Kansa-koulu-hankkeen Aluekoordinaattoritoiminta (RRP, P4, I3)
Aluekoordinaattoritoiminta on sosiaalialan osaamiskeskusten koordinoima, suunnitelmallinen, valtakunnallinen ja verkostomainen toimintatapa sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittämisen tueksi.
Oivalla ja ymmärrä
Sosiaalialan osaamiskeskusten verkosto koostuu kymmenestä alueellisesta osaamiskeskuksesta, jotka ovat vieneet sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittämistä eteenpäin Kansa-koulu-hankkeilla vuodesta 2015 alkaen. Kirjaamisosaamisen vahvistamistarpeiden taustalla on 1.4.2015 voimaan tullut (sittemmin uudella asiakastietolailla kumottu) laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista. Ensimmäinen Kansa-koulu-hanke käynnistyi asiakasasiakirjalain toimeenpanon tueksi. Aluekoordinaattoritoiminta on ollut kehittämistyön keskeinen toimintatapa aivan ensimmäisestä hankkeesta lähtien.
Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaympäristössä on tapahtunut valtava muutos, kun palvelujen järjestämisvastuu siirtyi kunnilta ja kuntayhtymiltä hyvinvointialueille 1.1.2023 alkaen. Kansallinen tahtotila on ollut rakentaa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluista laajempia kokonaisuuksia. Digitaalisuus sekä palvelujen ja tiedon saavutettavuus ja hyödynnettävyys ovat olleet vahvoja teemoja julkisen hallinnon kehittämisessä. Kansallisten tavoitteiden saavuttaminen vaatii toimintamallien yhdenmukaistamista. Sosiaalihuollossakin on pitänyt etsiä ja löytää omat tarpeet sekä toimintatavat, sillä palvelujen toimintalogiikka ja niiden taustalla oleva lainsäädäntö ovat erilaiset kuin terveydenhuollossa.
Laadukas asiakastyön kirjaaminen on edellytys sille, että hyvinvointialueet saavat tarvittavat tiedot palvelujen suunnittelun, järjestämisen, toteutuksen ja arvioinnin sekä johtamisen pohjalle. Tämä yhtä aikaa velvoittaa ja motivoi organisaatioita sosiaalihuollossa työskentelevien ammattilaisten kirjaamisosaamisen vahvistamiseen. Hyvinvointialueilla sekä yksityisillä sosiaalipalvelujen tuottajilla on entistä suurempi paine toimintamallien yhdenmukaistamiseen ja kirjaamiskäytäntöjen kehittämiseen, kun sosiaalihuollon liittymiselle osaksi Kanta-palveluja ja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa on olemassa lakisääteinen ja velvoittava takaraja. Asiakastietojen näkyminen OmaKannan kautta tulee vahvistamaan sosiaalihuollon asiakkaiden osallisuutta. Tämän myötä asiakastietoa kirjaavilta ammattilaisilta edellytetään entistä vahvempaa eettistä ja osallistavaa kirjaamisen osaamista.
Muita toimintaympäristöön vaikuttaneita tai jatkossa vaikuttavia lainsäädännöllisiä uudistuksia ovat muun muassa sosiaalihuoltolain, terveydenhuoltolain sekä erityislainsäädännön uudistaminen. Palvelujen järjestämistä ja tuottamista ohjaavat lainsäädännölliset reunaehdot ovat olleet jatkuvassa muutoksessa jo pitkään.
Sosiaalialan osaamiskeskukset ovat valtakunnallinen, lakisääteinen toimijaverkosto, joka on pystynyt vastaamaan toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin ja niistä nouseviin kehittämistarpeisiin nopeasti ja ketterästi. Hyvinvointialueuudistus on vaikuttanut myös sosiaalialan osaamiskeskusten toimintaan, ja osa niistä on siirtynyt hallinnollisesti jonkin toiminta-alueensa hyvinvointialueen rakenteisiin. Sosiaalialan osaamiskeskusten tulevaisuuden roolia, paikkaa ja tehtäviä tarkastellaan osana laajempaa sosiaalihuollon tutkimuksen, koulutuksen, kehittämisen ja innovaatioiden (TKKI) rakennetta.
