Järjestö-kuntayhteistyön alueelliset elinvoimapajat

Alueelliset elinvoimapajat ovat järjestöjen ja kuntien yhteistyön kehittämisen ja verkostojen luomisen foorumeita, jotka kokoavat yhteen toimijoita useamman kunnan alueelta. Näissä kehittämistilaisuuksissa jäsennetään järjestöjen luontevaa roolia kuntien kumppanina hyvinvoinnin, terveyden ja elinvoiman edistämistyössä. Yhteistyön konkreettista kehittämistä tehdään työpajatyöskentelyn avulla. 

Toimintaympäristö **

Monet toimintaympäristössä tapahtuvat suuret muutokset vaikuttavat kuntiin ja järjestöihin. Mm. elämäntapojen muuttuminen, demokratian murros sekä väestönkasvun ja -rakenteen muutokset haastavat kunnat ja järjestöt uudistamaan toimintatapojaan ja kehittämään yhteistyötä.

Kunnan rooleina vahvistuvat elinvoima-, -hyvinvointi, -kehittäjä- ja kumppanuusrooli sekä osallisuus- ja yhteisörooli. Elinvoiman ja hyvinvoinnin edistäminen on laaja-alainen tehtävä, joka korostuu kunnan kaikessa toiminnassa ja toiminnoissa. Näitä ei voida edistää ilman monipuolista järjestökenttää ja yhteisesti sovittuja yhteistyökäytäntöjä. Toimintamallilla vahvistetaan järjestöjen luontevaa roolia kuntien kumppanina hyvinvoinnin, terveyden ja elinvoiman edistämistyössä.

Yhteistyön kehittäminen on kytkeytynyt nimenomaan kuntien toimintaympäristön muutokseen ja lisääntyneeseen tarpeeseen ottaa järjestöt ja paikalliset yhdistykset suunnitelmallisemmin mukaan hyvinvoinnin edistämiseen.

Malli sai alkunsa erityisesti sote-uudistuksen valmistelun myötä syntyneeseen kuntakentän muutokseen ja kuntien roolien uudistumiseen. Resurssien pieneneminen niin kunta- että järjestökentällä haastaa yhteistyön tekemistä ja edellyttää yhä vahvemmin verkostomaista työskentelyä paitsi oman kunnan sisällä, entistä vahvemmin myös yhdessä naapurikuntien ja niiden toimijoiden kanssa.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys **

Elinvoimapajat ovat avoimia kehittämistilaisuuksia kaikille järjestöille, yhdistyksille ja seuroille, kuntien eri toimialojen viranhaltijoille ja päättäjille, sekä kaikille kiinnostuneille, esim. valtionhallinnon, seurakuntien ja yritysten edustajille sekä kuntalaisille.

Elinvoimapajat järjestetään mieluiten ilta-aikaan, jolla mahdollistetaan paikallisten, vapaaehtoispohjalta toimivien järjestöjen edustajien osallistuminen.

Elinvoimapajat tarjoavat kaikenlaisille yhdistyksille matalan kynnyksen ja tasa-arvoisen mahdollisuuden osallistua yhteistyön kehittämiseen.

Kohderyhmät osallistuvat tilaisuudessa keskusteluun ja työpajatyöskentelyyn, jonka tavoitteena on tehdä konkreettisia suunnitelmia järjestö-kuntayhteistyön kehittämiseksi.

Suunnitteluun otetaan mukaan keskeisiä toimijoita. Keski-Suomessa mukana oli kunnan viranhaltijoita ja maakunnallisia Leader-ryhmiä. Kustakin kunnasta oli nimetty yhdyshenkilö.

Ratkaisun perusidea **

Alueelliset elinvoimapajat ovat järjestöjen ja kuntien yhteistyön kehittämisen ja verkostojen luomisen foorumeita, jotka kokoavat yhteen toimijoita useamman kunnan alueelta esim. seutukunnittain. Elinvoimapajoissa jäsennetään järjestöjen luontevaa roolia kuntien kumppanina hyvinvoinnin, terveyden ja elinvoiman edistämistyössä. Yhteistyön konkreettista kehittämistä tehdään työpajatyöskentelyn avulla. Toimintamallin yksi elementti on, että eri taustatahojen ja paikkakuntien edustajia kohtautetaan suunnitelmallisesti.

