| Innokylä

Toimintaympäristö

Helsingin kaupungilla on 23 terveysasematoimipistettä. Toiminnan tavoitteena on, että palvelumme olisivat asiakkaille heidän tarpeisiinsa vastaavia, oikea-aikaisesti toteutettuja ja tasalaatuisia eri toimipisteiden kesken. Kaupungin väestöpohjan kasvaessa ja väestörakenteen muuttuessa terveysasemapalveluihin tulee jatkossa kohdistumaan kasvavaa kysyntää. Terveysasemien toimintatapoja ja käytänteitä pyritään yhtenäistämään, jolloin vahvistamme toimintakulttuuria, jonka keskiössä on yhteinen asiakas ja jonka kanssa teemme moniammatillista yhteistä työtä.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Helsingin kaupungin terveysasemilla tehtiin keväällä 2024 havainnointikierros, jossa todettiin, että hoitotyön ammattilaiset hyödyntävät asiakkaiden hoidontarpeen arviointia (HTA) tehdessään rajatusti ammattilaisille suunnattuja hoidon tarpeen arvioinnissa käytettäviä työkaluja, kuten ISBAR-raportointimenetelmää.

ISBAR:ia hyödynnettiin osassa toimipisteistä, mutta se haluttiin ottaa terveysasemilla laaja-alaisesti käyttöön yhtenä hyvänä käytänteenä. ISBAR:in käytön tuottamat hyödyt oli aiemmin tunnistettu päivystysavun ja suun terveyden huollon puolella, missä ammattilaisten puheluiden johtamistaito oli vahvistunut, puheluiden kesto lyhentynyt ja konsultointikäytänteet olivat tehostuneet.

ISBAR:ia oli yritetty jalkauttaa terveysasemille jo aiemmin, mutta siinä ei oltu onnistuttu. Keskeisiksi haasteiksi oli tunnistettu mm. se, että kouluttautumiseen on haastava järjestää aikaa ja puitteita niin, että se tavoittaisi kaikki yli 1300 ammattilaista.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Asiakkaat toivovat saavansa terveysasemilla sujuvaa palvelua. Palvelun toivotaan olevan laadukasta ja nopeaa sekä viestinnältään niin selkeää, ettei heidän tarvitse olla terveysasemaan uudestaan yhteydessä saman asian tiimoilta. Myös ammattilaiset jakavat nämä toiveet ja lisäksi he toivovat sujuvia ja yhteneväisiä konsultointikäytänteitä. Organisaation näkökulmasta sujuvat palveluprosessit ja yhteneväiset käytännöt edistävät asiakkaan hoitoon pääsyn tavoitteiden saavuttamista sekä karsii pois ammattilaisten niin sanottua itseaiheuttamaa lisätyötä.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

ISBAR-verkkokoulutusmateriaalit suunniteltiin ja tuotettiin osallistavalla koulutusmuotoilulla. Koulutusmateriaalin suunnittelusta ja toteutuksesta vastasi projektiasiantuntija, joka kutsui yhteiseen kehittämiseen mukaan työntekijöitä, kehittäjiä, asiantuntijoita, projektityöntekijöitä ja esihenkilöitä. Koulutusten sisältöä jalostettiin palautteiden perusteella useassa kehityssyklissä. Lisäksi koulutusmateriaalit pilotointiin ennen käyttöönottoa.

Tavoiteltu muutos

Kouluttamisella vahvistetaan ammattilaisten hoidon tarpeen arviointiosaamista ja yhtenäisiä, sujuvia konsultointikäytänteitä. Toimintatapojen muutos tukee myös potilasturvallisuuden toteutumista.

Muutoksen mittaaminen

ISBAR-koulutusten tuottamaa muutosta seurataan useilla eri mittareilla. Verkkokoulutusympäristön osallistumisraportit kertovat, kuinka moni ammattilainen on mistäkin yksiköstä koulutuksen käynyt ja kuinka monella koulutukset ovat jääneet kesken. Verkkokurssit sisältävät myös pakollisen palautekyselyn, jossa on myös itsearviointiin perustuvan osio. Sen avulla saadaan tietoa koulutuksen välittömistä vaikutuksista. Palautekysely mahdollistaa myös avoimen palautteen antamisen ja näitä tietoja hyödynnetään koulutussisällön jatkuvaan kehittämiseen.

Koulutusten vaikutusten arviointia tehdään kuuden kuukauden kuluttua koulutusmateriaalien julkaisusta. Esihenkilöitä ohjeistetaan tekemään vaikutusten arviointi työyksiköittäin sekä jakamaan omat tulokset ja havainnot terveysasema-alueittain.