Sosiaalihuollossa on tehty vuosia töitä rakenteisen kirjaamisen kehittämiseksi ja asiakirjojen rakenteisen tallentamisen edistämiseksi. Vuosina 2005–2011 toiminut Sosiaalialan tietoteknologian kehittämishanke (Tikesos) loi perustan ja suuntaviivat sosiaalihuollon tiedonhallinnan uudistukselle.
Varsinaisen aluekoordinaattoritoiminnan lähtökohtana on ollut sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain voimaantulo 1.4.2015. Laki toi sosiaalihuoltoon yleisen kirjaamisvelvoitteen, yhdenmukaiset asiakasasiakirjarakenteet, prosessit ja toimintamallit. Kirjaamisen kehittämisen kokonaisuus todettiin laajaksi, ja sen jalkauttaminen sosiaalihuollon organisaatioihin ja asiakastyön kentälle vaativaksi tehtäväksi. Valtionhallinnossa tiedostettiin tarve nopealle kansalliselle lain toimeenpanon tuelle ja tähän liittyvälle koulutukselle. Sosiaalialan osaamiskeskusten verkosto tunnistettiin ainoaksi tahoksi, jolla on osaamista ja verkostoja hoitaa tehtävä koko maassa kustannusvaikuttavasti.
Kaikissa sosiaalialan osaamiskeskuksissa on hankkeiden alusta lähtien toiminut aluekoordinaattori. Tällä on varmistettu alueellinen kattavuus ja toiminnan yhdenmukaisuus valtakunnallisesti. Aluekoordinaattorin tehtäväkuva on kehittynyt valmentajasta kirjaamisasiantuntijaverkostojen ylläpitäjäksi ja edelleen kirjaamisasiantuntijoiden ja kirjaamisen kehittämisestä vastaavien muiden henkilöiden tukijaksi ja rinnalla kulkijaksi. Seuraavaksi kuvataan, miten aluekoordinaattoritoiminta on kehittynyt Kansa-koulu-hankkeiden aikana vuosien saatossa.
Kansa-koulu-hanke – Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain toimeenpano (1.8.2015-31.12.2017)
Aluekoordinaattoreiden rooli keskittyi asiakasasiakirjalain toimeenpanon tueksi koottavan sosiaalihuollon kirjaamisvalmennuksen sisällön tuottamiseen sekä valmennusten järjestämiseen. Valmennuksista valmistui kirjaamisvalmentajia, ja aluekoordinaattorin tehtävänä oli tukea heitä omien alueellisten valmennusten suunnittelussa ja toteutuksessa. Ajatus oli, että yksi aluekoordinaattori voi kouluttaa alueille monta kirjaamisvalmentajaa, jotka taas järjestävät kirjaamisvalmennuksia edelleen omissa organisaatioissaan. Näin osaaminen leviää laajasti ja nopeasti. Alueellisten valmennusten toteutumista seurattiin valtakunnallisesti, ja kirjaamisvalmentajat raportoivat hankkeelle pitämistään alueellisista valmennuksista.
Aluekoordinaattoreilla oli merkittävä rooli myös tiedon kerääjinä ja välittäjinä alueellisen ja kansallisen tason välillä. Jokaiselle aluekoordinaattorille oli määriteltynä oma maantieteellinen alue, joka määräytyi pääsääntöisesti oman lakisääteisen osaamiskeskusalueen mukaisesti. Lisäksi aluekoordinaattoreista muodostettiin varahenkilöjärjestelmä, jotta myös mahdollisissa sairaustapauksissa valmennukset pystyttiin hoitamaan suunnitellusti joka puolella Suomea. Ensimmäisessä Kansa-koulu-hankkeessa toteutettiin lisäksi seitsemän alueellista Kanta-liittymisen pilottia, joiden kanssa aluekoordinaattorit tekivät tiiviisti yhteistyötä.