Alueellinen toteutus mahdollistaa uudet näkökulmat ja hyvien käytäntöjen jakamisen. Naapurikuntien/seutukunnan muiden kuntien tilanteesta ja käytännöistä kuuleminen avaa uusia näkökulmia omaan kuntaan. Toimintamalli antaa yhdenvertaiset mahdollisuudet järjestö-kuntayhteistyön kehittämiseen kaikille kunnille.

Elinvoimapajojen nimi nostaa tarkoituksellisesti esiin järjestöjen ja niiden toiminnan sidoksen kunnan elinvoimaan ja näin osaltaan kutsuu tarkastelemaan järjestö-kuntayhteistyötä totuttua laaja-alaisemmin. Tällainen laajempi katsantokanta innostaa uusia toimijoita mukaan ja näkemään merkityksensä osana kuntayhteisöä.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot **

1. Yhteistyön käynnistäminen

Yhteistyön käynnistämisen vaiheessa on hyvä huomioida se, että toimintamalli toimii parhaiten, kun se toteutetaan 2-3 elinvoimapajan prosessina yhdessä kumppaneiden kanssa sovitulla aikajanalla (esim. puolivuosittain). Esimerkiksi Keski-Suomessa elinvoimapajoja järjestettiin kolmen vuoden ajan aina kerran vuodessa.

Mallissa kunnat ovat kumppaneita. Päävastuu toteutuksesta ja organisoinnista on päätoteuttajataholla. Päätoteuttajatahoksi soveltuu parhaiten maakunnallinen tai alueellinen, puolueettomaksi koettu toimijataho, sillä näin pajojen kunnat ovat keskenään tasaveroisessa asemassa. Päätoteuttajatahoja fasilitointivastuu mahdollistaa myös sen, että kunnan edustajat voivat osallistua kehittämiseen ja vuorovaikutukseen täysipainoisesti ja tasavertaisesti muiden osallistujien kanssa. Keski-Suomessa päätoteuttajana on ollut Keski-Suomen Yhteisöjen Tuki ry:n Keski-Suomen vaikuttavat järjestöt-hanke ja KYT-järjestöpalvelut.

Päätoteuttajatahon sisällä sovitaan vastuuhenkilö/t, suositeltava määrä on kaksi vastuuhenkilöä. Vastuuhenkilöt ovat yhteydessä kunnanjohtajiin ja sopivat heidän kanssaan tilaisuuksien järjestämiseen liittyvästä aluejaosta sekä kuka toimii yhteyshenkilönä kustakin kunnasta.

Elinvoimapajojen toteutusalue sovitaan yhdessä kuntakumppaneiden kanssa. Alueeksi voidaan valita esim. seutukunta tai jokin muu muutaman kunnan kokoinen alue. Elinvoimapajoja voidaan järjestää myös koko maakunnan alueella. Esimerkiksi Keski-Suomen maakunta oli jaettu seitsemään elinvoimapaja-alueeseen, joista kuhunkin kuului 3-5 kuntaa.

Yksi alueen kunnasta toimii ns. isäntäkuntana tarjoten tilan tilaisuudelle. Päävastuu tilaisuuden toteutuksesta ja organisoinnista on päätoteuttajataholla. Onnistuneen lopputuloksen kannalta on kuitenkin oleellista, että kaikki alueen kunnat ja mahdolliset muut toteuttajatahot sitoutuvat omalla panoksellaan tilaisuuden suunnitteluun, toteuttamiseen ja tiedottamiseen.

 

2. Tilaisuuden suunnittelu

Kuntien yhteyshenkilöiden kanssa sovitaan tilaisuuden järjestämisen ajankohta mielellään mahdollisimman hyvissä ajoin ja sovitaan tiedottamiseen liittyvästä yhteistyöstä. Isäntäkunta vastaa tilojen varaamisesta ja kustantamisesta. Kahvituksesta pyydetään tarjouspyynnöt ja sovitaan mikä taho vastaa niiden kustannuksista.

