1. Yhteistyön käynnistäminen
Yhteistyön käynnistämisen vaiheessa on hyvä huomioida se, että toimintamalli toimii parhaiten, kun se toteutetaan 2-3 elinvoimapajan prosessina yhdessä kumppaneiden kanssa sovitulla aikajanalla (esim. puolivuosittain). Esimerkiksi Keski-Suomessa elinvoimapajoja järjestettiin kolmen vuoden ajan aina kerran vuodessa.
Mallissa kunnat ovat kumppaneita. Päävastuu toteutuksesta ja organisoinnista on päätoteuttajataholla. Päätoteuttajatahoksi soveltuu parhaiten maakunnallinen tai alueellinen, puolueettomaksi koettu toimijataho, sillä näin pajojen kunnat ovat keskenään tasaveroisessa asemassa. Päätoteuttajatahoja fasilitointivastuu mahdollistaa myös sen, että kunnan edustajat voivat osallistua kehittämiseen ja vuorovaikutukseen täysipainoisesti ja tasavertaisesti muiden osallistujien kanssa. Keski-Suomessa päätoteuttajana on ollut Keski-Suomen Yhteisöjen Tuki ry:n Keski-Suomen vaikuttavat järjestöt-hanke ja KYT-järjestöpalvelut.
Päätoteuttajatahon sisällä sovitaan vastuuhenkilö/t, suositeltava määrä on kaksi vastuuhenkilöä. Vastuuhenkilöt ovat yhteydessä kunnanjohtajiin ja sopivat heidän kanssaan tilaisuuksien järjestämiseen liittyvästä aluejaosta sekä kuka toimii yhteyshenkilönä kustakin kunnasta.
Elinvoimapajojen toteutusalue sovitaan yhdessä kuntakumppaneiden kanssa. Alueeksi voidaan valita esim. seutukunta tai jokin muu muutaman kunnan kokoinen alue. Elinvoimapajoja voidaan järjestää myös koko maakunnan alueella. Esimerkiksi Keski-Suomen maakunta oli jaettu seitsemään elinvoimapaja-alueeseen, joista kuhunkin kuului 3-5 kuntaa.
Yksi alueen kunnasta toimii ns. isäntäkuntana tarjoten tilan tilaisuudelle. Päävastuu tilaisuuden toteutuksesta ja organisoinnista on päätoteuttajataholla. Onnistuneen lopputuloksen kannalta on kuitenkin oleellista, että kaikki alueen kunnat ja mahdolliset muut toteuttajatahot sitoutuvat omalla panoksellaan tilaisuuden suunnitteluun, toteuttamiseen ja tiedottamiseen.
2. Tilaisuuden suunnittelu
Kuntien yhteyshenkilöiden kanssa sovitaan tilaisuuden järjestämisen ajankohta mielellään mahdollisimman hyvissä ajoin ja sovitaan tiedottamiseen liittyvästä yhteistyöstä. Isäntäkunta vastaa tilojen varaamisesta ja kustantamisesta. Kahvituksesta pyydetään tarjouspyynnöt ja sovitaan mikä taho vastaa niiden kustannuksista.
Kunnan yhteyshenkilöiltä ja muilta olennaisilta kumppaneilta (esim. Leader-ryhmät) kuullaan toiveita tilaisuuden sisältöön liittyen. Pajojen teemat ja sisällöt kannattaa suunnitella jatkumoksi, mikä nivoo useamman tilaisuuden kokonaisuuden yhteen ja mahdollistaa yhteistyösuunnitelmien etenemisen seuraamisen. Jokaisessa elinvoimapajassa tiedollinen, ajankohtainen sisältö on keskeisessä roolissa ja tukee työpajatyöskentelyä.
3. Tiedottaminen
Tiedottaminen käynnistetään heti tilaisuuden ajankohdasta sopimisen jälkeen. Liikkeelle voi lähteä esim. ennakkomainoksella, mikäli tiedossa on vasta tilaisuuden teema, ajankohta ja paikka. Tai jos tässä vaiheessa on tiedossa koko ohjelma, voidaan tiedottaminen aloittaa heti yksityiskohtaisemman mainoksen ja lehdistötiedotteen avulla.