Kansa-koulu II - Määrämuotoisen kirjaamisen tuki sosiaalialalla (1.1.2018-31.12.2019)
Ensimmäisessä hankkeessa käynnistyneen kirjaamisvalmennuksen sekä kirjaamisvalmentajien alueellisen tuen tarpeet tunnistettiin edelleen. Valmennuksia ja alueellista tukea jatkettiin seuraavassa Kansa-koulu-hankkeessa. Valmennuksen kohderyhmää laajennettiin esihenkilöihin, pääkäyttäjiin, yksityisiin palvelutuottajiin sekä oppilaitoksiin. Valmennusten suuren kysynnän, kohderyhmän laajuuden ja toisaalta hankkeen pienempien resurssien vuoksi valmennusten toteutustapoja kehitettiin ja niissä siirryttiin hyödyntämään etäyhteyksiä. Aluekoordinaattorit tukivat alueellisten kirjaamisvalmentajaverkostojen järjestäytymistä ja toimintaa. Lisäksi aluekoordinaattorin vastuulla oli tiedottaminen sosiaalihuollon tiedonhallinnan ajankohtaisista asioista omalla alueellaan.
Kansa-koulu III - Sosiaalihuollon kirjaamisosaamisen vahvistaminen digitaalisesti (1.4.2020-31.12.2021)
Kansa-koulu III -hankkeessa aluekoordinaattorin rooli muuttui merkittävästi aiempaan verrattuna, kun kirjaamisvalmennukset tuotiin digitaaliselle oppimisalustalle. Hankkeessa tuotettiin neljän viikon mittainen tuettuun itseopiskeluun pohjautuva kirjaamisasiantuntijoiden verkkovalmennus, jota tarjottiin sekä suomeksi että ruotsiksi. Hankkeen kohderyhmä supistui käsittämään julkisella ja yksityisellä sektorilla sosiaalihuollossa työskentelevät ammattilaiset.
Aiemman kirjaamisvalmentajien valmennuksen sijaan alettiin puhua kirjaamisasiantuntijoiden valmennuksesta. Tähän päädyttiin, sillä tunnistettiin, että kirjaamisvalmentajilla oli alueilla muitakin asiantuntijarooleja, kuin pelkkä valmentaminen. Näitä olivat esimerkiksi tuen tarjoaminen työyhteisöjen arkipäiväisissä kirjaamistilanteissa tai Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotoissa. Hanke tuki kirjaamisasiantuntijoita tuottamalla avoimeen materiaalipankkiin monipuolista tukimateriaalia liittyen valmentamiseen, koulutusten suunnitteluun ja vaikeiden kysymysten ratkomiseen.
Aluekoordinaattorin rooli muuttui perinteisestä kouluttajasta valmennukseen osallistujan itsenäistä opiskelua tukevaksi fasilitaattoriksi. Aluekoordinaattoreiden tehtäväkuvat painottuivat enemmän alueelliseen työhön ja valmennettujen kirjaamisasiantuntijoiden tukemiseen verkostotoiminnan kautta. Verkostotoiminta jakautui hyvinvointialuekohtaisiin ja osaamiskeskusalueisiin perustuviin verkostoihin. Hankkeessa pilotoitiin uutena toimintamuotona valtakunnallinen kirjaamisasiantuntijoiden verkkotapahtuma Verkostofoorumi digitaalisella työskentelyalustalla. Hankkeessa tunnistettiin koordinoitu tiedottamisen tarve ja siirryttiin hankehallinnon kautta tapahtuvaan valtakunnalliseen viestintään. Tätä varten palkattiin viestintäkoordinaattori. Aluekoordinaattorin rooli alueellisessa viestinnässä väheni huomattavasti.
Kansa-koulu 4.0 - Sosiaalialan kirjaamisosaamisen vahvistaminen verkossa ja verkostoissa (1.5.-31.12.2022)
Kansa-koulu 4.0 -hankkeessa painopiste siirtyi entistä enemmän hyvinvointialueiden sekä yksityisten palveluntuottajien alueellisen työn tukemiseen, kirjaamisen kehittämisrakenteiden luomiseen sekä kirjaamisen yhdenmukaistamiseen ja osaamisen vahvistamiseen.
