| Innokylä

Toimintaympäristö

Avainhenkilöverkosto on toiminut Kansa-koulu 5 ja 6 -hankkeiden toimintakauden ajan tukena hyvinvointialueiden sosiaalihuollon kirjaamisen kehittäjille. Hyvinvointialueet ovat aloittaneet toimintansa Kansa-koulu 5 -hankkeen alkaessa 1.1.2023.

Lähtötilanne ja strategiset liittymäkohdat

Avainhenkilöverkoston toiminta on ollut osa Kansa-koulu 5-hankkeen toteutusta ja se syntyi tarpeeseen koota yhteen hyvinvointialueiden sosiaalihuollon kirjaamisen kehittäjiä. Avainhenkilöverkoston toimintaa jatkettiin Kansa-koulu 6 -hannkkeessa.

Kehitystyön lähtökohtana olevat tarpeet

Kansa-koulu 5 -hankkeessa avainhenkilöverkoston tavoitteena oli koota hyvinvointialueiden sosiaalihuollon kirjaamista kehittävät avainhenkilöt eli kirjaamiskoordinaattorit tai muut alueilla kirjaamisen kehittämistä edistävät henkilöt yhteiseen työskentelyyn. Työskentelyn oli tarkoitus tukea avainhenkilöiden omaa kehittämistyötä hyvinvointialueilla. Kansa-koulu 6 -hankkeen aikana avainhenkilöverkoston kokoonpanoa täydennettiin monitoimijaiseksi ottamalla mukaan edustajia yksityisistä organisaatioista ja oppilaitoksista.

Kehittäjäjoukon kokoaminen ja yhteiskehittäminen

Hyvinvointialueiden sosiaalihuollon kirjaamista kehittävät avainhenkilöt eli kirjaamiskoordinaattorit tai muut alueilla kirjaamisen kehittämistä edistävät henkilöt kutsuttiin Kansa-koulu 5 -hankkeen ajan yhteiseen (työpaja)työskentelyyn, jossa mahdollistettiin vertaistuki, yhdessä oppiminen sekä hyvien käytäntöjen jakaminen.

Kansa-koulu 6 -hankkeen aikana avainhenkilöverkostossa tiivistettiin verkostoyhteistyötä, jotta tuetaan alueellisten kirjaamisverkostojen ja THL:n kansallisen kirjaamisverkostotoiminnan yhteistoimintaa. Avainhenkilöverkostoon kutsuttiin hyvinvointialueiden avainhenkilöiden lisäksi kirjaamisen kehittämisen edustajia yksityisistä organisaatioista, sosiaalialan osaamiskeskuksista ja koulutusorganisaatioista.

Tavoiteltu muutos

Kansa-koulu 5 -hankkeen aikana avainhenkilöverkostotoiminnan tavoitteena oli, että hyvinvointialueiden kirjaamisen kehittämisen nykytila, keskeiset toimijat ja kehittämistarpeita on tunnistettu. Työpajatyöskentelyn aiheet valittiin niin, että ne tukevat hankkeen tavoitteita ja hyvinvointialueiden kirjaamiskäytäntöjen kehittämistä.

Kansa-koulu 6 -hankkeen aikana avainhenkilöverkoston tavoitteena oli erityisesti se, että tunnistetaan, arvioidaan ja soveltuvin osin yhdistetään Kansa-koulun toimintamalleja ja materiaaleja osaksi kansallista kirjaamisen tukea.

Muutoksen mittaaminen

Avainhenkilöverkoston toiminnan mittareina käytettiin toimintaan osallistuneiden avainhenkilöiden määrää ja hyvinvointialueiden kattavuustietoa, tapaamisten, työpajojen ja osallistujien määrää sekä osallistujien itsearviointia työskentelyn hyödyllisyydestä.

Toteutussuunnitelma

Avainhenkilöverkoston työpajoja järjestettiin koko Kansa-koulu 5 -hankekauden ajan säännöllisesti, yhteensä 8 työpajaa. Työskentelyssä hyödynnettiin digitaalista työskentelysalustaa. Työpajatyöskentelyn aiheet valittiin niin, että ne tukevat hankkeen tavoitteita ja hyvinvointialueiden kirjaamiskäytäntöjen kehittämistä. Työskentelyä tuettiin myös hyvinvointialuekohtaisissa ja hyvinvointialuerajat ylittävissä tapaamisissa. Työskentelyn tuotoksia on kuvattu Innokylään ja niiden julkaisusta on kerrottu myös THL:n sote-kirjaamisen kehittämistä edistävässä verkostossa.