Toteutussuunnitelma

Koulutusmateriaalin työstämiseen varattiin aikaa kolme kuukautta ja laadittiin aikataulusuunnitelma (pedagoginen käsikirjoitus ja luonnos, palautteen kerääminen, sisällön muokkaus, palautteen kerääminen, sisällön tuottaminen, koulutusmateriaalin pilotointi, sisällön muokkaus palautteen perusteella ja julkaisu 30.6.2024 mennessä).

Koulutusten käyttöönoton tueksi laadittiin esihenkilöille erillinen tukimateriaali, jossa he saivat valmentavia ohjeita koulutusmateriaalien käyttöönottoon ja jalkautumisen seurantaan. Lisäksi työyhteisöjen tueksi laadittiin lisämateriaalipaketti, joka sisälsi neljä asiakasesimerkkiä, joita ammattilaiset voivat hyödyntää ISBAR:in käytön harjoitteluun pienryhmissä .

Koulutusten käyttöönottoon oli varattu aikaa puoli vuotta.

Kuvittele ja kokeile

Muiden kehittämien ratkaisujen hyödyntäminen

Koulutusmateriaalin sisällöntuotossa hyödynnettiin Helsingin kaupungin päivystysavun ja suun terveydenhuollon käyttämiä visuaalisia ISBAR-prosessikuvauksia, joissa oli avattu ammattilaisen näkökulmasta, mitä heidän omassa asiakasprosessissa tapahtuu ISBAR:in eri vaiheessa.

Ideointi

Halusimme lähteä rohkeasti soveltamaan perinteistä ISBAR-raportointimallia ja tunnistaa sekä havainnollistaa, miten moninaisesti sitä voi hyödyntää terveysasematyössä. Lisäksi halusimme muokata ISBAR:in käännöstermit ammattilaisille tutummiksi sanoiksi, jotta ISBAR tuntuisi heistä helposti lähestyttävämmältä.

Tavoitteena oli tuottaa laadukasta, informatiivista, motivoivaa ja innostavaa täydennyskoulutussisältöä ammattilaisten tarpeisiin. Ideoinnissa lähdettiin liikkeelle terveysasema palvelusta nousevista tavoitesisällöistä ja ratkaisuehdotusten etsimisestä, miten asiat saadaan esitettyä selkeästi, loogisesti ja havainnollistavasti.

Ideointivaiheessa huomioitiin myös se, ettei suurin osa ammattilaisista ole aiemmin käyttänyt Oppiva-verkkokoulutusympäristöä, ja että verkkokoulutusalustaan voi kohdistua ennakkoluuloja.

Kuvassa on kaksi tekstilaatikkoa. Vasemman puoleisessa on listattu allekkain termit, joiden ensimmäisistä kirjaimista muodostuu ISBAR-sana. Toisessa laatikossa käännöstermit on korvattu terveysasematyöntekijöille tutuimmilla sanoilla.

Kuvassa on vasemmalla ISBAR:in alkuperäiset käännöstermit ja oikealla muokkaamamme termit.

Kuvassa on havainnollistettu, miten ISBAR:in käyttöä sovelletaan terveysasematyössä.

Idean konkretisointi ja visualisointi

Verkkokoulutuksissa havainnollistettiin muun muassa se, miten ISBAR-raportointimenetelmän vaiheet toteutuvat konsultaatiotilanteissa silloin, kun ammattilainen itse konsultoi kollegaa ja silloin, kun häntä itseään konsultoidaan.

Kuvassa on havainnollistettu prosessikaavio, miten ISBAR:in eri vaiheet toteutuvat konsultoinnin rakenteena silloin, kun itse konsultoi kollegaa.

Prosessikuvauksessa on avattu, miten ISBAR-raportointimenetelmän vaiheet toteutuvat, kun ammattilainen konsultoi kollegaa.

Kuvassa on avattu prosessikulku siitä, miten ISBAR-raportointimenetelmän vaiheet toteutuvat silloin, kun ammattilaista itseään konsultoidaan.

Prosessikuvauksessa on avattu, miten ISBAR-raportointimenetelmän vaiheet toteutuvat, kun ammattilaista itseään konsultoidaan.

Kokeilun tavoitteet

Verkkokoulutusmateriaaleilla haluttiin edistää ISBAR-menetelmän laajamittaista käyttöönottoa Helsingin kaupungin terveysasemilla. Tavoitteena oli sujuvoittaa ammattilaisviestintää, tarjota ammattilaisille tukea yhtenäisiin konsultointikäytänteisiin sekä avata uusia näkökulmia myös moniammatillisen yhteistyön vahvistamiseen. Toisena tavoitteena oli kokeilla, miten verkkokoulutussisältöjen tuottaminen tapahtuu omasta palvelusta käsin ja tukeeko se käytännössä ammattilaisten osaamisen vahvistamista.