Hankkeen tehtävänä oli tuottaa alueellista tilannekuvaa ja kansallista vertailtavuutta hyvinvointialueiden kirjaamisen kehittämisen tilanteesta ja tarpeista. Aluekoordinaattorit osallistuivat hyvinvointialuetasoiseen yhteistyöhön ja verkostotyöskentely laajeni myös muiden kirjaamisen avainhenkilöiden, kuin ainoastaan alueille valmennettujen kirjaamisasiantuntijoiden kanssa tehtävään työhön.
Edellisessä hankkeessa pilotoidun Verkostofoorumi-verkkotapahtuman positiivisen palautteen perusteella päädyttiin järjestämään vastaavanlainen tapahtuma entistä monipuolisempana ja ajallisesti pidempänä. Tämä mahdollisti toimijoiden vertaistuen ja verkostoitumisen ajasta ja paikasta riippumatta. Verkkotapahtumaan rakennettiin kaikille yhteisen sisällön lisäksi hyvinvointialuekohtaiset osiot, joista aluekoordinaattorit vastasivat.
Kansa-koulu 5 - Sosiaalialan kirjaamisosaamisen vahvistaminen yhteiskehittämällä (1.1.2023-31.3.2024)
Aluekoordinaattorin työtä suunnattiin valmennusten lisäksi vastaamaan entistä enemmän alueiden tarpeisiin. Yhteistyön vastinparina ja keskeisenä yhteistyökumppanina ovat olleet kunkin hyvinvointialueen kirjaamiskoordinaattorit tai muut alueellisesta kirjaamisen kehittämisestä vastaavat avainhenkilöt. Heille tarjottava tuki räätälöitiin yksilöllisesti kunkin alueen tarpeen ja toisaalta yhteistyön mahdollisuuksien mukaan. Aluekoordinaattorin tehtävänä oli sopia hyvinvointialuekohtaisten kirjaamisasiantuntijarekisterien siirrosta kullekin hyvinvointialueelle ja toimia tukena alueellisten kirjaamisasiantuntijaverkostojen käynnistämiselle.
Hanke järjesti koordinoidusti alueiden avainhenkilöille suunnattua Avainhenkilöverkoston toimintaa digitaalisella työskentelyalustalla. Aluekoordinaattorit toimivat teemakohtaisten kokoontumisten fasilitaattoreina ja tiedon koostajina. Lisäksi aluekoordinaattorit ylläpitivät YTA-tasoisia tai muutoin alueellisesti laajempia kirjaamisen kehittämiseen liittyviä yhteistyöverkostoja alueiden tilanteiden ja tarpeiden pohjalta.
Aluekoordinaattoritoiminnan pääasiallista kohderyhmää ovat olleet sosiaalihuollossa työskentelevät ammattihenkilöt julkisella sektorilla. Aluekoordinaattoritoiminta käynnistyi julkiselle sektorille suunnatusta tuesta, ja toiminnan kohderyhmä on laajentunut kattamaan myös yksityiset toimijat sekä osittain alan oppilaitokset.
Hanke on koko toimintahistoriansa ajan kerännyt tietoa kirjaamisen kehittämiseen liittyvistä toiveista ja tuen tarpeista sekä palautetta toiminnastaan niin kirjaamisasiantuntijoilta kuin muilta avainhenkilöiltä. Aluekoordinaattorin työnkuva on muotoutunut ja toimintaa on kehitetty jatkuvasti eteenpäin saadun palautteen perusteella.
Aluekoordinaattoritoiminnan kautta järjestetylle tuelle on ollut laajaa tarvetta ja kysyntää, mutta resurssien puitteissa on ollut pakko tehdä rajauksia ja kohdennuksia jokaisen Kansa-koulu-hankkeen osalta erikseen.