Avainhenkilöverkoston työpajoja järjestettiin neljä Kansa-koulu 6 -hankkeen aikana. Työskentely keskittyi erityisesti hankkeen tavoitteiden toteutumiseen eli siihen, että tunnistetaan, arvioidaan ja soveltuvin osin yhdistetään Kansa-koulun toimintamalleja ja materiaaleja osaksi kansallista kirjaamisen tukea. Toiminnalla pyrittiin myös tukemaan verkostojen yhteistoimintaa, joten käsitellyistä teemoista tehtiin nostoja myös THL:n sote-kirjaamisen kansalliseen verkostoon.

Kohderyhmä ja asiakasymmärrys

Kohderyhmä ja toiminnan tarpeet on tunnistettu osin jo aiemmissa Kansa-koulu-hankkeissa ja avainhenkilöverkoston kokoonpanoa täsmennettiin hankkeiden edetessä.

Kuvittele ja kokeile

Kuvaa ja jaa

Ratkaisun perusidea

Kansa-koulu 5 -hankkeen aikana avainhenkilöverkostoon kutsuttiin hyvinvointialueiden sosiaalihuollon kirjaamista kehittävät avainhenkilöt eli kirjaamiskoordinaattorit tai muut alueilla kirjaamisen kehittämistä edistävät henkilöt. Avainhenkilöverkoston toiminnassa ovat olleet mukana myös kaikki Kansa-koulu-hankkeen aluekoordinaattorit. Kansa-koulu 6 -hankkeen aikana avainhenkilöverkostoon kutsuttiin hyvinvointialueiden avainhenkilöiden lisäksi kirjaamisen kehittämisen edustajia yksityisistä organisaatioista, sosiaalialan osaamiskeskuksista ja koulutusorganisaatioista.

Avainhenkilöverkostossa järjestettiin yhteensä 8 työpajaa avainhenkilöille Kansa-koulu 5 -hankkeen aikana. Työpajat järjestettiin etäkokouksina, joissa hyödynnettiin digitaalista työskentelyalustaa. Työpajatyöskentelyn aiheet valittiin niin, että ne tukevat hankkeen tavoitteita ja hyvinvointialueiden kirjaamiskäytäntöjen kehittämistä. Työpajojen rakenne suunniteltiin etukäteen. Työpajat koostuivat usein ennakkotehtävästä, teemakohtaisista alustuksista, ohjatuista ryhmäkeskusteluista ja/tai muusta yhteisestä työskentelystä. Työpajoja hyödynnettiin myös hankkeen ajankohtaisista asioista tiedottamiseen. Työpajojen teemoista koostettiin yhteenvedot ja osasta työpajoja on koostettu Innokylässä julkaistuja tuotoksia, jotka ovat tämän toimintamallin liitteinä.

Kansa-koulu 5 -hankkeen aikana avainhenkilöverkoston kohderyhmän eli avainhenkilöiden tehtäviin on voinut kuulua esimerkiksi hyvinvointialueella kouluttaminen tai koulutussuunnittelu ja -koordinointi kirjaamisen teemoista. Avainhenkilöt ovat edistäneet hyvinvointialueellaan valtakunnallisten toimintatapojen käyttöönottoa. Avainhenkilöverkoston tavoitteena on ollut tarjota näille sosiaalihuollon ammattilaisille lisätukea ja -ohjausta, jotta he pystyvät omalla hyvinvointialueellaan tekemään koulutussuunnittelua sekä edistämään kirjaamiseen liittyvää osaamista ja uutta tietoa. Kansa-koulu 6 -hankkeessa työpajoihin kutsuttiin myös yksityisten organisaatioiden kirjaamisen kehittäjiä.

Osana avainhenkilöverkostotoimintaa Kansa-koulu 5 -hankkeen aikana, avainhenkilöille tarjottiin mahdollisuus suorittaa kirjaamisasiantuntijavalmennus syksyllä 2023. Myös kertaavan valmennuksen ryhmä järjestettiin avainhenkilöille syksyllä 2023. Tarkoituksena oli tarjota avainhenkilöille mahdollisuus tutustua kirjaamisasiantuntijavalmennuksen sisältöön, jotta he hahmottaisivat valmennuskonseptin ja heidän olisi helpompi valita varsinaisiin valmennuksiin osallistujat alueeltaan. Tavoitteena oli myös, että muut kuin sosiaalihuoltotaustaiset avainhenkilöt (esim. terveydenhuoltotaustaiset kirjaamiskoordinaattorit) pääsevät perehtymään sosiaalihuollon kirjaamiseen.