Kokeilussa opittua

Laadukkaat ja osallistavasti tuotetut koulutusmateriaalit tukevat ammattilaisten itsenäistä verkko-opiskelua. Palautelomakkeiden itsearviointiosuuksien perusteella koulutuksissa on tapahtunut välitöntä oppimista: ennen koulutusten käyntiä ammattilaiset arvioivat omaksi ISBAR-osaamistasoksi 3.8 (ka, asteikko 1-5) ja koulutusten jälkeen 4.3 (ka, asteikko 1-5).

Verkkokoulutukset oli mahdollista käydä itsenäisesti tai niiden sisältöihin voidaan perehtyä myös työyhteisön kesken, esimerkiksi osana viikkopalaveria. Ryhmätoteutuksessa koulutuksen välitöntä vaikuttavuuden arviointia on haastavampi tehdä. Yhteinen asian opiskelu haastaa työyhteisöä keskustelemaan yhteisistä toimintatavoista, toimintakulttuurin muutostarpeista, tavoitteista, aikataulusta ja arvioinnista. Toisaalta materiaalin yhteinen läpikäyminen ei välttämättä tue kaikkien ammattilaisten oppimista ja tällöin suuri osa asioista voi mennä täysin ohi.

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

ISBAR-verkkokoulutusmateriaalien tuottaminen tehtiin tiiviissä yhteistyössä terveysasemilla työskentelevien ammattilaisten kanssa. Verkkokoulutusten julkaisemisen yhteydessä terveysasemien esihenkilöt saivat erillisen esihenkilöpaketin, joka sisälsi perustietoja ISBAR-menetelmästä, sen käyttöön ottoon liittyvistä yleisistä haasteista ja ratkaisuehdotukset, joilla näihin haasteisiin koulutusten käyttöön oton yhteydessä tällä kertaa vastataan. Materiaalipaketissa annettiin esihenkilöiden tueksi valmentavia ohjeita siitä, miten menetelmän käyttöönottoa voi tukea työyhteisö ja yksilötasolla ja miten käyttöönoton etenemistä kannattaa seurata.

Esihenkilömateriaaliin sisältyi myös työyhteisölle suunnattu PowerPoint-esitys, johon osastonhoitajat ja ylilääkärit pystyivät tekemään omaa yksikköä koskevat täydennykset mm. käyttöönottoaikataulun osalta ja esittää sen avulla asian työyhteisölle. Lisäksi esihenkilömateriaaliin kuului ISBAR-menetelmän lisäharjoittelupaketti ohjeineen, eli neljä valmista asiakasesimerkkitapausta, joita voidaan hyödyntää ISBAR:in käytön harjoitteluun ja asian kertaamiseen pienryhmissä, yhteisöllisesti ammattilaisten osaamista syventäen.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Verkkokoulutusten jalkautumista tuki se, että kursien käyttöönotto oli sidottu palvelumme vuosikorttitavoitteeseen. Lisäksi esihenkilöille suunnattu valmentava tietopaketti koettiin hyväksi. Erityistä kiitosta sai myös se, että esihenkilöillä oli puoli vuotta aikaa koulutusmateriaalien jalkauttamiseen ja käyttöönottoon omissa yksiköissä, mikä koettiin riittävän pitkäksi ajaksi. ISBAR-koulutusten jalkautumista tuki myös se, että kursseja markkinoitiin useissa eri kanavissa ja verkostoissa.

Koulutusmateriaalit eivät kuitenkaan yksistään riitä näinkin suuren toimintamallin tai -tavan muutoksen jalkautumiseen ja juurtumiseen. Tähän vaaditaan, että myös esihenkilöt ovat itse käyneet kyseiset koulutukset ja että he sitoutuvat esimerkillään hyödyntämään ISBAR:ia. Esihenkilöt ovat lisäksi keskeisessä roolissa seuraamassa ja varmistamassa, että kaikki ammattilaiset osallistuvat kursseille. Esihenkilö voi myös haastaa työyhteisöä sitoutumaan ISBAR:in pitkäjänteiseen käyttämiseen ja aiheen säännölliseen kertaamiseen osana viikkopalavereita, jotta aihe ei unohdu ja jotta myös uudet työntekijät pääsevät toimintatapaan kiinni.

