3. Sopimuskauden hallinta

Toimittajasuhteen hallinta ja sopimuskauden aikainen yhteistyö on erityisen tärkeää innovatiivisissa julkisissa hankinnoissa. Sopimuskaudella on hyvä jatkaa hankinnan aikana syntynyttä vuoropuhelua ja pyrkiä kehittämään toimintaa yhdessä toimittajien kanssa. Loppukäyttäjät ja asiakkaat on tarpeellista ottaa tähän mukaan. 

Seurannan ja arvioinnin kautta ostaja saa tietoa hankinnan tavoitteiden toteutumisesta ja siitä miten toimittajat ovat suoriutuneet hankittujen tuotteiden ja palveluiden toimittamisessa. Jotta seuranta on mahdollista, hankintasopimuksessa on tärkeää määritellä selkeät ja täsmälliset tavoitteet ja mittarit, joilla palvelujen suorittamista seurataan. Näitä ovat esimerkiksi palvelutaso, vasteaika, kustannukset ja toimitusvarmuus. Seuranta ja arviointi kytketään sopimuksessa asetettuihin tulostavoitteisiin. Seurannalla ja arvioinnilla on tärkeä merkitys kaikissa hankinnoissa, mutta erityisen keskeisiä ne ovat tulosperusteisissa hankinnoissa. 

Seuranta- ja arviointitietoa voidaan kerätä monella tapaa ja tiedon, kuten esimerkiksi asiakaspalautteen, yhteinen käsittely tilaajan ja tuottajan välillä on tarpeellista. Tiedon yhteisellä käsittelyllä voidaan luoda jatkuvan parantamisen kulttuuria julkisiin palveluihin ilman, että seurantaan sidotaan myös muodollisia kannusteita.