Kansa-koulu 6 -hankkeen aikana avainhenkilöverkoston työpajoja järjestettiin neljä. Pääfokus työpajoissa oli se, että tunnistetaan, arvioidaan ja soveltuvin osin yhdistetään Kansa-koulun toimintamalleja ja materiaaleja osaksi kansallista kirjaamisen tukea.

Avainhenkilöverkoston tarkoituksena oli myös tarjota verkostoon osallistuville sosiaalihuollon kirjaamista kehittäville asiantuntijoille tiivistettyjä, ajankohtaisia tietopaketteja sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämisestä kansallisesti ja alueellisesti. Verkoston oli tarkoitus toimia myös oppimisympäristönä ja oppimisen jakamisen areenana. Verkoston oli tarkoitus tukea kirjaamisen kehittäjiä omien alueellisten verkostojen kehittämisessä ja antaa uudenlaisia näkökulmia oman organisaation kirjaamisen kehittämiseen.

Hanke arvioi, että avainhenkilöiden osaamisen kasvaessa verkoston toiminta palvelee sekä julkisten että yksityisten organisaatioiden sosiaalihuoltoa eli välillisesti kohderyhmänä on koko sosiaalihuollon henkilöstö. Hankkeen työntekijät Kansa-koulu 5 -hankkeen aikana, erityisesti aluekoordinaattorit tukivat työpajatoimintaa ja avainhenkilöverkoston teemoja on voitiin edistää myös aluetyön keinoin.

Kansa-koulu 6 -hankkeessa valtakunnallista yhteistyötä ja aluetyötä pyrittiin tukemaan kutsumalla kaikista osaamiskeskuksista edustajat avainhenkilöverkostoon. Osa hankehenkilöstöstä osallistui myös THL:n sote-kirjaamisen kansalliseen verkostoon ja sinne tehtyjen avainhenkilöverkoston työskentelystä tehtyjen yhteenvetojen ja nostojen avulla pyrittiin edistämään näiden verkostojen yhteistoimintaa. Hankehenkilöstö osallistui myös mahdollisuuksien mukaan muihin kansallisten toimijoiden koordinoiviin verkostoihin ja koulutustilaisuuksiin.

Toimivuuden ja käyttöönoton ehdot

Digitaalista alustaa hyödyntävä Avainhenkilöverkosto on osoittautunut kustannustehokkaaksi tavaksi verkostoida kirjaamista kehittäviä henkilöitä ympäri Suomen. Toiminnan avulla on tavoitettu hyvin kohdeyleisö. Valtakunnallisen toteutuksen on mahdollistanut osin sosiaalialan osaamiskeskusten yhteistyö ja aiemmat Kansa-koulu-hankkeet.

Avainhenkilöverkoston toteutuksessa on tarvittu laajasti erilaista osaamista:

käytännön substanssiosaamista,
pedagogista osaamista,
fasilitointiosaamista,
viestintäosaamista,
kuratointiosaamista,
tietoteknisiä valmiuksia,
sidosryhmä- ja verkosto-osaamista,
hankejohtamisen ja hankehallinnon osaamista,
prosessien ja kokonaisuuksien johtamista,
käytettävyyden ja asiakasosallisuuden huomioimista ja
saavutettavuuden huomioimista.

Toteutuksessa olennaista on ollut myös tiivis yhteistyö kansallisten toimijoiden kanssa.

Vinkit toimintamallin soveltajille

Avainhenkilöverkoston tyyppinen konsepti on hyödynnettävissä moniin erilaisiin foorumeihin eri palvelusektoreille ja kohderyhmille, esimerkiksi asiakastietojärjestelmien pääkäyttäjille. Digitaalista työskentelyalustaa hyödyntävä toimintamalli toimii hyvin, koska se on osin toteutettavissa paikasta tai ajasta riippumatta isommallekin kohderyhmälle.

Avainhenkilöverkoston kaltaisen toiminnan kehittäminen ja ylläpitäminen vaatii toiminnan alussa, sen kehittämisessä ja sisällöntuotantovaiheessa kohderyhmän tarkkaa määrittelemistä ja rajaamista sekä riittävästi aikaa suunnitteluun ja testaukseen. Se vaatii myös fasilitaattorien roolien määrittämistä ja saatavuuden huomioimista esimerkiksi kaksikielisyyden mahdollistamisessa. Lisäksi vaaditaan kokeilunhalua, rohkeutta ja ennakkoluulottomuutta sekä ennen kaikkea pedagogista pelisilmää.