Kunnan yhteyshenkilöiltä ja muilta olennaisilta kumppaneilta (esim. Leader-ryhmät) kuullaan toiveita tilaisuuden sisältöön liittyen. Pajojen teemat ja sisällöt kannattaa suunnitella jatkumoksi, mikä nivoo useamman tilaisuuden kokonaisuuden yhteen ja mahdollistaa yhteistyösuunnitelmien etenemisen seuraamisen. Jokaisessa elinvoimapajassa tiedollinen, ajankohtainen sisältö on keskeisessä roolissa ja tukee työpajatyöskentelyä.

 

3. Tiedottaminen

Tiedottaminen käynnistetään heti tilaisuuden ajankohdasta sopimisen jälkeen. Liikkeelle voi lähteä esim. ennakkomainoksella, mikäli tiedossa on vasta tilaisuuden teema, ajankohta ja paikka. Tai jos tässä vaiheessa on tiedossa koko ohjelma, voidaan tiedottaminen aloittaa heti yksityiskohtaisemman mainoksen ja lehdistötiedotteen avulla.

Tiedottamisessa käytetään monipuolisesti erilaisia viestintäkanavia: suoria sähköposteja esim. erilaisia listoja hyödyntäen, sosiaalista mediaa, erilaisia verkostoja, uutiskirjeitä ja kuntien tiedottamiskanavia. Kunnan yhteyshenkilöt tiedottavat tilaisuudesta kunnan sisällä. Tilaisuuteen kannattaa innostaa mukaan kirjoittamalla uutisia esim. paikalliseen Toimeksi.fi -verkkoalustaan. Kunnan edustajia innostetaan osallistumaan lähettämällä suorat kutsut kuntien johtajille, valtuustojen ja hallitusten puheenjohtajille sekä vammais- ja vanhusneuvostojen ja nuorisovaltuustojen puheenjohtajille.

Tilaisuuteen pyydetään ennakkoilmoittautuminen, jotta osataan varautua kahvitusmäärään ja työpajojen materiaalitarpeeseen. Ilmoittautumiset voi kerätä esim. GoogleForms:n avulla.

Kiinnostusta voidaan herättää ja tilaisuuteen innostaa mukaan myös erilaisin kampanjoiden avulla. Esimerkiksi Keski-Suomessa toteutettiin yhtenä vuonna leikkimielinen kimppakyyti-kisa. Osallistujat haastettiin saapumaan paikalle isommalla joukolla kimppakyydein – ilmastoystävällisesti ja yhteisöllisesti. Pajassa palkittiin pisimmän yhteenlasketun matkan yhteisellä kulkuneuvolla saapuneet. Toisena vuonna pajoihin liittyi Hyvän kierre- palkintokisa. Kisassa kerättiin avoimesti netissä ehdotuksia ja ilmiantoja järjestöpositiivisista huippuhenkilöistä ja teoista, jotka olivat edistäneet yhdistysten ja kunnan välistä yhteistyötä viimeisen vuoden aikana.

 

4. Tilaisuuden sisältö ja menetelmät

Elinvoimapajat ovat noin 2,5h iltatilaisuuksia, joista 1/3 on tietosisältöä, ja loput yhteistä työpajatyöskentely ja verkostoitumista. Tietosisältönä voi olla esim. asiantuntijapuheenvuoro, aiheeseen liittyvän tutkimuksen esittely tai keskustelupaneeli. Työpajoissa järjestöjen ja kuntien osallistujat tekevät konkreettisen yhteistyön kehittämissuunnitelman taustamateriaalin sekä yhteisen tarvekeskustelun pohjalta. Oleellista on, että yhteistyön suunnitelma nivotaan kussakin kunnassa osaksi muuta siellä tapahtuvaa järjestöyhteistyön kehittämistä.