Koulutusmateriaalien vaikutuksen arvioinnin tukena voi esihenkilöille suunnata erillisen kyselyn aiheesta tai ohjeistaa esihenkilöt käymään läpi vaikutusten arviointia tukevan kysymyspatteriston omaa työyksikköä koskien. Tulokset voidaan jakaa yhteisesti terveysasema-alueittain esihenkilöverkostossa, jolloin hyvät käytänteet ja kokemukset saadaan jaettua myös kollegoille.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Koulutusmateriaalin muotoilussa kannattaa hyödyntää monipuolista ja laaja-alaista yhteistyöverkostoa, johon kuuluvat myös koulutusmateriaalin loppukäyttäjät. Onnistuneen lopputuloksen kannalta on tärkeää altistaa useamman kerran koulutusmateriaaliluonnokset palautteelle ja kuunnella ennen kaikkea käytännön työtä tekevien kommentteja kehitysehdotuksista.

Koulutusmateriaalia laadittaessa on hyvä miettiä myös sitä, hyötyisikö koulutusmateriaalista myös muut toimijat. Tämän kysymyksen vuoksi päädyimme itse jakamaan koulutusmateriaalin kahteen osaan ”osa 1. ISBAR-raportointimenetelmä ammattilaiselle” ja ”osa 2 (syventävä) ISBAR-raportointimenetelmä terveysasematyössä”, jolloin ensimmäinen koulutus soveltuu myös organisaatiomme sisäisille yhteistyökumppaneillemme. Halutessaan he voivat käydä myös syventävän osan ja miettiä, miten sen sisältö olisi sovellettavissa omiin palveluihin.

ISBAR-raportointimenetelmän laajamittainen käyttöönotto vaatii aikaa, paneutumista, esihenkilöstön ja johdon sitoutumista sekä ammattilaisten ja työyksiköiden valmentavaa johtamista. Verkkokoulutukset voivat toimia alkusysäyksenä henkilöstön kouluttamisessa ja tiedon levittämisessä, mutta laajempi toimintakulttuurin muutos ja juurtuminen tapahtuu työyksiköissä. Tärkeää on, että toiminnassa tunnistetaan myös ISBAR-menetelmän käyttöönoton vaikuttavuutta kuvaavat laadulliset ja määrälliset mittarit, joiden tuloksiin voidaan palataan säännöllisin väliajoin ja jakaa yhteiset onnistumiset sekä mahdolliset haasteet tai käyttöönoton karikot.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Puolessa vuodessa ISBAR-verkkokoulutukset on käynyt verkkokoulutusympäristön raporttien perusteella ensimmäisen kurssin on käynyt 450 ammattilaista ja toisen osan 350 ammattilaista. Nämä ovat suhteellisen pieni määrä henkilöstön kokonaismäärään nähden, joita on yli 1300. Tilastot eivät ole kuitenkaan täysin luotettavia, sillä osa yksiköistä on käynyt koulutukset läpi ryhmätoteutuksena, jolloin tilastoihin on rekisteröitynyt tällaisessa tilanteessa vain koulutuksen avannut ja sisällön esitellyt henkilö.

Koulutuksiin sisältyneisiin palautekyselyihin on käynyt vastaamassa yhteensä yli 300 henkilöä. Monille ammattilaisille ISBAR oli entuudestaan tuttu. Osa kurssilaisista kertoi toimineensa jo aiemmin ISBAR:in mukaisesti, vaikka eivät menetelmää aiemmin tunteneetkaan. Konsultointia koskevat kulkukaaviot koettiin hyviksi ja havainnollistaviksi. Erityistä kiitosta sai koulutusmateriaalien selkeys ja niiden sopiva pituus (2 x n. 20 min). Lisätoiveena esitettiin, että kurssimateriaaleissa voisi olla enemmän käytännön esimerkkejä.

Erityinen huomio koski sitä, että osa moniammatillisen ammattiryhmän edustajista kertoi saaneensa ISBAR-verkkokoulutusmateriaalien avulla ensimmäistä kertaa konsultointikoulutusta. Tämä on tärkeä havainto, mikäli tavoitteena on yhteneväiset moniammatilliset konsultointikäytänteet. ISBAR-raportointimalli luo hyvän rungon esimerkiksi konsultoinneille, mutta olennaista on se, että tuolloin molemmat osapuolet tuntevat ISBAR:in rakenteen ja osaa hyödyntää sitä työssään.

ISBAR-raportointimenetelmä terveysasemaympäristössä -verkkokoulutusten malli

Kuva

Kuva

Kuva

Kuva