Avainhenkilöverkoston toteutukseen tarvitaan riittävästi henkilöstöresursseja, sidosryhmäosaamista, viestinnän osaamista ja sen merkityksen ja mahdollisuuksien pohtimista sekä johtamisosaamista, jotta osataan hyödyntää ja kohdentaa erilaisia rooleja ja työntekijöiden erityisosaamista, vahvuusalueita ja käytännön substanssiosaamista. Toiminnan ylläpitämiseen vaaditaan jatkuvaa ja ketterää kehittämistä, esimerkiksi systemaattista toiminnan arviointia ja palautteiden keräämistä ja niiden analysointia sekä valmiutta tehdä muutoksia nopeassakin aikataulussa koordinoinnin avulla.

Arvioinnin tulokset tiivistettynä

Avainhenkilöverkoston toimivuutta on arvioitu osallistujilta saadun palautteen perusteella Kansa-koulu 5 -hankkeessa. Toimintamallissa hyödynnettiin digitaalista työskentelyalustaa, joka on saadun palautteen mukaan ollut toimiva ja siinä on ollut helppo navigoida. Työtilan materiaaleja on hyödynnetty myös työpajojen välillä varsin laajasti.

Avainhenkilöverkoston työpajojen sisällöt ja toteutustapa ovat olleet toimivia ja verkostoon osallistuminen on vahvistanut osallistujien roolia kirjaamisen kehittäjänä. Työpajat auttoivat osallistujia hahmottamaan oman alueen kehittämistarpeita ja tukivat oman alueen kirjaamiskäytäntöjen kehittämistä. Työpajoista on saatu apua kirjaamisen kehittämisen toimintamallien muodostumiseen.

Avainhenkilöverkoston työpajat ovat toimineet monipuolisesti sekä uuden tiedon jakamisen areenana että keskustelufoorumina osallistujille. Toteutustapa mahdollisti yhdessä oppimisen, verkostoitumisen ja vertaistuen. Osallistujat kokivat myös, että omasta osaamisesta oli hyötyä muille. Tyypillinen avoin palaute avainhenkilöverkoston toiminnasta: "Työpajat ovat auttaneet suuntaamaan alueen kehittämistyötä. Työpajoissa jaetut hyvät käytännöt ovat tukeneet omaa työtä. Vertaistuki on ollut merkittävää."

Myös avainhenkilöille järjestetyistä omista kirjaamisasiantuntijavalmennusryhmistä saatiin erittäin hyvää palautetta. Uudet asiantuntijat arvioivat valmennuksen kokonaisarvosanan keskiarvolla 4,4 kun 5 oli erinomainen. Kertaavaan valmennukseen osallistuneet avainhenkilöt arvioivat kokonaisarvosanaksi 4,5. Esimerkkipalaute kirjaamisasiantuntijavalmennukseen osallistuneelta: "Kiitos valmennuksesta, mielestäni se oli sopivan mittainen ja monipuolinen. Vaatii vielä hieman sitä, että asioita saa "pureskeltua" konkreettiseen muotoon. Hienoa on, että saamme käyttöömme materiaaleja, joita jatkossa voimme hyödyntää organisaatiossamme. :)"

Kansa-koulu 6 -hankkeessa jokaisesta avainhenkilöverkoston työpajasta kerättiin osallistujapalaute ja arviointia tehtiin vielä erikseen avainhenkilöverkoston päätöstyöpajassa 28.11.2024. Arviointia pyydettiin väittämien avulla ja avoimena palautteena. Päätöstyöpajassa kerätyn palautteen perusteella avainhenkilöverkoston tavoitteet oli määritelty selkeästi. Yksittäisistä työpajoista kerätyn palautteen perusteella avainhenkilöverkoston työpajojen sisältö vastasi hyvin osallistujien odotuksia ja työpajoissa käsiteltävät teemat olivat työn kannalta hyödyllisiä. Avoimissa palautteissa korostuivat kiitokset siitä, että avainhenkilöverkoston työpajoja järjestettiin niin, että eri toimijoiden näkökulmat ja vertaistuki mahdollistettiin pienryhmäkeskusteluissa ja yhteisissä keskusteluissa.

Kansa-koulu-hankkeen Avainhenkilöverkosto (RRP, P4, I3)