Kansa-koulu-hankkeen Kirjaamisfoorumi.fi – Avoin materiaali (RRP, P4, I3)
Kansa-koulu-hankkeiden digitaalisen oppimisympäristön ympärille on rakennettu verkkosivut (www.kirjaamisfoorumi.fi), joilta löytyy mm. avointa oppimateriaalia, vastauspankki ja tietoa kirjaamisasiantuntijana toimimisesta.
Sosiaalialan osaamiskeskusten verkosto koostuu kymmenestä alueellisesta osaamiskeskuksesta, jotka ovat vieneet sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittämistä eteenpäin Kansa-koulu-hankkeilla vuodesta 2015 alkaen. Kirjaamisosaamisen vahvistamistarpeiden taustalla on 1.4.2015 voimaan tullut (sittemmin uudella asiakastietolailla kumottu) laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista. Ensimmäinen Kansa-koulu-hanke käynnistyi asiakasasiakirjalain toimeenpanon tueksi. Kirjaamisvalmennuksen järjestäminen on ollut kehittämistyön keskeinen toimintatapa aivan ensimmäisestä hankkeesta lähtien.
Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaympäristössä on tapahtunut valtava muutos, kun palvelujen järjestämisvastuu siirtyi kunnilta ja kuntayhtymiltä hyvinvointialueille 1.1.2023 alkaen. Kansallinen tahtotila on ollut rakentaa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluista laajempia kokonaisuuksia. Digitaalisuus sekä palvelujen ja tiedon saavutettavuus ja hyödynnettävyys ovat olleet vahvoja teemoja julkisen hallinnon kehittämisessä. Kansallisten tavoitteiden saavuttaminen vaatii toimintamallien yhdenmukaistamista. Sosiaalihuollossakin on pitänyt etsiä ja löytää omat tarpeet sekä toimintatavat, sillä palvelujen toimintalogiikka ja niiden taustalla oleva lainsäädäntö ovat erilaiset kuin terveydenhuollossa.
Laadukas asiakastyön kirjaaminen on edellytys sille, että hyvinvointialueet saavat tarvittavat tiedot palvelujen suunnittelun, järjestämisen, toteutuksen ja arvioinnin sekä johtamisen pohjalle. Tämä yhtä aikaa velvoittaa ja motivoi organisaatioita sosiaalihuollossa työskentelevien ammattilaisten kirjaamisosaamisen kehittämiseen.
Sosiaalihuollon kirjaamisen kehittämistarpeet eivät ole katoamassa lähivuosina minnekään. Hyvinvointialueilla sekä yksityisillä sosiaalipalvelujen tuottajilla on entistä suurempi paine oman toimintansa kehittämiseen, kun sosiaalihuollon liittymiselle osaksi Kanta-palveluja ja Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoa on olemassa lakisääteinen ja velvoittava takaraja. Asiakastietojen näkyminen OmaKannan kautta tulee vahvistamaan sosiaalihuollon asiakkaiden osallisuutta. Tämän myötä asiakastietoa kirjaavilta ammattilaisilta edellytetään entistä vahvempaa eettistä ja osallistavaa kirjaamisen osaamista.
Hyvinvointialueuudistuksen ja Kanta-palveluihin liittymisen lisäksi kirjaamisasiantuntijavalmennukseen ovat viime vuosina vaikuttaneet muun muassa asiakasasiakirjalain ja sen korvanneen asiakastietolain sekä toisiolain voimaantulo, sekä sähköiseen arkistointiin liittyvät muutokset. Koronaviruksen aiheuttama pandemia vaikutti puolestaan voimakkaasti kirjaamisasiantuntijavalmennuksen kohderyhmän toimintaan. Vaikutukset olivat kuitenkin aiempiin, paikan päällä järjestettyihin valmennuksiin verrattuna vähäisempiä, koska valmennus on toteutettu suunnitellusti etäyhteyksin jo toisesta Kansa-koulu-hankkeesta lähtien. Saman aikaisesti kehitettiin kirjaamisfoorumi.fi avoin verkkosivusto valmennettujen kirjaamisasiantuntijoiden tueksi.