Tiedottamisessa käytetään monipuolisesti erilaisia viestintäkanavia: suoria sähköposteja esim. erilaisia listoja hyödyntäen, sosiaalista mediaa, erilaisia verkostoja, uutiskirjeitä ja kuntien tiedottamiskanavia. Kunnan yhteyshenkilöt tiedottavat tilaisuudesta kunnan sisällä. Tilaisuuteen kannattaa innostaa mukaan kirjoittamalla uutisia esim. paikalliseen Toimeksi.fi -verkkoalustaan. Kunnan edustajia innostetaan osallistumaan lähettämällä suorat kutsut kuntien johtajille, valtuustojen ja hallitusten puheenjohtajille sekä vammais- ja vanhusneuvostojen ja nuorisovaltuustojen puheenjohtajille.
Tilaisuuteen pyydetään ennakkoilmoittautuminen, jotta osataan varautua kahvitusmäärään ja työpajojen materiaalitarpeeseen. Ilmoittautumiset voi kerätä esim. GoogleForms:n avulla.
Kiinnostusta voidaan herättää ja tilaisuuteen innostaa mukaan myös erilaisin kampanjoiden avulla. Esimerkiksi Keski-Suomessa toteutettiin yhtenä vuonna leikkimielinen kimppakyyti-kisa. Osallistujat haastettiin saapumaan paikalle isommalla joukolla kimppakyydein – ilmastoystävällisesti ja yhteisöllisesti. Pajassa palkittiin pisimmän yhteenlasketun matkan yhteisellä kulkuneuvolla saapuneet. Toisena vuonna pajoihin liittyi Hyvän kierre- palkintokisa. Kisassa kerättiin avoimesti netissä ehdotuksia ja ilmiantoja järjestöpositiivisista huippuhenkilöistä ja teoista, jotka olivat edistäneet yhdistysten ja kunnan välistä yhteistyötä viimeisen vuoden aikana.
4. Tilaisuuden sisältö ja menetelmät
Elinvoimapajat ovat noin 2,5h iltatilaisuuksia, joista 1/3 on tietosisältöä, ja loput yhteistä työpajatyöskentely ja verkostoitumista. Tietosisältönä voi olla esim. asiantuntijapuheenvuoro, aiheeseen liittyvän tutkimuksen esittely tai keskustelupaneeli. Työpajoissa järjestöjen ja kuntien osallistujat tekevät konkreettisen yhteistyön kehittämissuunnitelman taustamateriaalin sekä yhteisen tarvekeskustelun pohjalta. Oleellista on, että yhteistyön suunnitelma nivotaan kussakin kunnassa osaksi muuta siellä tapahtuvaa järjestöyhteistyön kehittämistä.
Työpajatyöskentelylle on hyvä varata ainakin tunti. Työpajojen fasilitaattorit on hyvä sopia etukäteen. Fasilitaattoreina voivat toimia esimerkiksi kuntien yhdyshenkilöt. Heidän tehtäväänsä on huolehtia keskustelun pysyminen aiheessa ja että asiat tulevat kirjatuksi suunnitelmaan.
Tilaisuudella tuetaan myös paikkakuntien välisen vuorovaikutuksen vahvistumista ja keskinäistä oppimista. Illan ohjelmaan varataan aikaa osallistujien keskinäiseen keskusteluun ja hyviä käytäntöjen ja mallien jakamiseen.
Toimintamallin yksi elementti on, että eri taustatahojen edustajia kohtautetaan suunnitelmallisesti. Eri fasilitointimenetelmien avulla varmistetaan, että osallistujat eivät jää keskustelemaan pelkästään oman tutun porukan kanssa, vaan joutuvat keskustelemaan naapurikunnan osallistujien kanssa. Myös työskentely on fasilitoitua ja siinä käytetään inspiroivia työkaluja, joiden tavoitteena ei ole tietty ulkoapäin annettu kehittämispolku, vaan aidosti osallistujien ideoista ja tarpeista kumpuava konkreettinen suunnitelma.