Työpajatyöskentelylle on hyvä varata ainakin tunti. Työpajojen fasilitaattorit on hyvä sopia etukäteen. Fasilitaattoreina voivat toimia esimerkiksi kuntien yhdyshenkilöt. Heidän tehtäväänsä on huolehtia keskustelun pysyminen aiheessa ja että asiat tulevat kirjatuksi suunnitelmaan.

Tilaisuudella tuetaan myös paikkakuntien välisen vuorovaikutuksen vahvistumista ja keskinäistä oppimista. Illan ohjelmaan varataan aikaa osallistujien keskinäiseen keskusteluun ja hyviä käytäntöjen ja mallien jakamiseen.

Toimintamallin yksi elementti on, että eri taustatahojen edustajia kohtautetaan suunnitelmallisesti. Eri fasilitointimenetelmien avulla varmistetaan, että osallistujat eivät jää keskustelemaan pelkästään oman tutun porukan kanssa, vaan joutuvat keskustelemaan naapurikunnan osallistujien kanssa. Myös työskentely on fasilitoitua ja siinä käytetään inspiroivia työkaluja, joiden tavoitteena ei ole tietty ulkoapäin annettu kehittämispolku, vaan aidosti osallistujien ideoista ja tarpeista kumpuava konkreettinen suunnitelma.

Vinkit toimintamallin soveltajille **

Malli toimii parhaiten, kun se toteutetaan 2-3 pajan prosessina esim. puolivuosittain tai muun yhdessä sovitun ajan kuluessa. Yksi alueen kunnista toimii ns. isäntäkuntana, jossa tilaisuus järjestetään. Isäntäkunta vaihtuu vuosittain. Mallia voi soveltaa myös yksittäisen kunnan eri toimialojen järjestöyhteistyön kehittämiseen.

Pajojen teemat ja sisällöt kannattaa suunnitella jatkumoksi esimerkiksi ensimmäisessä pajassa syntyneiden kehittämistarpeiden pohjalta ja niiden toteutumisen seurantaa silmällä pitäen.

Käytännön vinkit kootusti:

  • Valmistaudu huolella, tee tiimityötä
  • Sitouta kuntien yhdyshenkilöt
  • Valitse teema huolella; tietosisältö tai vetovoimainen puhuja houkuttelee paikalle
  • Tee hyvissä ajoin (ennakko)mainos, muista viestiä myös tapahtuman jälkeen
  • Varaa riittävästi aikaa työpajatyöskentelylle ja vuorovaikutukselle
  • Vahvista naapurikuntien kohtaamisia
  • Panosta fasilitointiin ja inspiroiviin työskentelymenetelmiin, jotka tähtäävät mahdollisimman konkreettisiin tuotoksiin
  • Luo miellyttävä ja inspiroiva ilmapiiri, joka kannustaa yhteiseen innostavaan työskentelyyn. Ilmapiirin luomisessa tärkeitä elementtejä ovat mm. kahvitus tilaisuuden alussa, pientä purtavaa työpajatyöskentelyn lomassa, tervetulotoivotukset ovella tullessa ja kiitokset pois lähtiessä.
Arvioinnin tulokset tiivistettynä **

Osallistujilta on saatu palautetta tilaisuuksien aikana ja niiden jälkeen erikseen pyydetyllä palautteella. Palaute on kerätty Google-kyselyn avulla. Lisäksi päätoteuttajat ovat tehneet itsearviointia. Palautteita on tuotu esille aina seuraavissa elinvoimapajoissa.

Keski-Suomessa palautteiden mukaan tilaisuudet ovat palvelleet yhteistyön kehittämistä ja tarjonneet foorumin vuoropuhelulle ja yhteisen ymmärryksen lisäämiselle. Ne ovat tukeneet aitoa keskustelua ja verkostoitumista oman kunnan viranhaltijoiden ja päättäjien sekä yhdistysten kesken. Ne on koettu innostavaksi tavaksi koordinoida yhteistyötä. Eri toimijoita yli kuntarajojen yhteen kokoavat tilaisuudet koetaan tarpeellisiksi. Useassa kunnassa elinvoimapajassa tehdyt suunnitelmat ovat edenneet tai tilaisuus on toiminut sysäyksenä yhteistyön kehittämiselle.