Sosiaalialan osaamiskeskukset ovat valtakunnallinen, lakisääteinen toimijaverkosto, joka on pystynyt vastaamaan toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin ja niistä nouseviin kehittämistarpeisiin nopeasti ja ketterästi. Hyvinvointialueuudistus on vaikuttanut myös sosiaalialan osaamiskeskusten toimintaan, ja osa niistä on siirtynyt hallinnollisesti jonkin toiminta-alueensa hyvinvointialueen rakenteisiin. Sosiaalialan osaamiskeskusten tulevaisuuden roolia, paikkaa ja tehtäviä tarkastellaan osana laajempaa sosiaalihuollon tutkimuksen, koulutuksen, kehittämisen ja innovaatioiden (TKKI) rakennetta.
Kirjaamisasiantuntijatoimintaa tukeva avoin materiaali on mukautunut vuosien varrella toimintaympäristön muutoksiin – organisaatioiden osaamisen lisäämiseen käytettävää oppimateriaalia on päivitetty, materiaalia on eri Kansa-koulu-hankkeissa tuotettu lisää ja materiaalien sisällöt ja kohdentaminen ovat muuttuneet kulloinkin esiin nousseiden tarpeiden mukaan.
Kirjaamisfoorumi.fi - avoin materiaali on toteutettu kunkin Kansa-koulu-hankkeen määrärahojen ja hankeaikojen puitteissa. Verkkosivusto ja sen avoin materiaali julkaistiin Kansa-koulu III -hankkeen aikana, minkä aiempien Kansa-koulu-hankkeiden asiantunteva kehittämistyö on mahdollistanut.
Kansa-koulu 5 -hankkeessa on tavoitteena
- jalkauttaa kansallisia kirjaamisen ohjeita ja määräyksiä sekä tukea kirjaamisen kehittämisen rakenteiden muodostumista sosiaalihuollon organisaatioissa.
- tarjota organisaatioissa toimiville sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijoille käyttöön riittävästi laadukasta tukimateriaalia sekä ajantasaista tietoa sosiaalihuollon kirjaamisen ja tiedonhallinnan teemoista.
- tuottaa sosiaalihuollon organisaatioilta kerättyjen tarpeiden pohjalta avointa valmennus- ja tukimateriaalia, jota valmennetut sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijat voivat hyödyntää työssään.
- tarjota sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijoille ajantasaista tietoa sosiaalihuollon kirjaamisen ja tiedonhallinnan kentältä
- tukea kirjaamisasiantuntijoiden työtä välillisesti viestimällä kirjaamisasiantuntijoiden esihenkilöille kirjaamisen kehittämisen tärkeydestä.
Mittarit
- Avoimen valmennus- ja tukimateriaalin lataus- ja katselumäärät
- Kirjaamisasiantuntijoiden esihenkilöille suunnattujen viestintätoimien tavoittavuus
- Kirjaamisasiantuntijoille tuotettujen uutiskirjeiden määrät ja tavoittavuus
Kansa-koulu 5 -hankkeessa tuotetaan seuraavat tuotokset ja toimenpiteet:
- Ajantasaista valmennus- ja tukimateriaalia sosiaalihuollon kirjaamisasiantuntijoille
- Kirjaamisasiantuntijoiden esimiehille suunnatut viestintätoimet
- Kirjaamisasiantuntijoille tuotetut uutiskirjeet
Kirjaamisfoorumi.fi-verkkosivuston ja sen avoimen materiaalin kohderyhmänä ovat sosiaalihuollossa työskentelevät ammattilaiset. Valmennuksen perusidea on ollut se, että nämä organisaatioihin valmennetut asiantuntijat vievät tietoa eteenpäin omissa organisaatiossaaan. Verkkosivusto ja sen avoin, ajantasainen materiaali tukevat kirjaamisasiantuntijoiden tehtävää ja auttaa heitä pysymään ajantasalla kirjaamisen kehittämisen teemoista. Palvelua on markkinoitu sekä yksityisille että julkisille sosiaalihuollon palveluntuottajille.
Asiakasymmärrystä on hyödynnetty kyselytyökalujen ja osallistamisen kautta. Kirjaamisasiantuntijoilta, kirjaamisen kehittämisen avainhenkilöiltä ja muilta Kansa-koulu-hankkeiden sidosryhmiltä on kysytty, millaista tukea he tarvitsevat kirjaamisen kehittämisen edistämisessä.